信息化建設中事業單位人事檔案管理探究

薩仁圖婭

（巴彥淖爾市民政精神病康復福利院，內蒙古巴彥淖爾 015000）

0 引言

隨著信息化建設的不斷推進，人事檔案管理在事業單位中變得越來越重要。在我國，人事檔案管理經歷了從紙質檔案到電子檔案的轉變，這為事業單位提高管理效率、優化服務水平帶來了便利。《國務院關于加強事業單位人事管理工作的意見》中明確規定，要建立全國統一的事業單位人事檔案管理信息系統，并推進人事檔案數字化、網絡化、智能化建設，提高管理效能和服務水平。未來，信息化建設將為事業單位的人事檔案管理帶來更多的創新和發展。

1 事業單位人事檔案管理信息化概述

在互聯網和信息技術的飛速發展的今天，事業單位人事檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，對于保障事業單位正常運轉、高效運作和長期發展至關重要。信息技術的應用不僅可以提高事業單位人事檔案管理的效率和準確性，還可以增強其安全性和智能化發展水平。

在信息化建設方面，數字技術、網絡技術和計算機技術是推動信息化建設的重要手段。數字技術的應用可以使人事檔案信息更快速和高效地實現錄入、存儲、檢索和共享，避免傳統紙質檔案管理中需要大量時間和人力成本的問題。同時，通過網絡化的手段，人事檔案管理系統可以實現數據在不同地點和部門之間的快速共享和傳輸，提高工作效率和信息的利用率[1]。

在信息安全方面，多重身份驗證和加密技術等手段可以保證檔案信息的安全性和保密性。通過對不同級別用戶的權限控制和數據加密處理，可以避免數據泄露和損壞等風險，還能追溯數據使用者的行為。此外，通過備份和恢復機制，可以避免因自然災害、人為破壞或系統故障等原因導致的檔案丟失或損壞，保證檔案信息的完整性和可靠性。

在智能化方面，人工智能技術的應用可以提升事業單位人事檔案管理的智能化水平。通過人工智能算法的分析和應用，可以自動地對檔案信息進行分類、標注、歸檔和分析，輔助管理者快速了解和利用檔案信息，支持科學決策和人才管理策略的制定和實施。同時，利用云計算和大數據分析技術，可以對人才資源進行智能化分析和評估，為管理者提供科學的數據支持和決策參考，有助于事業單位建立科學的人才管理體系和發展規劃。

2 事業單位人事檔案管理信息化建設的意義

2.1 提升人事檔案管理工作的效率

在實際的人事檔案管理工作中，傳統的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案，極大提高了信息檢索和處理速度。電子化不僅實現了檔案管理的快速定位、查詢與分析，而且降低了人力、物力的消耗，優化了管理流程。信息化的事業單位人事檔案還具備遠程訪問和多方共享的功能，這意味著相關人員可以在任何時間、任何地點訪問檔案信息，提高了工作的靈活性和響應速度。

2.2 推動人事檔案管理的規范化

為了推動事業單位人事檔案管理工作的信息化建設，需要建立一套完善的檔案管理系統，實現檔案信息的自動更新和同步。在這樣的系統中，每一條檔案信息的錄入、修改都遵循統一的標準和流程，減少了人為操作的隨意性，有效避免了檔案信息的錯漏和重復。系統中的權限設置和操作記錄也有助于追蹤檔案管理過程中的每一個環節，確保了管理工作的透明度和可追溯性。建立符合法律法規要求的檔案管理系統，可以確保檔案管理工作遵循相關的政策和規定，提高檔案管理工作的合規性，配合單位進行一系列的培訓和教育工作，提高檔案管理人員的專業素養，使他們更好地理解和執行檔案管理的規范和流程。

2.3 保障人事檔案的安全性

信息化建設能夠實現檔案的數字化存儲，極大提高了檔案的安全性。數字化的檔案可以在多個服務器上備份存儲，即使遇到意外情況，也能確保檔案不會遺失，極大降低了因傳統紙質檔案易損壞或丟失帶來的風險。此外，信息化建設還包括完善的訪問控制和權限管理系統，可以有效控制訪問檔案的主體，從而防止未經授權的訪問和潛在的數據泄露。使用信息技術搭建事業單位的人事檔案管理系統，還可以追蹤和記錄檔案的使用和修改歷史，增強檔案的審計能力，進一步保障檔案的安全性和可靠性，同時結合先進的加密技術保護電子檔案，可以有效防止敏感信息被非法竊取或篡改。

3 事業單位人事檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強事業單位人事檔案信息化管理的意識

當代社會，信息化建設已經成為事業單位人事檔案管理的發展趨勢。為實現信息化建設的目標，需要在意識層面加強對信息化管理的重視。管理人員應深刻認識到信息化建設對人事檔案管理的重要性，通過多方面的物資、技術支持，使事業單位的管理制度更加完善，促進人事檔案管理工作的全面發展。首先，應加強工作人員對信息化建設的理解和認知，使其全面了解信息化建設對人事檔案管理的重要性，及時了解相關的政策法規和最新的技術動態，通過深入學習，掌握信息化建設的核心理念和方法，推動事業單位人事檔案管理的現代化和信息化進程。其次，注重管理規范化和數字化轉型[2]。事業單位應指派專業人員負責人事檔案的日常管理，建立標準的管理流程和規范，采用數字化方式存儲和管理人事檔案，以降低人為因素造成的數據丟失和泄露風險。同時，應注重引進和培養人事檔案管理方面的專業人才。通過加強工作人員的專業技能和職業素養培訓，設定完善的考核制度，促進工作人員對人事檔案管理理念的創新，以科學的方式對人事檔案進行管理，提升工作人員的職業道德素養和專業水平，確保事業單位人事檔案管理的高效運行。最后，通過開展信息化建設評估和監督，及時發現和解決信息化建設中存在的問題和難點，進一步推動信息化管理向縱深方向發展，為事業單位的管理和發展提供強有力的支撐。

3.2 加強人事檔案信息化管理軟硬件建設

為進一步提升事業單位人事檔案信息化管理水平，首先，應加強軟硬件建設的力度。在硬件方面，事業單位應配置先進的計算機、服務器、存儲設備等基礎設施，以滿足信息化管理的需要。其次，應加強網絡建設，建立高速、安全、穩定的內外網，實現人事檔案的互聯互通。在軟件方面，事業單位應選擇與其需求相適應的OA 系統、HRM 系統等人事檔案管理軟件，并根據業務特點進行個性化定制，以實現更高效的管理[3]。同時，借助云技術、數據分析、人工智能等先進技術，構建智能高效的人事檔案管理平臺，全面提升信息化管理水平。為確保軟硬件建設的順利推進，事業單位需制定詳細的規劃和實施方案，明確建設目標、內容、時間和投入，建立完善的項目管理制度，加強對軟硬件建設的監督和管理。最后，加強對工作人員的培訓，提升其軟硬件使用能力，確保信息化建設的高效運行。

3.3 全面推動人事檔案信息化管理機制建設

全面推動人事檔案信息化管理機制建設是提高事業單位人事檔案管理水平和效率的必然要求，制度建設是信息化管理機制建設的基礎，應注重完備的制度應用，將制度建設全面納入人事檔案信息化管理，并全面強化多項制度執行作用，包括制定和修訂與信息化管理相關的制度，確保制度的科學化和規范化。對本單位檔案管理現狀及社會整體發展環境進行分析是完善信息化管理機制的前提，深入了解檔案管理的需求和挑戰，逐步修訂和補充現有制度，確保制度與實際需求相匹配。注重對各類檔案材料的收集和管控，注重判定各類檔案材料的真實性。通過動態化管理人事檔案材料，確保信息的準確性和時效性。建立科學的管理體制，明確各級管理人員的職責和權限，并規范各項管理工作，確保各項管理工作的高效性和穩定性。

3.4 構建事業單位人事檔案信息通用數據庫

在進行事業單位人事檔案信息化建設時，構建通用數據庫是一項龐大而重要的任務。首先，應明確數據庫的建設目標和范圍，并確定其在人事檔案管理中的用途和管理流程。在數據庫建設過程中，根據業務需求和數據特點，設計合適的數據模型和數據字典，充分考慮數據的結構和關系以及數據的存儲和訪問效率。其次，為保證數據的完整性和一致性，還需要編寫相應的存儲過程和觸發器，完善數據的備份和恢復機制，以應對可能出現的數據丟失或系統故障問題。通過制定合適的備份策略，利用可靠的備份技術，可以保障數據的安全性和可靠性。最后，為有效管理和使用數據庫，需制定完善的數據管理規范和操作流程[4]，這些規范和流程應包括數據的錄入、查詢、修改和刪除等方面的操作指南。為確保用戶能夠正確地操作數據庫系統，還需要進行必要的培訓和知識共享。

3.5 創建信息化建設平臺推廣模式

信息化建設平臺推廣和宣傳已成為事業單位人事檔案管理信息化建設中不可或缺的一部分，為了提高平臺的影響力和知名度，需要通過網絡進行推廣。通過網站、微信公眾號等網絡渠道，向更廣泛的人群傳遞平臺的相關信息。通過視頻、漫畫等形式進行多媒體宣傳，吸引更多的用戶關注平臺。此外，還可以通過舉辦宣傳活動、發布宣傳資料等線下推廣的方式，增強平臺的知名度，優化用戶體驗感。最重要的是，要不斷完善信息化平臺功能，提高用戶體驗。通過增加便捷的服務和不斷優化的用戶體驗，可以吸引更多用戶使用平臺，增強平臺的影響力。

3.6 培育人事檔案管理專業化人才

首先，可以利用人事檔案管理培訓機構對相關工作人員進行培訓，使相關工作人員了解人事檔案管理的基礎知識和相關法律法規，提高其管理水平和能力。其次，通過內部輪崗、交流等方式，使工作人員拓寬視野、增加工作經驗，提高其綜合素質和管理能力。在培育專業化人才的過程中，需要加強與高校、研究機構的合作，開展人事檔案管理相關課程的教學和科研工作，培養具備理論基礎和實踐能力的專業人才。重點引進具有檔案管理或圖書情報專業背景、具有豐富檔案管理從業經驗的優秀人才，通過外部引進的方式提升人事檔案管理的專業水平。最后，事業單位還應建立完善的人才激勵機制，為優秀的人事檔案管理人才提供廣闊的發展空間和職業晉升通道，提高工作人員的積極性和創造力，促進組織和員工的共同發展。

3.7 加強信息安全建設

在推進事業單位人事檔案管理信息化建設的過程中，加強信息安全建設是一項至關重要的戰略。事業單位的人事檔案包含機密信息，其中一些檔案甚至關系到國家安全，因此確保檔案信息的安全是首要任務。首先，為保障檔案信息的安全性，需借助先進的網絡安全設備和技術，加強網絡監控和入侵檢測等，有效預防黑客攻擊、病毒入侵等網絡安全威脅，確保人事檔案信息免遭損失和泄露。其次，事業單位應建立完善的信息安全管理制度和保密機制，明確職權劃分[5-7]。所有工作人員必須遵守權限限制，不能有越權操作的行為。再次，定期進行安全審計和風險評估，及時發現安全漏洞，有效解決存在的問題。最后，在處理機密性較高的檔案信息時，可利用加密技術進行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。為進一步提升信息安全，事業單位還應引入多重身份驗證機制，要求使用者在訪問敏感檔案信息前進行身份驗證，以防止未經授權的人員訪問。

4 結語

未來，人事檔案管理系統將會更加便捷、高效、安全和可靠，不僅能夠實現信息共享和協同辦公，還能夠自動化、智能化處理數據，提升工作效率。同時，隨著人工智能技術的發展，人事檔案管理系統還將具備更多的智能功能，如語音識別、圖像識別、自然語言處理等，使其能夠更好地服務于人力資源管理，實現智慧辦公。