強(qiáng)檔的必由之路是建設(shè)智慧檔案

楊冬權(quán)

《檔案與建設(shè)》開(kāi)設(shè)“強(qiáng)檔論壇”，我首先想到的強(qiáng)檔之路，就是建設(shè)智慧檔案。因?yàn)樵趦?nèi)外條件都已具備的條件下，建設(shè)智慧檔案，無(wú)疑是做強(qiáng)檔案工作、提高檔案部門和檔案人員地位的現(xiàn)成捷徑、不二法門、唯一道路。

1 什么是智慧檔案

記得2019年7月，我在江蘇的一個(gè)會(huì)議上，首次公開(kāi)提出了我所理解的智慧檔案的概念。之后幾年，我又利用寫(xiě)文章、演講等各種不同形式，在許多不同場(chǎng)合，呼吁建設(shè)智慧檔案。

我所說(shuō)的智慧檔案，包括智慧檔案館和智慧檔案室。我所理解的智慧檔案，不是之前人們所說(shuō)的檔案自動(dòng)監(jiān)控和自動(dòng)調(diào)取、庫(kù)房溫濕度和有毒有害氣體自動(dòng)調(diào)控、檔案柜架自主移動(dòng)、人流物流自動(dòng)監(jiān)控之類的側(cè)重檔案外在管理的自動(dòng)化檔案館室，而是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行智慧性處理和開(kāi)發(fā)，讓檔案增強(qiáng)人的智慧，幫助人進(jìn)行決策和管理等，讓人因檔案而變得更聰明，這才是真正的智慧檔案。這就必須做到兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，把檔案中電腦不能識(shí)別和處理的內(nèi)容，轉(zhuǎn)化成電腦可識(shí)別處理的數(shù)據(jù)，也就是先把檔案“數(shù)據(jù)化”。第二點(diǎn)，用各種數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和手段，對(duì)所有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性處理和關(guān)聯(lián)性推送，讓所有數(shù)據(jù)形成關(guān)聯(lián)，形成新的知識(shí)、新的信息，并主動(dòng)進(jìn)行推送。沒(méi)做到這兩點(diǎn)的檔案館室，最好不要侈叫智慧檔案館室。

2 為什么說(shuō)建智慧檔案是強(qiáng)檔必由之路？

智慧檔案館室是之前紙質(zhì)檔案館室和目前正在建設(shè)的數(shù)字檔案館室的升級(jí)版和代替版，它比紙質(zhì)和數(shù)字這兩代檔案館室有著太多的優(yōu)越之處，是對(duì)檔案館室的質(zhì)的提升。

我們可以把數(shù)字檔案館室和智慧檔案館室作一個(gè)對(duì)比。

數(shù)字檔案館室，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成紙質(zhì)檔案的電子圖像，并為每一份檔案著錄標(biāo)題、責(zé)任者、形成時(shí)間、關(guān)鍵詞等幾項(xiàng)必要的信息，最后進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行遠(yuǎn)程利用。

而智慧檔案館室，雖然也對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，但掃描的結(jié)果，不僅形成電子圖像，還對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別，形成電腦可以識(shí)別和處理的數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，它掃描的結(jié)果，既有電子圖像，又有檔案全文數(shù)據(jù)。接下來(lái)，檔案的全文數(shù)據(jù)被導(dǎo)進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（或數(shù)據(jù)湖或數(shù)據(jù)海）中，以后就可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，同數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他1萬(wàn)件、100萬(wàn)件、1億件甚至更多檔案中的全文數(shù)據(jù)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，并能自動(dòng)關(guān)聯(lián)性地推送出來(lái)，形成許多它所不具備且是前所未知的新知識(shí)、新信息。

例如：一張紙質(zhì)的北京市地圖，在數(shù)字檔案館中，人們可以看到地圖上的許多地名，但也僅此而已，不可能得到其他信息，也不可能由此知道其他的新知識(shí)。但在智慧檔案館中，這張地圖上的每個(gè)地名，都同數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他信息產(chǎn)生了關(guān)聯(lián)，產(chǎn)生了新的知識(shí)。如果搜索“天安門”，網(wǎng)絡(luò)會(huì)給你推送同天安門這個(gè)地名有關(guān)的很多信息，如：天安門距離北京任何一個(gè)地方的里程有多少，不同交通工具的交通路線怎么走，需要多長(zhǎng)時(shí)間，天安門什么時(shí)候建的，什么時(shí)候大修過(guò)，它有多高、多寬、多大，多少個(gè)廳，各有什么陳設(shè)，什么時(shí)候在天安門發(fā)生過(guò)什么大事……這些就都是這張地圖或這件檔案以外的新信息、新知識(shí)。這在過(guò)去紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中是不可能有的。

再例如，一份30頁(yè)、15000字的某市政府工作報(bào)告，在數(shù)字檔案館室中，除了能查到這30頁(yè)的電子圖像，知道它的題名、責(zé)任者、成文時(shí)間等幾個(gè)關(guān)鍵詞，其他的你不能知道更多。但在智慧檔案館室中，除了以上這些，這件檔案中的15000個(gè)字，都可以被電腦識(shí)別出來(lái)，當(dāng)中的每一個(gè)實(shí)詞，都可以同數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他信息產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，形成新的信息并可主動(dòng)推送出來(lái)。如果查閱這份工作報(bào)告中2021年的糧食產(chǎn)量，數(shù)據(jù)庫(kù)還會(huì)推送出這個(gè)地方之前歷年糧食產(chǎn)量的對(duì)比、增減幅度、增減趨勢(shì)等。一份政府工作報(bào)告查閱下來(lái)，你就基本知道了這個(gè)地方多年的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況。

又例如，某個(gè)企業(yè)新歸檔了一件貸款發(fā)票。在數(shù)字檔案室，你查到它，只能知道該企業(yè)某年某月某日從某銀行貸了多少款，利息是多少，其他信息你就不知道了。而在智慧檔案室中，數(shù)據(jù)庫(kù)可以告訴你，到此時(shí)為止，這個(gè)企業(yè)一共貸了多少款，各個(gè)銀行分別是多少，各種利息的分別是多少，今后每年企業(yè)要還多少利息，企業(yè)有沒(méi)有信貸風(fēng)險(xiǎn)，怎么還貸對(duì)企業(yè)更有利，等等。

智慧檔案館室中這些根據(jù)數(shù)據(jù)挖掘而新生成的新信息、新知識(shí)，真正提高了人的智慧，提高了人的素質(zhì)，使人變得無(wú)所不知。所以，這才是真正的智慧檔案。

建立了智慧檔案室以后，檔案人員就是單位中最聰明、最智慧、知識(shí)最豐富的人。單位的每一件人事檔案歸檔后，智慧檔案系統(tǒng)可以隨時(shí)報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，到此時(shí)為止，單位共有局級(jí)干部多少人、超編多少或缺編多少；處級(jí)干部多少人，超編多少或缺編多少；單位干部的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)；今后干部隊(duì)伍建設(shè)的著力點(diǎn)在哪里，等等。某市衛(wèi)生局檔案室每天歸檔完后，都可以根據(jù)智慧檔案系統(tǒng)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，今天全市病患看得最多的是什么病，這種病可能什么時(shí)候開(kāi)始流行，要采取什么預(yù)防措施；或報(bào)告今天有多少年輕人在購(gòu)買老年病的藥，有騙醫(yī)保傾向，應(yīng)該怎樣處置，等等。這樣，在領(lǐng)導(dǎo)和別人的眼里，檔案人員就不再是過(guò)去的那個(gè)可有可無(wú)的“調(diào)檔員”，而是知道很多他所不知道的知識(shí)、想出他還沒(méi)有想到的信息及對(duì)策的高級(jí)參謀、智慧助手。做到了這一步，檔案部門和檔案人員的地位很快就會(huì)得到重視，得到支持，得到加強(qiáng)。這不是最好的強(qiáng)檔之路嗎？還有比這更好的強(qiáng)檔之路嗎？

由上可以看出，智慧檔案從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)檔：

第一，它大大地增強(qiáng)了檔案的價(jià)值和作用。在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，檔案的價(jià)值只在利用者利用這件檔案時(shí)才發(fā)揮出來(lái)，它只對(duì)直接的利用者有價(jià)值、起作用。而在智慧檔案館室中，所有檔案的利用都會(huì)關(guān)聯(lián)到其他檔案，其他檔案也會(huì)被間接地利用，所有產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的檔案共同發(fā)揮出更廣泛和更大的作用。例如，在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，某市2021年政府工作報(bào)告，只在某人專門利用或直接利用它時(shí)，它才會(huì)發(fā)揮作用。而在智慧檔案館室中，別人利用2019年、2020年或其他歷年的政府工作報(bào)告，甚至利用所有同2021年政府工作報(bào)告中某項(xiàng)信息有關(guān)聯(lián)的其他檔案時(shí)，2021年政府工作報(bào)告中的很多信息，也會(huì)被關(guān)聯(lián)性地利用到，被間接地利用到，從而間接地體現(xiàn)出其價(jià)值，間接地發(fā)揮出其作用。這樣，在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，檔案可能平均每年只被利用一次、發(fā)揮一次作用，但在智慧檔案館室中，每件檔案平均每年可能被間接地利用一百次、一千次。檔案不但對(duì)直接利用它的人體現(xiàn)價(jià)值、發(fā)揮作用，而且對(duì)間接利用他的人也體現(xiàn)價(jià)值、發(fā)揮作用，檔案發(fā)揮作用的范圍大大地?cái)U(kuò)大了。這就成百上千倍地增強(qiáng)了檔案的價(jià)值和作用。

第二，它有力地增強(qiáng)了檔案工作的作用。在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，由于檔案被利用的范圍小、頻次低，作用不明顯，因而檔案工作的作用也不明顯。而在智慧檔案館室中，檔案被利用的范圍大大擴(kuò)大，頻次大大增加，特別是檔案工作者往往提供出領(lǐng)導(dǎo)和其他工作部門都提不出的新信息、新知識(shí)，甚至可以預(yù)測(cè)趨勢(shì)、提示風(fēng)險(xiǎn)、拓寬工作路徑，因而大大提高工作效率和管理水平，這就大大提高了檔案對(duì)各單位和對(duì)社會(huì)的支持作用。

第三，它大大地強(qiáng)化了檔案部門和檔案人員的地位。如上所說(shuō)，智慧檔案館室建成后，檔案部門和檔案人可以主動(dòng)給各方面推送人們有興趣或需要的東西，特別對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，檔案部門和檔案人，就不再是簡(jiǎn)單的“調(diào)檔員”“提檔手”，而是能給出很多新知識(shí)、新信息甚至新方案的高級(jí)參謀、助手、智囊，是智慧的化身，是離不開(kāi)的超過(guò)歷史上諸葛亮和吳用那樣的“智多星”。檔案部門和檔案人一定會(huì)倍受尊敬和重視，他們的地位一定會(huì)有實(shí)質(zhì)性的提高。這里，檔案人的聰明與智慧，都是智慧檔案所賦予的，是人工智能技術(shù)把檔案中的所有知識(shí)、信息、智慧點(diǎn)結(jié)合了起來(lái)、挖掘了出來(lái)、呈現(xiàn)了出來(lái)的結(jié)果。

3 為什么智慧檔案能強(qiáng)檔？

第一，是在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，檔案發(fā)揮作用的方式不一樣了，或者說(shuō)，檔案被利用的形式不一樣了。在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，利用檔案是個(gè)別性或針對(duì)性利用。張三來(lái)用甲號(hào)檔案，那么，甲號(hào)檔案只有被張三利用后才發(fā)揮作用，而且只對(duì)張三有作用。這種傳統(tǒng)的、一對(duì)一的利用，我們可以稱之為直接利用、專門利用或針對(duì)性利用。它所發(fā)揮的作用，是直接作用、專門作用或針對(duì)性作用。而在智慧檔案館室中，甲號(hào)檔案不但在張三來(lái)利用時(shí)會(huì)被直接利用、發(fā)揮直接作用，而且在李四來(lái)用同甲號(hào)檔案中某信息有關(guān)的乙號(hào)檔案、王五來(lái)用同甲號(hào)檔案中某信息有關(guān)的丙號(hào)檔案時(shí)，都會(huì)對(duì)李四、王五等人發(fā)揮間接作用。這里，李四、王五等人并沒(méi)有直接利用甲號(hào)檔案，而是在利用乙號(hào)檔案及丙號(hào)檔案時(shí)，關(guān)聯(lián)性地利用了甲號(hào)檔案中的某一信息，甲號(hào)檔案是被李四、王五等人間接地、關(guān)聯(lián)性地利用到的。我們可以把這種非一對(duì)一利用的關(guān)聯(lián)性利用，稱之為間接利用，或廣泛性利用、專門性利用。它所發(fā)揮的作用，是間接作用或關(guān)聯(lián)性作用、廣泛性作用、非專門性作用。在智慧檔案館室中，檔案發(fā)揮作用的主要形式，將不再是針對(duì)性、個(gè)別性的直接利用，而將是更主要的除此之外的大量的非針對(duì)性、非個(gè)別性的間接利用與關(guān)聯(lián)利用。直接利用將只占極少數(shù)，更大量、更日常的是間接利用。這種間接利用、關(guān)聯(lián)利用，在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中是不曾有過(guò)的，是只在智慧檔案館室中才會(huì)產(chǎn)生、形成的，其所發(fā)揮的作用，是直接利用的千百倍。

在紙質(zhì)和數(shù)字檔案館室中，人們利用某一件檔案時(shí)，某一件檔案才發(fā)揮作用；在智慧檔案館室中，別人用另一件同這一件檔案內(nèi)容有關(guān)的檔案時(shí)，這一件檔案也會(huì)自動(dòng)地被利用，被“鉤連”出來(lái)，被“牽扯”出來(lái)。數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一件檔案，都會(huì)被多次地、反復(fù)地、經(jīng)常地“被利用”到。這就是檔案發(fā)揮作用方式的改變，或檔案利用形式的改變。這種改變，是前所未有的改變，是意義重大的改變，是可以千百倍發(fā)揮檔案價(jià)值和作用的改變，是可以讓檔案人聰明、智慧千百倍的改變，是可以讓檔案形成單位和全社會(huì)獲得千百倍經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的改變，是可以實(shí)質(zhì)性提高工作水平、決定性提升檔案部門和檔案人員地位的改變。這種新改變，在信息界、數(shù)字界已經(jīng)發(fā)生了好幾年，在檔案界也正在逐漸發(fā)生，并將會(huì)隨著智慧檔案館室的更多建成，而日益廣泛成為檔案利用的新常態(tài)。

第二，是信息技術(shù)發(fā)展變化，從過(guò)去的針對(duì)性檢索，發(fā)展到現(xiàn)在的廣泛性搜索和關(guān)聯(lián)性推送。人工智能技術(shù)的應(yīng)用，把早期的信息檢索變成了對(duì)信息的智能搜索、全面分析、綜合挖掘、關(guān)聯(lián)性推送，使得人們不但能準(zhǔn)確地查到某件檔案，而且能搜索到同這件檔案內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的其他的大量新信息和新知識(shí)。例如，過(guò)去檢索“天將降大任于是人也”這句話，電腦只能告訴人們，它出自《孟子·二章》；但現(xiàn)在搜索這句話，電腦還可以告訴人們這一章的全文，全文的翻譯和賞析，“是人”是在什么時(shí)候被改成“斯人”的，哪些書(shū)的版本中是“是人”，哪些書(shū)的版本中是“斯人”，以及跟這句話類似的其他古人的勵(lì)志名句等，從而賦予人們更多新的知識(shí)。再例如，過(guò)去在電腦上檢索張三任市長(zhǎng)的通知時(shí)，電腦只能提供這一份通知，但現(xiàn)在搜索這份通知時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)還會(huì)推送出張市長(zhǎng)之前任副市長(zhǎng)的任職通知、免職通知，以及更早前他任局長(zhǎng)、副局長(zhǎng)，處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)等所有的任免通知，還有他的簡(jiǎn)歷、照片、錄像、文章、講話等所有關(guān)于他的信息。另外，信息技術(shù)特別是人工智能技術(shù)，已經(jīng)能夠通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘，代替人去分析、思考，提出預(yù)警、提示，提供方案，甚至去干活。比如，人工智能能夠根據(jù)處理器中輸入的大量古詩(shī)詞，選擇任何主題，創(chuàng)作出新的詩(shī)詞來(lái)，其水平不亞于人類詩(shī)人；輸入大量病歷檔案后，人工智能能通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘，進(jìn)行醫(yī)學(xué)診療，能讀X光片，能診斷疾病，能開(kāi)藥，其水平高于多數(shù)人類醫(yī)生。這些，都是對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘并加以自我學(xué)習(xí)的結(jié)果。所以，基于信息技術(shù)的這一提升和改變，是一個(gè)質(zhì)的、革命性的提升和改變。

第三，檔案內(nèi)容基本都可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X可以識(shí)別和處理的數(shù)據(jù)。過(guò)去，由于缺少檔案內(nèi)容的識(shí)別轉(zhuǎn)換技術(shù)，大量的檔案內(nèi)容不能被電腦識(shí)別和處理。但最近幾年來(lái)，隨著一些新的識(shí)別轉(zhuǎn)換技術(shù)的應(yīng)用，檔案中的文字，可通過(guò)手機(jī)軟件，識(shí)別轉(zhuǎn)換成電腦可處理的文字即數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確率普遍超過(guò)八成，有的甚至高達(dá)95%以上。音像檔案中的聲音，也可以全部轉(zhuǎn)化為電腦可處理的數(shù)據(jù)。照片檔案、錄像檔案中的人名甚至一些地名，也能被人臉識(shí)別技術(shù)等“破譯”出來(lái)，從而成為電腦可處理的數(shù)據(jù)。通過(guò)這些識(shí)別和轉(zhuǎn)化，檔案中可被電腦處理的數(shù)據(jù)十倍、百倍地增加了，它可發(fā)揮的作用，也十倍、百倍地增強(qiáng)了。原來(lái)一件檔案只有幾個(gè)主題詞可以被檢索，現(xiàn)在一件檔案中的每一個(gè)實(shí)詞都可以被搜索。作為生產(chǎn)要素的檔案數(shù)據(jù)，比以前大大地增加了；檔案中可利用的資源，也比以前大大地增加了。這就讓檔案的價(jià)值和作用，呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)，甚至指數(shù)級(jí)的增長(zhǎng)。

4 怎樣建設(shè)智慧檔案館室？

建設(shè)智慧檔案館室，有兩項(xiàng)重要工作必須做：

第一項(xiàng)工作，把檔案全部數(shù)據(jù)化。也就是把電腦不能識(shí)別處理的檔案，識(shí)別轉(zhuǎn)化成電腦可以識(shí)別處理的數(shù)據(jù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，把檔案中的“死”信息挖掘出來(lái)，讓它活起來(lái)、亮起來(lái)；把檔案里的“死”資源釋放出來(lái)，讓它生動(dòng)起來(lái)、活躍起來(lái)，把檔案由死的、半死的變成活的、躍動(dòng)的，用人工智能技術(shù)為檔案賦能、加分、增值、添彩。

可用以下幾種辦法識(shí)別轉(zhuǎn)換：第一種，把印刷的文字或書(shū)寫(xiě)工整規(guī)則的文字，用通用的OCR技術(shù)轉(zhuǎn)換成電腦可處理的數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確率可達(dá)99%左右。第二種，把手寫(xiě)的文字，用特殊的手寫(xiě)字識(shí)別轉(zhuǎn)換軟件，轉(zhuǎn)換成電腦可處理的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確率可達(dá)80%—95%；或者用聲音轉(zhuǎn)換技術(shù)，由人來(lái)讀檔案，并用聲音轉(zhuǎn)換軟件，把聲音轉(zhuǎn)化成電腦可處理的數(shù)據(jù)；實(shí)在不行，則用手工錄入的方法進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入。手寫(xiě)字檔案在掃描后可以形成兩種成果，一種是檔案的電子掃描版圖像，它跟檔案原件是一模一樣的；另一種是電子掃描版上每一個(gè)字的識(shí)別轉(zhuǎn)化版，也可稱為文字釋讀版，是電腦可處理的數(shù)據(jù)。它既可以導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，成為數(shù)據(jù)庫(kù)的一部分，供電腦進(jìn)行大數(shù)據(jù)的挖掘、分析、處理、推送，也可以與電子掃描版放在一起，以“左圖右文”的形式供利用者直接利用。

對(duì)錄音檔案，可用聲音轉(zhuǎn)換文字的設(shè)備或軟件，把聲音轉(zhuǎn)化成電腦可處理的數(shù)據(jù)。

對(duì)照片和錄像檔案，可用人臉識(shí)別技術(shù)，把畫(huà)面上的人名、地名等識(shí)別標(biāo)示出來(lái)，變成電腦可處理的數(shù)據(jù)。

以上這些檔案的識(shí)別轉(zhuǎn)化，己開(kāi)放和非涉密的，可委托專業(yè)公司去做；未開(kāi)放和涉密的，可以自己來(lái)做。在順序把握上，可以先識(shí)別已開(kāi)放檔案中利用率高的和涉及民生的。未開(kāi)放的，暫時(shí)不用識(shí)別，等鑒定開(kāi)放后再識(shí)別。

特別需要指出的是：紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化，既可用紙質(zhì)檔案，也可用紙質(zhì)檔案的數(shù)字化圖像，而且成本都是一樣的，還都比過(guò)去的數(shù)字化成本低，速度也更快。這是過(guò)去沒(méi)有想到的。

第二項(xiàng)工作，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和推送。由于絕大多數(shù)檔案館室現(xiàn)在都有一部分電子數(shù)據(jù)，包括新生成的電子檔案、非電子檔案的目錄和著錄信息等，所以，可從建設(shè)智慧檔案館室伊始，就應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行挖掘和關(guān)聯(lián)性推送。這需要同數(shù)據(jù)挖掘公司或?qū)＜液献鳎邪l(fā)出相應(yīng)的軟件和設(shè)備來(lái)。這樣做時(shí)，檔案人的主要任務(wù)就是提需求。需求提得越全面、越細(xì)致，將來(lái)系統(tǒng)就越好。

除以上兩項(xiàng)，當(dāng)然還有一些其他工作。但這兩項(xiàng)做到了，智慧檔案館室的基本條件、主要功能就具備了，就可以稱之為智慧檔案館室了。這兩項(xiàng)工作是最有意義的，是最應(yīng)該優(yōu)先安排的。其他工作都沒(méi)有這兩項(xiàng)工作重要，意義都不太大，可以緩做，有些甚至可以不用做，比如對(duì)檔案的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)檔案的數(shù)字化掃描，對(duì)檔案的著錄等，因?yàn)檫@些是在智慧檔案館室建設(shè)中意義不大的事。

檔案部門中有些工作的意義和必要性并不大，做了對(duì)工作并不會(huì)產(chǎn)生質(zhì)的提升。例如，20世紀(jì)80年代，我在國(guó)家檔案局檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)司工作時(shí)，一次到一個(gè)省級(jí)檔案館調(diào)研，看到他們的員工正在忙著調(diào)庫(kù)，按照新的黨群口、經(jīng)濟(jì)口、教科文衛(wèi)口等全宗群劃分，把同一個(gè)庫(kù)房中不屬于一個(gè)全宗群的檔案，移到另一個(gè)庫(kù)房去，讓每個(gè)庫(kù)房的檔案都是同一全宗群或相鄰全宗的檔案。當(dāng)時(shí)我就覺(jué)得，這是一種勞民費(fèi)時(shí)的做法，沒(méi)什么必要性。因?yàn)榧词雇ㄟ^(guò)手工的檔案存放位置圖，也可以輕松地調(diào)出檔案，而不用花這么大力氣，去干這種勞師動(dòng)眾、勞而無(wú)功的事。又有一次我到一個(gè)地級(jí)市檔案館調(diào)研，他們很高興地讓我看他們的一項(xiàng)全市推廣的新工作：案卷封面鉛字化。過(guò)去的案卷封面上，標(biāo)題、保管期限等，都是手寫(xiě)的，他們認(rèn)為不夠美觀，于是重新?lián)Q上新的卷皮，卷皮上的字，全部用鉛字手工排好，再印上去，目的是讓檔案和庫(kù)房看上去更美觀。我看了好幾個(gè)館，每個(gè)館都在換卷皮、印鉛字，每個(gè)館都買了幾版鉛字，像印刷廠一樣，檔案人員在揀字、排字、印字。他們希望通過(guò)我向全國(guó)宣傳推廣他們的做法，但我說(shuō)，這樣做，卷皮上一個(gè)新的信息也沒(méi)有增加，檔案并不能因此而查得更準(zhǔn)、調(diào)得更快，檔案工作不會(huì)得到任何實(shí)質(zhì)性的提高，除了好看以外，沒(méi)有任何實(shí)際意義。所以，從那時(shí)起，我就知道我們檔案界，有些人喜歡“翻燒餅”，做勞而無(wú)功的事，就像希臘神話中的西西弗斯一樣，把石頭推上山頂?shù)粝聛?lái)，再重復(fù)往上推，雖然費(fèi)了很大勁，但卻徒勞無(wú)益。因此，我要提醒檔案人：要善于做最關(guān)鍵、最重要的事；不要在無(wú)用之功上下力氣，不要做勞而無(wú)功、事倍功半的事；不要熱衷于搞形式主義、做表面文章。

當(dāng)前，在建設(shè)智慧檔案的內(nèi)外條件都已具備的情況下，不建智慧檔案館室而干其他事，就是在干非必要、非緊迫的事，就是在干事倍功半的事。因?yàn)榻ㄔO(shè)智慧檔案是唯一的強(qiáng)檔之路，它能讓檔案工作和檔案人員的地位得到躍升和猛進(jìn)，我們何樂(lè)而不為呢？