新形勢下機關事業單位檔案數字化管理模式的優化建議

羅正碧

（彝良縣水務局，云南 昭通 657600）

0 引言

從機關事業單位實際發展情況來看，對檔案進行數字化管理是其一個關鍵部分，同時其也是保證單位能夠正常運行的主要渠道與工作類型，對此，機關事業單位應有著足夠認識并進行合理安排，從而促使機關事業單位能夠更好地為社會服務。隨著信息化時代到來，不同領域不同行業都融入了信息化建設的新方式，為推動我國事業單位穩定、健康發展打下堅實基礎。隨著科技快速發展，信息化也取得一定發展，由此可見，機關事業單位的信息化建設工作特別重要，在檔案管理工作之中融入信息化，給管理工作的順利開展帶來了很多優勢，使工作效率得到有效提升。

1 檔案數字化管理的內涵

檔案指的是機關事業單位采用文字、圖片等多樣化方式，能夠詳細記錄工作人員的工作經歷以及在單位活動情況。在事業單位發展過程中，檔案有著重要作用，對于工作人員也同樣有著重要意義，其進行評級的主要依據。當前信息技術取得巨大發展，對檔案管理工作也產生一定影響，使得以往的紙質檔案逐漸轉向數字化。檔案數字化管理包括多種技術形式，不僅包括多媒體技術與掃描技術，還包括數據庫技術與智能化技術。所謂檔案數字化管理，主要指依托電腦與優盤等不同載體，在對檔案信息進行記錄過程中，將以往的紙質文本記錄形式變成數字化數據管理形式，采用互聯網技術形式，依托計算機系統對檔案進行管理，最終建立一個具有結構性的檔案數據庫，可以隨時提取信息，實現檔案資源共享[1]。

2 機關事業單位檔案數字化管理的重要性

2.1 提升檔案調閱效率

機關事業單位在對檔案進行管理時，主要采用紙質檔案的管理形式，紙質檔案在實際調閱過程中優勢并不明顯，并且查閱效率也比較低。普通的檔案柜是存放紙質檔案的主要場所，但是，檔案柜在實際使用過程中，存在著目錄不全等問題，導致在對檔案閱讀進行調閱時，主要憑借管理人員的預估。如果管理檔案的人員出現變換崗位的情況，新的管理人員不能及時掌握檔案存放情況，這就會導致人們在尋找檔案過程中，將會花費很多時間與人力。由此可見，機關事業單位在對檔案進行管理時，應重視對其開展數字化建設，使得檔案管理工作變得便捷，降低相關人員工作壓力。此外，對檔案管理進行數字化建設，還可以提升查閱效率。在數字化管理模式指導下，不需要經過層層審批，從管理系統之中可以直接查閱所需資料。

2.2 提升檔案的安全性

紙質檔案存在著分布比較分散的問題，不同部門各自存放著自己部門的檔案，導致機關事業單位在對檔案進行統籌管理過程中受到阻礙，也不利于提升檔案內容的利用效率。檔案對于事業單位工作人員而言，是非常重要的文獻，以往的檔案管理主要通過紙質文本、光盤等形式進行存儲，并且在實際管理過程中，主要紙質存儲為主，而紙質檔案本身性質對于檔案管理期限有著決定性作用。因此在受到外界干擾時，很容易發生丟失或者損壞等問題[2]。而將數字化管理手段有效運用到機關事業單位檔案管理之中，通過先進的技術，保存檔案、整理檔案，可以有效避免檔案發生損壞與丟失問題，也可以通過數據備份，將重要檔案、需要長期以及永久保存的檔案通過數據的形式保存，有利于提高檔案的安全性。

2.3 提升事業單位經濟效益

在以往的檔案管理工作中，需要耗費大量的人力與空間，究其原因，主要由于紙質檔案整理時間比較長，并且需要足夠的存儲空間，不僅需要機關事業單位投入很多資金，每年還需投入大量時間為對檔案進行整理，將其移交至檔案館。在此種情形下，容易發生檔案擺放不合理的問題，使得管理人員在調閱資料時存在著一定困難。而對檔案進行數字化管理，則可以減少人力、時間和空間的投入，使得紙張的耗損減少，有利于提升管理人員工作效率，使其能夠更好地開展工作。

3 機關事業單位檔案管理存在的問題

3.1 檔案人員缺乏專業性

對于機關事業單位來說，要想對檔案工作進行數字化管理，首先應提升管理人員的綜合能力。然而，在當前機關事業單位實際管理工作中，一些檔案管理工作者雖然擁有一些專業性的檔案管理知識，對于數字化管理的內涵了解不夠透徹，并且對于計算機技術、信息技術與圖像處理技術等了解不夠深入，常常會出現因為缺乏相應的計算機技術，而發生丟失檔案數據問題，不利于提升檔案數字化管理工作的有效性。由此可見，機關事業單位要想推進檔案數字化建設，應組織相關工作人員定期進行計算機培訓，提升其計算機能力。

3.2 缺乏數字化管理意識

在新形勢下，隨著社會不斷發展變化，數字化逐漸成為當前主流發展趨勢。但是，在推進檔案數字化建設過程中，很多人仍然缺乏相應的數字化管理意識，仍然沒有積極確立檔案數字化管理理念，并且部分事業單位在實際發展過程中，沒有樹立正確的數字化管理認知。甚至一些單位的管理者與領導者認為，當前所使用的檔案管理模式，雖然比較陳舊，但是比較成熟，可以為單位帶來一定收益，因此無須進行任何改變。同時，部分單位引進了先進的設備，構建了檔案數字化管理系統，然而由于缺乏正確的觀念，導致機關事業單位并未真正落實數字化建設，對檔案管理工作效率的提升產生不利影響。

3.3 數字化技術水平有待提升

現如今，在推動檔案數字化管理過程中中，機關事業單位所投入的資金仍然不夠，這對于開發管理軟件系統、購置硬件設備等產生不利影響，更無法對系統及時進行更新與維護。不利于檔案數字化建設的有序開展[3]。除此之外，采用數字化管理信息技術，對于檔案管理效率的提升雖然有著一定作用，但是也會導致檔案管理出現信息安全事故。因此，機關事業單位應加強安全技術保障工作，通過采取有效措施保證檔案數字化建設能夠順利進行。

3.4 缺乏相應技術型人才

當前，從國內機關事業單位檔案管理人員實際工作情況來看，相關管理人員數字化管理水平較低的問題仍然比較嚴重，導致在開展檔案管理工作過程中無法科學、合理地整理數據以及對數據進行存檔與查詢利用。在實際檔案管理過程中常常會出現信息缺乏真實性以及信息遺漏等問題，使得檔案管理工作無法有序進行。因此，機關事業單位應努力提升相關管理人員的專業素質，對其定期展開業務培訓，使得檔案工作人員的數字化管理水平得到提升。

4 新形勢下機關事業單位檔案數字化管理模式優化路徑

4.1 樹立明確目標，完善相應檔案管理制度

機關事業單位在開展檔案數字化管理建設過程中，首先應確定建設目標。從檔案管理工作實際情況出發，合理地推動檔案管理實現數字化。當前，在不同領域和不同行業發展過程中，互聯網技術已經之間滲透到各個領域之中，并發揮著積極的作用。機關事業單位也應緊隨時代發展步伐，應對數字化技術進行深入了解。在對檔案管理進行數字化建設過程中，應將檔案管理工作的高效化與數字化作為主要目標，使得檔案管理工作能夠有序進行，在提升檔案管理質量的同時，促使檔案管理系統可以為事業單位提供更好地服務。以水務局檔案管理工作為例，水務局主要負責一個地區的農田水利灌溉、水利工程建設以及水資源管理與水土保持等方面工作，水務局檔案管理主要包括水利部門在實際工作過程中，對各種各樣的圖紙、文字、聲像以及計算材料與圖標等進行管理，這對現代水利建設來說尤為重要。為了順應時代發展要求，水務局應創設數字化檔案管理體系，明確數字化建設目標和發展方向。作為水務局檔案管理人員，應加強自身對檔案管理工作的認知，全面了解和掌握數字化技術優勢，在開展檔案管理工作時，按照相關要求對檔案管理工作進行規范化與數字化管理[4]。

4.2 創設管理系統，讓系統之間可以效銜接

對于機關事業單位來說，要創設檔案數字化管理系統，主要為了增強檔案管理效率。當前，在對檔案管理效率進行衡量過程中，檔案管理工作是否讓人們享受到更加便捷的服，逐漸成為衡量檔案管理效率來的一個主要標準。由此可見，機關事業單位在正確認識對檔案進行數字化管理的重要性，積極創設出先進的檔案數字化管理系統，促使檔案資源可以實現共享，讓各個部門之間的距離逐漸拉近，減少人們在調閱檔案時所要耗費的時間。同時，要想將數字化管理系統在推動社會發展中的重要作用充分發揮出來，機關事業單位應以健全和完善檔案管理系統為基礎，使其和單位內部系統、外部管網緊密聯系在一起，不斷完善系統平臺，將檔案資源所具有的共享價值真正發揮出來。對于檔案錄入來說，OCR 技術是一項核心技術，在檔案數字化管理工作中有著重要意義。這項技術主要指的是檔案管理人員，通過將檔案掃描上傳至識別系統，由識別系統對圖片展開處理，借助OCR 技術對文檔內容進行自動讀取，并最終生成能夠編輯的電子文本。OCR 技術通過掃描儀可以對文本進行掃描，在光電轉換后可以獲取圖像信息，依托漢字識別技術實現文本自動輸入，可以有效減輕數據錄入工作強度，加快錄入速度，提升錄入效率。

4.3 打造管理團隊，提升管理人員綜合能力

在開展數字化檔案管理過程中，檔案管理人員的綜合素質對于工作能否順利開展有著重要影響。這就要求機關事業單位，對于相關人員應積極開展專業技術培訓，構建出一支綜合能力較強、綜合水平較高的團隊，將其在檔案管理工作中的重要作用充分發揮出來。同時，檔案管理人員還應努力強化自身計算機操作水平，加強數據管理知識的學習，不斷提升自身計算機操作能力與整合、分析、保存、管理以及編研與利用信息化數據的能力。與此同時，機關事業單位還應采取有效措施，吸引更多高層次的數字化檔案管理人員進入管理隊伍之中，從而為檔案管理工作實現數字化提供有力保障[5]。要促使每一位檔案管理工作人員都能夠明確管理職責，努力打造出一個高水平、有紀律的綜合性管理團隊，不斷提升檔案管理工作水平。在社會經濟發展中，機關事業單位發揮著積極作用，提升其檔案管理效率，可以推動機關事業單位建設。在進行檔案管理工作過程中，機關事業單位應有效運用數字化技術，建設數字化檔案管理系統，讓檔案管理工作變得更加數字化與信息化，不斷提升檔案管理層次與水平，使其能夠更好地為人民群眾服務，并推動社會經濟發展。

4.4 重視安全管理，開發檔案安全工作系統

對于檔案數字化管理來說，在實際管理過程中，應重視加強檔案安全管理工作，雖然數字化使得檔案管理工作變得更加便捷，然而其中也有潛在的信息被盜取風險。這就要求機關事業單位在對檔案進行數字化管理過程中，應重視提升管理的安全性，建立檔案安全工作系統。首先，機關事業單位應積極建立檔案資源系統，要對檔案數據進行備份。同時，還要對安全管理系統的軟件與硬件分別進行升級，在對檔案進行管理過程中，要設置相應的查閱權限與密碼，以此有效減少數字化檔案存在的安全隱患，并且在軟件之中還應安裝防木馬軟件，以此防止非法入侵。其次，要對管理檔案系統進行嚴格管理，有權限的人員才能直接進行線上查閱，沒有權限的人員則需首先向檔案管理人員發出查閱申請，在其同意后才可以進行查閱。在編制檔案時，應引進掃描儀、智能檔案管理架等多種設備，構建安全管理系統。最后，相關檔案管理人員應加強檔案室的門禁管理，要在門禁管理系統中設置人員權限，在開門、關門、人員出入查詢以及記錄中，要提供考勤功能。在門禁出現異常情況時，檔案管理人員應及時了解有關情況，掌握相關信息，并迅速找出解決辦法。

5 結語

總而言之，機關事業單位在對檔案進行數字化管理過程中，通過數字化管理，可以促使工作效率得到提升，并對檔案進行有效管理。因此，機關事業單位應積極引進數字化技術，通過完善檔案管理制度、創設相應的檔案管理系統，重視檔案安全管理工作，努力打造出一支高水平的管理團隊等方式，促使檔案數字化管理工作得到進一步優化，進而促使檔案管理數字化水平得到不斷提升。