加強農業科研檔案管理 助力鄉村產業發展

文/桐鄉市農業農村局 王亞芬

桐鄉素有“魚米之鄉、絲綢之府、百花地面”的美譽，是浙江省糧、油、繭和畜禽的重點產區。近年來，桐鄉農業將“鄉村產業發展”主基調貫穿到新時代“三農”工作全過程各方面，以“農業興、農民富、農村美”為歷史使命，推進全市農業高質量發展。在農業產業發展進程中，農業科研院所在科研研究活動、農業技術推廣應用中，形成了很多具有保存價值的農業科研檔案。對產生的農業科研檔案加強科學規范管理，是解決鄉村產業“三農”問題的基礎?，F階段“三農”工作的重點目標是：利用農科院所豐富的科研資源同鄉村產業發展戰略相結合，將農科院所的先進科研管理經驗應用到鄉村產業發展中，結合實際情況，有針對性地解決鄉村產業發展中存在的問題，完善發展中的薄弱點。只有使農業科研檔案的優點充分發揮出來，并對農業科研檔案的信息資源進行有效利用，才能不斷推動鄉村產業發展，為社會主義新農村產業振興提供強有力的科技支撐。

一、農業科研檔案對鄉村產業發展的重要作用

（一）是農業科研成果的體現。在農業科研研究、農業技術試驗和推廣應用過程中所進行的一切活動，如農作物的培育、農作物的病害和蟲害的防治等都是基于所有的科學實驗研究、農業科學技術的經驗總結和成果。所以，農業科研檔案就是將以往所有的科技經驗、科技資源和農業生產中的研究成果匯集到一處，實現科研數據和科研檔案的合理利用。農業科研檔案對農業新品種、新技術、新模式、新機具的開發、推廣、應用具有推動性作用。

（二）為鄉村產業科研工作提供了條件。農業科研檔案涉及許多豐富的農業資源，這些資源信息為科技人員從事科研工作提供了重要參考?？萍既藛T可以通過科研檔案對以往的歷史經驗和成果進行了解和總結，并為科技人員研究新的發展思路提供了有力的數據支持，節約了農業科研人員大量的時間和金錢，使農業科研工作的效率得到了有效提升。由于農業科研活動的周期比較長，因此較為完整的檔案資源為服務鄉村產業發展提供了極大的幫助，使農業科研人員在探索鄉村產業發展規律和技術發展方面的時間周期大大縮短。

（三）是農業科技人員相互交流信息資源的重要渠道。農業科研檔案是一種有效的信息資源傳遞媒介，它在農業科技人員之間實現了資源的共享，促進了農業科技人員的有效信息交流。為農業生產活動和農業成果推廣提供了重要的借鑒和指導作用。

（四）能夠使農業生產水平得到提升。農業科研檔案為農業生產提供了許多重要的保障，很多的農業生產工具都是依據農業科研檔案所提供的信息經過研究創新制作而成。農業科研檔案對于農業生產最直接的作用就是：為農業生產勞動者提供了許多前人的寶貴經驗，再通過以往的經驗進行研究并改造成適合現階段的先進生產工具和生產技能，提升了鄉村生產力，減輕了勞動者的生產強度。

二、農業科研檔案管理現狀及存在的問題

目前，農科院所比較突出的問題是重生產輕管理，農業科技人員普遍檔案意識淡薄，導致科研檔案收集難、保管難、資源共享與利用難。收齊、管好農業科研檔案難度更大、挑戰更高。主要存在的問題有：

（一）檔案保管分散，資源整合困難。長期以來，受限于認識和手段不足，缺乏對科研檔案的統一認識和管理，更缺乏與產業發展的融合，檔案保管分散，大部分仍集中在科研人員自己手中，沒有形成系統化、體系化、完整的管理體系。

（二）檔案難以積累，流失嚴重。由于農業的特殊性，其科研活動如水土氣溫、作物病蟲害、動物疫情等農業基礎性長期性監測，種質資源收集、保存、評價與利用，新技術新產品研發、示范與推廣應用等，時間周期長，材料多、范圍廣，加之科研人員崗位調整頻繁等因素，造成檔案流失嚴重，特別是特殊載體檔案的留存極少，加大了收集難度。

（三）檔案管理手段落后，難以適應新形勢新要求。隨著數字化時代的到來，對科研檔案工作提出了更新更高的要求?，F有的檔案以紙質為主，分散保管于農科院所各站所或各位科技人員手中，已難以適應新形勢新要求。特別是隨著科研活動的日益增多，產生的檔案資料越來越多，亟須加強集中統一保管，這也是做好科研檔案管理工作的首要任務。

（四）檔案利用方式單一，無法滿足查閱需要。目前，查檔方式以紙質原件和科技人員存于個人電腦的電子文檔為主，造成信息資源分散、保存期限短、利用難度大、資源共享難等弊端，顯然已無法滿足新形勢下對科研檔案利用的需要，嚴重阻礙了科研水平提升和產業的持續健康發展。

（五）檔案意識淡薄，管理水平滯后。長期的“重科研，輕檔案”“重生產、輕利用”，導致檔案管理水平和形勢發展脫節。目前，農業科研檔案除科研獲獎項目外，其余諸如生產資料、技術資料、實施的項目材料等，均未納入綜合檔案室集中統一管理。農科院所大多為兼職檔案員，檔案專業知識不足、服務意識不強、業務流程不熟練等制約了農業科研檔案事業發展。

三、加強農業科研檔案管理的對策

（一）健全建檔制度，增強建檔意識。農業科研檔案管理制度是農業科研檔案管理工作有序開展的基礎，是農業科研檔案工作有章可循、有據可依的保障。農業科研檔案的制度可以重點圍繞“建組織、梳流程、定規范”三方面開展。加強組織管理，落實檔案工作責任制，明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責任，建立自上而下的科研檔案管理網絡，并將檔案工作納入各科站年度評優爭先的考核內容；梳理業務流程，檔案工作與科研任務同步管理，明確檔案檢查和檔案驗收要求；制訂檔案規范，根據科研業務特點，重點制訂科研檔案分類方案、科研檔案歸檔范圍、檔案歸屬與利用要求等。通過建立健全相關的檔案管理制度，開展多渠道多形式的宣傳學習，不斷提升科技人員建立科研檔案的自覺性，為農業科研檔案管理工作提供一個良好的環境。

（二）改進服務方式，提高服務效能?；ヂ摼W時代為農業科研工作管理和學術類研究提供了便利手段，“互聯網+服務”科研檔案管理是未來發展的必然趨勢。農業科研單位應主動適應新形勢，充分利用互聯網處理技術，將科研檔案管理進行數據化創新，建立屬于農業科研檔案的專用數據庫，并將系統延伸到科研部門，為科研人員提供科研檔案檢索入口，方便查詢。一方面，以產業“大檔案”的全新視角來規劃科研檔案工作，注重加強科研研究活動中產生的設計方案、試驗數據、生產記錄、推廣應用等核心過程性文件資料、照片、音頻、視頻、電子文件等特殊載體檔案的歸檔，進一步推動規范化管理，豐富檔案資源建設。對于歷史檔案，或者辦公自動化尚未普及時期產生的檔案，復印機、掃描儀、微縮相機等先進設備也能起到積極作用，通過復印、掃描、微縮等方式，把收集難、收集時間長、資料較為稀缺的紙質檔案轉化為電子檔案，既可以保護珍貴的歷史檔案，又能提高其利用的效率。另一方面，搭建服務型、智慧型的科研檔案利用新平臺，在政府數字化轉型的大形勢下，實現科研檔案的收集、保存、管理、利用、監管、服務于一體的智慧檔案管理體系。智慧化的檔案管理為科研人員查找農業生產資料提供了方便，既可以減輕農業科技人員和檔案管理人員查閱利用檔案的工作量，又能節約時間，提升農業科研工作的效率。

（三）拓寬利用渠道，擴大服務范圍。檔案的最大價值在于利用，農科院所承擔著負責農業科研試驗、科技成果轉化、農業技術推廣、開展農業產業服務、推動鄉村振興農業產學研創新發展和負責動物疫病預防控制工作的職責。因此，要充分利用數字檔案帶來的“紅利”，運用知識管理、大數據等理念和技術，創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為農科院所提供全方位、多層次的科研檔案信息服務。如可以利用庫存檔案，舉辦一些科技成果展覽，編纂或出版農業史志、農民增收實例選編、種養技術、三新技術匯編、標準規程匯編等。利用單位內網，向全體農業科技人員開放檔案查詢權限。為確?？萍既藛T隨時隨地查檔，研究開發多種終端查檔方式，這樣可以解決科技人員在下鄉、家里、外地出差等多種場景中的查檔需求。

（四）加強人才培養，提升服務能力。為解決新時代農業科研檔案的新特點新要求，同時培養適應現代農業科研研究，既懂檔案又了解科研的檔案業務骨干是農業科研檔案管理工作的重要目標之一。一個專業的科研檔案管理者需要具備以下業務素質：1.擁有專業的檔案管理知識，對檔案管理的流程能夠熟練地進行掌握，擁有資料的分析能力和信息總結能力。檔案管理者不僅僅是將資料妥善保管，還需要對所提交的資料具有整理分析辨別的能力。2.對計算機軟件應用、網絡技術、信息處理等，要全面理解并能熟練操作。3.有積極的參與科研工作管理的服務意識，并具有足夠的耐心，對相關農業科研工作進行跟蹤管理，防止科研資料遺失。對相關科研工作者要主動并及時地提供其所需的檔案資料，提升管理資料的信息價值。4.檔案管理人員要改變工作思路，由過去的被動接收查檔申請，轉變為主動根據科研需要，提前整合相關信息，以便為農業生產發展服務。同時，需加強檔案培訓與交流，組織開展農業科研檔案業務培訓和點對點專項檔案培訓，通過“請進來，走出去”的實地指導，邀請省市檔案館相關專家來現場指導，或組織外出學習兄弟單位檔案管理的先進經驗，取長補短。也可以通過微信群、釘釘群、電話等多種形式為輔，方便日常檔案工作交流、溝通，不斷提升科研人員、專兼職檔案人員的大檔案意識和專項業務檔案能力。

（五）加快信息化建設，實現可持續發展。加快檔案信息化建設進程，是做好新時代檔案管理工作的迫切要求。作為農業技術科研單位，所產生的檔案資料有一定的特殊性，在進行信息化建設時，應結合自身發展需求，對信息化建設進行深入了解、剖析，并制定詳細的實施方案及規劃，才能使信息化建設工作得以順利開展，達到實現檔案管理可持續發展的最終目的。首先，想實現檔案管理信息化，必須加強農業檔案管理數字化建設。數字檔案室的建設有利于農業檔案的現代化管理，提升農業檔案的信息化程度。一是要夯實檔案數字化基礎工作，進一步擴容檔案數據庫。同時，由于電子文檔的數量穩步增加，給內存帶來壓力，可以采用云存儲的方式。云存儲具有大量的庫存和數據存儲以及業務訪問量，通過提供在線存儲空間，確保農業科研檔案的最大安全性，同時還可以降低檔案管理成本，提高資源利用率。二是加快紙質檔案的數字化進程，實現各種門類的檔案均數字化管理。三是開展檔案與電子文件登記備份工作，實現檔案管理的科學規范。另外，要加強檔案數據管理的安全。數字檔案室建設，為檔案信息安全提供了有力保障。通過對檔案數據的多份及異地備份，定期對歸檔電子文件進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，確保檔案與電子文件的安全，提高檔案利用能力。最后，推動檔案利用服務更加人性化。檔案管理員通過綜合查詢（如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式），在檔案庫中檢索出需要的檔案信息；對已數字化的電子檔案，利用者足不出戶，只需在辦公室輕點鼠標，便可實現電子檔案的在線查閱和遠程利用，為科技人員提供高效便捷的檔案信息化利用服務，從而大大方便了查詢和利用，提高了工作效率。

四、結語

隨著鄉村振興戰略的全面實施，鄉村產業發展進入快車道。面對新時代形勢，農業科研檔案的提升空間和服務鄉村產業發展的潛力還很大，因而加強科研檔案管理這一課題成為檔案工作的新方向。如何發揮農業科研檔案利用價值的最大化，有效破解農業科研管理的“最后一公里”，還需農業科研院所積極探索可行路徑，充分挖掘檔案利用價值，助力鄉村產業振興。