財務共享模式下電子會計檔案的管理研究

文/渭南市臨渭區水政監察大隊 王丹

會計檔案記錄反映了企事業單位經濟業務的發生情況，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等資料，既是國家檔案的組成部分，也是檢查過去一段時間內經濟活動的依據。與普通文書檔案相比，會計檔案的形成范圍廣泛，檔案類別穩定，且外在形式多樣，是企事業單位管理工作的一個重點。《會計檔案管理辦法》提出推行電子會計檔案，并對電子會計檔案資料的收集、保管、使用做出明確規定。財務共享模式下，傳統的財務會計工作發生明顯改變，加強電子會計檔案管理才能滿足新形勢要求。以下結合實踐進行探討。

一、電子會計檔案的發展歷程

我國電子會計檔案的發展歷程中，主要包含6個重大節點：一是2012年初步嘗試，國家檔案局在中國電信廣東分公司、中國聯通湖北分公司、中國人民財產險股份公司開展試點工作，在公司內部嘗試會計憑證無紙化歸檔，結果取得良好成效。二是2016年1月頒發《會計檔案管理辦法》，規定企業可利用計算機、網絡通信等信息技術管理會計檔案，企業內部形成的電子會計資料和從外部接收的電子會計資料，在滿足一定條件時可僅以電子形式歸檔保存。三是2016年，國家檔案局選取33家企業作為首批試點單位，開展電子檔案管理工作，其中14家試點單位通過驗收，在電子文件歸檔、儲存、檢測、利用等方面取得初步成效。四是2018年選取了第二批試點單位，一方面，解決首批試點中存在的問題；另一方面，繼續探索電子發票、電子證照、三維電子文件等特殊資料的歸檔管理。五是2019年4月，在《國務院關于在線政務服務的若干規定》中，明確了電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力，成為電子檔案管理的保障。六是2020年3月發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規范了電子會計憑證的報銷、入賬、歸檔流程，實現了全流程電子化管理，為電子會計檔案的管理提供了指導。

二、財務共享模式下電子會計檔案管理的優勢和挑戰

（一）管理優勢。1.有利于提高管理效率。會計檔案類型多、數量大，傳統檔案管理的效率低，尤其查詢檔案資料時需要耗費較長時間。財務共享模式下，電子會計檔案管理顯著提高了管理效率，主要表現為：第一，查詢會計檔案資料時，只需輸入關鍵詞進行檢索，就能及時找到對應的檔案。第二，在會計檔案資料的收集、分類、整理等環節，在智能財務管理系統、信息識別技術的支持下，提高了管理的自動化、智能化，將管理人員從機械性、重復性的工作中解脫出來。2.有利于實現精細管理。傳統會計檔案管理，首先打印會計憑證，然后根據時間先后進行排序、編號，最后加上封面封底裝訂。財務共享模式下，電子會計檔案管理以財務共享中心為核心，錄入財務數據后系統進行分類管理。以原始憑證的收集為例，使用掃描儀對原始會計資料進行掃描，形成電子數據上傳至財務共享中心，自動完成匯總、排序與整理。而且，對于電子單據和憑證，財務共享中心基于統一的標準或口徑，可根據關鍵詞進行分類管理，生成編號確保原始憑證與電子憑證一一對應，最終形成格式統一的電子檔案。可見，電子會計檔案管理提高了精細化程度，能為后續檔案數據的應用創造良好條件。3.有利于降低管理成本。傳統會計檔案的管理中，為了保護大量的紙質檔案，不僅需要建設標準化的檔案室，還要做好防火、防潮、防蟲害等工作，要投入大量的成本。電力會計檔案管理，以電子數據為管理對象，統一存儲在財務共享中心，不需使用檔案室，也不需要防火、防潮、防蟲害等措施，有利于降低管理成本。另外，會計檔案的管理由系統自動化完成，相較于傳統管理模式減少了對管理人員的用量需求，也能降低人力成本。4.有利于推進資源共享。財務共享中心的建立，打破了時間、空間的限制，在提高財務管理效率的同時，也能提升財務服務水平。例如：企業根據自身業務特點，為財務人員打造APP，利用該APP提交業務申請、上傳原始憑證、完成線上審批，優化了工作流程，節省了管理人員的精力。以差旅費報銷為例，采用電子檔案管理模式，員工利用APP的報銷模塊，對原始票據進行掃描上傳，數據傳輸至財務共享中心，分類處理后到達領導端口，領導線上審核、審批，完成差旅費的報銷。將實物資料、電子檔案資料相結合，顯著加快了處理速度，進一步推進了資源共享。

（二）帶來的挑戰。電子會計檔案管理，從紙質化向電子化轉變，從屬地管理向共享中心管理轉變，從固定期間存檔向信息實時更新轉變，給實際管理工作帶來一些挑戰。1.系統集成要求高。電子會計檔案管理，要求財務管理系統、合同管理系統、檔案管理系統、ERP系統等相互連通，確保這些系統之間的數據能夠共享。因此，對系統的集成要求高，需要采用統一的接口、統一的數據格式，以保證系統的兼容性，為檔案數據的處理打下基礎。2.交叉作業流程長。電子會計檔案的管理是一個交叉作業的過程，涉及財務人員、檔案管理人員、系統管理人員、財務共享服務中心管理人員等。如果是集團型公司，由于交叉作業流程長、涉及部門人員多、管理難度大，容易出現操作不規范的問題。3.安全風險隱患多。信息技術是一把“雙刃劍”，為人們提供便利的同時，也存在較大的安全風險隱患。電子會計檔案管理工作的開展，需要計算機、通信網絡、專用軟件等，對硬件和軟件的安全均提出高要求。如果安全防護管理不到位，系統遭受病毒入侵、黑客攻擊，可能導致會計數據泄露、丟失、被篡改等，影響企業正常運行。

三、財務共享模式下電子會計檔案的管理方法

財務共享模式下，電子會計檔案的管理主要是收集、處理、應用三個環節，具體管理方法介紹如下。

（一）電子會計檔案的收集。依賴于財務共享中心，在大數據、云計算、互聯網等技術的支持下，可對會計票據進行上傳、流轉，在資金管理、會計核算、檔案管理等系統中實現數據的共享。第一，整合企業內的會計檔案資料，經多個端口掃描、上傳電子數據資料，端口工作人員查閱后，確定無誤傳輸至財務共享中心。第二，因會計檔案種類較多，例如會計憑證、會計賬簿、財務報告等，還可根據不同種類進行整理，分類后再經端口進行掃描上傳。第三，對于財務管理系統產生的數據，例如明細賬、總賬、備查賬等，這些數據經管理人員審核后，可直接傳輸至財務共享中心。第四，對于銀行系統發送的回執單，使用客戶端及時收取，該電子回執單可以代替紙質回執單，既能節約出納人員的辦理時間，又能避免其他成本產生，實現降本增效的目標。

（二）電子會計檔案的處理。電子會計檔案的處理，需要云計算、大數據等技術的支持，建立在財務數據共享的基礎上。為此，企業必須結合自身的業務特點，建立會計檔案管理制度，制訂科學、完善的管理辦法，保證檔案數據的真實性、完整性，為會計檔案的處理奠定基礎。第一，大數據、區塊鏈、云計算等技術的應用，對會計檔案數據進行加工處理，打破了不同區域、部門之間的數據壁壘，可提高數據處理的時效性。第二，對會計檔案資料進行縱向分析，以時間先后順序為主線，分析不同會計信息的關聯，實現全流程管理，形成完整的資料鏈條。對會計檔案資料進行橫向分析，以類型業務為主線，分析不同會計信息的關聯，挖掘深層數據，進行網狀關聯處理。第三，數據共享技術的應用，可將下屬公司資料進行匯總，構建大型數據庫，方便數據的分類、處理和保存，有助于領導層及時全面掌握業務運行情況，為未來的發展決策提供依據。

（三）電子會計檔案的應用。會計檔案數據的應用，是基于會計數據構建關聯模型，挑選出具有價值的數據信息，反饋到財務科室指導管理工作開展，例如業務決策、內部控制、績效考核等，最大限度上滿足企業內部的管理要求。第一，數據檢索。會計檔案中的數據種類多，進行檢索時輸入關鍵詞，例如時間、事件、人物等，就能找到對應的檔案資料。不僅減輕了管理人員的工作量，而且縮短了檔案使用者的等待時間。第二，數據利用。會計檔案的價值之一，就體現在檔案數據的利用上。一項調查顯示，財務信息共享前，企業能利用的財務數據僅為總量的10%，其余90%均處于“冷藏”狀態。財務共享模式下，利用數據挖掘、神經網絡、人工智能等技術，能在“冷藏”的檔案資料中發現有價值的信息，為企業經濟活動的運行提供支持，促進檔案管理水平不斷提升。

四、財務共享模式下電子會計檔案的管理問題和解決措施

企業在電子會計檔案管理中，受到內外部因素的影響，實際管理工作中尚存在一些問題，要求企業加以重視，采取積極有效的解決措施。

（一）存在問題。1.歸檔管理混亂。電子會計檔案的管理，本質上是會計信息數據的傳輸、處理與保存。財務共享模式下，雖然電子會計檔案的歸檔更加簡單，只需將檔案數據傳輸至財務中心即可，即使出現紕漏也方便查找糾正。但是，不少企業重業務往來、輕檔案管理，尤其不重視電子會計檔案的歸檔環節，管理人員隨意應付，導致這些檔案沒有專門分類、核對。后期需要某個檔案資料時，只能在混亂的數據庫中查詢，為檔案管理工作增加了難度。2.管理制度不健全。從紙質檔案轉變為電子檔案是一個巨大的進步，但部分企業的領導、管理層思想守舊，尚未擺脫傳統管理思想的桎梏，導致電子會計檔案的管理制度不健全。第一，管理制度存在空白和漏洞，無法為實際管理工作提供依據，管理人員在工作開展中，過度依賴于自身經驗，存在一定的盲目性和隨意性，影響檔案管理質量。第二，管理制度的制訂沒有結合企業自身的發展現狀、業務特點，無法反映出管理成就和存在的問題，也無法為企業的決策提供支持。第三，績效考核未落實，表現在考核流于形式、評價指標單一、缺少獎懲激勵措施等，削弱了管理人員的積極性、創造性。3.利用漏洞造假。財務共享模式下，電子會計檔案由財務共享中心統一管理，需要信息技術手段的支持，硬件或軟件難免會存在漏洞，為數據造假提供了條件。例如：下屬分公司的經營業績較差，為了應對總公司的檢查，對電子檔案上的數據進行篡改，將不達標的業績改為達標。另外，賬目核對過程中，公司可能賄賂財務共享中心的人員，通過偽造不實檔案謀取不正當利益。此外，系統長期未更新、維護保養不到位，會為病毒入侵、黑客攻擊提供機會，直接影響會計數據的安全。

（二）解決措施。1.加強歸檔管理。第一，企業應加強電子檔案的管理工作，尤其認識到歸檔是整個管理中的重要環節。對此，可成立專門負責歸檔的小組，對歸檔的電子檔案進行核對，及時發現存在錯誤的檔案。具體操作中，每個檔案均有自身的代碼，利用代碼對檔案進行查對管理，能提高工作效率。第二，嚴格執行規范要求，對歸檔的電子檔案進行分類處理。隨著檔案數量的增加，歸檔管理的難度提高，可定期對過期的、沒有價值的檔案進行清理，確保財務共享中心電子檔案的有效性。第三，電子會計檔案歸檔時，除了歸檔范圍、歸檔時間外，還要明確技術環境、軟件版本、數據格式與類型等，從根源上保證電子檔案的質量。2.完善制度體系。擁有完善的管理制度體系，是電子會計檔案管理的基礎和保障，針對目前管理制度不健全的問題，解決措施如下：第一，以《會計檔案管理辦法》為準，組織企業領導、部門負責人、財務人員、檔案管理人員學習相關內容，提高重視程度，掌握電子檔案的管理規范要求。在此基礎上，結合企業實際情況制訂管理制度體系，提高管理措施的可操作性。第二，隨著企業的發展，電子會計檔案數量增加，相應的管理難度提高。對此，應對現行管理制度進行分析，通過增加、刪減、修訂進行更新優化，確保制度內容與實際業務相吻合。第三，加大宣傳力度，充分利用各種媒介如宣傳欄、例會、微信群、官網等，介紹電子會計檔案管理的相關知識，提高所有人員的認識，為制度實施創造良好的氛圍。3.保證系統安全。第一，硬件安全管理。電子會計檔案的管理，要使用專用機房保存檔案，主要包括：在機房頂部裝設避雷器，防止遭受雷擊；在機房設備中加裝電涌保護器，穩定電路電壓；設置備用電源，確保設備連續運行等。第二，軟件安全管理。使用專業的檔案管理系統，定期對系統進行升級，日常工作中做好保養維護，確保系統穩定運行；使用軟件、插件前，看是否與系統兼容，并且經殺毒軟件檢查，確保安全后再安裝運行。第三，網絡安全管理。為保護電子會計檔案數據的安全性，采用防火墻、殺毒軟件等，實時監測網絡運行，對病毒入侵進行預警；設置管理權限，采用數據加密、備份等技術，最大限度保護數據安全，將危險降至最低。4.注重人員培訓。電子會計檔案的管理，需要一支高素質的管理人員隊伍，提示企業落實人員培訓工作。一是項目人員，他們直接接觸會計檔案，通過培訓增強其信息化意識，保證檔案資料的真實性、完整性。二是財務共享中心人員，通過培訓提高他們的電子憑證的歸檔能力，保證各類影像資料的準確性，為檔案收集、處理與保管打下基礎。三是檔案管理人員，通過培訓使其掌握理論知識，熟練操作企業內的計算機系統，能高效開展檢索工作，為檔案使用者提供優質服務。四是系統運維人員，通過培訓提升其專業技能，及時解決系統故障問題，為檔案管理工作提供技術支持。

五、結語

綜上所述，財務共享模式下電子會計檔案管理，有利于提高管理效率，實現精細管理，降低管理成本，推進資源共享。文章從電子會計檔案的收集、處理、應用3個環節，介紹了財務共享模式下的管理方案。針對存在的問題提出解決措施，為實際管理工作提供參考，切實提高電子會計檔案的管理水平。