建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性初探

魏書樺 魚臺縣教育和體育局

文書檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展不僅可以體現(xiàn)出文書檔案編輯的靈活性，為檢索文書檔案提供便利，還可以實現(xiàn)文書檔案資源共享。但是，目前文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)更新速度慢，管理不夠統(tǒng)一，技術(shù)人才更新難度較大。基于此，提出檔案技術(shù)升級、更新檔案管理理念、加強人才培養(yǎng)等措施，以期為建立文書檔案數(shù)字化管理提供參考。

文書檔案的數(shù)字化管理不僅有利于提高文書檔案管理水平，還可以將與行政工作信息相關(guān)的內(nèi)容全部仔細地記錄下來，為行政工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。當(dāng)下，有關(guān)部門對文書檔案的重視程度越來越高，故對文書檔案進行數(shù)字化建設(shè)非常有必要。因此，要進一步完善和優(yōu)化文書檔案管理體系，滿足用戶在檔案檢索、使用等方面的個性化要求，從而提高文書檔案的利用率。

構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

當(dāng)前在現(xiàn)代化經(jīng)濟和技術(shù)發(fā)展的過程中，數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用于越來越多的領(lǐng)域，進一步促進了文書檔案管理工作的開展。在這種形勢下，文書檔案管理工作人員通常可以借助現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)更加高效地管理檔案。文書檔案管理工作人員可以將信息儲存系統(tǒng)等作為檔案信息的載體，提升文書檔案管理的效率和質(zhì)量。更為重要的是，文書檔案管理工作人員在借助現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)開展工作時，可以對文書檔案信息進行掃描和處理，然后創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，促使其逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧垙垟?shù)據(jù)的儲存方式。過去文書檔案管理工作較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求，而應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)有利于消除傳統(tǒng)管理模式的弊端，提升文書檔案管理效率。

提高文書檔案編輯的靈活性

文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理不僅要求對紙質(zhì)文書檔案進行準(zhǔn)確的錄入和分析，還需要根據(jù)要求分別進行掃描、校正以及數(shù)據(jù)刻錄等，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案信息，然后借助計算機對其進行識別、儲存和應(yīng)用。根據(jù)實際需求對文書檔案進行靈活編輯可以提升查詢和應(yīng)用信息的便捷度。

可以為檢索文書檔案提供便利條件

由于傳統(tǒng)形式對文書檔案信息進行查詢和利用，需要耗費的人力、物力以及時間比較多，文書檔案的利用率很難得到提升。基于此，對文書檔案數(shù)字化管理模式進行合理創(chuàng)建和利用，在查詢文書檔案信息時，需要在文書檔案信息檢索系統(tǒng)中輸入對應(yīng)的關(guān)鍵詞或者主題，以便直接通過計算機對相關(guān)信息進行查詢和利用。這樣不僅可以提升檢索文書檔案的便捷性，還能提升管理和利用文書檔案的效率。

實現(xiàn)文書檔案資源共享

文書檔案在實現(xiàn)數(shù)字化管理后，不同檔案資源的使用人員可以同時在不同地點對文書檔案信息進行查詢和利用，這有利于打破傳統(tǒng)使用文書檔案資源的時空限制，以此來實現(xiàn)資源共享，這也是目前提升信息資源共享效率和利用率的前提條件。

文書檔案數(shù)字化建設(shè)及管理現(xiàn)狀

數(shù)字化技術(shù)更新速度低

技術(shù)的及時更新和利用是保證文書檔案數(shù)字化管理得以推進的前提。由于相關(guān)部門對文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視程度不高，相應(yīng)地，資金投入也不夠，因此沒有設(shè)置專業(yè)的文書檔案管理室，技術(shù)設(shè)備的更新速度普遍較慢。長此以往，文書檔案的數(shù)字化管理水平和數(shù)字化文書檔案的質(zhì)量便很難得到提升，難以真正體現(xiàn)出文書檔案數(shù)字化的應(yīng)用價值和作用。

缺少統(tǒng)一的管理規(guī)劃

相關(guān)單位在開展文書檔案管理工作時，必須要根據(jù)實際情況，對文書檔案的技術(shù)性、持續(xù)性等特征有所認(rèn)識；并且要保證各部門之間進行有效的溝通，這樣才能確保文書檔案數(shù)字化管理工作有序開展。但是部分單位在開展文書檔案管理工作時，很難把監(jiān)督管理計劃真正落到實處，有些計劃也沒有在規(guī)定的時間內(nèi)完成，阻礙了文書檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進程。此外，各有關(guān)部門之間沒有形成有效配合，基層文書檔案數(shù)字化工作推進速度慢，沒有把相關(guān)規(guī)定和要求真正落到實處，無論是人力、物力，還是其他資源配置，都比較落后，無法為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持。

技術(shù)人才更新難度大

結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析，文書檔案數(shù)字化管理水平一直停滯不前的主要原因是其缺少專業(yè)技術(shù)人才。專業(yè)技術(shù)人才匱乏導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平受限，人才引進機制不夠完善，沒有聘請更加專業(yè)的人參與其中，部分單位不注重對文書檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)。結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，部分管理人員對數(shù)字化工作模式?jīng)]有正確的認(rèn)識，很難熟練操作數(shù)字化管理系統(tǒng)。除此之外，很多實用性軟件也無法發(fā)揮出各自的應(yīng)用價值和作用，很難為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供基本保證。

檔案管理系統(tǒng)有待開發(fā)

設(shè)計和應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，有利于滿足新時期背景下文書檔案共享使用的基本要求，并且可以將文書檔案數(shù)字化管理的作用充分體現(xiàn)出來。目前多數(shù)單位文書檔案管理過分看重管理，忽視了對文書檔案的利用，整個管理工作很難將其實用價值體現(xiàn)出來。例如，現(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)無法滿足實際要求，因此必須加強對文書檔案數(shù)字信息的挖掘，還要對文書檔案內(nèi)容進行適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)和優(yōu)化，從而實現(xiàn)檔案內(nèi)容共享，提高文書檔案的整體利用率。另外，文書檔案無法實現(xiàn)模糊化檢索，數(shù)字文書檔案的供給響應(yīng)時間過長，無法滿足實際要求，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在正式投入使用時很難滿足5G環(huán)境需求，很難在現(xiàn)有的手機客戶端實現(xiàn)信息的查詢和利用。除此之外，部分檔案管理部門很難對數(shù)字化平臺進行合理利用，與用戶之間也無法持續(xù)保持有效的溝通和交流，這導(dǎo)致在使用檔案管理平臺時，很多問題無法得到及時處理，進而對數(shù)字化文書檔案質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。

數(shù)字檔案的安全性低

結(jié)合文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，如果在開展檔案管理工作時無法保證其安全性，就很有可能出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案泄露、丟失等問題。與此同時，由于構(gòu)建和利用部分文書檔案管理平臺時，缺少安全防護機制，無法應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)上的攻擊以及其他威脅。另外，工作人員沒有形成管理和使用數(shù)字文書檔案的意識，人為操作失誤很容易出現(xiàn)文件丟失等問題。除此之外，要加強對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，對儲存體系進行合理的構(gòu)建和應(yīng)用，為平臺系統(tǒng)的安全運行提供基本保證。如果無法保證文書檔案管理的安全性，那么也會對文書檔案的數(shù)字化建設(shè)造成不良影響。

建立文書檔案數(shù)字化管理模式的措施

文書檔案管理至關(guān)重要，文書檔案涵蓋的檔案資源具有多樣性，更為重要的是可以從這些檔案資源中判斷出目前整個政策的變化和發(fā)展形勢，從而保證行政工作有序開展。建設(shè)和利用數(shù)字化文書檔案，不僅能夠深入挖掘文書檔案中隱藏的政策信息，而且可以深入了解目前國家及相關(guān)部門提出的一系列決策，進而了解行業(yè)整體的發(fā)展趨勢。特別是在目前智能化檔案管理的時代背景下，通過對文書檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以提高文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量，對各種數(shù)據(jù)信息展開全面收集、整合和利用，促使文書檔案資源的整體利用率得到提升，滿足各基層單位的使用需求。

檔案技術(shù)升級

為提高文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平，相關(guān)工作人員要引進和利用各種先進技術(shù)，為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供基本保證，進一步提升文書檔案數(shù)字化管理水平。要想優(yōu)化檔案管理技術(shù)，就要合理創(chuàng)建智能檔案管理平臺，同時還要保證檔案的掃描技術(shù)、語音識別技術(shù)、智能化管理系統(tǒng)等得到合理利用。比如，合理創(chuàng)建智慧化檔案管理平臺，推廣數(shù)字化檔案借閱模式，以提升文書檔案的共享率、利用率。過去電子檔案的存放過于分散，不利于查找和調(diào)取，所以要對其進行更加細致的規(guī)劃和管理，制定有效的管理措施，以便將云存儲平臺的應(yīng)用效果發(fā)揮出來。與此同時，合理劃分電子文書檔案管理權(quán)限，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，完善和優(yōu)化線上檔案管理措施，這樣不僅有利于提升檔案管理水平，還可以將數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢發(fā)揮出來。結(jié)合目前文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，要積極采取有針對性的措施，保證文書檔案管理工作落到實處，并對當(dāng)前的管理方案進行完善和優(yōu)化，以提升文書檔案管理水平。此外，可以將精細化管理理念應(yīng)用于文書檔案管理中，提升信息采集的精細化水平，為文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供保證。

更新檔案管理理念

建立文書檔案數(shù)字化管理模式首先要提高有關(guān)部門對檔案管理工作的重視，并且要合理控制檔案管理中的成本投入。尤其是在新時期背景下，我國已經(jīng)全面進入信息化、數(shù)字化時代，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用有利于妥善處理目前檔案管理中的各類問題，如對現(xiàn)有管理理念進行改革和創(chuàng)新，不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度。與此同時，要運用科學(xué)合理的方法開展文書檔案管理工作。在推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進程中，要想將其應(yīng)用價值體現(xiàn)出來，就要立足于文書檔案管理的特點和基本要求，利用全新的管理手段，推動文書檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

加強人才培養(yǎng)、更新力度

人才一直以來都是影響文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重要因素之一。技術(shù)人才的引進和利用，可以為文書檔案數(shù)字化建設(shè)提供人才支持。因此加強專業(yè)人才引進具有實際意義，對此，可以設(shè)置專門的管理部門，組建一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍，為文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供基本保障。通過在實踐中合理利用這種方式，提升現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)管理能力。要加強對管理人員數(shù)字化信息技術(shù)的培訓(xùn)，保證資質(zhì)較高的信息技術(shù)人員與檔案管理人員之間密切配合。要根據(jù)實際情況以及管理的基本要求，加大人才培養(yǎng)力度，不斷豐富人才的專業(yè)理論知識，同時要妥善處理好數(shù)字化檔案管理過程中出現(xiàn)的各類問題。除此之外，還要積極鼓勵工作人員進行崗位輪換，保證工作人員之間形成有效的溝通和交流，從而為各項管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。

引進專業(yè)文書檔案系統(tǒng)

構(gòu)建數(shù)字化文書檔案要采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，保證現(xiàn)有的管理流程和管理體系可以落到實處，為整個管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。要加強對不同類型圖片或文字的監(jiān)督和管理，在開發(fā)和利用數(shù)字化檔案時，要將實際情況作為依據(jù)，與第三方軟件融合在一起，體現(xiàn)出文書檔案管理的實用性。與部分單位建立良好的互動關(guān)系，促進數(shù)字化文書檔案信息目標(biāo)的實現(xiàn)。在構(gòu)建和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化軟件系統(tǒng)時，必須進行有針對性的改革和創(chuàng)新，同時還要持續(xù)升級，開發(fā)和利用新的功能。尤其是在現(xiàn)代化發(fā)展形勢下，為保證構(gòu)建和應(yīng)用文書檔案數(shù)字化系統(tǒng)的合理性、科學(xué)性，必須滿足PC端客戶的基本要求，而且要逐漸面向5G載體，將現(xiàn)有的微媒體的作用充分發(fā)揮出來。要提升文書檔案管理平臺的智能化和信息化水平，將文書檔案實時傳遞信息的作用發(fā)揮出來，為各類信息的篩選和利用提供基本保證。

加強文書檔案的安全控制

加強對文書檔案信息的備份和管理，避免出現(xiàn)檔案資源丟失或者遺漏等問題。要仔細劃分文書檔案管理平臺權(quán)限，還要對不同級別使用人員的職能進行劃分，對使用人員的個人行為進行監(jiān)督和管理，避免因人為操作失誤而引起嚴(yán)重的問題。加強對軟件的管理，根據(jù)軟件系統(tǒng)的運行狀況，安裝和利用殺毒軟件，保證硬件設(shè)施以及補丁等可以得到及時更新和優(yōu)化，為系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、安全性提供基本保證。要加強安全防護設(shè)施建設(shè)，及時更新現(xiàn)有的基礎(chǔ)防護措施，提升文書檔案管理水平。基于此，加強對文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重視，將所制定的保證檔案安全的措施落到實處，避免人為操作失誤。另外，要加強對數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控和管理，在當(dāng)前背景下，可以對文書檔案數(shù)據(jù)信息的異常波動情況等展開有針對性的監(jiān)測，并安排專業(yè)人員參與其中進行監(jiān)督和管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須及時妥善處理，同時要做好記錄。這樣不僅能夠避免出現(xiàn)更加嚴(yán)重的問題，還可以為后續(xù)處理相關(guān)問題提供參考。

對文書檔案進行數(shù)字化管理的優(yōu)勢比較明顯，其可以提高文書檔案的利用率、共享率，因此要加強對文書檔案的數(shù)字化管理，制定符合發(fā)展要求的戰(zhàn)略規(guī)劃，完善和優(yōu)化各種軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施。這樣不僅可以提高文書檔案的利用率、共享率，還可以提升文書檔案數(shù)字化管理水平。