新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的策略分析

鄭其武 霞浦縣衛(wèi)生健康監(jiān)督所

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，為確保檔案質(zhì)量及信息完整性，推行數(shù)字化管理勢在必行。尤其目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理還存在諸多不足之處，如管理意識落后、監(jiān)管機(jī)制不完善等，需要通過改革管理模式來解決。但硬件與管理模式等層面對衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)造成了不同程度的阻礙，為此，有必要從其現(xiàn)狀出發(fā)，就其應(yīng)對策略進(jìn)行分析，進(jìn)一步加快衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用。

近年來，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)深入各個行業(yè)中，影響著各行各業(yè)的工作模式，檔案管理工作也紛紛向數(shù)字化方向改革。以衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域為例，衛(wèi)生監(jiān)督檔案需要記錄執(zhí)法工作方式及內(nèi)容，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供重要資料參考。推行數(shù)字化管理可以進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，同時提高檔案管理的安全性。本文將以此為方向，提出新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢

首先，推行數(shù)字化管理，借助數(shù)字化技術(shù)，可以促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，例如實現(xiàn)檔案信息的快速存儲與快速篩查等，其可將原有的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾砟Ｊ剑瑯O大提高信息存儲及篩查的效率[1]。多種信息化技術(shù)的支持可以進(jìn)一步優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的信息資源配置，為不同主體提供更為優(yōu)質(zhì)且便捷的檔案管理服務(wù)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用還可進(jìn)一步豐富檔案載體，提高檔案底稿保護(hù)質(zhì)量。

其次，推行數(shù)字化管理能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更為可靠的依據(jù)，提升決策的科學(xué)。借助規(guī)范檔案處理流程，確保衛(wèi)生監(jiān)督依法開展；借助相關(guān)數(shù)字化技術(shù)形成電子檔案，提高檔案管理質(zhì)量。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案記錄了衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展過程，是未來衛(wèi)生監(jiān)督工作開展的重要參考，便于相關(guān)人員掌握相關(guān)單位的發(fā)展情況。各級領(lǐng)導(dǎo)人員也可憑借檔案中的關(guān)鍵信息，制訂相關(guān)工作方案，而檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可幫助其快速篩查并存取所需信息[2]。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

管理意識層面

現(xiàn)階段，部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識度不高，導(dǎo)致其對數(shù)字化管理模式的推行缺乏重視，也無法正確評估新形勢下檔案數(shù)字化管理的重要性。所以衍生出的實際問題為僅針對醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)與辦公自動化等投入資金，將會極大影響檔案管理效率的提升。而部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)甚至未建立獨(dú)立的檔案室或檔案室空間狹窄。檔案管理工作需要大量硬件設(shè)施的支持，但部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理意識淡薄，對硬件建設(shè)方面的投資較小，不利于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。

監(jiān)管機(jī)制層面

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理具有一定復(fù)雜性，但相應(yīng)的管理制度還并不完善，例如檔案內(nèi)容開發(fā)不深、資源匱乏以及管理分類缺乏有序性[3]。在長期發(fā)展的過程中，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)管機(jī)制匱乏，缺少高效且優(yōu)質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，這對檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)造成了一定阻礙。

檔案管理工作開展過程中，員工的操作方式以及遵循的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，極大影響了日常工作效率；同時也會出現(xiàn)部分工作人員敷衍工作等問題，而此類問題的發(fā)生與監(jiān)管機(jī)制的不健全之間存在密切關(guān)聯(lián)。

監(jiān)管機(jī)制的落后與檔案管理工作的性質(zhì)之間也存在一定關(guān)聯(lián)，檔案管理工作為后臺基礎(chǔ)性工作，并未處在關(guān)鍵地位，且具有服務(wù)屬性，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人員對其缺乏重視[4]。

以管理方式為例，目前部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)仍然采用人工管理方式，并未引進(jìn)現(xiàn)代化科技手段，極大浪費(fèi)了人力資源以及時間，同時也不利于檔案的安全管理。尤其近年來衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容不斷增加，且類型更為復(fù)雜，分類更為細(xì)致，若依然采用人工管理方式，難以確保信息的安全性，因此有必要引入數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

人力資源管理層面

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員綜合素質(zhì)參差不齊、管理人才匱乏是影響檔案管理工作以及檔案管理數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)的主要原因。其中，資歷較老的員工具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，但缺乏數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，且對新鮮事物的接受及適應(yīng)能力較差；而年輕員工應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的能力較強(qiáng)，且更容易接受現(xiàn)代化管理經(jīng)驗以及工作模式，但缺乏檔案管理經(jīng)驗[5]。以上問題是影響檔案管理數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)的主要因素。新時期經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的職業(yè)道德與價值觀念等提出了更高的要求，這也是目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門開展人才建設(shè)的重點(diǎn)。

硬件設(shè)施層面

要實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理，勢必需要大量硬件設(shè)施的支持。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)需要利用計算機(jī)、移動硬盤以及光盤等硬件，而此類硬件設(shè)施的建設(shè)需要大量資金的投入[6]。但在實際工作開展期間，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門缺乏資金支持，這是制約檔案數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)的主要因素。由于缺乏資金，即便建立起數(shù)字化管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫，后期技術(shù)升級與軟件維護(hù)等工作也無法開展。以上問題的存在極大制約了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，同時也影響了檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用價值。

新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的策略

強(qiáng)化數(shù)字化管理意識

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理意識落后的主要原因為管理人員長時間受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，導(dǎo)致其管理模式創(chuàng)新面臨諸多阻礙[7]。要想快速推進(jìn)數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，就需要突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，確保數(shù)字化技術(shù)順利應(yīng)用并最大化地發(fā)揮其價值。在相關(guān)工作開展前，應(yīng)對全體管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，促使其正確認(rèn)識數(shù)字化管理的價值，以及本單位推行數(shù)字化管理的重要性。通過專業(yè)培訓(xùn)，促使管理人員樹立起數(shù)字化管理理念。開展相應(yīng)的管理模式培訓(xùn)，還可以推動傳統(tǒng)管理模式數(shù)字化改革，并加快數(shù)字化管理理念的貫徹與落實。通過加強(qiáng)管理人員的管理意識，促使其更重視數(shù)字化管理工作的落實，進(jìn)一步推動后續(xù)硬件設(shè)施建設(shè)與制度完善等工作的開展。

完善監(jiān)管機(jī)制

面對現(xiàn)階段衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作機(jī)制不健全以及數(shù)字化管理優(yōu)勢難以體現(xiàn)的問題，有關(guān)部門需要進(jìn)一步完善管理機(jī)制[8]。

首先應(yīng)建立起系統(tǒng)化且統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)需要具備解決各部門檔案管理方式及手段之間差異性問題的功能。例如針對存儲文件格式選擇不同的問題，應(yīng)統(tǒng)一文本與圖像以及視頻等材料的格式，依據(jù)簡潔有序、統(tǒng)一、系統(tǒng)化的要求開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。對于檔案的歸類方式、存檔方法以及查閱管理等，需要進(jìn)行統(tǒng)一處理，形成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的應(yīng)用提供快速且便捷的服務(wù)。

其次應(yīng)建立起完善且行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制。將衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理效果納入考核體系中，提高相關(guān)人員的主觀能動性[9]。此外，建立起衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理定期檢查與監(jiān)督以及軟件維護(hù)等工作標(biāo)準(zhǔn)，同時將責(zé)任落實到個人，提升所有工作人員的責(zé)任意識，充分提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理實效性。

建立高素質(zhì)人才隊伍

在人才建設(shè)方面，管理者需要充分重視人才的重要性，對內(nèi)部人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，同時積極引進(jìn)外部專業(yè)型人才[10]。

對于引進(jìn)的人才，除要求學(xué)歷與工作經(jīng)驗外，還需要求其具備較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力。應(yīng)對現(xiàn)有工作人員定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，促使所有工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提升。

為吸引更多綜合素質(zhì)較高的人才加入，應(yīng)適當(dāng)提升高技術(shù)人才的薪資待遇，促使檔案管理部門不斷引入“新鮮血液”，提升整體隊伍的綜合實力。

引進(jìn)人才后，需定期對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)與繼續(xù)教育，關(guān)注全體員工專業(yè)技能與知識素養(yǎng)的培養(yǎng)，普及信息技術(shù)以及其他專業(yè)知識。

檔案管理人員也要樹立起自覺學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的意識，不斷完善個人知識體系，在檔案管理工作中最大化地發(fā)揮自身價值。

除基層工作人員之外，管理者的綜合素質(zhì)也需要受到重視。管理者的能力以及意識將會直接影響具體工作的開展以及決策的科學(xué)性。針對此，管理者也需要不斷進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，開闊眼界，確保未來工作中決策的科學(xué)性以及合理性。

加強(qiáng)數(shù)字化管理硬件設(shè)施建設(shè)

硬件與軟件設(shè)施對衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理模式的推行具有重要影響。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是新時期完善及優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的重要手段。硬件的建設(shè)以及后續(xù)維護(hù)需要投入大量資金，為此應(yīng)獲取更多渠道的資金來源[11]。在具備充足的資金后購入必要的硬件設(shè)施，包括計算機(jī)與移動硬盤以及網(wǎng)絡(luò)配置等，為檔案數(shù)字化管理模式的推行奠定良好基礎(chǔ)設(shè)施條件。同時還需加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)以及軟件的升級管理，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)處在正常應(yīng)用狀態(tài)。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

首先，目錄信息的數(shù)字化。創(chuàng)建檔案信息目錄能夠為衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理提供諸多便利條件。應(yīng)用掃描技術(shù)、攝影技術(shù)以及多媒體技術(shù)建立起與其相關(guān)的檔案資源，同時及時獲取組建檔案的目錄信息，通過數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲。再利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行連接，促使檔案目錄信息實現(xiàn)有效管理，并形成資源信息庫。目錄信息的轉(zhuǎn)變，可以促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)檔案資源的交流共享以及檔案資源價值的發(fā)揮。

其次，檔案載體的數(shù)字化。此種操作可確保衛(wèi)生監(jiān)督紙質(zhì)檔案與照片檔案等符合數(shù)字化要求。創(chuàng)建多媒體數(shù)據(jù)庫可促使檔案管理打破時間與空間的限制，實現(xiàn)在整個網(wǎng)絡(luò)空間的高效率應(yīng)用。檔案數(shù)字化是衛(wèi)生監(jiān)督檔案發(fā)展的必然趨勢，也是檔案網(wǎng)站創(chuàng)建的基礎(chǔ)內(nèi)容。采集檔案專題信息可為檔案數(shù)字化建設(shè)提供更為豐富的資料。在信息采集與數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用專業(yè)管理模式，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利開展。具體工作過程中，可對文件信息進(jìn)行全面分析，為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理相關(guān)部門提供充足的信息支持，推動檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

提高整體管理水平

首先，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的內(nèi)容采集方面，需要確保內(nèi)容的全面性、系統(tǒng)性以及精準(zhǔn)性[12]。結(jié)合具體工作情況，衛(wèi)生監(jiān)督檔案采集的內(nèi)容主要為依法行政材料及預(yù)防衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)材料等，這些類型的材料中又涉及諸多相關(guān)內(nèi)容，包括衛(wèi)生監(jiān)督、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰等。此類型材料的采集要保證其全面性及精準(zhǔn)性，確保最終存儲的檔案信息具備有效性。

其次，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理工作中，需要重視管理手段的創(chuàng)新。現(xiàn)階段，推行衛(wèi)生監(jiān)督檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是創(chuàng)新發(fā)展的主要方向之一，可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢及特征提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，借助網(wǎng)絡(luò)打破地域?qū)?shù)字化檔案管理的限制。借助網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實現(xiàn)檔案信息檢索、維護(hù)的數(shù)字化管理，可促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及自動化的實現(xiàn)，同時對深化衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理也具有重要意義。

科技的發(fā)展對各行各業(yè)的發(fā)展均有不同程度的影響。以檔案信息管理為例，應(yīng)用各類信息化技術(shù)可實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。而衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作本身具有一定特殊性，通過建立數(shù)字化管理系統(tǒng)以及創(chuàng)新管理模式，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。除此之外，檔案數(shù)字化管理也可確保檔案信息采集與存儲的全面性及精準(zhǔn)性。