電子公文歸檔有力提升機(jī)關(guān)檔案工作水平

■張祖禮

2021 年6 月，省地方金融監(jiān)管局正式啟用省協(xié)同辦公系統(tǒng)，將持續(xù)了多年的線下處理公文轉(zhuǎn)移到線上辦理，在處理電子公文的歸檔環(huán)節(jié)，利用省級(jí)機(jī)關(guān)非涉密電子檔案管理系統(tǒng)，整理移交電子公文檔案，實(shí)現(xiàn)電子公文和電子檔案全流程、一體化管理。截至2023 年10 月末，全局通過(guò)線上收集整理電子檔案2388 件，移交進(jìn)館636件。由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等效力，自從使用“省級(jí)機(jī)關(guān)非涉密電子檔案管理系統(tǒng)”以后，辦公室的同志再也不用逐頁(yè)逐件將紙質(zhì)文件整理掃描歸檔，大大提高工作效率，減輕了工作量；由于與協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)接，通過(guò)“最多點(diǎn)一次”就能夠把處理完畢的電子公文全盤(pán)推送過(guò)來(lái)，再也不擔(dān)心歸檔材料不齊全不完整的問(wèn)題；由于從電子公文處理到歸檔管理都遵循相同的安全保密要求，保密管理工作一以貫之、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，再也不用擔(dān)心安全保密問(wèn)題，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。我們的主要做法：

一是落實(shí)條件。按照電子檔案管理規(guī)范，配備了3 套專(zhuān)用電腦和打印設(shè)備，并與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。完善管理制度，落實(shí)崗位職責(zé)，選配精干力量，文件收發(fā)崗與檔案管理崗互為AB 角。檔案管理員能夠全面掌握全局收發(fā)文件，以及歸檔前期公文處理情況；文件收發(fā)崗的同志也能提前了解電子檔案整理要求，在公文處理環(huán)節(jié)提前完善相關(guān)要件。

二是爭(zhēng)取支持。加強(qiáng)與省檔案局溝通，積極爭(zhēng)取電子檔案管理處等相關(guān)處室給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)支持，完成了“省級(jí)機(jī)關(guān)非涉密電子檔案管理系統(tǒng)”的運(yùn)用初始化，確保業(yè)務(wù)對(duì)接和系統(tǒng)銜接穩(wěn)步推進(jìn)。在電子檔案整理移交環(huán)節(jié)，遇到問(wèn)題，我們及時(shí)請(qǐng)教省檔案局的同志，請(qǐng)他們給予指導(dǎo)幫助。

三是嚴(yán)格規(guī)范。公文處理環(huán)節(jié)具有歸檔權(quán)限的人，通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)將辦結(jié)公文推送至“省級(jí)機(jī)關(guān)非涉密電子檔案管理系統(tǒng)”以后，檔案管理員按照電子公文歸檔規(guī)范，進(jìn)一步完善“機(jī)構(gòu)問(wèn)題”、“保管期限”、“歸檔部門(mén)”等要素后，即按照工作流程進(jìn)行整理、編號(hào)、四性檢測(cè)，形成規(guī)范的電子檔案，并定期向省檔案館發(fā)起移交任務(wù)，及時(shí)將電子檔案移交進(jìn)館。

四是從嚴(yán)管理。盡管協(xié)同辦公系統(tǒng)和“檔案歸檔移交管理系統(tǒng)”都明確不得處理涉密文件，但在兩個(gè)系統(tǒng)的使用維護(hù)中，我們堅(jiān)持從嚴(yán)要求，從嚴(yán)管理，規(guī)范技術(shù)維護(hù)操作，防止一些“依法不予公開(kāi)”的文件因?yàn)楣ぷ魇韬隽魅肷鐣?huì)。比如，機(jī)關(guān)辦公電腦運(yùn)維服務(wù)外包后，我們要對(duì)駐場(chǎng)人員進(jìn)行相關(guān)考察，完成駐場(chǎng)談話后簽訂《保密承諾書(shū)》方可進(jìn)駐單位辦公。又比如，在電腦維護(hù)過(guò)程中，收集整理檔案的電腦需要檢查維護(hù)和調(diào)試時(shí)，必須由電腦使用人員報(bào)請(qǐng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可安排電腦運(yùn)維服務(wù)人員開(kāi)機(jī)調(diào)試，調(diào)試過(guò)程中由檔案管理員全程監(jiān)督，整個(gè)操作置于安全保密環(huán)境下進(jìn)行。

電子公文歸檔管理有力提升了我局檔案工作的質(zhì)量與效率，下一步我們將進(jìn)一步完善有關(guān)制度，擴(kuò)大電子檔案應(yīng)用范圍，不斷推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。