國際標準組織國內技術對口單位文件材料檔案化管理研究

張彥 王子興 張敬娟 韓冰

摘 要：國內技術對口單位的文件材料是國內技術對口單位在開展國際標準化實踐與管理工作中形成的具有查考和利用價值的資料，其是參與國際標準化活動過程中的自然產(chǎn)物，也是最真實可靠的歷史記錄。本文基于國內技術對口單位文件材料檔案化管理的現(xiàn)狀及意義，結合國內技術對口單位的工作實際，分析檔案化管理工作的實施主體、客體以及管理模式，提出完善檔案化管理機制體系、提升檔案化管理技術、加強檔案資源的開發(fā)利用等實現(xiàn)策略，以期為國際標準化工作總結經(jīng)驗和規(guī)律、貢獻智力成果。

關鍵詞：檔案化管理，國內技術對口單位，國際標準化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.002

0 引 言

國際標準組織國內技術對口單位（以下簡稱“國內技術對口單位”）是指代表各個成員體去參與國際標準組織的技術委員會（TC）或分技術委員會（SC）某項具體業(yè)務工作的國內機構，在國際標準化工作中扮演重要的角色。國內技術對口單位文件材料則是國內技術對口單位在開展國際標準化實踐與管理工作中形成的具有查考和利用價值的資料，

其是參與國際標準化活動過程中的自然產(chǎn)物，也是最真實可靠的歷史記錄。

隨著我國參與國際標準化活動的深度和廣度與日俱增，國內技術對口單位文件材料檔案化管理工作的重要性和必要性日益凸顯。一是國家標準化管理委員會（以下簡稱“標準委”）對于國內技術對口單位的檔案工作越來越重視。2015年，國家標準委印發(fā)了《參與國際標準化組織（ISO）和國際電工委員會（IEC）國際標準化活動管理辦法》，指出國內技術對口單位有十二項工作職責，其中一項就是建立和管理國際標準、注冊專家信息等國際標準化活動相關工作檔案。2022年，國家標準委發(fā)布的《國家標準化管理委員會關于開展2022年度國際標準化組織（ISO）和國際電工委員會（IEC）國內技術對口單位考核評估通知》，也明確將“建立了國際標準、國際標準草案文件、注冊專家信息、國際標準會議文件等國際標準化活動相關工作檔案”納入績效性考核評估指標。二是亟需規(guī)范國內技術對口單位文件材料檔案化管理范圍及模式。國內技術對口單位的文件材料作為對口單位參與國際標準化活動的重要依據(jù)，需要高度重視其完整性、準確性、系統(tǒng)性和及時性。在實際工作中，除了國家標準委要求提交審核和考察的少部分文件外，大量的原始文件材料由國內技術對口單位自行保存。據(jù)公開信息顯示，截至2022年底，國內技術對口單位的數(shù)量已超過900個，這些對口單位在參與國際標準化活動中產(chǎn)生的眾多文件材料，需要檔案化的管理流程和方法。目前，針對國內技術對口單位文件材料檔案化管理的范圍、模式等還未形成統(tǒng)一的規(guī)范，各單位在開展相關工作時缺乏具體的依據(jù)和指導，容易可能造成原始資料缺失、重要資料無法追溯，從而影響到文件材料的真實性和完整性，進而導致資料檢索困難、無法實現(xiàn)資料共享等問題。

開展國內技術對口單位文件材料檔案化管理研究，有助于推進國際標準化工作的開展，有助于總結和凝煉我國參與國際標準化活動的規(guī)律經(jīng)驗和重大成果，有利于學習和借鑒其他國家成員體開展國際標準化工作的先進做法和成功案例，從而推進國際標準化事業(yè)建設發(fā)展和改革創(chuàng)新。同時，將國內技術對口單位的文件材料檔案化管理嵌入到國際標準化業(yè)務活動各個環(huán)節(jié)中，把其視為資產(chǎn)進行管理融入到國際標準化信息架構，對于促進國際標準化工作更好地開展以及促進文件自身保值、升值和增值利用等均具有重要的指導意義[1]。本文所稱的國內技術對口單位是指具體承擔國際標準化組織（ISO）和國際電工委員會（IEC）技術機構國內技術對口工作的機構。

1 文獻回顧

學術界關于國內技術對口單位文件材料檔案化管理的研究較少，但是檔案化相關研究比較豐富，為國內技術對口單位文件材料檔案化管理提供了理論基礎和經(jīng)驗借鑒。具體來說，檔案化相關研究主要涉及概念界定、管理范圍以及實現(xiàn)模式這三個方面。

一是關于檔案化概念界定的相關研究。學術界關于檔案化概念的界定主要有兩種，一種是以傳統(tǒng)檔案業(yè)務為重點的狹義觀點，這種觀點認為檔案化是指在特定的社會背景中進行的記錄、認證、選擇、表達、利用以及保存的一系列行動。另一種則是以德里達為典型代表的廣義觀點，這種觀點認為檔案化包括所有個人、社會、機構以及技術上的信息交流，即對事件的記錄[2]。何嘉蓀、史習人認為“檔案化是確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性（可讀性、可理解性等）使文件有可能用作證據(jù)和作為檔案保存，檔案化管理則是為了使文件檔案化而采取的管理措施”[3]。宋香蕾指出檔案化是隨著電子文件的出現(xiàn)應運而生的，檔案化是指通過前端控制和全程管理而使電子文件具備檔案和法律證據(jù)特性的過程，其范圍大于歸檔[4]。

二是關于檔案化管理范圍的相關探討，其中文件材料的分類又是明確管理范圍的重點。郜翀、李紅英認為文件材料的規(guī)范化管理即檔案化管理，并以機構倫理委員會為對象，將其文件材料分為行政管理類和審查項目類這兩個類別，并提出分類方案、保管期限以及信息化管理等[5]。王丹萍則將教學資料分為教育工作和教學研究兩大類，從制度建立、人員培養(yǎng)、考核機制等方面提出教學資料檔案化管理的相關建議[6]。

三是關于檔案化管理模式方面的相關研究。黃新平以集體智慧為切入點，分析了政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體、實施流程以及實施策略[7]。陳智慧基于檔案多元理念，從管理主體、管理客體以及管理過程等方面構建起非物質文化遺產(chǎn)檔案化管理框架[8]。宋香蕾以政務微博為研究對象，提出政府部門主導、檔案館主導以及第三方平臺主導三種檔案化模式[4]。趙躍分析了傳統(tǒng)歸檔模式在數(shù)字時代背景下數(shù)據(jù)資源管理工作中的局限性，并強調了檔案化管理模式能夠弱化數(shù)據(jù)與檔案邊界、變“控制”為“干預”的優(yōu)勢[9]。此外，還有學者針對科技學術期刊稿件[10]、社交媒體信息[11-12]、企業(yè)電子文件[13-14]等特定對象的檔案化管理開展了研究。

總體來看，現(xiàn)有文獻針對不同的特定對象，從文件檔案化管理的概念、管理范圍等出發(fā)，探討了進一步改善的具體策略，為本文的研究提供了參考。

2 國內技術對口單位文件材料檔案化管理內容分析

依據(jù)檔案管理的相關規(guī)定，同時結合國內技術對口單位文件材料管理的現(xiàn)狀，本文將從以下三個方面來分析國內技術對口單位文件材料檔案化管理的主要內容：一是誰來管，即檔案化管理的主體。二是管什么，即檔案化管理的客體，或者說管理對象和范圍。三是怎么管，即檔案化管理模式，或者說管理方案。

2.1 管理主體

根據(jù)工作實際可知，國內技術對口單位文件資料的形成涉及到對口單位承擔機構、技術對口工作組成員單位以及國務院標準化行政主管部門（即國家標準委）。其中，對口單位承擔機構直接參與所有文件材料的全生命周期管理和控制，在識別和保障文件的真實性及完整性方面具有不可替代的地位[2]，是文件的直接形成者。因此，本文認為對口單位承擔機構應作為檔案化管理的責任主體，負責文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用以及處置等工作。國家標準委則作為指導和監(jiān)督主體，指導和監(jiān)督各國內技術對口單位開展文件材料的管理工作。

2.2 管理客體

國內技術對口單位文件材料是管理的對象，即檔案化管理的客體，梳理其分類有助于明確歸檔范圍。根據(jù)國際標準化工作內容，可以將國內技術對口單位文件材料分為信息類、會議類、項目類、投票類、研究類共五類。對口單位可以參照以下分類，針對不同類型的文件分類管理。

（1）信息類文件主要包括：1）技術機構成立協(xié)議；2）技術機構工作范圍、工作守則；3）征集注冊專家通知；4）專家注冊表、專家聯(lián)絡信息；5）征集聯(lián)絡組織、項目、聯(lián)絡員通知；6）相關組織動態(tài)信息等。

（2）會議類文件主要包括：1）會議通知、會議日程；2）會議報名表、參會人員名單；3）會議決議；4）會議紀要等。

（3）項目類文件主要包括：1）國際標準化文件項目，包括國際標準（IS）、技術規(guī)范（TS）、可公開提供的規(guī)范（PAS）、技術報告（TR）等提案及各階段性過程文件；2）新技術工作領域項目，包括成立技術委員會（TC）和分技術委員會（SC）提案及相關文件。

（4）投票類文件主要包括：1）委員會內部投票（CIB），包括國際標準項目立項（NP）、委員會草案（CD）、技術規(guī)范草案（DTS）、可公開提供的規(guī)范草案（DPAS）、技術報告草案（DTR）投票等；2）工作組咨詢投票（WG Consultations）；3）國際標準草案（DIS）、最終國際標準草案（FDIS）、系統(tǒng)復審（SR）及廢止咨詢（WDRL）投票；4）技術管理局（TMB）投票，包括TMB新項目（TMB/NP）和TMB新技術工作領域（TMB/TSP）投票等。

（5）研究類文件主要包括：1）國際標準化工作動態(tài)報告；2）國際標準化發(fā)展趨勢報告；3）在ISO網(wǎng)站、IEC網(wǎng)站，ISO或IEC雜志等國內外媒體和刊物上發(fā)表了與本領域國際標準化相關的報道、文章（書籍）、論文等。

2.3 管理模式

檔案化管理模式是指管理主體在進行管理過程中，可借鑒的工作方案。基于國際標準化工作的特性，同時得益于信息化技術的發(fā)展，現(xiàn)階段國內對口單位的文件材料多為電子文件。

關于電子檔案的管理模式，學術界存在兩種主要的方案，一是美國學者戴維·比爾曼提出的分布式管理模式，二是由加拿大哥倫比亞大學提出的集中管理模式[15]。分布式管理也稱為機構分散保管模式，是指將電子文件留存在文件形成單位，而無需移交給檔案部門。分布式管理有利于降低保管成本，但與此同時，缺點也十分明顯，可能會造成文件保管質量無法保證、國家對于核心資源的控制難以實現(xiàn)等問題[16]。集中管理模式則是指將電子文件統(tǒng)一集中移交給檔案部門管理[17]，電子文件的集中管理對于檔案部門的技術和資源方面的要求較高，特別是一些需要存儲在大功效的計算機、需要特定軟件才能打開的電子文件，需要投入大量的人力、物力和財力去維護和保管。

對于國內技術對口單位的文件材料，本文認為可采取分布式管理和集中管理相結合的方式。一方面，對于重要的、關鍵的文件材料，提交給國家標準委統(tǒng)一管理，保證國家對于核心資源掌握整體控制權。另一方面，對于大量的過程文件、原始文件，留存在文件形成單位，即使是留存在各個國內技術對口單位，自行管理。這樣既可以解決集中管理成本過高的問題，同時又可以保障文件保管和服務的質量。

3 國內對口單位文件材料檔案化管理的實現(xiàn)策略

為實現(xiàn)國內技術對口單位文件材料的檔案化管理，適應新時代國際標準化工作的要求，現(xiàn)階段還需進一步完善檔案化管理機制體系、提升檔案化管理技術和加強檔案資源的開發(fā)利用。

3.1 完善檔案化管理機制

新時代，國際標準化工作的重要性與日俱增，各單位對于參與國際標準化工作的積極性和需求也不斷提高，這為構建多方參與、協(xié)作共生的國內技術對口單位文件材料檔案化管理體制機制創(chuàng)造了有利條件。可以借此契機，將國內技術對口單位文件材料檔案化管理工作嵌入到國際標準化工作框架下，明確各實施主體的職責范圍，擴大檔案化管理的對象，延伸檔案化管理鏈條，豐富檔案化管理的實踐手段。具體來說，在宏觀層面，從頂層設計層面為各相關方開展檔案化管理工作提供政策依據(jù)。從中觀層面，明確各類相關主體在檔案化管理工作中的職責分工，構建起協(xié)作機制。從微觀層面，提高檔案管理工作人員的責任意識、檔案化管理的專業(yè)能力[18]。

3.2 提升檔案化管理技術

隨著時代的發(fā)展和技術的進步，傳統(tǒng)的工作模式和格局被逐漸重塑，檔案化管理的技術和方法也應該與時俱進。具體來說，一是要加強文件材料的數(shù)字化建設。新時代，信息載體逐漸數(shù)字化，國內技術對口單位文件材料不僅僅局限于電子文本文件的形式，還包含視頻、圖片等，既要加強增量材料的規(guī)范化管理，也要做好存量材料的數(shù)字化轉化工作。二是要拓展信息化技術在文件材料管理中的應用。比如建立信息化工作平臺，實現(xiàn)電子文件的一站式管理和服務；再如，開發(fā)智能化工具，智能提取關鍵信息，自動實現(xiàn)電子文件的文件著錄[19]。

3.3 加強檔案資源的開發(fā)利用

開展國內技術對口單位文件材料的檔案化管理，其最終目標和宗旨是為了實現(xiàn)對口單位參與國際標準化活動相關檔案資源的合理開發(fā)和有效利用。從國內技術對口單位本身來看，一則可以通過文件材料的檔案化管理，提高其參與國際標準化工作的效率和質量；二則可以通過國際標準制修訂及新興技術領域系統(tǒng)完整的檔案記錄，總結核心技術演變規(guī)律，加強對口單位的技術引領作用。從國家層面來看，可以深度挖掘對口單位檔案資源的價值潛能，重點研究國際標準化發(fā)展趨勢、國際標準化熱點領域、國際標準對世界經(jīng)濟社會發(fā)展的作用等，構建國際標準化工作的“資源庫”“知識庫”“智庫”[20]。

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作者簡介

張彥，碩士，工程師，研究方向為國際標準化、國際標準檔案管理。

王子興，通信作者，碩士，研究實習員，研究方向為國際標準化、標準化統(tǒng)計、標準化評估。

張靜娟，碩士，高級工程師，研究方向為國際標準化、標準檔案管理、公共服務標準化。

韓冰，博士，正高級工程師，研究方向為標準化評估。

（責任編輯：張佩玉）