“PDCA”循環在湖北省級裝備保障中的應用

李俊 王延東

摘 要：ISO 9001質量管理體系中的“PDCA”循環的改進方法是在保證根據用戶需求進行策劃并嚴格執行的基礎上，更注重觀測業務的檢查、監視與測量，并將其結果再一次反饋于策劃，然后不斷修正目標與過程，進而持續改進觀測業務整體水平。本文應用“PDCA”循環對省級裝備保障全過程進行科學、規范、全面梳理，針對體系建設、過程管理中存在的問題提供解決思路，為氣象裝備保障提供有益參考。

關鍵詞：氣象觀測質量管理體系，PDCA，裝備保障

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.040

0 引 言

20世紀90年代，世界氣象組織（WMO）與各成員國達成了以ISO 90 01指導質量管理體系建設的共識，在《國家氣象和水文部門實施質量管理體系指南》的指引下，117個成員國相繼開展了氣象質量管理體系建設工作[1]。中國作為WMO的重要成員之一，對實施質量強國戰略做出了全面部署。自2017年起，一場以提高發展質量和效益為中心的深刻變革正式開啟，中國氣象局以氣象觀測質量管理體系建設工作作為契機，以推進業務技術體制改革為舉措，率先在氣象觀測領域開展質量管理體系試點建設，為氣象觀測事業高質量發展提供有力支撐。從裝備研發、制造、列裝到業務運行，從數據采集、質控、傳輸到產品應用，整個觀測流程的關鍵節點均被監管。同時，結合用戶溝通和反饋機制，依據策劃、實施、檢查、改進（PDCA）的工作程序和方法，不斷發現問題、改進管理方式、提升技術水平，最終提高觀測數據質量，全面提升氣象觀測的管理水平、技術水平和服務水平，實現由氣象大國向氣象強國發展的戰略目標[2]。

近年來，氣象探測裝備正朝著自動化、智能化、標準化的方向發展，地基、空基、天基立體觀測業務全面覆蓋。雖然整體標準化程度不斷提升，但仍存在如質量體系不完善、質量環節較繁瑣，質量標準待提高等諸多問題。隨著探測裝備的種類、型號和數量不斷增加，裝備保障作為氣象觀測質量管理體系中的重要一環，對于觀測質量提升起到舉足輕重的作用。如何精準定位、迅速響應、及時恢復設備運行，形成省級、市級、臺站級三級聯動機制，是對氣象裝備保障管理和技術人員的巨大挑戰。

1 氣象觀測質量管理體系

ISO 9001標準是國際標準化組織制定的質量管理和質量保證標準體系的核心標準之一，作為世界上許多發達國家質量管理實踐經驗的科學總結，首先在制造業得到了廣泛的應用，并不斷向環境監測、工程管理、項目設計等諸多行業拓展。運用ISO 9001質量管理體系中的“PDCA”循環模式對裝備保障全過程進行科學、規范、全面管理，四個過程周而復始進行，一次循環結束，解決一些問題，未解決的問題則進入下一循環，循環和循環之間呈階梯式上升，可為氣象裝備保障提供有益參考。

氣象觀測質量管理體系就是為確保氣象觀測數據的代表性、準確性、可比性、時效性、完整性等方面固有屬性持續滿足相關要求，實現預期目標，由所涉及的目標方針、工作流程、組織架構、職責權限、制度規范、資源配置等相互關聯、相互作用的要素所構成的有機整體[3]。其核心可歸納為可控的業務流程、基于風險的思維方式與“PDCA”循環的改進方法。可控的業務流程指的是業務過程、支撐過程和管理過程都有明確、規范的流程，相應機構的職責清晰，各級各類過程相互聯系，均適用于法律、政策、標準、制度等，各流程關鍵節點可識別、可控制；基于風險的思維方式需要認清觀測業務中存在的不定因素，包括機遇帶來的正面影響以及風險帶來的負面影響。通過提前預判、持續監控、定期審核、管理評審等方式降低不定因素對業務質量的影響；“PDCA”循環的改進方法是在保證根據用戶需求進行策劃并嚴格執行的基礎上，更注重觀測業務的檢查、監視與測量，并將其結果再一次反饋于策劃，然后不斷修正目標與過程，進而持續改進觀測業務整體水平。“PDCA”循環模式如圖1所示。

2 湖北省氣象局氣象觀測質量管理體系建設情況

湖北省氣象局自2 019 年3月開始著手質量管理體系建設。同年9月按照GB/ T 190 01-2016/ ISO9001：2015《質量管理體系 要求》建立質量管理體系并開始試運行[4]，2020年11月正式通過第三方認證[5]。體系文件作為開展氣象觀測質量管理的綱領性文件，包含1份質量手冊，28份程序文件，54份作業指導書，內容覆蓋：由圍繞觀測數據和產品相關的數據業務質量管理、裝備業務質量管理和技術發展質量管理組成的業務過程；由準入和退出管理和標準規范管理為代表的支撐過程和由綜合管理和行政管理組成的管理過程。過程框架如圖2所示。

其中，管理過程是氣象觀測質量管理體系構架中的統領要素，目的是保證體系的運行始終遵循ISO 9001標準要求和“PDCA”循環理念。“PDCA”循環的特點之一是“大環帶小環、小環保大環”，即大循環要通過小循環來落實，小循環要保證大循環的實現[6]。因此，如果將整個裝備保障視為一個大的“PDCA”循環，糾正措施中需要解決的每一個問題就是一個小的“PDCA”循環。根據《湖北省氣象局氣象觀測質量管理體系質量手冊》，質量管理方針和目標將圍繞裝備管理的全過程，確定管理架構和管理范圍，建立管理組織架構，明確職責權限。

省級裝備保障管理的具體過程有設備采購、倉儲管理、維護維修、運行監控、儀器檢定和社會化保障等環節。具體過程清單如表1。

2.1 策劃過程（P）

基于設備全生命周期制定設備采購需求、維護計劃、維修流程、倉儲管理、檢定方案、調撥報廢等管理制度。針對不同環節制定相應的操作標準、控制方式和審批流程。在此基礎上與外部供方簽訂設備采購、維護維修、服務保障合同（協議）等。涉及招投標的，按相關招標文件進行備案和招標；涉及固定資產的，按照相關規定進行登記、調撥和報廢。

2.2 實施過程（D）

管理人員和具體操作技術人員是實施過程的主體，需具備相關專業技能并且有一定的工作經驗；對于外部供方，人員在同行業中需技術領先。實施過程中各單位應充分配合、積極溝通，基層臺站聯合市級、省級管理部門共同對外部供方的產品和服務質量進行監督管理。在實施過程中對易出現故障的儀器或設備、易發生質量事故的環節重點關注。

2.3 檢查過程（C）

2.3.1 設備采購

通過核查氣象設備采購計劃、項目招投標文件、采購合同等，檢查是否按照設備采購計劃、審批流程和采購進度完成設備采購任務，各流程是否配備風險防控流程。檢查制定設備采購計劃的合理性，對不合理的設備需求導致采購資金浪費的進行過程風險和機遇控制，及時糾正。

2.3.2 倉儲管理

查看入庫驗收記錄及出庫領用記錄是否齊全，倉儲清單填寫是否符合要求，采購清單與實物型號、數目是否相符，儲備情況與備件臺帳是否一致。庫房環境是否整潔，設備是否分類擺放并貼有標識，是否符合防潮、防火、防盜安全存放條件，滅火裝置是否在有效期內。

2.3.3 設備運行

對照規范要求，對設備維護維修記錄進行抽樣檢查，對于涉及外部供方服務保障的，檢查是否滿足運維合同要求。現場抽查儀器設備的運行情況、設備運行狀態的監控情況和業務人員應急工作流程的熟練程度。

2.3.4 儀器檢定

通過年度檢定計劃，檢查執行進度。根據觀測儀器清單或編號抽查相應的儀器檢定證書，并驗證其是否齊備有效，臺站校準儀器是否有過期或無證使用情況，證書填寫是否符合要求，相關人員是否簽字。

2.3.5 社會化保障

查看維護維修記錄。包括內容的完整度、設備更換記錄。維護維修結束后，是否及時在業務系統上填寫并結束故障單。抽查外部供方績效評價表。

2.4 改進過程（A）

通過了解用戶改進需求，內審、外審所列不符合項和改進建議項以及在檢查過程中發現的問題，尤其是對不符合項要做出說明，提供針對性糾正和糾正措施。對不適應現有業務的規章制度、操作規范、業務流程或作業指導書進行改進。同時，也要為臺站管理和業務人員提供持續培訓，不斷提高臺站人員質量管理素質和能力[7]。

3 過程中存在問題

3.1 職責界限不明，環節銜接不暢

綜合觀測業務流程在實際操作以及管理過程中缺乏系統性，職責劃分不清、整體流程銜接略顯脫節、順暢程度不高。比如在設備采購方面，幾個科室都具有設備采購的職責，但對于采購設備的種類范圍劃分不明確，在實際操作中難免因為職責界限不明產生分歧。

3.2 管理流程繁瑣，制度有待完善

繁瑣、重復的流程易使人產生抵觸、懈怠情緒，造成設備維護不夠到位、記錄填寫不夠規范等問題，對于機構內部不必要的審批流程可考慮精簡。另外，對于很多更新的探測設備、迭代的業務系統配套的體系文件未進行及時更新。

3.3 脫離用戶需求，缺乏調研分析

氣象系統既是觀測數據的提供方，也是觀測數據的使用方。科室與科室間、各直屬單位之間、各部門間均存在用戶和供方的關系。無論在單位內部還是外部，都需要充分調研與分析，并針對用戶需求進行改進。

3.4 風險意識淡薄，防控機制不全

業務流程中很多環節缺乏風險意識和與之對應的防控保障機制。平時可多用風險思維梳理業務流程，多借鑒其他省份優秀經驗，防范于未然。

3.5 注重技術能力，忽視管理能力

培養氣象觀測領域技術骨干多是專注于技術方面，缺乏質量管理體系知識培訓，整體質量管理能力有待提升。

4 解決思路

4.1 立足用戶需求，優化業務流程

以觀測數據和產品使用者的需求為導向，對觀測業務服務和管理對象實施滿意度測評，了解用戶需求，建立用戶對觀測質量的反饋機制，提高用戶滿意度。

4.2 結合業務實際，落實體系建設

結合實際工作完善體系文件，明確工作職責、流程，同時處理好體系文件和現有規章制度、管理文件的關系。注重利用內部審核和第三方審核對體系運行有效性進行檢驗，針對審核提出的不符合項、改進建議項，結合業務實際及時整改落實。

4.3 健全人才培養，強化管理能力

可應用氣象系統已建立的培訓機制和隊伍，與有資質的第三方協作，既有利于ISO 9001與觀測業務的不斷融合，也可加快構建健全的綜合氣象觀測質量管理團隊，全面提升質量管理人員的綜合素質以及能力。

4.4 發展現代技術，提升工作效率

隨著現代信息技術的發展，用戶對氣象預報、服務的準確性、時效性提出了新需求，充分利用現代信息技術，重新構建觀測業務流程，提高集約化、信息化水平，壓縮觀測業務布局層級，全方位提升工作效率。

5 結 語

本文應用“PDCA”循環對省級裝備保障全過程進行科學、規范梳理，結果發現過程中職責界限不明、管理流程繁瑣、脫離用戶需求、風險意識淡薄、忽視管理能力等問題。同時針對存在問題提出解決思路，包括優化業務流程、落實體系建設、健全人才培養、發展現代技術等方面，為氣象裝備保障提供有益參考。在省級裝備保障中需不斷應用“PDCA”循環，隨著循環不斷推進，可有效提高裝備保障科學化、規范化和可持續化發展水平。

參考文獻

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周碧雯.PDCA循環在質量管理體系內審工作中的運用[J].上海醫藥，2021，42（13）：55-58.

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作者簡介

李俊，碩士研究生，工程師，主要研究方向為綜合氣象觀測。

（責任編輯：張佩玉）