縣級檔案館服務功能的建設探索

新時代背景下，社會建設過程中的各類檔案信息與數據資源的價值逐漸提升，檔案館要充分響應國家檔案行政管理部門所提出的新要求，提高檔案館的檔案資料保管以及利用效率，以充分發揮檔案館的社會服務價值。社會服務是檔案管理工作的核心任務，而對現階段的縣級檔案館而言，其館藏檔案在結構與內容上過于單一，檢索管理手段信息化不足，編研工作不到位，開放程度較低，服務意識與服務能力欠缺，難以為社會公眾提供優質服務。為解決這一問題，就需要深入探究強化縣級檔案館社會服務功能的有效策略。

一、縣級檔案館服務功能中存在的主要問題

（一）檔案資源內容貧乏，館藏結構相對單一

現階段的縣級檔案館建設狀況與其所在地區的發展情況有著緊密聯系，很多欠發達地區的檔案館缺乏足夠的社會關注度與影響力，受當地歷史文化以及相關政策的影響而存在檔案資源內容貧乏的問題，大部分檔案資源均以政策性紅頭文件為主，反映了該地區各個時期的歷史，記載了當地政府的相關工作內容，而缺少與當地居民日常生活相關的文件信息，很多檔案資源缺乏能夠與其他檔案館資源進行有效區分的地域特色以及人文特色，難以對社會公眾產生吸引力。另外，很多縣級檔案館的館藏資料大部分以紙質文件作為載體，在館藏結構表現上相對單一，缺乏以數字、影像、音頻等形式保存的館藏資源，難以為社會公眾提供豐富的閱覽服務，導致縣級檔案館的社會服務功能難以得到有效提升。

（二）檢索技術工具落后，編研管理方法原始

檔案館館藏資源數量較多，檢索管理難度較大。現階段很多縣級檔案館尚未引入先進的信息技術工具來輔助管理團隊對館藏資源進行整理，部分縣級檔案館仍采取傳統的檢索模式，使用手工編制的目錄來搜相關信息，還有部分縣級檔案館存有手工編制的人名索引目錄，但由于參與目錄編制的管理人員缺乏足夠專業能力與工作素養，很容易因為疏忽而出現書寫不規范、條目錯誤、標題內容錯位等問題，導致工作人員在檢索檔案信息時難以高效、準確、全面地找到所需內容。另外，現階段很多縣級檔案館仍采取傳統的編研工作模式，沒有結合檔案館未來發展目標對其選題進行系統性規劃，在編選檔案材料時多會選擇與所在地區歷史文化事件相關的資料內容，題材上缺乏廣泛性，難以全面反映當地的文化發展現狀，管理人員在編研工作中所使用的參考資料內容過于陳舊，視角相對單一，多選擇專題目錄、大事記等資料來梳理檔案館資源，而沒有結合時代特點進行有深度地編研，導致館藏資源編研成果難以起到強化縣級檔案館社會服務功能的作用。[1]

（三）館內配套設施簡陋，閱覽環境待提升

對縣級檔案館而言，要想充分發揮其社會服務價值，就需要借助完善的館內配套硬件設施來對閱覽環境進行優化改進，以便給予公眾良好的信息獲取體驗。但對現階段很多縣級檔案館而言，由于管理人員缺乏對檔案工作的重視，同時受到技術、資金投入的限制，往往會使用老舊建筑進行改造來作為檔案存儲以及管理人員工作的主要場所，其館內空間結構設計缺乏合理性，預留的閱覽室空間狹小，內部裝修不僅陳舊，還缺乏足夠的文化底蘊，難以凸顯檔案館的地域特色，基礎照明、通風等滿足人們閱覽需求的功能設計不夠完善，導致人們的閱覽體驗較差，不具備公眾吸引力。另外，現階段部分縣級檔案館缺少足夠的信息技術工具，難以構建高效的檔案信息檢索系統，導致公眾在查詢閱覽相關信息時難以長時間停留查檔，無法及時獲取有效信息。

（四）管理觀念更新緩慢，社會服務質量低下

新時代背景下，國家檔案行政管理部門對檔案館管理工作提出了新要求，但現階段很多縣級檔案館仍保留著傳統的管理觀念，尚未認識到縣級檔案館社會服務功能的重要性，在組織管理工作時往往更注重傳統工作體系中的檔案整理等工作內容，而忽視了為社會公眾提供高質量服務。一方面，現階段很多縣級檔案館存在開放程度不足的問題，沒有組建專業的管理團隊對館藏資源進行全面整理鑒定并對重要檔案文件進行備份處理，所篩選的開放檔案數量過少，人們難以在檔案館獲取想要的信息資源，導致檔案館對社會公眾的吸引力較弱。[2]另一方面，部分縣級檔案館尚未搭建起完善的社會服務工作體系，沒有對面向社會公眾開放的閱覽室進行人性化設計，也沒有借助信息技術工具為社會公眾提供便捷的線上預約等服務項目，服務偏向于被動型，難以為社會公眾提供完整、全面且有深度的檔案信息內容，也難以有效提升社會公眾的信息獲取體驗，導致檔案館在社會服務功能方面表現較差。

二、縣級檔案館服務出現問題的原因

（一）自身因素

縣級檔案館自身的館藏資源、管理理念、服務模式等因素是影響其社會服務功能水平的核心原因，也是縣級檔案館亟須著手解決的重要問題。首先，縣級檔案館存在較強的行政管理色彩，在館藏資源方面傾向于收藏與政府部門相關的文件檔案，對與社會公眾密切相關的社會生活領域缺少關注，導致檔案館資源不夠多元、全面以及完整，存在較多重復檔案，對社會公眾而言缺乏吸引力。其次，很多縣級檔案館管理團隊缺少專業的管理人才，大多數工作人員創新意識不足，習慣于按照傳統工作模式對館藏檔案進行處理并向社會公眾提供服務，沒有積極學習各類新型技術工具的使用方法，使用物聯網、大數據等新技術來提高管理工作效率，導致縣級檔案館社會服務功能較為低下。[3]此外，現階段的縣級檔案館通常以“局館合一”模式進行行政管理，這一模式使檔案館有著較為濃厚的行政色彩，在執行管理服務工作時往往需要按照國家檔案行政管理部門的引導和指揮進行操作，導致縣級檔案館缺乏對管理服務模式的自主創新意識以及能力，無法通過采集調研了解社會公眾的信息獲取需求，難以及時更正自身的服務模式，不利于檔案館社會服務功能的有效提升。

（二）社會因素

除上述縣級檔案館的自身因素以外，社會外界因素也會對其社會服務功能的整體水平產生重要影響。一方面，對于現階段的縣級檔案館而言，國家推行了一系列政策來加大對檔案館建設的投入力度與扶植力度，但實際資金投入難以有效促進縣級檔案館的全面轉型。很多欠發達地區的縣級檔案館自身基礎較差，在改造過程中需要耗費大量人力、物力以及財力，要想實現系統設備的全面升級以及管理服務理念的現代化轉型，需要經過漫長的創新與改進過程。在短期內難以獲得明顯回報，導致縣級檔案館難以吸引到更多社會資本，對社會公眾而言也缺乏足夠的吸引力。另一方面，很多縣級檔案館所在地區的文化建設工作相對落后，資源集成度不高，當地居民對檔案館的重要價值認知不足，對檔案館館藏資源缺乏深入了解，在進行科研等工作時難以及時想到從檔案館中獲取有效信息，導致檔案館在長期缺乏重視的過程中淡化了創新意識，沒有及時更新管理服務理念，不利于社會服務功能的有效提升。

三、縣級檔案館服務功能的有效提升路徑

（一）構建完善的館藏資源體系，優化檔案檢索服務功能

在新時代背景下，縣級檔案館要及時轉變傳統工作理念，對館藏資源結構進行合理調整，引入更多社會領域的文件檔案，讓非政府機構以及普通公民的信息獲取需求均能夠得到滿足。在這一過程中，縣級檔案館管理團隊要增加館藏資源的豐富性，征集更多與社會民生相關的文件資料，確保館藏資源能夠涉及土地產權、婚姻登記、企業檔案、社會保障等多個方面，提升館藏資源的全面性。同時，縣級檔案館要著重對檔案館檢索體系進行優化改進，通過引入信息技術工具對檢索目錄進行數字化處理，將館藏資源錄入至數據庫體系中，使用數據庫系統進行關鍵詞等內容查詢，提升查詢全面性和準確率，并在檔案館門戶網站上提供與館藏數據庫資源相鏈接的窗口，讓公眾可以借助線上網站查詢非涉密檔案內容，提高檔案館信息獲取服務的便捷性。另外，檔案館管理人員要對編研工作模式進行優化，結合館藏資源體系結構與公眾需求對編研選題進行創新，充分凸顯其地域特色與專業特色，在圍繞政府工作重心的同時為社會民眾提供更為豐富的內容，讓縣級檔案館更好地發揮社會服務功能。

（二）加強館內硬件設施建設，引入信息技術管理工具

對縣級檔案館而言，其館內硬件設施質量會對社會吸引力有著重要影響。因此，縣級檔案館要從整體硬件層面進行優化提升，結合當地歷史文化發展對建筑外形進行調整，使其既能夠與周邊環境相協調，又具備足夠的藝術氣息與人文情懷，能夠給公眾留下深刻印象。同時，對縣級檔案館建筑內部也要進行合理調整，使其空間結構得到充分利用，保證檔案存儲區、閱覽區以及工作區分布明確、動線合理。另外，縣級檔案館還要對面向公眾開放的閱覽室環境進行優化，確保閱覽室空間面積足夠大，合理選擇照明設備的型號參數，改造閱覽室的照明條件，通過充滿藝術氣息的室內裝修來提升用戶體驗，在館內設置展廳來展示不同主題的檔案文件，讓民眾有機會認識各類檔案的歷史文化價值，吸引更多人前來關注檔案館，認識檔案館的重要性，并提升檔案館的文化品位。除此之外，縣級檔案館還要將政府部門撥款資金用于購置智能硬件設備以及軟件系統維護上，借助信息技術工具打造科學完善的檔案信息存儲與檢索系統，豐富對應門戶網站的整體功能，讓人們可以在線上進行便捷的預約操作，為社會公眾提供優質的公共服務。[4]

（三）轉變社會管理服務理念，創新管理服務工作模式

對新時期縣級檔案館管理工作而言，要想通過創新優化提升其社會服務功能，首先需要從思想觀念層面做出改變。檔案館管理團隊要始終保持包容開放的態度，充分認識到檔案館在新時代社會主義建設工作中所占據的重要地位，了解當下社會民眾在信息獲取與利用方面的需求，嚴格按照檔案法相關規定定期向社會公眾進行檔案公開，提升檔案館的開放程度。檔案管理人員要提升服務理念，明確自身定位，將社會民眾的需求放在工作首位，為檔案館構建良好的服務形象。另外，檔案館要對傳統管理服務工作模式展開創新優化。首先，要通過全方位公布檔案館聯系方式來提升檔案館的開放程度，為社會民眾提供電話預約以及網絡預約服務，讓社會公眾能夠快速了解檔案館的開放時間以及開放內容，根據需求合理選擇閱覽服務。其次，要加大對館藏資源內容的宣傳力度，按照一定主題對館藏資源編研成果進行宣傳，通過電視、廣播、網絡、報紙等多種形式來擴大宣傳范圍，并將其中具有重要歷史文化價值的編研成果轉化為微電影、紀錄片等文化產品，提升檔案館的文化影響力。再者，檔案館要加強門戶網站建設，根據檔案館地域特色與專業特色以及社會公眾的實際需求對網站界面以及功能進行合理設計，使網站界面與功能設計呈現出簡潔清晰、風格獨特、互動性強的特點，在其中增加線上閱覽功能，讓用戶在瀏覽時可以同步觀賞館內展覽，了解館藏資源特點，并設置用戶留言反饋版塊，征集民眾建議，以便對檔案館社會服務功能進行優化改進。[5]此外，檔案館還要積極開展各類豐富的檔案活動，結合節假日、紅色文化等主題向社會公眾定期提供檔案資源查閱，組織專業人員進行現場檔案修復演示，舉辦家庭檔案展覽來吸引更多民眾將家庭生活中有價值的內容進行公開展覽，讓檔案館與社會公眾的日常生活相貼近，提升檔案館的社會服務功能以及社會影響力。

（四）打造全新人才管理體系，有效強化人才隊伍建設

對現階段的縣級檔案館建設工作而言，人才資源的引進極為重要，當下縣級檔案館要重視對人才資源的開發，積極開展各類培訓活動來轉變工作人員的思想觀念，使其充分認識到檔案館社會服務功能的重要價值，將服務理念貫徹在日常工作中，不斷加強檔案管理相關專業知識與技能的學習，積極研究各類信息技術工具的操作方法。在面對社會公眾時保持耐心、認真的態度為公眾提供優質服務。另外，檔案館還要完善人才激勵機制，借助科學的評價標準與客觀的獎懲制度來激發檔案管理工作人員的積極性，不斷提升其工作地位，讓管理人員能夠更好地為社會公眾提供優質服務。[6]

四、結語

新時代背景下，很多縣級檔案館傳統的配套設施與管理手段已無法滿足檔案行政管理部門所提出的各項要求，不僅存在檔案管理效率與檔案資源利用率過于低下的問題，還缺乏完善的社會服務功能，難以向社會公眾提供優質的服務。要想解決這一問題，縣級檔案館就要對現有館藏資源體系進行優化，豐富檔案內容并對其資源結構進行優化，引入信息技術手段對檔案檢索體系與管理模式進行創新，打造完善的檔案編研工作體系，加大對檔案資源的開發利用，強化檔案館內部的硬件設施，對原有服務體系進行優化改進，提供高質量的社會服務。

參考文獻：

[1]葉惠.城市建設檔案如何更好地發揮社會服務功能[J].辦公室業務，2022（02）：130-131.

[2]譚丹.城建檔案館社會服務功能提升初探[J].城建檔案，2019（09）：73-74.

[3]彭利.深化檔案業務建設 發揮檔案服務功能——淺談城建檔案社會服務功能的提升[J].城建檔案，2019（08）：100-102.

[4]于麗紅.淺談縣級檔案館社會服務功能建設[J].黑龍江檔案，2018（03）：103.

[5]馬媛媛.城市建設檔案館社會服務功能提升初探[J].北京檔案，2018（03）：34-37.

[6]郭禹彤.淺談新時期公共檔案館社會服務功能及其建設[J].黑龍江檔案，2015（05）：63.

（作者簡介：李珊珊，女，本科，山東省東營市利津縣檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）