財務共享下建筑企業費用預算管理系統研究

王昌樓

摘 要：本文基于 A 建筑施工企業實施財務共享的具體實踐經驗，對如何搭建費用預算管理系統：打造智能費用管控信息平臺;實現費用數據的自動控制、采集與應用，助力企業成本費用的精細化管理等問題進行了細致探討，試圖為財務共享模式下費用預算管理工作的開展提供參考。

關鍵詞：費用預算；預算管理系統；財務共享

A建筑施工企業（以下簡稱“A企業”）經營范圍涉及建筑施工、勘察設計、生產銷售、機械租賃、建筑安裝等多個領域，年產值規模超300億元。A企業于2017年12月啟動了財務共享項目建設，搭建的財務共享系統涵蓋網上報賬、資金管理、稅務管理、資產管理、總賬管理、主數據管理等24個業務管理模塊，并實現與企業內部綜合項目管理系統（PM 系統）、人力資源管理系統 （HR 系統）、企業協同辦公平臺 （OA 系統）等業務系統；外部銀企直聯、航信稅務等業務系統集成運作，建成了“模塊功能集成、系統數據集中、業務涵蓋全面、多級協同應用”的財務共享服務平臺，實現了“業財資稅”一體化目標。財務共享服務中心的建立，推進了業財深度融合，建立了全經濟業務流程管理鏈條，打通了業財數據壁壘，助力 A 企業數據信息質量和業財管理水平邁上了新臺階。

一、A 建筑企業建設費用預算管理系統的條件

（一）信息化建設基礎較強

通過財務共享信息系統的搭建，實現了費用項目數據資源的共享及精細化費用報銷管理，為費用預算實現系統自動控制打下了堅實基礎。

（二）執行統一的費用標準

財務共享模式下，共享中心嚴格按照A 企業統的文件制度管理費用開支，加強了 A 企業費用管控力度，確保了每筆費用業務的標準規范。

（三）費用歸集標準程度高

通過設置統一的業務類型、費用項目、科目映射，按規定進行標準的業務處理，費用歸集標準程度高便于按同口徑進行預算編制、執行對比分析等事項。

（四）費用預算較易推行

A 企業各層級管理總部及施工項目層面的費用·般為日常活動所需的費用開支，與日常生活息息相關，各項費用的測算標準和依據較明確，歸口管理部門劃分較清晰，實行預算管理較易推行。

（五）軟件商技術較成熟

目前各軟件商費用預算管理信息化技術相對成熟，基本能滿足客戶的不同需求，為推行費用預算管理提供了有力的條件。

二、財務共享模式下 A 企業費用預算管理系統的構建

（一）費用預算管理系統建設的思路

費用預算管理流程包含：預算編制/調整、預算控制、預算分析、預算考核。由業務部門進行編制，財務部門進行平衡匯總生成費用預算，并與資金預算及久其預算報表銜接。根據不同的預算項目成本性態及控制思路，分析控制環節及控制邏輯，分別進行預算控制。設置分析指標及分析模型，全方位對預算執行情況進行跟蹤與監控，并與財經大數據分析平臺銜接，對執行情況進行展示。執行結果納入各預算主體的考核體系。

（二） 費用預算管理系統建設的內容

1.基礎設置

（1）費用項目梳理。全面梳理間接費用、制造費用、管理費用、銷售費用等會計科目核算內容，對財務共享系統網報平臺報賬單涉及的費用項目進行清洗與去重，并根據各項業務性質與內涵明確劃分費用項目。經過梳理后的費用項目可以與會計科目、預算項目建立計算關系，進行數據聯動。

（2）預算項目設計。通過對費用項目進行清洗與去重后，需按照業務屬性進行歸類，羅列出統一的標準化“預算項目”?！邦A算項目”作為標識某個預算事項的名稱，A 企業根據業務實質進行設計，脫離財務核算的會計科目，貼近于業務，幫助業務人員在費用預算編制及執行環節能清晰明白預算項目的具體內容。其設置原則為：基于業務，預算項目需適應 A 企業業務活動特點及預算管理要求；直觀簡明，預算項目設置應統一標準，簡明扼要，特別是一級預算項目，宜簡不宜繁。易于維護，預算項目設置應具備信息系統易用性及操作可行性，便于日常運營維護管理，不能牽一發而動全身。

（3）表格體系設計：預算表格是預算項目的載體，包括并區分明細表、匯總表、執行分析表等，表格設計需體現不同編制層次，表內及表間數據勾稽關系清晰，易于數據的填報與獲取，多維度反映預算及執行情況信息。表格設計是否科學合理關系到預算的編制、調整、執行、分析等多個環節的管理，因此在設計表格時，要從多方面進行考慮，并突出管理重點。多方面考慮是指：涵蓋 A 企業工程承包、生產制造、銷售貿易、勘察設計等業態的費用預算管理。突出管理重點是指：根據以往年度 A 企業各費用項目實際發生情況，結合費用項目的性質，梳理出發生金額較大、頻率較高、關注較強、需重點管理的預算項目。

2.管理流程

費用預算管理流程主要劃分為三大塊內容：預算編制與調整、預算執行與控制、預算分析與考核，這三塊內容相互聯系與承接，共同構成費用預算管理體系循環。

（1） 預算編制與調整。費用預算是各預算主體的一項全員、全過程管理活動，各部門的費用預算編制為費用預算管理工作的起點，需明確劃分表格體系中各預算項目的編制責任部門及歸口管理責任部門。同時，從業務角度出發，用業務語言對預算項目的編制基礎進行分析，逐個列示預算項目維制的依據及來源，并對如何進行預算編制進行必要的說明，讓業務人員能夠清楚明白各項預算項目歸集的是哪些成本費用。

①預算編制

費用預算編制包括：“預算組織預算周期、預算項目、預算表格”四個維度的內容預算編制是整個費用預算管理體系的基礎，需從基于業務、統一表格、規范流程、落實責任的角度進行科學合理的規劃。

預算組織指預算主體，是進行預算編制的最小責任單元。項目層面預算主體可根據項目體量大小及管理實際需求，定義預算組織為項目整體或各部門。兩級總部層面預算主體定義為各部門。

預算周期指費用預算編制及控制的時間，劃分 為年度預算編制、半年度預算調整、實時預算執行。預算項目

預算項目指費用預算編制的各項業務具體內容，如辦公費、差旅費、業務費等。

預算表單是費用預算編制的載體，包含預算組織、預算周期、預算項目信息，并劃分為年度預算編制表格、季度執行表格、半年度預算調整表格。

費用預算是基于一系列假設下對未來費用管理的預測，當假設條件發生變化時，原有的預算就有可能失去指導意義，對費用預算及時進行變更與調整是十分必要的。

A.預算調整條件

組織發生變更：預算主體組織機構進行調整，如部門、人員發生重大變化需進行預算調整。

經營計劃變更：預算主體經營計劃變更，業務范圍發生重大變化需進行預算調整。

管理政策變更：工程局業務管理政策變更，如工資指標、通訊費標準調整需進行預算調整。

其他事項變更：預算主體受不可抗力事項影響，如自然災害，需進行預算調整。

B.預算調整原則

目標性：預算調整不偏離預算主體發展戰略和年度預算目標。

關鍵性：預算調整的重點是預算執行過程中出現的重要的、非正常的、不符合常規的關鍵性差異方面。

經濟性：當不利于預算執行的重大因素出現后，應先挖掘內部成本費用節支潛力，只有在無法彌補的情況下才能進行預算變更調整。同時，預算變更調整應當在經濟上能夠實現最優化，盡可能降低費用開支。

②預算控制。

A.控制原則

投入產出原則：預算是對企業資源進行分配的一項活動，企業需要將有限的資源花費在刀刃上，促進投入資源與業務活動產出平衡或優化。

重要性原則：預算控制必須遵循重要性原則，抓大放小，對資源進行分類管控。

剛柔并濟原則：在進行預算控制時，預算不能朝令夕改，要保持一定的剛性。同時，也要有一定的靈活性，要設立一些范圍，如預算外事項。

指標與過程原則：指標控制是對指標進行跟蹤、監控，而過程控制是通過事前、事中審批其合理性進行控制。

B.控制方式

總項控制：按照預算總項進行控制，分項超出預算，但總項未超預算可以繼續發生，超出總項時不允許繼續發生。

單項控制：按照單個預算項目進行控制，超出預算不允許繼續發生。

部門總額控制：按照部門預算總額進行控制，在部門預算范圍內允許發生，超出部門預算不允許繼續發生。

關聯項目控制：通過設定預算項目、會計科目之間的關系，進行預算控制，如設定“職工福利費”執行數不能超過“職工工資”執行數的14%。

C.控制環節

在提單環節，以對話框形式展示費用預算數、已使用額度及剩余額度信息;在審批環節，超出預設進度比例時，以消息進行提醒。

③預算執行

A.執行原理

預算執行數據實時全面回寫，系統自動計算生成各項費用本年預算數、實際執行數、尚可使用額度，以及分年度累計執行數、開工累計執行數據等其中：尚可使用額度 = 預算數—執行數—占用數。

B.執行邏輯

報銷類單據在生成憑證后自動生成對應費用的實際執行數;對于非報銷類單據，如列賬單、列賬確認單、折舊分攤、對下計價、薪酬計提、通用業務單，按照實際發生數在單據制證后回寫實際執行數

（2）預算分析與考核

①預算分析。費用預算分析是費用預算管理的組成部分，也是預算管理信息輔助企業管理決策的主要應用之一。費用預算分析是對本期預算執行情況的總體回顧，對預算執行報告中所揭示的重大差異進行原因分析，并提出消除差異措施和今后的工作重點。

②預算考核。預算考核是以預算指標作為核心，構建預算考評體系，以各責任單位為對象，進行客觀評價和主觀評價相結合的預算考評，設置具體的明細考核項、考核辦法，如根據預算執行情況的百分比進行考核。對于客觀評價部分，主要是由系統自動統計匯總數據，結合各個數據對應的分值，獲得最終的考核分數。預算考核是預算管理的重要部分，預算的各個環節都應有考評的指標，合理的預算考核體系能夠提升預算編制水平，進而提升企業的經營管理水平預算考核暫未納入本次費用預算建設，但需在系統內設置考核功能，待預算管理系統逐步上線推廣后使用。

4.系統實現

（1） 模塊集成

①與 OA 系統集成，實現審批流程及預算執行情況的預警和提醒，通過OA 待辦任務推送至管理層；②與網報平臺集成，將預算數據嵌人網報平臺，實現過程費用開支控制及執行數據回寫；③總賬模塊集成，與總賬相關會計科目進行聯動控制及預算執行數回寫；④與資金預算集成，付現費用與生成資金預算中付款項目及現金流項目；⑤與財經大數據分析平臺集成，多維度展示費用預算的執行情況，便于管理層快速直觀獲取項目整體情況。

（2） 上線推廣。試點上線，逐步推廣，在上線初期積極宣貫管理理念，總結經驗，優化精簡流程和表樣，完善系統功能，提升系統易用性。同時，做好業務培訓和服務提升工作，積極跟蹤調研，收集用戶需求，提升系統應用效率及用戶體驗。

三、建筑企業費用預算管理系統建設的難點與應對措施

（一）全員參與管理的復雜性

費用預算管理的內容往往全面滲透到企業日常管理的每一個環節與過程當中，與企業的日常運營直接相關，具有內容多、范圍廣的特點，因此，費用預算管理是一種全員參與的管理，需要企業的全體員工來共同積極地參與，這樣也帶來了管理的復雜性。

應對措施：以費用預算編制人員的視角設計表單樣式，化繁為簡，制作簡潔明了的表樣，做好表間取數公式設計，避免相同內容重復填寫，完善數據驗證公式，增加人性化的浮窗提示，減少編制人員的試錯成本，提升表單編制的易用性。

（二）費用定額標準缺失

由于缺少有效的手段，記錄不同業務板塊各類費用的歷史數據，沒有形成費用定額，同時施工項目比較分散，涉及不同的國家、省、直轄市，各地區的費用開支標準不同，從而增加了費用預算編制和管理的難度。

應對措施：上線運行平穩后，二期建設人員應開展跟蹤調研工作，收集預算控制有效性等數據資料，分析積累形成標準費用計算模型和參考數值，為費用預算編制和平衡匯總環節提供指導性意見。

（三）考核制度難以落地

考核是驅動費用預算有效落地的關鍵，也是預算管理流程得以閉環的關鍵一步。只有把費用預算的執行結果與部門考核掛鉤，費用預算才有可能被全員所認同，否則將永遠會以“兩張皮”的形式存在。

應對措施：考核制度的落地涉及到公司各層級管理制度的修訂與完善，需要公司高層領導的支持及自上而下全員達成“降本即是增效”的共識。除了制度的完善，在系統中預設貼合考核思路的分析查詢功能，以及由系統自動生成執行分析報告發送給管理者，也能提高預算管理在考核工作中的重要性。

結束語

按“統一規劃、分步實施、試點先行、逐步推廣”的系統建設思路，初步計劃在建筑安裝業中選取1-2家試點單位上線運行，收集運行時存在的問題和系統優化建議，達到預期目標后推廣上線。同時根據管理需求變化，不斷優化和完善系統。待系統穩定運行后，逐步拓寬至不同業務形態的核算單位，最終實現所有核算單位全面納人費用預算管理。

參考文獻：

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（作者單位：南通通博設備安裝集團有限公司）