我國高校電子文件管理整合探討
——評《“區域-國家”電子文件管理整合研究》

書名：《“區域-國家”電子文件管理整合研究》

作者：于英香

出版社：世界圖書出版上海有限公司

ISBN：978-7-5192-4392-0

出版時間：2018 年4 月

定價：78 元

大數據時代需要整合多元化的信息資源，所以檔案信息資源的整合是檔案界多年來研究的重要內容，而電子文件管理整合是檔案信息資源整合的重要推手，“區域-國家”電子文件管理整合為國家電子資源的全面收集、安全存儲、有效利用提供多角度的實踐探討，也為各領域電子文件管理整合提供經驗借鑒。在該背景下，深入探討高校電子文件管理整合路徑，實現高教領域電子資源跨區域整合，既可以豐富國家電子文件資源種類，拓展國家電子文件整合的廣度，也將加速推進“區域-國家”電子文件管理整合的實施進程。

于英香等著、上海世界圖書出版公司 2018 年出版的《“區域-國家”電子文件管理整合研究》一書對我國高校電子文件管理整合具有參考重要的作用。該書分上、中、下篇 13 節，首先，作者進行了理論探索，對國內外電子文件管理整合研究概況進行全面綜述，分析了我國電子文件管理整合面臨的挑戰，全面揭示電子文件管理“區域性”與 “國家化”沖突，提出了“區域-國家”電子文件管理整合思想，即管理整合理念、管理過程整合、管理架構整合等。在此基礎上闡明電子文件管理整合理論、方法、原則和路徑。其次，作者運用 SWOT 分析法對我國電子文件管理整合進行分析，從宏觀、中觀、微觀三個層面解構電子文件管理國家化的要素，進而構建了“區域-國家”電子文件管理整合三維框架模型，并從體制、組織、流程詳細診斷電子文件管理模型各要素，再以國外電子文件管理合作項目為范例，確立電子文件管理整合中合作與技術的重要地位，還進一步分析了我國電子文件管理合作平臺搭建的潛在憂患。最后，作者對我國電子文件管理整合策略從宏觀、中觀、微觀層面進行總體設計，構建了整合平臺，提出了我國電子文件管理整合途徑，展望了我國電子文件管理的國家化前景。該書研究架構立體，理論工具多樣，思維縝密，將電子文件管理整合思想和策略融入大數據時代背景，清晰地闡明了“區域-國家”電子文件管理整合的內涵，同時將整合的理論與實踐緊密連接，增強了整合理論的實踐指導性。

我國高校在檔案數字化管理轉型過程中，同樣面臨電子文件管理整合問題，因為在數據時代背景下，社會對高校檔案的數字化利用需求越來越多，所以從區域到國家層面的高校電子文件管理整合，是高校檔案人不可推卸的社會責任。而我國高校電子文件歸檔面臨著區域性水平較低、區域性自發式歸檔試點、區域間不均衡發展等困局，將“區域-國家”電子文件管理整合思想融入高校電子文件管理整合，將使高校電子文件整合要素與國家層面達成統一，促進高校電子文件管理整合與國家相關行動統籌融合，對國家電子文件管理整合的系統化建設具有積極的推動作用。所以，高校電子文件管理整合是重要的研究課題，筆者基于重慶市教育委員會 2021 年人文社會科學研究項目“單套制與高校檔案管理研究”（21SKGH369）和《“區域-國家”電子文件管理整合研究》一書相關內容，對我國高校電子文件管理整合的條件、原則、路徑等進行探討，以推進我國高校電子文件管理整合的進程。

一、高校電子文件管理整合的條件

（一）高校檔案業務層面

1.高校檔案數字化轉型。數字化轉型是實施高校電子文件管理整合的核心要件，這也是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對數字資源建設的基本要求。首先，從“增量電子化”入手，即推進高校電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理，這也是高校檔案現代化建設的重要內容。其次，推進“存量數字化”進度，目前高校檔案數字化程度參差不齊，區域間存在較大差異，高校應根據自身情況，以數字賦能目標為導向，整體推進檔案數字化轉型，為參與區域內外高校電子文件整合儲備數字資源。

2.加快高校數字檔案館（室）建設。數字檔案館（室）的建設為高校數字資源的安全存儲提供保障，也是參與區域內外高校電子文件管理整合的物質基礎。高校檔案機構可通過安裝獨立的服務器和存儲器，同時開通局域網和公眾網，并對學校檔案管理系統進行多功能、多接口開發，為學校各業務部門電子文件單套歸檔和區域內外電子文件整合提供智能化場所。

3.檔案數字資源利用服務平臺的搭建。利用平臺是連接校內各業務部門的通道，是學校檔案利用服務對外延伸的窗口，也是學校參與區域內外高校電子文件整合的關口。高校應利用網絡和各類電子終端設備建立數字資源利用服務平臺，全面實現電子資源管理利用網絡化的同時，還可迅速銜接區域內外高校電子文件整合系統。

（二）行政管理及制度層面

1.國家以及行業主管部門應從高校電子文件管理整合的全局出發，進行頂層設計，成立相關組織，出臺相關政策。可在“國電聯辦”基礎上成立高校電子文件管理整合相關分支機構，完善運行機制，全面協調整合行動，針對各區域、各層級高校電子文件管理整合的進度、質量、效果等狀況，制定監督、評估、獎懲等措施，規范、引導高校電子文件管理整合行動。

2.上級部門還應分區域、分層級制定高校電子文件管理整合相關法規制度。因各區域高校電子文件管理狀況不盡相同，整合的方式和進度也有區別，需視情況分而治之。應酌情對2008 年頒布的《高等學校檔案管理辦法》進行修訂，參照《檔案法》關于檔案信息化建設相關規定，強化高校電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理行動。同時應制定配套的規范標準，對高校電子文件管理整合涉及的數據傳輸、接收、管理、保密、存儲等技術，以及整合后，數據利用的權限范圍及數據更新要求等進行規定，使高校電子文件管理整合內容及流程更安全規范。

二、高校電子文件管理整合的原則

（一）規范性原則。規范性是實現高校電子文件管理整合構想的重要準則，應將規范性原則嵌入各區域高校電子文件管理工作流程。這也是保證電子檔案資源“四性”的內在要求，只有規范的電子文件才能有效利用，也才能達到高校電子文件整合的目的。

（二）漸進性原則。面對各區域高校電子文件管理差距，應遵循漸進性原則推進相關整合行動。可從高校電子文件管理先進區域進行試點，并從區域內高校電子文件管理先進的高校著手，逐步展開全國性高校電子文件整合行動。

(三)特色性原則。高校電子文件亦如其他行業電子文件，類型眾多，對高校電子文件管理較有特色的類別，例如學籍檔案進行整合，即可彰顯高校電子文件管理水平，也可整體上優化國家電子文件資源質量，使高校電子文件整合重點突出、個性凸顯。

三、高校電子文件管理整合的路徑

（一）由頂層向下推廣

我國西北、華南等區域高校電子文件管理水平較低，東北、華中、西南地區相關水平也不高，該類地區還未開啟科技、財會、電子郵件、網頁等類別的電子文件歸檔管理，如果在該類區域實施電子文件管理整合，無需或者較少改變該類地區的建設基礎，只需重新確立或者增量改進，項目實施風險較小，推廣也更加順利。教育部聯合國家檔案局等相關部門制定政策、法規標準等，地區高校檔案部門按照國家要求建立相應制度也較為容易，成本小，推廣實施效率較高。

（二）由底層案例上升到國家層面，進而向下推廣

我國華東、華北地區高校電子文件管理自發性試點較早，方法較為先進，特別是學籍檔案、聲像檔案、科技檔案的管理已有較為成熟的案例。例如，2021 底天津開放大學與天津市檔案館簽署學籍檔案共享利用協議，檔案利用者通過天津市檔案館設置的民生檔案遠程服務平臺，可查詢天津開放大學移交至天津市檔案館的學籍檔案，高效辦理出征等手續。所以，可將該地區的實踐案例上升到國家層面，只需底層總結梳理經驗，頂層檔案管理部門進行適當調整，形成符合國家層面的推行要求，便可從國家層面向下全面推廣。

（三）進行區域合作，既帶動底層又可上升為頂層再向下推廣

由于我國區域經濟狀況和電子文件管理理念的差異，造成了區域間電子文件管理水平的非均衡化，高校電子文件管理水平也呈現出類似的區域性差異。可將區域電子文件管理水平較先進的高校進行整合，通過相似度接近區域高校的合作，總結經驗，統一方案，使區域內高校推行電子文件管理的改良成本小，推行阻力也相應較小。例如，可以將“長三角”高校作為電子文件管理區域合作的試點案例，將該區域高校各類電子文件管理先進模式和管理方法進行總結，形成區域改良式整合方案，由于區域范圍小，范圍內電子文件管理發展程度相似度大，使該區域內其他高校修改成本低，推行阻力小。同時，該區域起引領作用的高校，帶動區域內其他較落后的高校，很容易上升到頂層，進而向全國高校推廣。

《“區域-國家”電子文件管理整合研究》一書對區域與國家電子文件管理整合的策略進行了深刻分析，為推動電子文件的科學管理、高效整合提供了思路和方法。我國高校電子文件管理整合與全國電子文件管理整合具有相似性和相通性。對高校電子文件進行整合可豐富國家電子文件資源內容，提升高校檔案資源利用成效，以落實國家檔案治理的根本任務。因此高校應順應數據化時代趨勢，以國家電子文件管理整合思路為指引，思考本行業電子文件管理整合方法，增強電子文件管理整合意識和整合能力，為融入全國電子文件管理整合做好充足的準備。