淺談加強學校教務檔案管理的具體措施

學校教職工在開展各項工作的過程中會形成教務檔案，教務檔案是了解學校教職工工作的重要資料，妥善保管教務檔案具有重要的現實意義。當前，學校教務檔案管理工作存在管理理念落后、檔案分類不明確等問題，導致教務檔案管理工作的效果不理想。教務檔案可以直觀地反映出學校的教育活動情況，為學校的教育教學管理提供有效依據。

引言

教務檔案是學校開展教育教學工作的重要依據。高質量的教務檔案管理工作可以為學校的發展提供信息支持，幫助學校不斷完善各項發展計劃以及管理制度，為學校的各項教育決策提供更科學的依據，促進學校教研工作的順利開展[1]。

學校開展教務檔案管理工作的重要意義

當前，大部分學校的教務檔案管理工作由教務處負責，教務處主要負責登記和整理學校在教育教學活動中間接或直接形成的各種教學材料、信息化數據、教學文字素材等教學資源或管理資源。教務檔案管理的工作內容主要是對教學內容、教學方法以及不同教師的教學效果進行有效記錄，通過教務檔案可以直觀真實地了解學校在一定時期內開展的教學工作和管理工作，因此教務檔案具有真實性、可利用性和歷史性，其本質是一種信息資料的記錄。在學校的教育教學管理以及各項教育評估工作中，教務檔案發揮著關鍵的作用。

第一，教務檔案記錄著學校的發展歷史，整理并保存這些歷史資料有助于更好地傳承學校的校園文化以及管理經驗。學校的教務檔案中還保留著很多優秀教師的課堂記錄，年輕的教師通過查閱這些課堂記錄，可以更好地創新自身的教學觀念和教學方式，提升自身的教學水平和教學質量，有助于其更好地開展教育教學活動，促進學校可持續發展。

第二，教務檔案中包含大量的信息資料，對于學校的發展和管理具有重要意義。高質量的教務檔案管理工作可以促進學校的管理，還能為學校的人事任命、科學規劃等工作提供有效的依據，有助于學校領導快速作出更科學的決策。建立科學的教務檔案管理制度，有助于檔案管理人員更好地開展檔案的分類、整理和保存工作，為學校的各項工作提供參考。

第三，教務檔案可以為學校開展各項工作提供有效依據。學校的管理者在制定各個學科的教學計劃和具體的管理制度時，可以調閱這些檔案，總結前人的經驗，在此基礎上不斷提高工作質量。教務檔案還可以使當前學校的管理制度更具指向性和可操作性。

第四，教務檔案可以為教師的職稱評定提供參考。教師進行職稱評定時需要提交以往的教學成果以及所獲獎項等資料，這些資料在教務檔案中都有所記錄，可以為教師提供充分的證明。例如教師的科研成果、教學改革成果、教學質量調查問卷、教學資料、教學論文等。此外，教務檔案管理還涉及學生檔案的保管和交接工作。學生在正常畢業后，學校需要將學生的資料進行交接，確保學生檔案的完整性。可見，學校的教務檔案管理工作非常重要，對教師和學生的成長和發展都起著重要的作用。

第五，教務檔案還為學校教學科研工作的開展提供了重要的數據支持。教師的教學科研工作是學校教育教學工作的重要組成部分，也是教師重要的工作內容。很多教師在開展教學科研工作時需要參考大量的數據和資料，還一些教師需要了解學校及教授學科的教學科研歷史，這都需要教務部門做好教務檔案管理工作，從而保障學校的教學科研工作能夠順利進行。

學校教務檔案管理工作存在的問題

教務檔案管理理念落后，管理水平較低

大部分學校的教務檔案管理理念比較落后，且其依然沿用過去的管理方法，存在不愿意引入現代化的管理理念以及管理手段的情況。這導致學校教務檔案管理的水平較低，效率不高，很難滿足教職工的各種需求，難以充分發揮出教務檔案管理工作的實際作用。現代信息化技術的不斷發展給學校的教務檔案管理工作帶來了很多機遇，但是部分學校忽視了對信息化技術的應用，同時對教務檔案管理工作的重視程度不夠，導致教務檔案管理工作難以獲得充分發展。目前，傳統的教務檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，學校要積極利用先進的管理理念和技術，促進教務檔案管理工作實現信息化，從而更好地為廣大師生服務。

教務檔案分類不明確，材料收錄不全面

當前，大部分學校的教務檔案存在分類不明確的情況。由于工作人員大多不具備專業的檔案管理知識，而且工作人員數量有限，教務檔案管理工作長期處于被動狀態，很多教育教學工作中形成的教務檔案資料沒有得到有效的分類和保管，存在資料丟失的情況。傳統的紙質檔案管理模式耗時耗力，給檔案管理工作帶來了很多的困難。如果不及時對教務檔案進行整理和分類，就會給后續的檔案調取和查詢工作帶來很大的難度，不僅浪費時間和人力，還難以達到理想的效果。學校的教務檔案管理工作是一項復雜且系統的工作，其中涉及學生學籍信息的變更和教師信息的更新，如果缺乏明確的工作制度、目標以及專業的檔案管理工作人員，檔案信息的完整性就會受到很大的影響，這將嚴重影響學生和教師的發展，學生檔案信息的缺失甚至會影響學生的正常升學。此外，教務檔案還記錄著學生在校期間的獎懲信息以及學生的考試成績，如果這些信息不完整，教務檔案的作用就很難充分發揮出來。傳統的紙質檔案管理模式下，很多有價值的資料多通過文字的方式記錄下來，圖片、圖表、視頻等形式的資料較少，工作人員需要花費大量的時間對這些資料進行整理，這種方式不利于學校教務檔案管理工作效率的提升，還會影響檔案作用的發揮。

硬件設施不足，教務檔案管理有效性低

目前，很多學校都忽視了對專業檔案管理工作人員的招聘。教務處負責檔案管理的大部分工作人員都是一線教師，這些工作人員缺乏專業的檔案管理知識，沒有充分認識到教務檔案管理工作的重要性[2]。此外，很多學校對教務檔案管理工作的資金投入較少，導致教務檔案管理工作存在軟硬件設備不足、專業人員有限等問題，嚴重阻礙了學校教務檔案管理工作的開展，給后續教務檔案的查詢與調取帶來了很大的困難。

提升學校教務檔案管理工作質量的有效措施

更新教務檔案管理理念，全面提高教務檔案管理水平

隨著社會的快速發展，相關部門對學校的教務檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢下，學校的教務檔案管理工作人員也應順應時代的要求，不斷加強自身的信息化管理理念，借助信息化技術手段，提高自身的管理效率和管理水平。學校有關部門的領導以及教務檔案管理工作人員都應該充分認識到學校教務檔案管理工作的重要價值。學校領導在制訂工作計劃時，應該基于學校的實際情況，將教務檔案管理工作納入學校整體工作目標中。學校有關部門應該不斷完善教務檔案管理工作制度，在相關制度中明確教務檔案管理工作人員的具體職責，同時根據工作開展的情況定期對教務檔案管理制度進行修改。

為了更好地開展教務檔案管理工作，學校還應該定期組織教務檔案管理工作人員參加線上和線下的培訓活動，提高他們的計算機技能，使他們在工作中能夠熟練運用計算機技術進行檔案管理。總之，學校要始終堅持以人為本的理念，從各個角度發力，更好地提升教務檔案管理工作人員的業務水平，只有這樣才能打造出一支專業的素質過硬、業務能力夠強的教務檔案管理隊伍，從而有效提升教務檔案管理工作的效率。

新時代背景下，教務檔案管理工作人員應該結合學校的實際情況，不斷更新教務檔案管理工作理念，開展教務檔案管理工作。同時，從學校教務檔案管理工作的現狀出發，制訂教務檔案管理的短期目標和長期目標，并在工作過程中逐步落實這些目標。學校還可以制定一系列的獎懲措施和考核標準，從而提高教務檔案管理工作人員的工作效率和工作積極性，促使其不斷提升自身的綜合素養，滿足新時期學校教務檔案管理工作的崗位要求，提升教務檔案管理工作的效率。

利用信息技術開展教務檔案管理工作

傳統教務檔案管理工作多是對紙質檔案進行整理和保管，這嚴重阻礙了學校教務檔案管理水平的提升，甚至會影響學校教育教學活動的順利開展。社會的快速發展，尤其是信息技術的快速發展給學校的教務檔案管理工作帶來了發展機遇。將信息技術應用于教務檔案管理工作中，有助于相關管理人員更高效地開展工作，提高檔案管理工作的質量。對此，學校的管理層以及教務檔案管理工作人員應該結合學校的實際情況，與時俱進，建立起信息化教務檔案管理機制，搭建信息化教務檔案管理平臺，對教務檔案進行有效的分類、整理和保存，并不斷提高工作人員的綜合素質，及時對教務檔案管理工作的有關內容進行調整。學校領導層還應該意識到教務檔案管理工作的重要性，不斷調整學校教務檔案管理部門的人員結構，在一些閑置空間設置綜合性的檔案管理和儲存室，并配備專業的教務檔案管理工作人員。在開展相關教務檔案管理工作時應堅持統一領導、分級管理的原則，實現三級管理，校辦為一級管理，教務處為二級管理，教研室和實驗室為三級管理，各管理級別的部門都應安排一名專業的檔案管理工作人員，并明確其崗位職責，設置合理的獎懲機制，促進其工作積極性以及工作效率的提升。

學校教務檔案管理工作具有明顯的分散性、周期性、系統性[3]。基于教務檔案管理工作的特點與實際情況，在開展有關工作時，學校應做好監督管理工作，學校要組織人員定期或不定期對教務檔案管理工作進行檢查或抽查，了解教務檔案管理工作的具體進展。利用信息技術開展教務檔案管理工作，有助于工作效率的提升和工作模式的改進，但學校應該意識到信息化教務檔案管理工作模式的建設是一項長期的工作，需要花費大量的人力、物力、財力。信息化教務檔案管理模式是保證教務檔案管理工作可持續發展的有效手段，其不僅是對學校工作負責，更是對學校的歷史負責，對教師的教育教學活動負責，對學生和社會負責，具有重要的現實意義。

加大資金投入，提高硬件設施水平，更好地服務學校和社會

當前，學校應該加大對教務檔案管理工作的重視程度。通過加大資金投入力度，提升學校教務檔案管理的硬件水平，建設信息化教務檔案管理平臺，提高工作效率。學校教務處還應安裝教務檔案保護設備以及相應的安全設備，提升檔案的安全性。同時建立教務檔案資源共享平臺，方便有關部門隨時查找調用檔案，提升教務檔案的利用率。與傳統的紙質檔案管理方式相比，電子教務檔案管理方式更加省時省力，可以有效提升管理效率。學校教務檔案管理工作應該在具體實踐的過程中堅持科學有序的原則，不斷總結以往的工作經驗，完善檔案管理工作制度，從而更好地服務師生、學校和社會。

學校教務檔案是學校各項教育教學活動的總結和記錄，對其進行管理是為了更好地服務于學校的各項教育教學工作[4]。基于此，學校在開展教務檔案管理工作時，應緊緊圍繞教育教學管理活動。工作人員應該具備檔案管理意識和資料收集整理意識，及時發現學校教育教學活動中一些有價值的資料，并將這些資料進行收集整理，為后續的教育教學管理工作和教研工作提供便利，同時豐富學校教務檔案的內容，促進信息化教務檔案管理系統的建立和完善[5]。此外，還應充分利用大數據技術建立起檔案信息共享平臺，檔案管理工作人員要及時將保存的數據上傳到平臺中，并進行整理和收集，從而更好地滿足當前教育教學工作的需求，以及社會對教務檔案信息的實際需求。學校在進行信息化教務檔案管理平臺與信息化教務檔案管理體系建設時，應根據學校的實際情況以及檔案管理工作的實際情況開展有關工作。

結束語

總之，當前教務檔案管理工作是學校工作的重要內容，其工作質量和工作效率的提升有助于提高學校的教育教學質量，促進學校實現良性發展。基于此，學校應該高度重視教務檔案管理工作，及時發現其發展過程中存在的各種問題，并針對這些問題采取有效的措施，積極開展信息化教務檔案管理工作，加大資金投入力度，提高信息化檔案管理的硬件設施水平，從而有效提升教務檔案管理工作的效率，真正發揮出教務檔案對學校和社會服務的重要價值。

參考文獻

[1]施誼.淺談提高學校教務檔案管理的具體措施[J].科技創新導報，2018，15（06）：189+193.

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[3]汪海燕.加強高職院校檔案管理的措施探討[J].汽車博覽，2021（01）：59.

[4]王子龍，袁佳杰，王志勃，等.高職院校教學資料管理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2022，18（12）：53-55.

[5]答佩.淺議提高開放大學檔案管理人員素質的對策分析[J].蘭臺內外，2021（29）：79-81.

【作者簡介】楊傳宗（1989—），男，本科，研究實習員，研究方向：教務管理。