事業單位檔案管理工作的開展研究

趙麗 魏緒云

事業單位檔案管理的效果直接影響著其他工作的開展。事業單位是社會體系中比較重要的職能單位，其檔案管理質量與管理水平持續提升，檔案管理功能不斷完善，對事業單位檔案管理的科學發展十分有利。隨著社會主義市場經濟的迅速發展，事業單位所管理的檔案資料更加豐富，檔案管理的難度也將越來越大。為此，需要繼續完善和創新事業單位檔案管理工作，從而逐步提高事業單位的檔案管理效率。

事業單位作為當今社會事務管理的重要參與者，履行基本公共服務職能，受到政府和社會各界的廣泛監督。檔案管理是事業單位開展日常工作的重要基礎，是科學決策的重要保障。對事業單位管理實施全面科學的管理，不僅可以為事業單位人員流動提供一定的信息支持，還可以促進事業單位的可持續發展。但在實踐中，很多事業單位的檔案資料過多，限制了各類檔案的管理效率，導致檔案管理問題越來越突出。因此，事業單位需要不斷更新和完善檔案管理措施，與時俱進，以便提高檔案管理效率。

事業單位檔案管理工作開展的必要性

檔案是事業單位日常工作的重要對象，其形式多種多樣，能夠為事業單位領導提供科學的決策依據。事業單位屬于公益性部門，涉及的檔案大部分用于為公眾服務，因此，做好檔案管理工作非常重要。通過檢索和查詢檔案，可以為當前和未來的檔案管理應用提供參考。同時，事業單位檔案具有一定的保密性，在實際管理社會公共事務的過程中，能夠及時向有關管理或執法機關提供有效的資料檢索與歸檔方式，以促進對社會事業的有效監管。由此可見，檔案管理有著重要作用，保證了事業單位的正常運轉，也為事業單位檔案的使用和保管提供了極大便利。

事業單位檔案管理內容

統籌管理事業單位檔案基礎資料，并記錄下相關的重大事件，是目前事業單位檔案管理的一項重點內容，直接影響著事業單位檔案管理工作的正常開展。信息化是當今世界經濟和社會發展的主流，隨著信息時代的飛速發展，檔案保管工作變得極其重要，故應高度重視該項工作，并投入相應的人力、物力、財力，以保證該項工作順利開展。事業單位檔案管理涉及社會信息、人力資源信息、質量技術信息、管理信息等諸多方面。事業單位檔案管理工作并非只是查閱、管理資料，作為管理人員，應對檔案實行全面管理，對資料進行鑒別，對檔案進行研究，編制和保管各類資料，及時向需要的單位和個人提交檔案文件。檔案管理是行政管理工作的一部分，為有關部門提供了依據和借鑒，而這種作用與意義也將隨著社會文明程度的提高而日益擴大。

事業單位檔案管理是一切管理工作的核心，也體現著事業單位的發展過程。檔案中記錄了單位所取得的重要成果，并且能夠合理引導事業單位檔案管理工作有效開展。另外，對檔案管理工作進行持續優化和改善能夠幫助組織人員熟悉當前的工作環境，找出并解決工作中出現的實際困難，從而優化改進工作，并使事業單位管理者掌握工作的實際狀況和所取得的重要成果，進而有效指導管理工作。

事業單位檔案管理工作的開展難點

檔案管理是事業單位日常管理工作中的重要環節，銜接著各項管理工作。檔案管理工作有著完善的操作體系，各個環節都嚴格按照要求進行。不過，由于發展環境的變遷，原有的制度規范已經顯現出不足，許多新情況也隨之產生，這影響了事業單位檔案管理工作的正常運轉。

檔案管理人員整體素質有待提高

事業單位檔案管理工作的質量與效果尚有待提高。缺乏專業的檔案管理人員，且在具體的檔案管理項目上缺乏針對性，直接影響了檔案管理人員的工作熱情，也導致檔案管理工作的效率和質量低下。目前我國事業單位檔案管理工作處在關鍵時期，由于許多檔案管理人員在日常工作中對檔案保管的認識并不清晰，不愿意長時間從事檔案管理工作，因此人事變動較大。

缺乏完善的檔案管理體系

事業單位檔案管理工作需要建立健全檔案管理體系，以保障檔案管理工作的順利開展。但目前，事業單位在檔案管理方面還缺乏統一的管理體系，檔案相對分散，各類檔案的利用效率較低，這增加了事業單位檔案管理工作的難度。同時，檔案管理制度缺少科學性和完備性，阻礙了我國事業單位檔案管理工作的順利開展。未能從根本上重視檔案管理工作，導致許多檔案管理人員不受相關制度體系的約束，沒有嚴格遵守管理程序和標準，檔案管理工作難以有效落實，使得實際檔案管理工作更加混亂。對此，應該進一步增強檔案工作的科學性和專業性，加大開發檔案信息資源的力度，對檔案信息進行深加工，深度開發檔案信息，完善檔案開發利用的管理機制。

檔案管理信息化程度不高

事業單位檔案管理現代化的水平不高，檔案管理手段單一、滯后。盡管計算機信息技術的應用領域日益擴大，但在檔案管理工作過程中，信息技術的應用在各方面仍然存在一定的局限性。再加上事業單位檔案管理系統沒有設置數字化檔案管理裝置，導致硬件不符合檔案管理的基本條件，現代化管理效率不高。此外，邊遠地區缺乏專用檔案，數字化硬件設備不齊全，工作人員的管理手段也相對簡單，導致管理質量和效率較低。

缺乏充足的資金保障

新時期，檔案管理工作發生了巨大改變，工作內容不僅僅是信息資料的搜集與處理，還涉及信息檢索與統計分析。檔案管理工作日益復雜，其現在不僅需要各部門的合作，還需要良好的基礎設施建設。然而，很多事業單位檔案管理經費保障不夠，檔案保管條件簡陋，缺乏完備的防蟲防霉設備，檔案保管室的基本建設不完善，造成檔案保管室的基礎設施不健全。有些檔案保管室只配備了一個文件箱和計算機，致使原有的紙質資料發生霉變甚至損壞。另外，部分檔案管理工作還是靠人工完成，嚴重浪費了人力、物力。

事業單位檔案管理工作的開展措施

優化檔案管理體系

事業單位檔案管理工作涉及國計民生的各項內容，與一般的檔案管理工作有很大區別。在實際工作的開展中，應該制定更完善的管理體系，有效約束檔案管理人員的行為。在制度層面，要建立健全檔案管理體系，配備相應的人力資源，組建檔案監測管理隊伍，明確監督管理的內容和標準。同時，構建清晰的外部監督管理體系，充分調動社會力量對事業單位檔案管理工作進行協同監督，不斷提高檔案管理工作的透明度和公開性，讓社會力量更好地參與進來。監督管理事業單位的檔案管理工作，必須充分調動各類社會資源，廣泛動員群眾參與事業單位檔案管理工作，以確保事業單位檔案管理工作順利開展。

由此可見，完善事業單位檔案管理制度是推動檔案管理工作高效開展的關鍵。一套完善的檔案保管制度能夠有效推動事業單位檔案的全面管理工作。因此，必須從制度上入手，對檔案管理人員開展檔案管理工作職責的規范指引，合理分工，以發揮檔案管理工作的作用和使用價值。事業單位在開展實際檔案管理工作時，需明確檔案的主要內容，公平分配工作內容。對于資料歸檔，需要確保檔案資料的完整性，加強分類意識，避免檔案資料雜亂無章。

加強專業檔案管理人員隊伍建設

事業單位在開展具體工作的過程中，要加強專業人才隊伍建設，促進專業人才與高素質人才的融合，盡可能地留住人才。在人才認定過程中，事業單位也可以將檔案信息化管理發展為行業特色，繼續投入更多的人力、物力、財力，讓更多優秀人才看到相關工作的前景，增強本單位的引才、聚才能力。同時，引進外來人才需要花費更多的人力、物力、財力，事業單位可以從內部檔案管理人員的再教育入手，建立有組織的拔尖創新人才培養體系，使他們掌握更先進的技術，完善其知識體系，豐富其知識儲備，提高檔案信息化管理效率。現代檔案管理人員必須具備較強的信息技術能力，在信息管理等方面有所建樹，以適應事業單位檔案管理創新、改革和發展的需要。因此，事業單位應從內部人才培養的角度出發，不斷構建行之有效的人才培養機制，通過完善輔導培訓體系、確定課程內容、促進對外交流合作、檢驗培訓成果等方式提升對檔案管理人員的培訓質量。

提高檔案管理流程標準化程度

在開展事業單位檔案管理工作的過程中，需要根據各類檔案的功能和內容，確定合理標準的檔案管理流程，并對本單位各個時期產生的檔案進行分類，以了解各類檔案的適用范圍，同時結合各部門實際情況，確定恰當的管理模式，提升對各類檔案資料的管理效果，加快各項工作的實際開展速度。同時，從事業單位各部門的具體工作要求和相關模式出發，根據具體內容調整檔案管理程序和要求，做好檔案相關信息處理工作，以確保事業單位檔案內容的完整性和準確性。在完善事業單位檔案管理流程的同時，要將各類檔案的實際管理水平提升到一定水平，從檔案管理工作存在的不足入手，制訂合理的解決方案，認真克服事業單位檔案管理運行中出現的問題，以促進事業單位檔案管理服務質量提升。另外，建立檔案安全防范制度，提升事業單位檔案管理服務質量和效益，增強檔案安全意識，制定嚴謹的檔案管理安全規范，建設完善的安全防范機制，以確保突發性檔案安全問題能夠得到及時有效的解決。加強計算機網絡安全防控體系建設，定期排查計算機網絡病毒、隱患和漏洞，確保及時發現各種威脅檔案文件安全的問題。

檔案管理工作應側重于創建記錄。檔案是對正在發生的事情或已經發生的事情的記錄，編制的檔案必須準確真實。在建檔過程中，要以基層為重點，以實地調研的形式開展檔案建設，建立基礎信息臺賬，做到一查一立、一人一戶。通常，在創建檔案的過程中，必須正確記錄事件的起因、過程、結果以及與事件相關的人員。傳統的建檔方式往往需要現場人工巡檢，這種方式所需時間長，工作效率低。當前事業單位要在原有基礎上實行檔案管理新模式，因地制宜，牢牢把握工作重點，利用先進的互聯網技術收集檔案信息。

加大資金投入，加快信息化建設

事業單位要加大資金投入，改善現有的檔案管理設備狀況。為檔案管理人員配備專用的電子閱覽室，嚴格按照現代化檔案建設標準，并采取防火、防水和防盜的安全措施。同時，要防止日光直射，若采用人工采光方式，應正確選用防爆型式，以免引發重大火災。

事業單位檔案管理事業的蓬勃發展要通過不斷拓展投資途徑，多措并舉，共同籌集發展資金，才能有效提升檔案管理信息化水平。事業單位要與國家財政管理部門深入交流，爭取國家扶持資金，通過設立檔案專項資金，不斷促進檔案信息化建設水平提高。此外，必須意識到公共機構的檔案管理任務繁重，不斷優化管理模式，加大信息系統建設投入，進一步推動檔案管理信息化建設，滿足當前檔案管理工作需求。在信息基礎設施建設上，引進更先進的設備設施，不斷提高檔案分類和數據采集效率，確保各類檔案數據得到合理處理，利用信息技術對檔案數據進行加密。引入個性化管理軟件，根據自身實際情況對檔案管理人員進行動態管理，加強和提高考勤統計、檔案信息、工作成果及相關證件的保密性，開展公共平臺建設活動，公開部分非涉密檔案材料，以便人們可以更好地訪問它們。基礎設施建設還應引入安全管理設施，防止相關設施設備受到環境變化的影響。及時開展巡查活動，出臺各項管理維護機制，確保各項基礎設施有效運行。

此外，還有必要引入更為先進的信息管理系統，以提高查詢和使用檔案數據的速度。借助先進的信息技術設施設備，充分發揮信息技術的實時性和便捷性優勢，有效提升事業單位的檔案管理質量，保證其在檔案管理工作中得到充分利用。將重復性工作轉化為高技術含量、高洞察力的內容，為各項管理決策提供保障，優化事業單位管理方案，加強技術研發和創新，提升事業單位檔案管理能力。

隨著現代信息技術的迅猛發展，數字化管理正逐漸成為事業單位檔案管理改革的必然選擇。數字化設施對提高公共機構的檔案管理效率和水平具有重要作用。因此，在實際開展過程中，事業單位檔案工作人員應采用系統方法搜集檔案信息，并把這些信息準確錄入電腦，以便對檔案信息進行快速整理，并制作出正確的電子檔案。在事業單位檔案管理模式下，要對紙質檔案與電子檔案進行同步管理，以有效加強和完善事業單位的日常檔案管理工作。

綜上所述，要切實提升事業單位檔案管理工作開展的實際效果，充分發揮各類檔案在事業單位專項業務工作中的作用，為事業單位的順利開展提供全方位的支撐。當前形勢對事業單位檔案管理發展有了新的要求和目標，對此，事業單位應該從管理方法、制度體系和專業人才隊伍建設等方面入手，將信息技術與檔案管理相結合，從而切實提高事業單位檔案管理的發展水平。

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【作者簡介】趙 麗（1967—），女，碩士，研究館員，研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理；

魏緒云（1965—），女，本科，副研究館員，研究方向：圖書管理專業。