采購檔案在高職院校政府采購專項審計的意義

林曉霞

（廣西國際商務職業技術學院）

一、采購檔案的形成

政府采購檔案是指與政府采購活動有關的一切紙質與數字音像材料等，必須長期保存的、具有十分重要的參考價值的原始資料的總稱，主要包括采購文件、會計檔案、供應商管理檔案，其中采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告 、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料，較為直觀地反映高職院校政府采購的法律、法規和政策的執行情況；政府采購項目資金使用計劃和資金支付的執行情況；所采用的政府采購模式、采購計劃編制內容、政府采購程序的執行情況；履行政府采購合同條款情況；政府采購驗收方式、成員組成、驗收程序、驗收結果等。

二、專項審計工作對提升高職院校政府采購工作管理的意義

首先，開展專項審計工作有利于進一步完善高職院校經濟活動內部控制關鍵崗位管理，加強權力制約監督，加強廉政風險防控機制建設，強化審計的監督制約機制。在政府采購活動中，存在不少未按照流程和計劃時間開展相關業務工作的情況，比如立項部門不能及時提供采購需求或未能按要求及時審定評分標準和評分辦法；采購部門經辦人員未能及時審核，工作效率低等，不僅影響政府采購的執行進度，又影響到政府采購質量。年末迫于預算執行進度要求，甚至造成縮短工期或倉促驗收、辦理資產入賬，這一系列的連鎖反應，勢必引發新的風險。這時采購行為更為需要審計發揮監督職能作用，將其項目執行情況考慮在經濟責任審計內，強化政府采購活動規范執行。

其次，有利于高職院校健全和完善管理制度，細化規定，簡化、優化采購流程，推進招投標采購制度創新，提高工作效率，強化各個職能部門之間的相互配合，提高內部管理水平。比如，從職能視角來看，對立項部門、財務部門、審計部門、招投標管理部門、法律顧問、校級領導等按不同職能、不同審批權限進行分工；從采購方式視角來看，對高職院校常用的公開招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價采購、單一來源等主要采購方式進行業務流程細化，制定相應的操作規范，編制流程圖，明確采購人、代理機構、中標人等不同角色的操作規范，指導各單位依法依規進行采購活動。

其三，有利于規范強化高職院校財政性資金的使用流程，提高資金使用效率及效益，防范國有資產流失，實現國有資產增值保值。在政府采購活動中，采購預算是核心和前提條件，關乎采購行為能否順利開展，但在實際的采購過程中，預算編制不合理，虛高或過低都是普遍存在的問題。預算編制人員工作重視程度不高，資金量大，市場調研不夠充足，導致在采購預算執行過程時無法采購符合實際需求或結余資金過多等情況。目前，財政管理部門十分重視預算支出績效考核，上述情況的出現，都會影響預算指標支出進度或預算調整。

其四，有利于警示后人，防患于未然，防范高職院校財政資金在貨物、工程、服務采購過程中的違規行為，促進高職院校政府采購工作健康良性發展。長期以來，政府采購工作在高職院校都被紀檢與審計部門列為工作重點督查對象，可以說是“有查必檢”，每年的各類專項檢查或巡視工作或干部離任經濟責任審查，采購工作均是必查項目。審計專項工作的持續開展，有利于從事前、事中、事后發現問題，剖析問題，把權力關進制度的籠子，保障“陽光采購”，保護采購人。

三、檔案工作與專項審計工作之間的關系

在專項審計工作進行時，審計人員依據實施審計的項目所制定的審計目標要求及審計內容，例如，政府采購預算、計劃編報審計；政府采購項目資金支付審計；政府采購方法和手段、程序合規性審計、采購合同簽訂、績效審計等。而審計工作通常是采用過程查閱法、核實法、比較分析法、詢查法、推理法等形式開展。所以，從一定角度來說，在審計過程中，脫離不開采購檔案材料的有力支撐，審計結果是否真實有效一定程度上由檔案工作所決定。

在審計人員進行政府采購專項審計過程中，檔案工作者需要向其提供采購項目的相關文件，如政府采購預算編制及采購計劃編報、審批材料；政府采購方式和程序情況的執行，如招標機構遴選情況、采購方式、招投標項目采購文件、開標時間、評標委會員成員組成、評標報告、中標通知書、采購合同等。審計檔案是指審計機關按照規定分類歸檔保管的在審計活動中形成的各種文件和材料。具體內容包括：各種文件、電報、報表、憑證、信函、照片、錄音、錄像的原件及其復制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。審計檔案是審計活動的真實記錄，是考查審計工作成績、研究審計歷史的依據，是國家檔案的重要組成部分。采購檔案在審計工作中發揮著重要的作用，是審計工作結束形成審計檔案的重要組成部分之一，而這些正是檔案工作者經過不斷的收集、歸納、總結、整理形成的采購檔案，檔案工作者的不懈努力，為順利開展專項審計工作做出了應有的貢獻。

四、檔案在專項審計工作中的意義

高職院校采購檔案是在執行政府采購過程中形成的文字、圖片、表格等不同介質的記錄，其中包括了資金預算支出、政府采購過程、驗收辦理等一系列的資料和數據，其記錄高職院校在實施政府采購的完整過程，檔案的作用主要有兩方面：憑據作用和查考作用，檔案的這兩方面作用特點，決定了其能夠有效為高職院校進行專項審計的關鍵，因此，要使得專項審計順利完成，審計結果有效，就要保證檔案的完整性、真實性。

（一）采購檔案是進行專項審計工作的基礎

采購檔案真實、完整地記錄高職院校在實施政府采購的全過程，是隨著院校政府采購活動的開展由各種不同介質構成，同時，見證政府采購活動從開始到完結的切實依據，因此，完善、健全的采購檔案資料也是高職院校專項審計工作正常開展的關鍵。真正開展對某一政府采購活動的審計，就要在采購檔案、財務憑證等方方面面仔細甄別，嚴格審查，確保其資料的真實有效，從而推動高職院校專項審計工作的有效進行。

一直沉默著的海力舉起了手請求陳述，得到準予后，他先向觀眾和審判長分別鞠了一躬，隨即語調低沉地說：“我要說的是一個與本案無關的事件。我叫海力，也叫王小林，就是當年與龍斌一起值班、逃跑保命的那個貪生怕死的家伙。而今英雄妻子下崗陷入困境，而我這種東西卻做了老板，面對英雄妻子我會怎么想，會怎么做，會去傷害玷污她嗎？我還是個人嗎？我今天參與訴訟，并不是想為自己討個清白，我早已沒清白可言。我只想請求社會給英雄一個公道，還英雄妻子一個清白。謝謝!”

（二）采購檔案是提高專項審計工作質量的保證

審計人員在查閱檔案的過程中，將高等職業院校提交的原始采購檔案作為審計工作底稿的審計證據之一，如會計憑證、會計賬簿、會計報表等與被審計單位采購項目資金支出有關的信息；與被審計單位的采購項目有關的往來文書、采購過程記錄、采購合同、協議、驗收文件、固定資產報表等資料。經由審計人員反復論證、剖析，編制審計工作底稿，在此基礎上，形成審計意見和建議，做出審計結論，即形成審計檔案。所以檔案的真實、完整，提高了審計工作的效率和質量。再者，審計人員專項審計要求的時效性較強，通常需在一段時間內完結工作。因此，專項審計人員會較為重視檔案資料，只有通過檔案資料的翻閱，對審計項目有了初步了解，方能進行核實，比較及時地檢查，從而了解審計項目的真實情況，進而對審計項目做出相應的評價。

政府采購專項審計質量的高低，一是體現在能否依法審計，對院校在政府采購中的問題能否深挖審透，真正客觀、公正地反映政府采購行為。二是體現在審計結果能否經得起歷史和時間的考驗、綜合復檢的考驗。這些考驗的成敗，管好、用好檔案對專項審計工作尤為重要，審計工作絲毫不能馬虎。

（三）采購檔案是專項審計查考問題的信息來源

采購檔案管理，不僅是政府采購活動建檔立卡的一種行為，也在一定程度上真實再現政府采購的歷史過程。通過對檔案的審閱、比較分析及總結，為審計人員審查政府采購活動，資金來源、落實、管理以及支出，采購效益等各項問題，提供可靠來源，具有重要的查考價值和證明作用，是審計人員做出審計結論的重要依據。一方面，可以促進政府采購活動的依法進行，防止腐敗行為的滋生；另一方面，鼓勵被審計單位在有證據的基礎上進行采購和采購活動中的項目，以最大限度地提高財政資金的使用效率。

（四）高職院校內部控制制度指標體系執行的體現

高職院校內部控制是其為了增進自身教育發展，對教學活動和日常管理活動進行內部控制體系建設。而政府采購活動涉及到采購、資金支出、固定資產使用，不可避免地成為其中一個重要風險點。在內部控制制度建設中，政府采購責任最突出的焦點是崗位分離。如高校采購需求的制定、內部審批、采購計劃的編制與審核、招標采購文件的編制與審核、采購合同的簽訂與驗收、保管的驗收與使用等。此外，在政府采購業務辦理中，內部控制體系的建設，主要體現在控制采購預算和采購計劃的編制和審核、采購執行的應用和審核、采購流程、方法，包括合同管理、驗收和付款。以上內部控制制度建設體系，從根本上都是來源于政府采購形成的檔案資料。因此，從工作角度上，也可以作為專項審計開展前先進行測評，再與實質性審計相結合，從而針對內部控制方面的薄弱環節提出改進建議，促進高職院校政府采購良性發展，也使得專項審計工作更具操作性和針對性。

五、專項審計工作對采購檔案管理的作用

（一）專項審計有利于促進采購檔案管理的規范性

政府采購是一項嚴謹的工作，也是接受監督部門重點關注的審查對象。對于政府采購工作來說，能否真實記錄和反映其實施過程，收集并進一步整理形成一套完整、科學的檔案資料，具有深遠的歷史和現實意義。通過專項審計調閱檔案資料，從另一方面促進高職院校重視采購檔案的規范管理。按照《中華人民共和國政府采購法》規定：采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。在日常工作中，重視資料收集，按照實際項目情況對采購項目全套資料進行收集，根據國家檔案管理辦法和高校檔案實體分類法的有關規定，一一對照檔案的編制和保管要求進行分類整理、編碼、編制目錄、裝訂、歸檔，保證項目資料的完整、真實、有效。發現項目資料不符合要求的地方，及時整改，經得起隨時抽檢，經得起時間和歷史的考驗。

（二）專項審計有利于培養采購人員、檔案工作者工作素質

檔案收集并非是檔案工作者個人能解決的事情，是需要采購人員、檔案工作者的共同合作，一般來說，一個采購項目涉及的資料會分布在各不同分工的工作人員手中，各項采購任務結束后，收集的一整套政府采購資料，必須及時移交給檔案工作者統一立卷、歸檔、造冊，完整的采購檔案是衡量采購工作績效和檔案管理水平的主要標準。由此，有必要要求無論是采購人員還是檔案工作者，都必須提高站位，并具備愛崗敬業，腳踏實地，認真負責的道德素養和基本的業務素質，應加強政府采購法律、法規和相關程序學習，具備有檔案、文書、協調管理等專業技能，樹立檔案管理意識，保密意識，從而提高采購檔案管理工作效率。

（三）專項審計有利于促進采購檔案管理工作的創新改革

首先，要對檔案工作機制進行改革創新。根據審計項目的內容和重點，建立規章制度，推進采購檔案工作的制度化和程序化，形成系統完整、操作性強的檔案工作程序，指導和規范采購檔案管理行為，幫助檔案工作者克服和避免檔案工作中的隨意性和盲目性。以某高職院校采購檔案收集整理范圍為例，需要收集以下材料：項目立項文件，包括立項部門的OA審批工作流，項目立項請示，建設方案，預算書；政府采購意向公示材料；采購計劃及審批歷史；采購文件審核確認文件，包括提請招投標采購部門OA審批工作流，確認采購文件請示，采購文件修改確認清單，采購文件，專家論證報告；質疑材料；現場踏勘確認材料；采購人員參與評標業務授權材料；采購結果確認材料，包括中標公告，評標報告；采購合同簽訂材料；項目驗收材料，包括驗收申請函，驗收報告；發票復印件、資產出入庫單據等，資料多且雜，經手人多，容易出現忘記簽章等信息遺漏，或者是資料缺失，數據前后不一致等問題，在采購材料歸檔形成采購檔案后，影響采購檔案的時效性和審計工作的準確性。

其次，服務方式創新，政府采購是一項巨大而繁雜的工作，從中形成的資料也是非常零散與龐雜，因此，采購檔案的收集工作要改變過去的“坐等收集”為“主動收集”，一般高職院校采購部門，檔案工作者多為其它崗位兼職人員，這種情況下，可利用碎片時間，邊收集邊整理。不同崗位人員，比如采購人員，驗收人員和檔案工作者，在收集整理的過程中，形成相互配合，相互提醒，相關制約的工作氛圍。采購人員和檔案工作者協同工作，整理匯總形成項目統計表，清晰、完整地記錄各項采購工作，給院校決策，預算分配提供參考，也幫助了檔案工作者甄別有效材料，提高業務技能。

第三，管理方式創新，實施以電子檔案為主，紙質檔案為輔的檔案存檔方式，方便專項審計遠程調閱材料；研究建立適應院校實際采購工作開展的采購過程和采購檔案管理系統，采購過程管理系統，不僅可以時時記錄真實的政府活動，充分詳細地描述交易發生的各個時間和事項，督促采購人員及時辦理相關業務，提高采購效率，還可以對驗收人員和資金支付經辦人員起到一個自動提醒驗收和資金支付節點的作用，進一步提高資產、資金使用效益。采購過程的記錄，也是采購檔案形成電子化的環節之一，從而完整、準確、高效地促進高職院校對政府采購行為和采購檔案進行信息化管理。

六、結論

高職院校政府采購檔案在業務方面的應用和問題已日益受到重視和普遍關注，這是因為其質量是保障院校審計工作發揮作用的關鍵點之一。做好采購檔案的管理，能夠最大化提高審計效率，以檢促改，是一項雙贏的工作。