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公立醫院內部控制建設評價問題及對策探析

2023-04-07 20:20:49俞燕戈彥丁
會計之友 2023年7期
關鍵詞:公立醫院

俞燕 戈彥丁

【摘 要】 文章通過梳理我國公立醫院內部控制評價現狀及存在的評價主體不客觀、評價機制不健全、評價范圍不全面、評價成果應用少等問題,結合醫院內部審計部門在評價主體選定、評價對象明確、評價步驟實施、評價成果應用等主要環節的實踐,對進一步完善公立醫院內部控制建設,提升公立醫院內部審計部門評價能力和方法運用提出了對策建議,為公立醫院更好地進行內部控制評價提供了有益的借鑒。

【關鍵詞】 公立醫院; 內控評價; 內審獨立性; 風險管控; 監督評價

【中圖分類號】 F234.3? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937(2023)07-0081-06

隨著國家加快治理體系和治理能力現代化的建設及深化醫療衛生健康領域改革,公立醫院精細化管理日益重要。醫院管理不僅是臨床醫療業務的管理、護理質量的管理,而且是行政工作的管理。內部控制是推進公立醫院精細化管理的重要手段和基石,而內部控制評價則是內部控制體系建設是否完善、是否有效運營的試金石,通過全面系統評價公立醫院內部控制的有效性,進而促進內部治理體系健全,對有效防控風險、保障公立醫院運行目標順利實現具有重要價值。

一、公立醫院內控評價的現狀及問題

近年來,我國公立醫院逐漸認識到內部控制對醫院運行管理提升的重要性,公立醫院內部控制建設工作的開展如火如荼,各醫院針對單位內部控制發布了評價通知并做出了相關規定。但部分醫院對內部控制評價工作的關注度和重視程度遠遠不夠,管理層缺少內控管理意識,僅將內控評價當成是對各項工作的打分,對內控評價的作用和意義缺少深入了解,忽視內控評價工作,導致醫院未定期開展內控評價,醫院管理中存在的問題沒有及時解決;部分醫院雖然進行了內控評價,但出具的內控評價報告內容不全面,對重要問題避而不談,背離了內控評價“以評促改”的初衷,醫院內控評價工作流于形式。

(一)評價主體不客觀,評價機制不健全

公立醫院內部控制評價結果受諸多因素影響,其中,評價主體作用發揮程度直接影響最終評價效果。從設計層面來看,公立醫院內部控制評價主體包括外部評價主體和內部評價主體。外部評價主體主要是財政、審計、紀委、會計師事務所等部門對醫院開展的獨立評價,具有強制性和客觀性;內部評價主體一般由公立醫院內部紀檢部門、審計部門對醫院內部控制運行有效性開展獨立評價,強制性和客觀性較弱。從執行層面來看,一方面,大部分公立醫院內部控制評價未得到有效開展,未明確評價責任部門、評價程序以及建立完善的內控評價機制,致使評價結果不具備全面性和可比性,無法達到評價目的;另一方面,公立醫院紀監審部門缺少足夠的具備專業勝任能力的人員,掌握的評價方法和技能較少,導致醫院內部控制評價作用發揮有限。

(二)評價范圍不全面,業務財務相分離

公立醫院在開展內部控制評價時,評價工作普遍關注財務指標,對非財務指標關注較少,尤其是未對公立醫院的運行環境、決策機制、機構設置、制度建設、人員配備等影響內控有效性的關鍵內容進行全面評價。醫院內控評價部門的人員大部分屬于財務或者審計專業教育背景,對醫療業務知識和運行規律認識不足,難以識別重要的非財務風險,對內部控制設計合理性和運行有效性無法做出專業評價,導致評價工作集中于財務風險。另外,進行財務相關業務內控評價時,過于關注財務結果表現,較少關注導致財務結果的業務流程的合理性和有效性,即業務財務融合的狀況和運行效果。公立醫院是一個以醫療業務管理為基礎、以財務管理為支撐的有機運營主體,防控其經濟活動風險的前提是將業務管理與財務管理充分整合,即業財融合。只有將財務管理貫穿于醫院的全業務流程,內部控制的作用方能凸顯,內部控制評價的目的才能達到[ 1 ]。

(三)評價成果應用少,指導改進不充分

財政部內控規范文件要求行政事業單位進行內部監督與評價,也要求公立醫院每年度編制并提交內部控制報告,但目前許多醫院雖然進行了內控評價工作卻收效甚微,部分原因是自身缺乏查找分析問題的方法與手段,使得內部控制長期存在的問題難以被發現,評價結果無法起到改善醫院內部管理的作用。內部控制評價體系最重要的構成就是反饋和整改機制,即對內部控制缺陷的跟蹤整改,而評價結果的有效利用既要依賴院內組織實施,又需要外部指導監督。醫院內控評價部門需要對內控缺陷提出專業改進建議,當能力不足時要積極尋求上級部門或專業第三方的幫助,只有公立醫院的內部評價結果與制度建立健全、部門績效考核、干部選拔任用等掛鉤,才能促進內部控制制度的有效實施和不斷優化,使內控體系設計合理、內控評價行之有效。

(四)持續改進未體現,監督反饋未建立

內部監督與內控評價相輔相成,在一定程度上可以促進內控評價成果的轉化應用。但公立醫院存在內部監督形式單一、內部監督范圍局限等問題。實際工作中,由于部分內控缺陷根深蒂固,涉及部門廣、整改費時費力,導致內部監督效果不明顯,問題反復發生。因此,醫院需要建立有效的監督評價管理機制。在內控缺陷整改階段,需要各歸口部門確定整改責任人、整改方案、整改完成時限等關鍵信息,根據整改方案對內控評價中發現的問題整改落實。整改完成后要向內控評價小組反饋整改成效,未完成整改的要分析原因并由內控評價小組進行研究,專題討論整改方案。內控小組要將結果反饋到內控體系設計和執行的有效循環中,以此建立有機的PDCA循環系統,推進公立醫院內控建設不斷取得新成效,助力公立醫院健康良性運行。

二、健全公立醫院內部控制評價體系的對策

(一)建立評價組織機構,明確評價目標和任務

1.明確評價組織機構及建立內部控制評價模式

醫院要設置科學的內部控制管理組織架構,采用層層遞進的方式進行風險評估以及評價考核工作。在實際工作中,部分公立醫院指定內部審計或紀檢監察部門專職負責內部控制評價工作,部分醫院成立了內部控制監督評價小組,部分醫院聘請外部專業評價機構[ 1 ]。鑒于三種不同評價模式各有優劣,醫院應綜合考慮評價主體的特點,結合醫院內控評價特殊性建立適合自身評價要求的評價模式,可采用內部紀監審部門牽頭,第三方機構獨立參與的內控評價小組方式開展內控評價工作。

2.明確醫院內控目標,推進內部控制評價工作

醫院在推進內部控制評價工作時,要以解決問題為導向,確定醫院未來一段時間內的發展計劃和工作重心,落實重要風險對應的管控措施,結合日常運行反映出來的制度、流程等方面的疏漏,制定切實可行的內部控制評價工作目標,以保證內控評價工作方向聚焦醫院管理。同時要根據外部環境變化和自身經營情況調整工作目標和方向,以保證契合醫院實際管理情況。

3.平衡內部控制評價原則,強化評價結果運用

醫院內部控制評價應遵循全面性原則、重要性原則、風險導向原則、成本管控原則。一般而言,內部控制是針對常規業務,目標是制度、流程的設計與醫院經濟運行的高度契合,既要考慮設計的整體性和全面性,又要突出關鍵業務的風險防范性和運行效率性。因此,不能簡單機械照搬評價原則,使評價結果過于寬泛,整改無從下手,或評價結果過于詳細,整改過程繁瑣,從而影響醫院精細化管理水平和運行效率。

4.設計內部控制評價指標,強化指標細則分類

醫院在構建內部控制運行有效性評價指標時,應重點關注指標的科學性、可行性、合理性。結合醫院自身的經營情況以及管理水平,將指標按照單位層面和業務層面進行分類,以醫院運行過程中主要經濟風險為評價重點,以指標細則為評價支撐,構建符合醫院實際的內部控制運行有效性評價指標體系。

(二)分步驟組織實施內控評價工作

內部控制評價由醫院內控評價工作小組按照事先制定的評價方案和工作計劃組織實施。主要完成資料收集、底稿編制、風險評估和現場測試工作。現場測試要綜合運用控制測試、穿行測試、現場觀察、詢問等方法獲取內控執行資料,開展評價工作,判斷制度設計合理性以及執行有效性方面是否存在缺陷。

1.確定評價范圍和重點,編制測試底稿

根據公立醫院的控制要求,單位層面從內部控制工作的組織架構建設、規章制度完善、關鍵崗位管理設置、風險評價機制、信息系統部署等方面入手,業務層面從預算、收支、采購、資產、建設項目、合同、醫療業務、科研項目和臨床試驗項目、教學、互聯網診療、醫聯體、信息化建設共12項業務入手,測試控制點涉及的政策程序,編制內部控制執行測試工作底稿,并明確測試程序、測試方法、抽樣規則、樣本量選取等評價內容。

(1)單位層面內部控制評價重點:一是內部控制組織架構方面,包括內控組織架構是否清晰、職責分工是否明確、溝通協調和聯動機制是否建立,以保證醫院內控評價工作的順利運行;二是內部控制制約機制方面,包括不相容職能是否有效分離、集體決策機制和內部監督機制是否健全等;三是內部控制制度執行方面,包括是否確保實際業務執行與內部管理制度的管理要求一致、監督評價機制和管理規定是否一致、評價機構是否獨立等;四是關鍵崗位設置方面,包括是否建立管理人員培訓體系、是否增強內部管理人員特別是關鍵崗位人員勝任能力、關鍵崗位工作人員輪崗和替代監督機制是否到位;五是風險評估協調機制方面,包括是否成立了風險評估管理部門或設置專職崗位人員、是否定期開展風險檢測與評估、是否有風險評估體系有效執行的措施;六是信息系統應用落地方面,重點關注醫院業務、財務信息及流程整合情況,設計是否符合國家統一標準和規范,是否實現運行流程事前審核、事中控制和事后監督的閉環管理。

(2)業務層面內控評價重點:根據制度和流程完善情況進行評價,從重要經濟活動、重點項目執行、重大政策落實、重點崗位設置、高風險領域等過程控制和監督入手。

1)預算模塊重點關注:項目立項審核流程是否嚴謹,預算編制程序是否規范、編制方式是否科學,預算審批責任是否清晰、標準是否明確、內容是否完整,年終預算考評機制是否健全、是否得到有效實施、預算考評是否嚴格、考評過程是否透明、考評標準是否合理、考核結果是否公正。

2)收支模塊重點關注:醫療服務項目及收費價格是否符合國家規定及標準,信息系統中收費項目主文檔信息維護是否準確無誤,醫療收入記錄是否經過有效復核、收入記錄是否準確,基本支出項目原因是否合理、支出范圍及開支標準是否符合醫院財務管理規定,是否建立了事前申請制度、支出報銷審批是否按照制度規定執行,事前申請、事后報銷程序是否規范完整,是否對支出情況規模定期分析、及時清理往來賬款。

3)采購模塊重點關注:采購預算編制是否科學合理,采購方式是否符合標準,政府采購信息發布方式是否合理,采購合同簽訂是否合規,是否對采購的貨物按照規定及時組織執行驗收程序,是否按照規定對供應商付款等。

4)資產模塊重點關注:一是在貨幣資金管理方面,現金管理是否符合現金管理規定,銀行賬戶的開立、變更及撤銷是否規范,票據和印章是否得到有效保管,印章保管是否做到不相容崗位相互分離。二是在固定資產管理方面是否合理配備各部門的資產,是否對固定資產、庫存藥品及醫療器械進行妥善保管并指定專門部門和專業人員進行管理;資產出入庫管理是否規范,是否定期開展資產的清查盤點,是否建立了資產的報廢處理流程。三是在無形資產管理方面,是否明確無形資產管理歸口部門,無形資產是否全過程管理。

5)建設項目模塊重點關注:建設項目是否符合醫院發展規劃、相關重要事項決策是否通過集體討論、形成的項目管理建議是否合規,項目建設是否進行可行性研究、可行性研究是否實質重于形式;在招標環節中,招標人是否做到了公平、公正,招標工程中相關人員是否存在違法違紀泄露標底;在項目建設階段,是否存在任意壓縮工期、盲目趕進度的情況,質量方面能否做到保質保量,工程洽商變更是否經各方審核;在竣工結束后,能否根據國家規定的標準進行驗收,驗收資料是否合格。

6)合同模塊重點關注:合同管理制度是否建立健全,合同簽訂程序是否完整,是否存在職能部門與外單位簽訂合同的情形;已簽訂的合同,后續工作中是否能做到歸檔整理及追蹤實施。

7)醫療業務管理模塊重點關注:醫療18項核心管理制度建立及落實情況,是否明確醫療業務相關的歸口管理部門及部門職能,是否針對臨床合理用藥建立管控機制,是否對新項目和新技術進行動態跟蹤和評估管理等。

8)科研項目和臨床試驗項目管理模塊重點關注:是否建立健全了項目立項管理制度,是否對項目立項開展充分論證工作,是否嚴格依據科研項目申報指南要求進行申報材料自查,是否按要求進行倫理等審查,是否經歸口管理部門有效審批備案,院內對結題材料審批是否仔細等。

9)教學管理模塊重點關注:是否建立規范的教學管理制度和流程,是否明確教學管理機構、崗位設置及職責分工,教學質量評估機制是否健全,評估方案是否制定、是否得到有效實施等。

10)互聯網診療管理模塊重點關注:是否設置了互聯網診療業務的歸口管理部門并規范相關的工作流程,醫院開展互聯網診療項目是否符合《互聯網診療監管細則(試行)》要求。

11)醫聯體管理模塊重點關注:醫療聯合體章程及管理制度是否建立,醫聯體建設是否涵蓋醫療協作機制、資源共享機制、診療服務與收費等。

12)信息系統管理模塊重點關注:是否明確醫院信息化建設歸口部門和職責權限,是否針對醫院實際情況制定信息系統建設總體規劃,立項評審是否流于形式,是否制定項目評審標準,項目評審人員是否具備專業資格和素養,是否組織相關部門對信息系統進行測試和驗收等。

2.梳理影響因素,開展風險評估

根據影響醫院醫療業務和經濟業務運行的重要環境、政策、管理以及業務活動變化情況,如疫情防控、分級診療制度、支付制度、互聯網診療、基金監管等,醫院需要梳理這些變化可能帶來的影響,研判原有針對常規業務設計的內控制度、流程等的適用性以及對單位層面控制和業務層面各環節控制的有效性。重點關注可能導致單位層面、業務層面控制失效和缺失的制度、流程及由此帶來的風險,并根據風險事項發生后給醫院造成的影響大小確定重大風險、重要風險、一般風險,針對不同的風險等級選取合適的風險應對措施,確保風險管理制度和管理方法能夠在實踐中發揮有效作用。管理人員可以按照醫院承受風險的情況采取針對性的策略。各責任部門通過對風險控制效果和效率的自我評價及檢查,持續改進管控活動。

3.實施現場測試,確認控制缺陷

按照評價目標和實施范圍并結合醫院實際情況,與各部門溝通確定詳細測試計劃,按計劃開展測試工作。通過詢問、觀察、審閱和檢查及必要的重新執行等控制測試方法,依據抽樣規則對業務樣本的符合性進行判斷(業務頻次抽樣量參考標準見表1),對關鍵控制實施控制執行有效性的測試,填寫工作底稿,詳細記錄測試內容和結果,保留異常情況的相關證據。在測試過程中發現的異常情況,內控評價工作組要及時與控制責任人和控制部門責任人進行溝通,確認缺陷是否屬實。

4.編制內控評價報告,督促問題整改

內控評價小組在完成醫院內部控制評價工作后,要對缺陷成因、缺陷表現形式、缺陷對醫院的影響程度進行分析,秉持客觀、公正的原則編制《內部控制評價報告》。根據確定的風險控制點、風險等級,研究風險應對策略,針對設計不合理、執行無效的管控措施提出優化建議,借鑒同類型單位的先進管理經驗提出優化管控解決方案,確定內部控制改進方式和路徑;對相關管理制度、流程、表單、權責、風險、控制措施進行梳理及規范,制定整改計劃,整改措施明確到部門、崗位。對認定的內部控制缺陷,責任部門和責任人須及時整改,找出風險問題并制定有效方案。醫院內審部門后續通過不定期檢查以及內控評價、“回頭看”等方式,對報告期內的缺陷改善情況進行跟進,確保內部控制的持續改進和有效完善。

5.整改落實“回頭看”,形成管理閉環

在醫院整改計劃執行完成的基礎上,參照內部控制評價體系中的內部控制評價步驟,采用統一可比的評價指標、評價標準,保證評價結果的客觀性,對整改后的醫院內部控制建設和實施情況進行再評價,夯實內部控制體系建設成果,重點關注是否根據內控評價結果進行整改并有效運用。

6.以評價結果為依據,推進公立醫院內部控制建設

(1)優化內部流程和制度體系。收集并梳理單位內外部制度,搭建制度框架,將內部制度文件與外部政策法規進行逐條對標,從而梳理出制度設計缺漏、不合規等情況,結合單位各項業務運行的具體現狀,進一步梳理制度待優化的內容,提出制度修訂意見,各部門根據意見修訂完善管理制度。要將經濟活動決策、執行、監督制衡機制嵌入到現有流程中,對現有流程進行改造升級,在經濟活動管理過程中,讓內外部之間、各個管理環節之間的銜接性、一致性發揮作用。

(2)提高風險防控能力。結合外部監管要求、內部治理需求定期執行風險評估,更新風險數據庫,針對高風險領域重點管控,健全風險管控措施,構建醫院風險防控體系,確保風險可防可控。

(3)構建信息化監管系統。在醫院現有系統的基礎上部署大數據監管平臺,結合內控評價和內部審計結果對重要業務、重要崗位、重要程序進行監管。定量指標可設置預警值,當數據偏離時系統自動推送提醒;定性指標可點亮重點數據,標記可疑數據,并推送給內審部門或紀檢部門。借助信息化手段,實現數據動態監管。

三、完善公立醫院內部控制評價的思考

對于公立醫院而言,通過定期的內部控制評價可以發現問題、總結問題、糾正問題,實現自我完善和自我發展,切實提升公立醫院內部管理水平和風險防控能力。公立醫院要充分認識到內部控制評價在醫院運營管理中的重要作用,建立完善的內控評價機制,對評價發現的缺陷深入分析總結,持續監督改進,從根本上解決問題,構建公立醫院持續監督評價體系。面對復雜的改革任務和管理要求,需要不斷探索完善內部控制評價建設,確保公立醫院各項目標順利實現。

(一)以內控評價為基,提升醫院內部審計實效

現代公立醫院內部審計部門已不再局限于傳統的內部財務審計要求,內部審計已經從財務審計延伸到業務前端。在新的要求下,公立醫院要充分認識到內部審計的督導作用,提升內部審計部門在醫院的獨立性和權威性,將內部審計與內控評價融合,最大限度發揮內部審計的監督評價作用。一是內部審計在內控評價全面覆蓋的基礎上突出重點,對內控評價發現的重要問題進行專項審計,延伸周期。二是內控評價和內部審計資源共享,內控評價可以將歷年內部審計報告發現的問題及整改進度作為重點,提高效率與針對性,更好地實現風險導向內部審計。

1.保證內部審計獨立性和客觀性

公立醫院內部審計部門開展內控評價時,必須確保內部審計獨立性、客觀性。一是保證內審部門的獨立性、權威性,內審部門要在單位主要負責人的直接領導下開展工作,可直接向醫院最高決策層報告工作,以審查本單位其他職能部門的內部控制執行情況[ 2 ]。二是保證內審人員獨立于所審計的經營活動及決策過程之外。部分公立醫院內審部門人力資源緊張,內審人員承擔醫院內審職責的同時還承擔著醫院合同管理、采購或招投標評審(不包括審計服務采購評審)、內部控制實施等活動,可能損害內審人員獨立性[ 3 ];如無法保障內部審計獨立性,那么內審人員在履行職責時,對經營管理存在的問題,內部審計發表意見的客觀性將受到限制。

2.提高內部審計人員專業素養

公立醫院內部審計人員普遍是財會或審計專業出身,對醫療業務了解不深。為了切實增強內部控制評價工作的專業性、評價成果的可運用性,內部控制評價人員作為責任主體,需要加強學習,通過學習相關理論知識、與同類型單位交流經驗等方式熟悉和掌握內部控制評價理論知識及操作技能,這樣才能對各項業務工作進行有效分析和評價,輔助醫院實現高效管理[ 4 ]。

(二)全面評估風險,提高醫院風險防控水平

醫院應當重視內部控制風險評估工作,完善風險管理機制,包括根據單位宗旨和文化設定清晰明確的目標,進行目標導向的風險識別、單位層面與業務層面的風險識別,判斷來自內外部以及具體業務管理環節的風險,并全面客觀地評估造成內部控制重大影響的改變。通過制定風險應對措施,不斷完善內部控制體系。

首先,公立醫院要對風險預警系統進行優化,指定審計部門或成立專項小組牽頭醫院風險評估工作,配備專業人員定期進行風險識別、評估和防范工作;將資金風險、醫療風險、經營風險等作為重點管理環節,在各個部門設立風險預警崗位,保證風險管理落實到位[ 5 ]。

其次,建立科學有效的風險評估程序,風險評估人員要對風險因素進行判斷,對風險發生的原因進行分析。具體業務管理環節需要重點關注資源是否得到足額配置,關鍵控制點是否存在漏洞。如果在工作環節流程中發現不明情況應及時上報或組織討論,做到及時發現問題,評估風險,解決問題。

最后,建立風險應對機制,對內部控制工作的組織情況、內部控制關鍵崗位的管理情況以及具體業務層面,如預算收支等環節可能產生的變化進行識別和監控,在各職能部門的配合下,共同制定風險防范措施,對風險管理過程進行優化,應對不斷出現的問題,將業務環節和工作管理中的風險降到最低,減少單位損失。

(三)持續監督評價,提高醫院內部控制建設效果

醫院應重視建立持續的內外部監督機制和評價結果運用機制。內部控制評價系統是內控建設不斷完善并有效實施的重要手段,內審部門應當充分發揮對內控設計和執行有效性的評價與監督作用,定期或不定期開展全面監督檢查、專項檢查、抽查等工作。通過對內控基本制度、業務工作機制、具體業務環節等的測試和分析[ 6 ],將發現的設計類缺陷、執行類缺陷反饋給部門負責人。各部門要根據評價結果,制定相應的整改措施,并明確整改期限。如果部門無法對相關問題進行整改,或缺乏相應的整改條件,也要加強溝通,醫院管理層應給予支持。同時,醫院可利用外部審計、巡視檢查、醫療質量檢查和醫院等級評審等反饋的問題,通過問題整改進一步完善醫院內部控制工作。

另外,醫院要加強對評價結果的應用。建議將評價結果作為考核評價相關工作人員的依據。只有真正重視評價結果,并積極運用評價結果,才能充分發揮內控評價對醫院內部控制體系的自我完善作用,不斷提高醫院運營管理水平。

(四)引入專業評價機構,提高評價結果可信度

醫院在定期進行監督評價的基礎上,為了確保自身經營目標實現以及發展水平不斷提高,應當引入會計師事務所、管理咨詢公司等第三方專業機構對內部控制運行情況進行評價。聘請第三方機構實施內控評價工作,具備一定的客觀性和獨立性,相關人員需要對醫療行業的特點進行全面了解,并熟悉醫院的業務流程。引進第三方機構的目的是確保內部控制運行評價機制的客觀性和豐富性,通過風險評估、指標對比、現場測試等多種方式,運用機構豐富的經驗全面客觀地對被評價單位做出結論,出具內部控制評價報告,并就重大缺陷、重要缺陷的業務或環節提出有針對性、具象且操作性強的改進措施。

(五)完善內部控制手段,利用信息技術輔助評價

在信息時代,借助信息技術手段可以實現公立醫院內部控制評價方法的優化升級,改變傳統審計過分依賴審計人員知識和經驗確定審計方向和審計重點的情況。建立內部控制信息化系統,運用大數據技術方法和工具,通過數據抓取、在線分析等技術手段提升內部審計發現問題、分析問題的能力。此外,在信息技術的支持下,公立醫院內部控制和風險管理工作能夠實現規范操作。可利用信息系統將各個部門聯結到一起,實現業務整合、信息共享及資源協同,以提升內部溝通效率,避免信息分享不及時等,同時為內部控制評價工作高效開展提供支持。

【參考文獻】

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