檔案志愿服務的SWOT 分析及發展策略

■ 廖 瓊

一、引言

志愿服務是社會文明進步的標志。“鼓勵、引導、規范社會力量參與檔案事務”被寫入《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（2021）中，[1]而檔案志愿服務是社會力量參與檔案事務的一種有效形式。我國檔案志愿服務始于1994 年，在這二十多年里得到了認可和鼓勵，但目前仍處在初步發展階段。與檔案志愿服務相關的學術研究力度也較薄弱。因此，為豐富檔案志愿服務研究內容，推動檔案志愿服務向前發展，本文引入SWOT 分析法，對檔案志愿服務自身存在的內部優勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses），以及面臨的外部機遇（Opportunities）、威脅（Threats）等相關因素進行態勢分析，再運用系統分析的思維，將各種因素進行綜合匹配，進而探究檔案志愿服務的發展策略。

二、檔案志愿服務的SWOT 分析

（一）優勢（S）分析

1.檔案資源豐富。檔案志愿服務的開展依托于檔案資源，而豐富的檔案資源則有利于檔案志愿服務的開展。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中關于“‘十三五’發展成效”指出了我國“檔案資源更加豐富多樣……全國檔案館共有開放檔案17659 萬卷（件）”。[2]國家檔案局政策法規司于2022 年8 月公布的《2021 年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要（二）》顯示，“截止2021 年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案104671.1 萬卷、件，照片檔案2676.6 萬張，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案109.2 萬盤，館藏電子檔案1629.9TB”。另有“全國各級國家綜合檔案館紙質館藏資料4159.5 萬冊”。[3]由此可見，我國目前已擁有非常豐富的檔案信息資源，一定程度上能有效滿足檔案志愿服務的開展。

2.實踐活動多樣。通過2021 年相關研究發現，我國大約有19 個省份（直轄市、自治區）均不同程度地開展過檔案志愿服務實踐活動，其中江蘇省和山東省開展得較為活躍。以江蘇省為例，1994 年南通市檔案局、館通過設咨詢臺、發放檔案宣傳冊的方式最早開始宣傳檔案法律法規的志愿服務活動，類似的實踐活動不同地區的檔案部門先后均有開展，如2020 年6 月沭陽縣檔案館的志愿服務隊到社區發放檔案知識宣傳單以及提供檔案咨詢服務。另外，從江蘇檔案信息網的有關報道中可知，江蘇省不少地區的檔案部門也開展了家庭檔案建檔指導、檔案展覽志愿講解、檔案整理志愿服務、搶救歷史檔案、檔案接收進館等多種實踐活動，這些實踐活動是我國檔案部門積極嘗試和探索檔案志愿服務的縮影。

3.實踐經驗充足。我國檔案志愿服務經過二十多年時間，通過開展豐富多樣的服務活動積累了一定的實踐經驗，如在人員招募方面，浙江省檔案館于2017 年通過其官網和“志愿匯”APP 等不同渠道招募檔案志愿者，江蘇省常州市檔案館于2021 年9 月召開專門會議聘請了13 名熱心人士作為首批檔案專業志愿者。此外，不少文章也通過研究國外發展相對成熟的檔案志愿服務來汲取經驗，如美國通過信息傳播人性化、項目設置人性化、激勵措施人性化、比賽組織人性化等幾方面施行檔案志愿服務的人本管理理念；[4]英國通過制定《國家檔案館志愿服務指南》、編制《檔案志愿服務報告》等舉措來完善相關制度、建立良性反饋機制。[5]國內外有關的實踐經驗相對充足，是發展檔案志愿服務的一個優勢。

（二）劣勢（W）分析

1.內容深度不夠。從我國豐富的檔案志愿服務實踐活動中可知，當前服務的內容大多是宣傳檔案法律法規知識、家庭建檔指導、檔案展覽志愿講解、口述檔案征集、檔案整理、搶救歷史檔案、檔案接收進館等相對簡單易操作的服務活動，而專業性要求較高的深層次的服務內容如檔案鑒定、編研與開發利用等專門工作以及檔案志愿服務網絡項目則少有。而網絡服務項目如遼寧省檔案館在其官網開通的“期待您的參與”欄目下的“社會檔案人”項目運行至今，內容仍停留在公眾志愿參與編輯特定的專業性較強的十個檔案詞條如“清玉牒”。因此，檔案志愿服務的內容深度挖掘似乎還不能滿足檔案志愿者的不同需求。

2.激勵機制不健全。雖說檔案志愿服務重在強調“志愿者自愿付出和不求回報”，但有效的激勵機制能夠激發志愿者參與的積極性，促使檔案志愿服務持續開展。激勵機制包括內在的精神激勵如頒發榮譽證書、口頭感謝，以及外在的物質激勵如提供購物優惠券、獎品等。目前檔案部門開展檔案志愿服務的重心大多放在策劃何種志愿服務活動、需招募哪些志愿者、如何保證服務活動順利完成等前期和中期工作上，而對后期檔案志愿者完成工作后的激勵則不夠重視。缺乏有效的激勵機制可能會增加檔案志愿者流失的風險。

3.隊伍建設不重視。檔案部門大多選擇在重要時間節點如每年6 月9 日的“國際檔案日”專門召集志愿者來開展檔案志愿服務活動，而對檔案志愿服務隊伍的建設則不夠重視。當然，通過瀏覽各省檔案信息網的相關報道，檔案部門根據工作需要也相應地成立了檔案志愿服務隊伍，如山東省檔案征集工作志愿者服務隊伍（2014）、常州市檔案志愿者分會（2014）、常州市全國勞模檔案征集志愿者隊伍（2015）、蘇州市未成年人成長檔案建檔志愿者隊伍（2020）。然而，除了開展檔案志愿服務較為活躍的山東省和江蘇省外，一些經濟發展相對落后的地區則較少開展檔案志愿服務活動，自然也不太重視成立檔案志愿服務隊伍。整體來說，檔案部門在檔案志愿服務隊伍建設方面仍較弱。

（三）機遇（O）分析

1.政策法規的有力支持。雖然目前沒有一套專門的國家頂層設計來具體引導和規范檔案志愿服務的開展，但現階段檔案志愿服務從上至下得到了政策法規的有力支持。在國家層面，新《檔案法》第七條規定，“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展”。[6]《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出“鼓勵、引導、規范社會力量參與檔案事務”。[7]在地方層面，通過我國31 個省（自治區、直轄市）（不含港澳臺）的人民政府網站或檔案信息網及其他途徑查詢，累計查到22 個省（自治區、直轄市）的“十四五”檔案事業發展規劃，經初步統計，有14 個省（自治區、直轄市）提及“鼓勵社會力量參與檔案事務”，有1 個省（江蘇省）提出“鼓勵退休人員、檔案愛好者、高校師生等參與檔案志愿服務”。[8]

2.志愿服務制度的參考。我國志愿服務由來已久且發展相對成熟，具有國家層面和地方層面的專門法規條例。國家層面有2017 年12 月施行的《志愿服務條例》，地方層面有諸如2021 年修訂的《江蘇省志愿服務條例》等。這些法規條例均為發展志愿服務提供了制度規范。檔案志愿服務屬于志愿服務其中一種，具備志愿服務普遍性特征中的某些特征如自愿性、無償性。因此，志愿服務自國家層面到地方層面的法規條例對檔案志愿服務的開展具有一定的參考作用，這種參考作用也可從《志愿服務條例》第二條“本條例適用于在中華人民共和國境內開展的志愿服務以及與志愿服務有關的活動”[9]中得到印證，對當前缺乏專門制度來指導的檔案志愿服務具有重要作用。

3.新技術的廣泛應用。《國家創新驅動發展戰略綱要》（2016）提出，要“發展新一代信息網絡技術，推動移動互聯網、云計算、物聯網、大數據、高性能計算、移動智能終端等技術開發和綜合應用”。[10]隨著國家綱要的發布，移動互聯網、云計算、大數據等新技術得到了進一步開發和廣泛應用，也為檔案工作帶來了良好的發展機遇。檔案志愿服務作為社會力量參與檔案工作的一種有效形式，在保證檔案安全的前提下，借助移動互聯網、云計算、大數據等新技術，乘著新技術廣泛應用的“東風”，能更好地進行資源整合、內容挖掘、活動宣傳、平臺開發等，從而更有利于檔案志愿服務的發展。

（四）威脅（T）分析

1.缺乏頂層設計指導。檔案志愿服務屬于自下而上發展，是基層檔案部門為解決某一具體事務而嘗試進行的一種自發性公益活動。檔案志愿服務近年來得到了新《檔案法》等政策法規的支持，以及《志愿服務條例》等法規制度的參考，不可否認這些法規條例均為檔案志愿服務提供了宏觀視角上的支持和參考作用。但從微觀角度來看，《志愿服務條例》等法規難以具體指導專業性較強、要求較高的檔案志愿服務開展。目前檔案志愿服務缺乏專門的國家頂層設計，這雖與檔案志愿服務自下而上發展分不開，但檔案部門開展檔案志愿服務無具體“法”遵循，這不利于檔案志愿服務的制度化以及規范化發展。

2.缺少專門資金保障。現階段，我國大多數檔案館資金的主要來源當屬財政撥款。而從現實整體情況看，基本上大多數檔案館在開展檔案志愿服務方面缺少專門的資金保障。以檔案志愿服務開展較為活躍的江蘇省為例，根據“江蘇檔案”信息網公布的《2023 年度江蘇省檔案館部門預算公開》顯示，其2023 年度支出預算包括一般公共服務支出、社會保障和就業支出、住房保障支出和其他支出等幾大類，其中一般公共服務支出類（檔案事務款）用于人員經費和公用經費的基本支出占比72.03%，用于項目支出占比27.97%，由此可見一般公共服務支出類（檔案事務款）中基本支出比項目支出要多出2.5 倍。主要依靠財政撥款的江蘇省檔案館在項目支出預算上用于檔案項目的預算相對有限，檔案志愿服務項目很大可能也缺少專門的資金保障。

3.較低的公眾參與度。當前我國檔案志愿服務公眾參與度相對較低，這從目前檔案志愿服務現狀呈現出空間上的局部性、人員組成上的單一性特點也可以體現出來。前一特點說明檔案志愿服務集中在經濟較為發達的地區且非全覆蓋；后一特點說明檔案志愿服務參與主體主要是檔案部門的工作人員、高校教師、大中小學生以及其他事業單位的工作人員，而并非覆蓋全社會群體，這種發展不平衡的現狀一定程度上反映了公眾參與意愿較為薄弱。另外，再加上檔案工作的專業性強和保密性要求高的特點，使得檔案部門不愿意花費時間和精力去鼓勵社會公眾參與其中，因此社會公眾對檔案志愿服務參與度低也不足為奇。

三、檔案志愿服務的發展策略分析

（一）優勢—機遇（SO）策略

1.借鑒先進經驗助力實踐活動。在國家政策有力支持的背景下，檔案部門通過長時間開展豐富的志愿服務活動積累了相對充足的實踐經驗，而借鑒先進經驗能使檔案志愿服務活動開展得“事半功倍”。例如，美國檔案志愿服務人本管理理念的經驗如信息傳播人性化，在志愿者招募渠道和招募宣傳方面體現了“以人為本”思想，從志愿者角度出發，積極利用包括檔案官網、志愿者專業招募網站、口頭宣傳、制定特色化的志愿者指南等在內的多種渠道、方式招募志愿者。因此，檔案部門不管是開展檔案法律法規宣傳、檔案展覽志愿講解還是其他服務活動，在考慮招募志愿者加入時，必須從志愿者角度思考，選擇多種渠道和方式加強招募宣傳，從而吸收志愿者這一“新鮮血液”以助力檔案志愿服務實踐活動。

2.利用新技術開發服務平臺。我國目前檔案志愿服務活動主要是實地活動居多，而包括“社會檔案人”項目、“家庭檔案網站項目”等在內的網絡項目相對較少。隨著新技術的廣泛應用以及數字檔案館的推進建設，在此基礎上可利用移動互聯網、云計算、大數據等新技術開發檔案志愿服務平臺，滿足公眾參與線上線下服務項目的不同需求。但需注意的是，開發檔案志愿服務平臺，開展某一網絡服務項目，應從志愿者角度出發，考慮志愿者的接受程度和參與意愿，選擇具有可操作性的項目，否則將會出現項目無人參與，服務平臺難以推行的尷尬局面。而獲得2012 年度政府最佳創新實踐獎的美國國家檔案館“公民檔案工作者倡議”或許可以借鑒。

（二）劣勢—機遇（WO）策略

1.深度挖掘服務內容。檔案志愿服務是從無到有、從簡單到復雜的過程，簡單可操作的服務活動如宣傳檔案法律法規、檔案展覽志愿講解等易被志愿者所接受和執行，但檔案工作不止這些基礎性工作，還涉及諸多深層次工作內容需要志愿者參與其中。檔案部門可以深度挖掘包括檔案編研、資源開發利用等在內的服務內容，招募合適的志愿者開展相關服務活動。例如，館藏明清檔案的中國第一歷史檔案館，以及館藏民國檔案的中國第二歷史檔案館檔案資源相當豐富，在檔案編研、開發利用等方面可以考慮發揮志愿者的力量，招募合適的志愿者如資歷豐富的退休人員來補充編研力量，研究及開發出更多的檔案成果以供利用。

2.建立健全激勵機制。檔案部門可以把志愿者作為靈活的人力資源進行管理，當志愿者完成某一項服務活動后對其進行考核和激勵是有必要的，因為有效的激勵機制能激發志愿者的積極性，吸引志愿者持續參與檔案志愿服務。建立健全有效的激勵機制，對志愿者的服務結果進行考核后的激勵可從內在激勵和外在激勵兩方面考慮。內在激勵可從精神激勵入手，通過對志愿者表示感謝、頒發榮譽證書等方式來肯定志愿者的服務成果，使志愿者內心獲得成就感，同時也滿足志愿者在馬斯洛“需求層次理論”中最高層次即“自我價值實現”的需求。外在激勵可從物質激勵入手，如設置購物優惠券、話費優惠券、外賣優惠券，或者“檔案部門在官網、微信、手機APP 等參與平臺上設積分商城，志愿者完成相應任務給予相應積分，當積分累積到一定數量則可兌換商品或服務”，[11]通過這些方式從物質上激勵志愿者，同時也肯定志愿者的辛苦付出。

（三）優勢—威脅（ST）策略

1.加強國家頂層設計。既然檔案志愿服務得到了新《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等法規政策的鼓勵和支持，對走制度化、規范化發展道路是十分有利的，而擁有國家頂層設計的具體指導則是檔案志愿服務制度上的有力支持和強大保障。加強國家頂層設計，可以在檔案志愿服務相關章程如《常州市檔案志愿者分會章程》（2014），以及志愿服務相關制度如《志愿服務條例》（2017）等基礎上進行參考及研究，制定出實際可行的、屬于檔案志愿服務的專門法規，使檔案部門在開展檔案志愿服務之時有法可依、有章可循，從而推動更多的檔案部門積極探索檔案志愿服務道路。

2.嘗試設立專門資金。檔案志愿服務不管是簡單容易執行的還是復雜難操作的項目，都離不開資金的支持。而檔案部門僅依靠財政撥款來維持機構的日常運轉，在檔案志愿服務方面的項目資金則難以保障。“支持企業、社會組織和個人依法設立檔案事業發展基金”于2014 年寫入《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中。[12]因此，嘗試拓寬融資渠道，設立檔案志愿服務專門資金，對于持續發展檔案志愿服務來說是有必要的。在資金籌集和設立方面，可參考和借鑒美國國家檔案館基金會（1992 年成立），該基金會為美國國家檔案館的檔案志愿服務項目提供了強大的資金保障，為發展美國檔案志愿服務發揮了重要作用，做出了不可磨滅的貢獻。[13]

（四）劣勢—威脅（WT）策略

1.提高公眾參與度。檔案志愿服務公眾參與度低，不僅反映出公眾參與意識薄弱，也說明檔案部門仍存在許多方面需要努力，因此提高公眾參與度要“雙管齊下”。一方面，增強公眾參與意識需要消除公眾對檔案志愿服務的疑慮和困惑，如通過宣傳新《檔案法》的方式使社會公眾認識到，在倡導檔案事業全民共建共享的背景下，國家是鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的，檔案事業需要公眾的志愿參與，檔案志愿服務與其他志愿服務相比并無特殊性。另一方面，檔案部門也需要在確保檔案實體安全和信息安全的前提下從精心研究服務內容、擴大活動宣傳、積極組織志愿者培訓等多方面著手，使公眾不僅愿意而且有能力參與其中，在提高公眾參與度的同時推動檔案志愿服務持續發展。

2.加強服務隊伍建設。雖說檔案部門加強檔案志愿服務隊伍建設前期需投入許多精力，但穩定的、高素質的服務隊伍是發展檔案志愿服務重要的人員保障，對持續發展檔案志愿服務可謂是“百利而無一害”。然而，值得注意的是，加強服務隊伍建設需要從多方面努力，因為檔案志愿服務隊伍建設不僅僅是根據工作需要臨時組織成立某支隊伍，還包括隊伍成立后如何有效管理志愿者、如何減少人員流動性以保持隊伍穩定性、如何提高隊伍服務能力以提高服務質量等方面，通過思考解決這些問題進而打造穩定的、高水平的檔案志愿服務隊伍，對檔案志愿服務的長遠發展是重要且十分必要的。