三合一制度背景下幾個檔案整理業務問題的探討

■ 仝莉 藍嵐

關于檔案整理的標準和業務要求，國家出臺了一系列的制度、規范、辦法及細則，有的還以部門規章、規范性文件作出了規定，省、市（州）檔案部門也制定了相應的配套措施。但由于對制度規范理解的偏差、制度規范的不合理性或滯后性，帶來檔案整理還存在不統一、不規范的問題。筆者認為，應該以三合一制度的全面推行為契機，加以統一和規范。

一、目前檔案整理業務中常見的幾個問題

（一）歸檔章

歸檔章是文件、檔案的屬性變化和管理責任移轉的重要標志，是檔案管理的專用章，具有一定約束力。因此，其項目、內容、欄目設置，蓋印和填寫內容的方法等應該是規范統一的。但從目前檔案主管部門、其他行業主管部門制定的制度規范來看，存在式樣多，格式不統一，要素不全，蓋印和填寫不規范統一等問題。

1.歸檔章種類多，且格式不一。2000 年《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）發布實施后，以件為單位整理的檔案要求在每件歸檔文件首頁加蓋歸檔章。項目包括全宗號、年度、室編件號、館編件號、機構或問題（選項）、保管期限等項目。2015年，修訂后的《規則》將歸檔章室編件號、館編件號合并為件號，增加頁數項。期間，一些業務主管部門發布實施了專業檔案管理辦法，歸檔章式樣出現了多樣化，包括一部分以卷為單位整理的專業檔案，如傷殘撫恤人員檔案、生活無著的流浪乞討人員救助檔案、婚姻檔案等也使用了歸檔章。除歸檔章外，以卷為單位整理的科技檔案、文書檔案使用檔號章，有的專業檔案以卷為單位整理的也加蓋科技檔案檔號章或文書檔案檔號章等。

以上的每種歸檔章或檔號章都只是孤立的針對某一門類檔案而言，沒有站在全宗檔案的角度和整個國家檔案資源建設的高度考慮。這些歸檔章、檔號章欄目要素設置各行其是，相同欄目數量的歸檔章欄目要素也不盡相同。全部歸檔章均未設置一級檔案門類，歸檔章上檔號要素不全，對蓋印、內容填寫等也沒有作出具體的規定。這樣各行其是的做法，讓檔案整理者無所適從，也達不到方便檔案管理和利用的目的。

2.歸檔章式樣與示例混淆。在《規則》給出的歸檔章式樣中，加注括號的文字為提示性文字，是用來說明各編號項目在歸檔章中的位置，實際制作歸檔章時無須刻出，以減小歸檔章的大小，節省歸檔章占用的空間。但是，由于理解上的偏差，有的州市、縣區和單位使用了12 格歸檔章（圖1）。

圖1

3.歸檔章要素不全，不能完全體現檔號。歸檔章內容能夠完整地反映檔號要素，是提高檔案檢索、存取等工作效率的有效途徑。國家檔案局在解讀《規則》時，把歸檔章定義為“歸檔章是檔號在紙質文件上的具體體現”。《規則》所規定的檔號結構里也有“檔案門類代碼”，但在歸檔章里卻沒有與“檔案門類”相關的任何信息。網上查到的省市區實施細則，僅江蘇在歸檔章年度欄列入了檔案門類（WS2022）。玉溪市在2016 年實施《規則》時進行了一些探索實踐，在歸檔章加入了檔案門類，但未使用代碼，而是使用漢字，比如2016 年文書檔案在歸檔章年度欄標識為“文書·2016”。三合一制度實施之前，一個立檔單位僅僅文書檔案按照《規則》整理，歸檔章“檔案門類”標識與否，影響不大。三合一制度全面推行后，文書檔案、專業檔案甚至會計檔案、科技檔案都可以按照《規則》來執行。這樣一來，同一年度、不同門類的檔案其檔號如果不在歸檔章中體現檔案門類，那就會出現歸檔章內容完全一樣的兩份檔案。比如專業檔案數量較大的立檔單位，專業檔案與文書檔案都使用年度-保管期限-機構分類，就會出現文書檔案與專業檔案歸檔章內容完全一致的2 份檔案，極不便于檔案的管理和利用。

（二）歸檔文件件內文件排序與編號

按照《規則》規定，在組件時，有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。排序時，文件處理單在前，收文在后，正本在前，發文稿紙和定稿在后。同時要求紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。由于有編制頁碼的要求，對于收文來說，一件收文的頁碼編寫從文件處理單開始，然后是正文，兩者頁碼相加才是一件收文的總頁數。按照正常的行文規范，正文上面都有一個獨立的頁碼編號，也就是原始頁碼。這樣的編號規則就使正文出現了兩個頁碼，一個是原始頁碼，一個是歸檔頁碼，只是標注位置不同。收文整理時，檔案工作人員要對正文進行重新編寫頁碼，僅此一項工作就需要大量的工作時間，一些收文較多的機關單位，工作量非常繁重。

（三）備考表

1.種類繁多。備考表就是對卷（盒、冊）內檔案情況進行必要注釋說明，用于卷（盒、冊）內檔案管理的一種專門文件材料。它是卷（盒、冊）內檔案形成與管理的重要記錄，是查驗檔案情況和確定相關人員責任的重要憑證。通過查看備考表相關記錄，可以知悉有關檔案文件之間的有機聯系，了解卷（盒、冊）內檔案存在的問題，也可以明確相關人員責任，便于檔案保管和提供利用。按照備考表的功能要求，各門類檔案使用同一個格式的備考表就可以滿足工作需要，而實際上并非如此。筆者梳理發現，目前的實際工作中，幾乎每一個一級門類檔案，甚至二級門類的檔案，都有自己的備考表，如文書檔案、科技檔案、會計檔案卷內備考表，歸檔文件盒內備考表、婚姻登記檔案備考表等。

2.要素缺失。在各種備考表中，除了科技檔案備考表有檔號、互見號外，其他的備考表均沒有這兩個關鍵項目。從對備考表的要求來看，各種備考表都是放在檔案文件的最后，有的印制在卷皮上，以卷為單位整理的還與檔案裝訂在一起。目前各門類檔案整理的規范，對備考表均無裝訂要求，而且現在的檔案裝訂均沒有與檔案卷皮釘在一起，檔案卷皮已經成為了裝具，不再是案卷的一個部分。在這樣的情況下，備考表中檔號的缺失，很容易造成備考表的丟失，給檔案的管理帶來極大風險。隨著三合一制度的實施，各門類檔案納入歸檔范圍，同一個內容的檔案，有不同的載體的情況就會成為常態，而沒有互見號，同一內容、不同載體或不同門類檔案之間無法建立關聯，不便于檔案的利用。比如查閱某個重大事件的紙質文書檔案，如果沒有互見號，其照片、錄音錄像、科技、專業等門類檔案可能就會被忽視。

3.填寫不規范。備考表填寫材料隨意性問題普遍存在，有鉛筆、圓珠筆填寫的，有的甚至是純藍墨水，不利于長久保存。有的立卷人或整理人、立卷時間或整理時間、檢查人、檢查時間不是由責任人親筆簽字或簽章，而是用電腦打印，無法確認其真實性有效性。有的所填寫的整理（立卷）人、檢查人并非本人，責任不清。比如檔案整理服務外包的，在填寫整理（立卷）人時，不是填寫整理檔案服務機構及其人員姓名，而是填寫了發包方檔案管理人員姓名，檢查人應該填寫發包方檔案管理人員或其他檢查人員姓名的，普遍填寫了檔案服務機構人員姓名。

二、對解決問題的實踐探索

（一）關于歸檔章

為便于全宗檔案管理利用和國家檔案資源建設，應該把各類歸檔章、檔號章放在同一個理論框架中來設計，將不同歸檔章、檔號章融合，統一使用欄目要素完整且規范的歸檔章，不再使用檔號章，并對蓋印和填寫內容的方法、材料作出具體明確的規定。

1.統一歸檔章欄目和格式。三合一制度要求一個立檔單位的檔案分類方案應當涵蓋本單位所有檔案門類，并明確應當采取年度、機構（問題）、保管期限等分類項相結合的分類方法進行分類，不同門類、載體或形式檔案分類方法相對統一、相互呼應。特別規定檔號結構以《規則》為基礎，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。檔號編制的統一，給統一歸檔章式樣帶來了可能。雖然國家檔案局對《規則》解讀時指出：“為貫徹' 簡化整理' 的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項目，以免給整理工作帶來不必要的負擔。”但筆者認為，在歸檔章中增加“檔案門類”，并適當調整其規格，不僅不會給整理工作帶來負擔，而且更加方便管理和利用。在《規則》給出的歸檔章式樣6 格欄目不變的情況下，在年度欄加入一級、二級檔案門類代碼，特殊的情況可以加入三級門類代碼，在機構或問題欄目增加案卷號選項，并對歸檔章規格作適當調整（如圖2—圖4），一顆歸檔章就可以滿足卷、件整理需要。

圖2

圖3

圖4

2.統一蓋印和填寫要求。統一使用符合檔案保護要求，不易褪色，不涸化的字跡材料。用紅色書畫印泥加蓋歸檔章，碳素墨水、耐久性好的簽字筆填寫內容。禁止使用水質印泥、圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料蓋印和填寫內容。填寫時，除頁數填寫自然數外，全宗號、案卷號、件號應與檔號位數對應，補足相應位數，以便于區分。

（二）關于歸檔文件件內文件排序與編號

針對因文件處理單在前，收文在后給檔案整理編號帶來增加工作量的問題，筆者認為，在歸檔文件整理時，只要調整一下收文處理單與正文的排序，這個問題就會迎刃而解。2016 年后，筆者單位就一直是這樣做的。也就是將正文排列在前，文件處理單排列在后，這樣編寫頁碼的時候就從正文開始，然后是文件處理單，借用正文的原始頁碼，在文件處理單與正文相應位置順延標注頁碼即可。這樣不但使歸檔文件頁碼顯得整齊劃一，既保持了歸檔文件的完整性，更為關鍵的是節約了檔案人員大量的重復勞動，提高了工作效率，節約了人力成本。其實，無論正文在前，還是文件處理單在前，正文和文件處理單都是一個整理和保管單位，對其完整性和保管利用不會造成任何影響。

（三）關于備考表

各門類檔案的整理統一使用一種格式的備考表，內容包括檔號、互見號、說明、立卷（整理）人、立卷（整理）時間、檢查人、檢查時間。填寫時使用黑色墨水等耐久性書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不利于檔案長久保存的書寫材料。立卷（整理）人、檢查人要本人簽名。服務外包的，立卷（整理）人、檢查人是服務機構人員的，應填寫檔案服務機構名稱+個人姓名。

三、結語

對上述三個檔案整理的具體業務問題的探析，是筆者對所在地區和單位檔案管理工作的一些探索。檔案整理不統一、不規范的其他業務問題也還存在。建議檔案主管部門結合“三合一制度”的全面推行，以制定實施細則、工作手冊、業務指南等方式，加強監督指導，進一步規范檔案整理業務。