集中采購方式在企業采購中的應用

付增旻 大慶油田有限責任公司

對于企業而言，完善的管理方式是做好各項采購工作的重要前提，如果對企業采購工作缺乏有效的統籌及管理，不僅會干擾企業的日常生產經營活動，還會為企業帶來巨大的經濟損失。然而從目前來看，由于相關人員缺乏良好的集中采購管理意識，在實際采購中暴露出很多問題，為企業的發展埋下了很多安全隱患。因此，應對企業的集中采購管理工作進行全方位的分析與探究，有效解決采購工作中出現的各項問題，從而確保企業的良性發展。

一、集中采購方式對于企業的重要作用

對于企業而言，在長期的生產及發展過程中，會消耗大量的物資及能源，這其中涉及到眾多專業領域與操作系統，且物資的數量及種類繁多。如果對此缺乏科學有效的管理，將會為企業發展埋下眾多風險，因此，應充分借助集中采購管理模式的特點及優勢，使其更好服務于企業的發展[1]。在集中采購管理模式下，工作人員通過對不同物資、不同供貨商的有效梳理、分類、統計，可以為企業提供更加科學而全面的信息，了解企業實際的生產情況，并對企業各項資源的使用情況進行全面掌握，從而編制出最優化的采購方案，為企業的各項工作順利進行提供重要保障。完善應用集中采購方式，可以幫助企業選擇信譽更好、品質更優良的供貨商，還有利于加強對各類物資信息的動態管理，為企業的發展保駕護航。同時，必須深入研究集中采購方式在企業生產經營活動中的重要價值，結合物資、采購商、資金、數據、人力等重要因素，構建自上而下的規劃機制，保證集中采購管理在符合企業戰略需求的同時，也滿足生產經營需要。

二、當前企業在采購管理中存在的問題

(一)采購觀念落后，采購權限不明確

由于受到經濟環境的影響，我國企業在實際的采購管理中存在很多問題與缺陷。首先，從采購的形式上來看，通常采用以計劃為標準的經濟采購模式，這意味著采購人員在實際工作中始終以庫存需求作為采購的標準，缺乏一定的靈活性，無法發揮采購工作的經濟性與實用性，采購質量也難以滿足實際需求。其次，我國對企業的采購工作制定了一系列法律規定及行為規范，然而在實際的管理環節中，有些企業并沒有嚴格依照相應的標準來執行采購工作，沒有對采購權限進行明確的劃分，導致采購工作呈現出較為混亂的狀態。例如，有些企業對采購資金缺乏有效管理，加之采購權限不明確，使得在采購中經常出現資金不足、經濟效益不高等問題，嚴重制約了企業的可持續發展。

(二)尚未形成穩定的采購渠道

當前，經濟市場深入發展，市場規模也不斷擴大，企業采購的渠道和方式也變得更加豐富與多樣化，這就要求采購人員能夠在眾多的采購渠道中選擇質量良好、價格低廉的采購資源。然而，當今的市場經濟尚未形成穩定的采購渠道，使采購工作往往陷入惡性循環，市場中經常會出現一些假冒或者不合格產品，給采購人員的工作造成了嚴重干擾。因此，由于市場體系不完善，市場采購管理存在諸多不足和缺陷，購買渠道和方式眾多，且流通范圍十分廣泛，采購人員難以在復雜的市場環境下掌握具體情況，因此采購的質量和效率不斷下降。

(三)采購人員的專業素質較低，監督機制不夠完善

由于市場的不斷發展與完善，企業面臨著嚴重的資源問題，在此過程中，企業沒有根據市場變化制定相應的計劃和措施，使得采購人員的專業素質普遍偏低。從實際來看，企業的采購工作充滿了復雜性與專業性，需要采購人員擁有過硬的專業技術水平，并具備良好的職業道德修養。然而，有些采購人員往往從自身的利益出發，而忽視了企業的長遠利益，導致采購工作無法滿足企業的實際生產需求，嚴重制約了企業的發展。此外，在開展采購工作的過程中，尚未建立完善的監督機制。由于缺乏有效的監督與管理，導致采購過程中出現各種問題和缺陷，對企業造成一定的經濟損失。例如，有些員工違反相關規定，在采購過程中拿取回扣，不僅降低了企業的生產質量，也嚴重威脅到企業的經濟利益與社會效益。

三、采購方式在企業采購中的應用措施

從目前來看，很多企業在采購過程中存在資金匱乏的問題，加之國際金融局勢的影響，企業經常會出現資金周轉困難問題，使企業在生產和經營活動中處于被動地位。同時，生產資金的缺乏也在一定程度上阻礙了企業的采購工作，使企業缺乏良好的競爭力，無法提供物美價廉的采購資料，使得生產成本增加，導致企業內部出現惡性循環，不利于企業的長期發展。因此，在當前時代背景下，為了實現采購工作的標準化管理，應充分借助集中采購管理模式的優勢，從目標控制的角度出發，加強采購管理工作。同時明確各部門的工作內容，協調好不同部門之間的關系，充分發揮互相協調、監督、制約的作用，從而實現資源的合理配置與利用，具體應做好以下幾點：

(一)樹立正確的采購觀念，提高選擇供應商的標準

隨著現代經濟的飛速發展，市場競爭日趨激烈，因此，應樹立正確的采購觀念，提高選擇供應商的標準。從多年的市場經驗中可以看出，只有綜合實力較強的供應商才能在未來的激烈競爭模式中得到更好的生存與發展。因此，通過提升對供應商的選擇標準，可以使企業在采購供應質量、信譽和支持能力上都有很大提升。在具體的操作過程中，供應商的選擇應立足于資產全生命周期管理，重點提高對供應商產品質量、生產水平、建設能力、財務狀況和技術水平等方面的考核，并對產品的實際性價比進行分析，不能一味追求低價產品。

(二)建立供應鏈系統，完善數據結構

在應用集中采購方式的過程中，應建立供應鏈系統，完善數據結構。數據結構既要符合日常采購管理的各項要求，又要切實滿足生產運營管理的需求。因此，在采購供應鏈系統中，應將主要的采購文件進行合理分配，例如，將其分成倉庫文件、存貨文件、進出貨類文件和供應商文件等多個模塊，構建明確的數據信息內部結構。在此過程中，倉庫文件的存在目的是為了加強對倉庫重要信息的管理與控制；進出貨類文件是為了明確庫存和缺貨情況以及材料的使用方向；而通過對供應商文件的使用，可以約束供應商的生產經營活動，加強對供應商的管理，為未來開展的集中采購管理提供堅實保障。

(三)加強集中采購方式的規劃管理

集中采購管理分為采購需求管理和采購管理兩個部分。從企業對采購的實際需求來看，可將其分為核心需求和相關需求兩種。核心需求是企業根據自身的發展需要，提出的重要采購需求；相關需求是指在保障生產計劃的基礎上，衍生的采購相關需求，以確保采購管理與生產維護計劃管理的實時溝通。

在實際的管理工作中，管理部門應將核心需求與相關需求結合起來，并在此基礎上制定全面而完善的采購需求規劃。同時，根據采購需求計劃形成采購計劃，在此過程中所涉及到的所有工作內容及環節，都必須在計算機系統中以明確的用戶權限來進行相應的審核與執行。

在集中采購管理工作中，采購流程中所涉及到的各個賬戶與數據是企業開展集中采購管理和財務管理的重要憑證。在采購管理系統中，應利用信息化技術，對訂單進度進行全程跟蹤，根據采購憑證來確定采購成本，并及時處理采購訂單中涉及到的退換貨業務。此外，電子采購流程實現了集中采購管理系統與財務管理系統的整合，從而可以隨時獲取各采購公司的財務狀況信息。利用采購管理系統，可以對各種訂單、發票和結算清單進行全面的統計和深入的分析，對采購管理進行有效的預測、控制和分析。為規范訂單管理，應嚴格按照物料采購計劃來確定訂單，從根本上消除采購的隨意性，在采購進入到倉庫之后，應依照訂單對其進行核對，從而清楚了解訂單的執行進度。

(四)做好各部門之間的協調工作，明確工作職能

在應用集中采購方式的過程中，采購部門及相關人員必須認識到，這是一種需要大家共同努力、配合完成的重要任務[2]。首先，應做好不同部門之間的協調工作，明確工作職能。例如，采購部門可以加強與預算部門之間的合作，先由預算部門制定合理完善的資金使用預案，并經由財務部門的審批，在確定無任何問題之后，采購部門按照編制好的預算方案來執行具體的采購工作。通過這樣的管理模式，可以有效避免在采購環節中出現的預算不足等問題，而且能夠在一定程度上監督并控制采購人員的行為，使其嚴格要求自己，實現采購流程的規范化與透明化。此外，還可以由合作商來參與到實際的采購環節中，使其全面了解采購流程，并熟悉具體的采購步驟，使雙方在溝通上更加方便，減少誤會和沖突，使合作更加順暢。此外，為確保工作流程的透明化與規范化，必須明確部門職責，與采購有關的一切工作與內容應均由采購管理部門集中負責，相關的采購負責人必須參與到實際的管理工作中。同時，應嚴格規范各崗位的工作內容，以實現不同部門之間的協調與發展，確保采購工作的高效發展，從而提高工作效率。

(五)降低采購成本，提升管理意識

在集中采購管理模式下，為有效提高企業采購的水平與質量，確保企業的經濟效益與社會效益，管理部門在實際工作中應在保障采購質量的基礎上，加強對采購成本的管理，具體應落實好以下幾項工作：首先，在采購原材料的過程中，采購人員需要積極收集更多有效的信息[3]。同時，對市場的物料信息具有更加完整深入的了解，并通過實地考察，制定出科學的采購計劃，之后，企業應與知名度高、信譽好的合作商建立長期穩定的合作關系。然后充分考慮產品的質量和價格，選擇出最具性價比的方案。在此期間，有一點值得注意的是，企業要加強對采購人員的管理工作，避免采購人員借助工作關系謀取不正當利益。此外，當需要批量采購時，可以通過招標的形式實現成本的有效控制。這樣可以將采購任務移交給供應商，不僅提升了采購效率，也能夠確保采購質量，從而節省大量的工作時間和精力。最后，采購人員還需要對采購成本實施合理優化，選擇出最合理的采購方案，以避免不必要的資源浪費，達到優化成本控制的目的，從而實現采購工作的標準化管理。

(六)加強部門考核，提升采購人員的綜合素質

在對采購部門進行工作考核時，不僅要考察相關人員的具體工作情況，還應從集中采購管理的角度，考慮整體的工作效果。通過開展有效的評估工作來提升采購人員的綜合素質，從而實現采購工作的科學化發展。同時，企業應加強對采購工作的規范化管理，對采購工作中的每一個環節進行高度管控。此外，為了實現集中采購模式下，采購工作的標準化管理，應重視提升采購人員的綜合素質。首先，采購人員必須具備扎實的專業技能，能夠采用科學的采購方法，并擁有高度的質量意識與責任意識[4]。其次，企業的采購工作通常具有任務繁重和細節繁多等特點，對此，在采購過程中，工作人員需要掌握相應的采購知識，并樹立認真負責的工作態度。在人才培養方面，企業要尤其重視培養采購人員的個人素質，使人員能夠嚴格要求自己，確保采購質量。同時，積極完善人才評價體系，制定科學合理的人才培養規劃和人才選拔機制，打造高效的采購管理隊伍，推動資金、技術、人才等要素的合理使用，實現采購工作的規范化、標準化管理。

四、結語

綜上所述，面對競爭日益激烈的市場環境，企業應從自身的實際情況出發，充分發揮集中采購方式的特征及優勢，將采購管理納入到常規管理工作中。同時，嚴格明確各部門及工作人員的相關職責，采用先進的管理觀念與手段，提升員工的責任意識，全面提升采購工作的水平與質量，為實現企業的穩定高效發展做出重要貢獻。