建筑行業貨幣資金內部控制優化的案例研究

●宋令威

一、引言

貨幣資金是企業的生命之泉，是維持企業日常經營的基礎。 建筑行業作為資金密集型行業，具有資金使用量大、流動性快、周轉時間長、分布零散等特點， 其資金周轉是否高效、資金使用是否合理直接影響企業的正常運轉。 近年來，隨著國家經濟的快速發展， 建筑行業市場競爭日趨激烈。 為擴大市場規模，提高市場占有率，越來越多的建筑企業冒著資金短缺和周轉風險承接較多的建筑項目，工程墊資、工程拖欠款、資金沉淀等現象較為嚴重， 資金管理的風險加劇， 極易出現資金被挪用、 侵占、抽逃、貪污等重大舞弊風險。 資金風險案件的發生，不僅反映了不少企業存在貨幣資金風險管控不當、內部控制存在漏洞等問題，同時也為Z 集團及建筑行業加強貨幣資金管理，優化貨幣資金內部控制敲響了警鐘。 為此，Z集團采取了一系列加強貨幣資金內控措施，以有效防范資金風險。 鑒于此，本文首先對建筑行業貨幣資金風險的具體表現及其形成原因進行分析，然后以Z 集團為例，提出優化貨幣資金內部控制的措施和對策。

二、 建筑行業貨幣資金風險的具體表現

資金管理是企業財務管理的重要部分，資金管理的重點之一是如何有效防范資金風險。 在貨幣資金管理中，貨幣資金風險主要表現為資金安全風險、資金使用效率低風險、資金短缺風險。 其中，資金安全風險是指企業內部經營中出現非法侵占、挪用、抽逃、欺詐貨幣資金等行為而給企業帶來一定損失的風險。 貨幣資金流動性強、交易頻繁，使得貨幣資金安全問題時有發生。 建筑行業由于建設周期長、工程款金額大、項目繁多且分布廣， 資金管理存在多頭開戶、資金沉淀、 資金周轉緩慢等特點，這就為不法分子挪用和貪污企業資金創造了契機，使得建筑行業資金管理難度較大，資金安全風險更為顯著。

近年來，從貨幣資金管理的整體環境來看，建筑行業資金管理的形勢是十分嚴峻的，財務資金風險事件一直沒有杜絕，其表現形式可歸類為以下幾方面： 一是出納人員違規操作，私自提現或私刻印章，變造或修改現金支票金額，并涂改或偽造銀行對賬單；二是出納人員未嚴格遵照流程辦事，資金安全防范意識薄弱，而被別有用心地竊取印章、U 盾、密碼等重要財務信息， 造成公司巨額資金被劃轉；三是會計人員或出納人員利用職權便利，多頭開戶，套取銀行利息，截留公款；四是私自背書轉讓或出借票據，允許他人使用企業銀行賬戶辦理個人轉賬業務，從中謀取私利；五是采取偽造或變造會計憑證、 虛開發票、重復報賬、虛列支出、私設小金庫等手段，挪用、侵吞或竊取公司資金；六是直接盜取庫存現金，或與他人惡意串通，私吞企業資金。 建筑企業面臨的資金安全隱患形式繁多，復雜多樣，企業有必要時刻牢記資金管理的底線，有效防范資金風險。

三、建筑行業貨幣資金風險的原因分析

建筑行業的貨幣資金安全事件時有發生， 其原因主要在于企業員工資金風險意識薄弱、 資金內控體系不完善、資金管理信息系統不健全、內外部監督力度不夠等原因。 本文從主、客觀兩方面詳細對建筑行業貨幣資金風險存在的原因進行分析。

（一）主觀因素

建筑企業員工資金風險意識和危機意識淡薄是引起貨幣資金風險的重要主觀因素。 從近年來眾多貨幣資金風險案例可以看出，建筑企業貨幣資金被盜、被貪污、被挪用等案件的發生，大多是企業內部財務人員或其伙同其他人員利用職權便利主動謀劃的結果， 不僅反映了企業內部控制制度體系存在漏洞和不足， 同時也透露出企業財務人員資金風險意識淡薄， 未從思想高度重視企業貨幣資金管理， 主動防范和規避企業資金風險。 例如，2016 年，某集團公司某項目人員通過盜取財務人員資金系統的電子鑰匙和密碼， 從而竊取企業巨額貨幣資金。 此案件主要由于該集團財務人員的資金安全意識不夠，U 盾用完了不僅沒有鎖起來， 輸入密碼也沒有注意保持距離， 進而給了不法分子可趁之機，導致了事故的發生。 可見，部分建筑行業的員工資金風險意識淡薄，未嚴格遵守職業道德規范和要求，甚至利用職權便利謀取私利，觸碰資金管理的紅線，是導致建筑企業存在較強的貨幣資金風險隱患的重要主觀因素。

（二）客觀因素

1.貨幣資金內部控制制度不健全。貨幣資金內控制度制定不規范、執行不到位，是導致建筑企業貨幣資金風險存在的重要客觀因素。 一方面，崗位分工不明確，輪崗制度執行不到位。 不相容崗位相互分離，能夠在很大程度上降低一人權力過大、 接觸信息過多而導致其利用職權便利謀取私利的可能性。 例如，如果出納人員兼任會計崗位，其便可以隨意偽造或篡改會計憑證、重復報賬、涂改銀行余額調節表等，而從中侵占、挪用企業貨幣資金。 堅持不相容崗位相互分離的原則是絕大多數企業一直奉行的原則。 但在實務操作中，部分企業因特殊原因存在內部財務人員配置不合理， 不同崗位職責劃分不清晰，輪崗制度執行不到位，不僅導致企業財務人員相互推諉，影響財務工作效率和質量，同時也增加了財務資金的管理難度和潛在風險。 另一方面，業務流程不規范，審批權限控制不嚴密。 由于經濟業務復雜多樣， 往往會存在制度約束和規范之外的臨時性和突發性事件， 或者由于業務緊急或其他原因導致企業業務人員常常越過簽字或審批流程， 優先支付貨幣資金。 此種做法不僅不符合貨幣資金支付和審批流程，同時也增加了貨幣資金的安全風險，一旦錯付，追款的難度較大。例如，2015 年某集團剛上班時間不久的出納人員，由于其上級財務主管是兼任的，長期不到崗，于是該出納人員便越過財務主管簽字和審批流程， 通過利用職工身份證擅自辦理銀行卡代發工資、 修改民工工資支付書、提取現金而未列入賬等方式貪污公款900 多萬。 可見，崗位分工不明確，審批流程控制不嚴密，便會給財務人員侵占或挪用資金提供可趁之機， 大大增加了企業貨幣資金管理風險。

2.資金管理信息系統不完善。有效防范貨幣資金風險，不僅需要貨幣資金內部控制制度的外在約束，同時還需要貨幣資金管理信息系統的風險預警和職責權限的技術手段限制。 但現階段，許多企業資金管理信息系統還不太完善，在資金使用上缺乏預警和監督功能，不能對企業存在的潛在內部控制缺陷進行預警提示，使得企業無法及時對資金風險進行提前預防。 因此，企業資金管理信息系統不完善， 使得企業難以及時發現并應對企業存在的潛在資金安全風險， 嚴重影響了企業貨幣資金內部控制的效力。

3.內外部監督力度不夠。 長期、持續性的貨幣資金監督檢查可以幫助企業及時發現貨幣資金內部控制管理中存在的問題和漏洞， 并針對財務資金檢查中發現的及時采取應對和補救措施， 以便將潛在的貪污舞弊風險遏制在源頭上。 而在企業實際操作中，不少企業對貨幣資金管理的內外部監督力度不足。 一方面，雖然內部審計可以實現對企業貨幣資金內部控制進行實時動態檢查， 但企業內部審計成員一般是由企業內部職員組成， 缺乏一定的獨立性， 且監督審查執行力度也不夠，嚴重影響審計效果。 另一方面，外部事務所審計獨立性較強，但外聘事務所往往一年審計一次，無法對資金內部控制實施過程進行全過程的實時監控，很難審查出企業貨幣資金管理存在的潛在風險點和內控漏洞。 故內外部審計的監督檢查執行力度不足，也是助長企業資金風險事件產生的原因之一。

四、Z 集團貨幣資金內部控制的優化措施

建筑企業正常運營的首要前提是確保貨幣資金安全，實時做好貨幣資金風險的防范和應對。 而優化企業內部控制體系是有效防范貨幣資金風險、確保資金貨幣資金安全的重要手段。本文以Z 集團為例，對Z集團針對資金專項檢查過程中發現的問題而采取的優化企業資金管理內部控制措施進行重點闡述，以期為其他企業加強資金內控管理提供參考和借鑒。

（一）Z 集團貨幣資金內部控制的優化措施

1.提升員工資金風險的防范意識。 加強企業資金管理，有效防范資金安全風險，首要的是從思想高度提升員工資金風險的防范意識。 一是加大對企業貨幣資金管理相關制度的貫宣和培訓力度，使得相關業務人員熟知貨幣資金管理操作流程和要求，嚴格遵守資金管理相關制度和職業道德規范，堅決不觸碰資金管理的道德紅線，不做違法違紀之事，并時刻提高警惕，防范資金風險。 二是企業領導人要重視資金安全管理，提高風險防范意識，增強識別風險和應對風險能力， 對凡是涉及到貨幣資金的業務時刻保持警惕心里，檢查業務審批流程是否合理，業務發生是否真實。同時，督促業務部門加強貨幣資金管理，不斷優化貨幣資金內部控制， 從源頭上預防貨幣資金安全風險，堵住貨幣資金管理上的漏洞。

2.加強貨幣資金制度建設。 貨幣資金管理制度是開展資金管理工作的依據，Z 集團資金管理的底線，就是集團企業制定的各項資金管理規章制度。 近年來，Z集團根據財務資金專項檢查中發現的資金管理問題，不斷修訂和完善資金管理制度，其出臺的資金內控管理有關的制度主要分為三個階段：

第一個階段是2017 年， 集團公司制定并下發了《關于進一步加強現金管理的通知》和《關于重申貨幣資金管理有關規定的通知》兩個制度，重點從現金管理、賬戶管理、網絡支付、預留印鑒和結算票據管理、對賬管理、資金支付、辦公場所安全措施、監督檢查等八個方面對貨幣資金管理基礎工作進行了明確。 具體內容包括：一是在權限隔離方面，明確規定出納不做賬、出納不對賬（盤點）、會計不接觸出納工作、網銀錄入與復核分離、財務專用章與法人名章分離、財務印鑒與空白票據分離。 二是在人員配置方面，規定只有一人的項目要有上級財務部門指定財務人員參與復核。 三是在業務操作方面，規定庫存現金需要每天盤點，半月監盤；銀行存款需要每月對賬，編制余額調節表；領導名章本人刻制，非本人保管；嚴禁通過個人賬戶辦理單位業務；支付依據充分、手續完備、程序合規、審批才有效。 四是在安全措施方面，要求全面配備保險柜，辦公場所確保三鐵一器，即是鐵門、鐵窗、保險柜、報警器；庫存現金余額不得超過5 萬元；網銀U盾用完即拔，與業務人員保持安全距離，并定期更換密碼。

第二個階段是2020 年，Z 集團制定了一系列加強出納業務管理系列文件，主要包括《關于進一步加強出納業務管理的通知》《關于進一步加強出納業務管理有關事項的補充通知》《關于進一步加強資金系統內控管理的通知》《關于進一步加強資金結算業務內控管理的通知》等四個文件，重點對出納人員業務操作、職責權限等進行明確規定，以降低出納人員利用職權便利謀取私利的風險。 如加強銀行賬戶管理，要求每月核對銀行賬戶清單。 這個核對不是簡單的對賬，而是核對已開賬戶清單，看是否有未經審批開立的賬戶，如果有，就要找出原因進行處理。 同時要求加強財務部門公章、賬戶預留印鑒、網銀U 盾的管理，非本部管理的賬戶為領導人員開通短信通知，對具有復核權限的網銀U 盾和支付密碼器實行集中管理，集團層面的交共享中心統一管理；子分公司的交公司本部集中管理。

第三個階段是在2022 年，Z 集團對原有的部分貨幣資金管理制度進行整合完善，出臺了《資金支付管理規定》《Z 集團有限公司境外財務資金監管實施細則》等制度，對銀行賬戶、票據、庫存現金的支付流程、支付操作權限進行規定， 例如對資金支付的關鍵崗位——出納崗位進行了特別規定，包括必須是正式職工，以及定期輪崗的要求等。 同時，加強資金監管、信息化監管、境外財務風險監管等，確保每一筆支付業務均是基于真實的交易背景、 集中審批和預算控制，嚴禁超權限審批，嚴禁無審批辦理。

此外，Z 集團起草了資金支付審批實施細則，內容主要包括各類資金支付業務的審批節點和項目大額資金分批審批制度兩個方面，并要求各子分公司盡快制定本單位的資金支付審批實施細則，建立大額資金分級審批制度，加強資金支付集中管控。Z 集團高度重視貨幣資金制度建設，不斷結合實際情況修訂和完善資金管理制度。

3.確保貨幣資金管理程序合規。 程序是保護財務人員的工具。 加強貨幣資金管理，需要確保貨幣資金的管理程序合規合法。 Z 集團公司的各級文件對資金管理工作設置了很多內控牽制、 相互監督的規定，有一些可能會顯得麻煩，如U 盾集中管理，但是這些要求都不是無中生有的， 而是從實際工作中總結出來的， 所以要把制度規定作為業務操作的底線嚴格落實，嚴禁超權限審批和無審批辦理，該有的步驟和流程一個都不能少。 例如，企業針對境外機構大額資金支出落實主要負責人和財務負責人聯簽及對賬制度，必須做到事前審批控制，事后跟蹤監督，按周對賬，按月備案， 保證其資金審批和和使用流程的合理合規；針對庫存現金和銀行存款的盤點，必要按規定按天或按月盤點，并進行賬實核對，確保賬實相符。 如果企業資金管理流程均合規合法，那么針對近年出現的把出納人員網絡賬號拉一個群里，冒充領導安排緊急付款的詐騙手段，就無法得逞。 可見，程序合規合法是規范資金操作流程，有效防范資金安全風險的重要保障。

4.不相容崗位分離。 堅持不相容崗位相互分離原則，明確會計、出納、稽核等各崗位的職責權限，形成相互分離、相互制約、相互監督的人員結構體系，能夠在很大程度上降低貪污舞弊風險發生的可能性。 Z 集團制度的一系列貨幣資金管理制度，均堅持不相容崗位相互分離的原則，具體內容包括：會計職務、出納職務、審計職務相分離，出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務賬目的登記工作；支票保管與印章保管相分離；支票審核與支票簽發職務相分離，支票簽發職務由出納擔任，其他會計人員不得兼任；銀行印鑒、財務專用章、人名章保管職務相分離， 不得由一人保管支付款項所需的全部印章；保管財產物資和記錄財產物資職務相分離；記錄明細賬、日記賬和總賬職務相分離等。 但近年來，隨著Z 集團公司新增項目較多，財務人員總體人數不多，導致不少財務人員身兼多個項目財務工作的現象。 為此，Z 集團要求下屬各單位一方面要適時補充財務人員數量，同時也要加強現有財務人員的培養，幫助非正式職工盡快轉為正式員工，滿足關鍵崗位的任職要求，確實有項目財務人員不足的，要由上級財務部門指定人員參與管理，進而確保人員配置滿足不相容崗位分離的要求。

5.加強貨幣資金信息系統管控。 隨著大數據信息技術快速發展， 企業財務管理和資金管理日趨智能化、數字化。 加強企業貨幣資金內部控制信息化建設不僅是企業順應信息技術快速發展的時代要求，同時也是企業規范貨幣資金支付和審批流程創造了客觀條件。

加強貨幣資金信息系統管控， 一是建立和完善Z集團的財務共享服務平臺， 充分發揮共享系統的作用。 財務共享平臺能夠集中處理跨區域、跨時空的大量基礎性業務，實現企業費用報銷集中管理、資金集中支付、會計核算集中處理等。 例如，借助財務共享服務平臺，Z 集團企業可以進行資金集中結算，賬戶集中管理，資金集中支付，并能夠實時監控資金流信息，保障資金安全。 因此，財務共享系統極大的規范了Z 集團公司的資金支付業務，進一步加強了會計處理的標準化、規范化，使得會計核算與預算控制、資金控制相結合，規范企業貨幣資金業務操作流程，降低企業資金管理風險。 二是逐漸將共享系統線上支付發展成為主要的資金支付方式。 財務人員要轉變觀念，主動向業主、銀行等解釋線上支付的重要性，爭取辦理賬戶授權，將線上作為資金內控的重要抓手。 但需要特別強調的是，賬戶授權仍是資金集中的前提，更是共享系統線上支付的前提。 三是加強對未實現線上支付的賬戶進行管理。 不但要嚴格實行資金支付集中審批，還要作為各項內控檢查的重點對象。

6.加強貨幣資金監督檢查力度。 Z 集團公司一直重視資金管理的內部控制，定期或不定期開展貨幣資金管理相關自查自糾工作。 形成了自查、上級現場檢查、飛行檢查（抽查）等三位一體的資金內控檢查體系， 還將資金內控檢查的要求加入了內部審計的內容。 檢查內容實行管理層級、核算單位、財務人員三個全覆蓋；對檢查中發現的問題實行“制度未完善不放過、資金未追回不放過、責任未落實不放過”的原則。

2016 年之前每年組織開展 《銀行網銀U 盾、XXXX 資金系統電子鑰匙和賬戶預留印鑒年檢自查》工作。2017 年，Z 集團公司制定了《關于重申貨幣資金管理有關事項的通知》， 隨后每年組織開展貨幣資金基礎工作自查活動。 2020 年，先后組織開展了“加強出納業務落實情況”“資金收支專項檢查”“資金管控專項排查”“出納人員專項排查”“飛行檢查”等五次檢查活動。2021 年，3 月份起組織開展了“管理層級全覆蓋、核算單位全覆蓋、財務人員全覆蓋”（三個全覆蓋）的資金收支專項檢查和飛行檢查工作。 11 月份又根據上級最新通知組織開展“資金內控關鍵環節排查”，排查活動一方面是對不相容崗位設置、U 盾集中管理、短信通知、系統賬號使用情況等進行排查，另一方面是對2021 年前10 個月的銀行賬戶進行重新對賬，原則上集團公司選取未實現集中管理的和未實現銀企直連的賬戶進行重對賬。 2022 年，從資金管理、銀行賬戶和印鑒管理、融資擔保和票據管理、財務人員管理四個方面開展了資金收支專項檢查活動，共分為80 條檢查內容。 正在進行的資金管理關鍵環節排查工作持續到2023 年3 月份， 然后就會開展下一次資金管理內控檢查工作，短時間內資金內控檢查的高壓態勢不會放松，直到不再查出問題。 可見，Z 集團公司高度重視資金管理管理， 加強貨幣資金監督檢查力度，及時發現問題，并采取措施積極整改。

（二）Z 集團貨幣資金優化措施成效

Z 集團從思想上提高財務人員資金安全意識，從制度上加強貨幣資金制度體系建設，從客觀環境上加強貨幣資金信息系統管控，從外在約束上監督檢查力度，確保貨幣資金管理程序合規、不相容崗位相互分離，有效防范了貨幣資金風險，降低了Z 集團資金舞弊事件發生的可能性。從Z 集團近兩年的財務資金專項檢查結果看，Z 集團的貨幣資金管理問題大大減少，也未發生嚴重的資金安全事件。例如，Z 集團2020年資金收支業務專項檢查中發現庫存現金方面存在現金制度未建立、收據管理和使用不規范、未完整反映庫存現金收支等五類問題、銀行存款方面存在發生額漏記、多記、跨期記賬等七類問題、其他應收方面存在個別賬齡過長、 備用金管理不規范等兩類問題、內控管理方面存在出納人員制單、 付款審批時間滯后、賬戶管理混亂、 銀行對賬單與賬面不一致等六類問題。 Z 集團要求相關單位立即整改，并做好專項整治行動工作總結及報送，明確崗位職責權限，建立完備的資金管理和授權審批制度，完善管控機制。經整改，Z 集團在2021 年資金收支業務專項檢查中未發現上述問題存在。 可見，Z 集團不斷針對資金業務的專項整治問題， 采取一系列加強貨幣資金內控管理的措施，極大程度上降低了貨幣資金風險發生的可能性。

五、Z 集團案例啟示

建筑行業作為資金密集型行業， 具有多地開戶、資金沉淀、資金周轉緩慢等特點，資金管理難度較大，存在較多的資金安全隱患。 加強貨幣資金內控管理，有效防范貨幣資金安全，建筑企業首先應提升財務人員貨幣資金安全意識，從思想高度堅決不觸碰資金管理的道德紅線，維護資金安全。其次，加強貨幣資金制度建設，規范資金支付、資金管理、資金使用等操作流程，確保程序合規合法，不相容崗位相互分離。 再次，完善企業貨幣資金信息系統，為企業貨幣資金管理創造良好的客觀環境， 借助信息系統規范職責權限、加強風險預警機制等，有效防范企業資金風險。最后，加強內外部資金監督檢查，形成了自查、上級現場檢查、飛行檢查（抽查）等三位一體的資金內控檢查體系，堅持檢查內容全覆蓋、檢查問題全整改的原則，及時發現并應對財務資金風險。