新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式探究

孫明焱

摘要：對于事業單位來說，檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，可以為事業單位的經營和實施提供重要的指導和參考依據。新形勢下，將先進的信息化技術運用到具體的檔案管理工作中，構建數字化檔案館，有利于提高檔案管理工作的整體效率，為事業單位的各項工作實施提供參考。然而，目前我國事業單位檔案管理發展速度較慢，整體水平還沒有達到成熟，亟須加以進一步的創新和優化。因此，本文基于疾病預防控制中心檔案管理工作的改革和創新展開探討，旨在充分發揮檔案的實際價值，使事業單位的檔案管理數字化、規范化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；服務模式

檔案管理是指對檔案信息的收集、分析、整合、存儲、調用等工作，在互聯網信息化的時代背景下，檔案管理工作被賦予新的管理方式和手段。許多事業單位已經采用大數據手段，運用數字化信息管理系統對檔案進行管理，使檔案管理更加便捷、高效，極大地節省了工作人員的精力和時間。大數據為檔案管理優化提升提供了全新的路徑，有效避免了傳統檔案管理中信息滯后、流程復雜、管理困難等問題的產生。例如，疾病預防控制中心隸屬公益事業單位，內部電子檔案資源已逐漸成為現代醫學重要的研究參考依據，數據庫中諸多疾病信息與病例資料，對現代流行病及傳染病的研究有至關重要的作用。現階段通過對各地疾病預防控制中心的檔案管理模式進行研究，可以發現不同地區的檔案管理方式有非常明顯的差異，導致檔案管理與利用水平存在高低之分，部分疾病預防控制中心的檔案沒有得到有效應用，使相應機構衛生防疫工作的開展需求難以得到充分滿足。

一、檔案管理創新與服務模式改革的意義

社會在不斷發展，事業單位也在不斷進步。如今，互聯網信息技術已然在當前社會實現了普及，計算機辦公從概念真正走入現實，信息化技術的快速發展及普及化的應用，在檔案管理工作方面的表現較為明顯。仍以疾病預防控制中心為例，其檔案管理工作的開展流程具體包括：將疾病預防控制中心的業務類檔案納入中心檔案管理體系，由相關人員安排領導檔案管理工作，使相關檔案的管理與利用工作都可以得到規范落實；為進一步提高疾病預防控制中心檔案的利用效率，相關人員在對其進行管理的過程中可以將檔案分為中心及科兩級，分級開展業務管理工作，進而保證檔案內容得到更合理的應用；在開展檔案收集整理工作的過程中，各科檔案人員應當全面負責檔案的收集、整理及歸檔工作，在完成相關工作任務以后將檔案內容交由中心檔案室統一保管，全面提高檔案管理水平。

過去的檔案管理思想及方式已經不符合現階段事業單位的發展需求，對檔案管理創新與服務模式進行改革是必然趨勢。比如，疾病預防控制中心履行疾病預防控制、保障公共衛生安全等職能，檔案管理工作已經不再是簡單地進行檔案資料的登記、存儲，更需要充分利用檔案的特性，優化檔案管理的工作內容，并以信息化技術為輔助，多方面促進檔案管理工作效率提高，方便后續開展相關疾病研究工作室對電子信息進行檢索、查閱及調用，將疾病預防控制中心檔案管理工作最大限度地進行優化，同時提高其對社會的實際效用。

二、當前事業單位檔案管理工作存在問題

（一）對檔案管理工作的認識不足

不少事業單位的工作內容非常復雜，業務工作相對繁重，加之部分工作人員對業務工作重視程度相對不高，工作人員的檔案管理利用意識存在一定不足，沒有真正認識到信息收集與資源積累的重要價值及對事業單位長遠發展的重要意義，認為檔案管理工作無法為單位帶來任何效益。這種錯誤的思想認知，不僅使檔案管理部門在開展相應工作時，工作人員毫無熱情、敷衍了事，還會影響相應檔案管理工作的質量。當其他部門的工作人員有調取檔案的需求時，工作人員會由于缺乏工作熱情出現一拖再拖的情況，使得檔案調取工作無法得到快速辦理，影響相應事務性工作的推進。除此之外，部分領導崗位的工作人員并未認識到單位檔案管理工作的重要性，在日常管理中缺乏有效的制約手段，進一步助長了這種錯誤的認識和工作風氣。

（二）檔案管理制度缺乏科學性和建設性

檔案管理工作的開展有賴于各種制度的完善和支持，就現階段檔案管理工作的整體推廣程度來看，檔案管理工作的數字化管理完成度明顯不夠，同時對已完成的數字化的電子檔案的管理和應用制度缺乏科學性和建設性，只是單純地按照上級部門的要求進行檔案信息的收集和整理。在發生問題后，容易出現權責劃分不明確的情況。除此之外，部分單位還存在考核機制不完善的情況，檔案管理的工作情況就難以去衡量，在評價時會存在較大的主觀性，久而久之會導致評價的公平性缺失，影響檔案管理人員的工作積極性。

（三）檔案管理工作信息化建設程度不足

信息時代的大背景下，應用信息技術開展檔案管理工作對提高工作效率及工作質量有非常重要的現實意義。就當下實際情況而言，有些事業單位的檔案信息化建設工作相對較為落后，未能實現檔案管理的數字化、信息化、智能化。例如，疾控檔案資料的收集、整理、存儲等，仍以Excel操作為主，缺乏大數據技術、掃描技術等應用，消耗大量人力資源。檔案的歸檔、查詢、調出等服務，均采用紙質版登記方式，缺乏數字信息化的實時跟蹤與動態管理，導致檔案管理服務水平較低。

（四）檔案管理人員的綜合素質相對一般

事業單位檔案管理工作人員的綜合素質是影響檔案管理與應用水平的重要因素。但是在檔案管理工作開展的過程中，部分檔案管理人員的綜合素質能力存在明顯缺失。因為疾病預防控制中心的檔案管理工作需要對疾病防控知識有一定認識，這樣才能實現對相關業務技術報告的深入閱讀與分析，進而實現對相關資料內容的收集與整理。當前部分檔案管理人員并未接受過檔案專業正規培養教育，絕大多數都是兼職檔案管理員。雖然部分管理人員經過長時間開展檔案管理及利用工作，有相對豐富的工作經驗，但由于其本身學科素質相對一般，學習新知識、新技能的速度相對較慢，無法實現對先進工作理念的快速掌握，從而導致檔案管理理念出現明顯的滯后性，進而影響檔案管理工作的有效開展，無法滿足疾病預防控制中心檔案管理與應用的實際需求。

三、基于新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式改革路徑

（一）提高對檔案管理與利用工作的重視程度

檔案管理工作是事業單位工作的重要基礎，為了增強事業單位檔案管理工作的成效，無論是領導層還是基層工作者，都需要樹立良好的檔案管理與利用意識，認真落實檔案管理工作。領導層對檔案管理工作實際價值有清晰的認識后，相關領導應當加強對檔案管理的重視，整合單位內部資源，為檔案管理工作提供充足的資金及人力資源，確保檔案管理的基本工作需求得到充分滿足，為檔案資源得到更高水平的利用創造有利條件。針對檔案管理人員本身，對其管理工作的理念及管理模式進行革新，對其中存在的問題進行分析解決，突破以往的管理困境。在此過程中要引導檔案管理工作人員具備良好的工作責任心，促進檔案管理工作整體水平提高。另外，加強對檔案管理工作重要性的宣傳。宣傳渠道較為豐富，可利用講座、培訓、短視頻等方式，改進檔案管理工作方法，使全員形成較強的檔案管理意識，也能促使干部職工積極加入到檔案管理工作中來。

（二）建立健全標準化及多邊化的檔案管理制度

沒有規矩不成方圓。為促進檔案管理工作的進一步發展，疾病預防控制中心管理層應當嘗試建立標準化及多邊化的檔案管理制度，進一步提高制度內容的規范化程度。只有對檔案管理制度進行多角度和規范化的管理，才能夠將檔案的應用價值發揮到最大。一方面，要結合單位的實際情況，制定專門的管理制度。明確檔案管理中各個環節和流程，從檔案信息的建立、保存，到檔案的使用需要有明確的制度，確保事業單位檔案管理規范化。另一方面，要融入監督制度和懲罰制度。借用信息技術對于檔案的管理進行科學監督，確保每個環節都能夠按照規定進行，尤其是對重要檔案信息進行利用，對失誤人員要相應追究責任，從而有效約束檔案管理人員的行為，實現檔案對醫療和社會的最大價值。事業單位在構建科學的檔案管理制度的過程中，應轉變傳統局限性的管理思路，突破固有管理制度中存在的諸多不合理因素，根據新時期的檔案管理工作需求確定動態的管理模式。

（三）運用先進信息技術構建數字化管理平臺

疾病預防控制中心的檔案資源具有社會性質和服務性質，運用先進信息技術構建數字化管理平臺在一定程度上可以延長資料的使用壽命，對提高檔案管理質量及效率有非常重要的現實意義。具體可采取以下措施：一是構建數據管理平臺。在進行檔案管理工作時，要運用大數據的技術手段，構建智能化、數字化檔案管理平臺，促進檔案管理工作簡便高效。大數據技術的應用不應停留在簡單排列檔案信息，而應發揮其不同于普通信息管理工具的優勢特點，收集、儲存海量數據信息，并對收集的數據信息進行全面、精準的分析，經過深層的數據信息處理后再多角度整合，形成檔案信息數據庫，最后以直觀化、具象化的形式展現給檔案管理人員。二是優化數據管理平臺。加強數據檔案管理平臺的頂層設計，對每個環節都設計到位，在進行系統平臺設計時要有全局意識，將檔案數據信息的收集、分析、處理、整合、儲存、傳遞等多種功能集成于一體，使檔案管理平臺的功能更全面、更系統。在實踐中得到評價反饋，不斷優化完善數字化、智能化的檔案管理平臺的使用功能。三是與需求側對接。檔案管理平臺的建設不應是盲目的，用戶的需求是檔案管理平臺建設的行動指南，事業單位應全面掌握用戶檔案信息整體情況，立足用戶需求，結合用戶的實際情況和需求情況進行專門化的檔案管理平臺構建，這樣能夠具體化、有針對性地進行檔案信息數據管理。

（四）著力提升檔案管理工作人員的專業素養

為加快檔案數字化的優化管理進程，疾病預防控制中心應重視對新時期檔案管理人才的引進和培養。相關管理人員要有良好的政治素養、責任意識及強烈的事業心，在開展檔案管理工作的過程中能夠結合時代特征及單位發展趨勢創新檔案管理工作開展模式，提升檔案管理成效。另外，因為檔案內容有一定的機密屬性，所以相關管理人員應具有優秀的保密意識，為疾病預防控制中心檔案的安全性提供充足保障。相關檔案管理人員還需要掌握一定的業務知識，尤其是疾病防控專業知識及檔案理論知識，在相關知識內容的加持下，更高效地進行實踐操作，使疾病預防控制中心檔案管理與利用需求得到有效滿足。因此，在疾病預防控制中心日常運營的過程中，管理層應針對檔案管理人員定期開展教育培訓活動，幫助相關人員提高自身能力和素養，使其綜合素質滿足檔案管理工作的實際需求。為確保教育培訓工作取得良好成效，在完成培訓任務之后，還應針對檔案管理人員積極開展考核工作，將日常考核與考試相結合，使相關人員在開展檔案管理工作的過程中既有壓力，又有動力，更積極主動地落實各項工作內容。

四、結語

綜上所述，創新檔案管理與服務信息模式能夠較好地促進事業單位健康發展，單位有關部門應全面認識到其重要性及未來發展的意義。通過對短期任務和長期目標的規劃，實行有針對性和建設性價值的優化策略，以戰略發展的眼光解決檔案管理工作中的實際問題。檔案管理工作內容較為復雜，不但包括大量的信息資源，而且具有很強的系統性特征，這對檔案工作人員提出了更高的要求，要求其具有較強的責任感，并且靈活運用新型技術與理念，利用科學的方法，完成檔案管理工作任務，提高檔案信息服務質量。

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