電力企業優化文秘檔案管理工作路徑研究

劉屹彤

摘要：隨著我國經濟的持續發展和人民生活水平的不斷提高，生產和生活方面的用電持續增長，與之相應，電力企業相關的供電數據信息也在持續增長，需要管理的檔案也在不斷增加。檔案信息關系到企業管理工作的優化、科學決策以及重要的信息查詢。在新的時代背景下，做好檔案管理工作，是電力企業管理工作發展的必然要求。基于此，本文首先分析優化電氣企業文秘檔案管理工作效率的重要性，接著指出工作過程中存在的難點，最后提出相應的優化路徑，以供參考。

關鍵詞：電力企業；文秘檔案管理；工作效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20233427

在電力企業進行電力信息管理的過程中，企業文秘工作通常與檔案管理有著密切的聯系。新時代下，傳統的檔案管理和養護模式所需的大量人力資源在檔案信息化管理后得到了有效縮減，檔案管理工作已與文秘工作充分關聯起來，對電力企業創造更多信息價值起著關鍵作用。

一、優化電力企業文秘檔案管理工作效率的重要性

隨著電力企業的管理工作向現代化的管理模式轉變，管理工作的效率在不斷提升。隨著時代的發展，電力企業需處理的信息愈發復雜，文秘檔案管理工作逐漸困難，也對電力企業管理工作的發展造成了一定的影響。為確保電力企業發展，應全面優化電力企業文秘檔案管理工作。

（一）助力管理工作全面發展

在電力企業持續發展的過程中，管理工作的完善是電力企業發展的必然要求。只有充分做好管理工作，才能提高電力企業的工作效率和工作水平，使工作得到更科學的規劃，得到理想的工作效果。優化電力企業文秘檔案管理工作，一方面，可以提高企業整體的管理效率，促使管理工作向著更明確、更集中的方向發展，充分滿足新時期的發展需求；另一方面，可以讓檔案信息更多地參與到企業決策中，對企業的發展產生積極影響，使企業得到發展。

首先，文秘檔案管理工作與電力企業整體的管理工作息息相關，文秘對檔案信息進行有效整理，可以更充分地挖掘檔案信息，有效發揮檔案價值，讓管理工作借助檔案信息進行決策和規劃，確保管理工作的科學性和實際效果，促使電力企業的各類供電服務得到有效提升，推動智能化管理工作的有效進行。

其次，文秘檔案管理工作效率的提升代表著相應工作可以更加準確且快速地完成，管理工作也可以依靠相應的檔案信息進行有效規劃和及時決策，在保證管理工作科學性的同時提升管理工作的效率。

（二）充分發掘檔案價值

工作效率低下和工作結果混亂通常存在一定的聯系。在工作效率不足的情況下，一般更難以保障工作效果，工作過程中容易出現問題，還會影響其他管理工作，難以有效發掘檔案價值。信息化時代下，依靠對電力企業的有效管理，檔案信息不僅能為電力企業的決策提供直觀的信息支持，還能隨時進行分享和查閱，使檔案管理工作充分融入到電力企業的整體管理工作中。文秘檔案管理工作的本質是將文秘工作和檔案管理相結合，使檔案信息得到實際應用，使管理人員能隨時掌握決策信息，保障決策的實際效果，促使電力企業在有效的管理過程中得到充分發展。同時，檔案管理效率的提升能讓檔案信息得到更充分的應用，促使檔案信息的應用融入到企業管理中，讓管理工作更好地進行。

二、優化電力企業文秘檔案管理工作的難點

在進行電力企業文秘檔案管理工作效率的優化過程中，由于檔案信息量的不斷增長和檔案管理模式的改變，檔案管理工作涉及的領域愈發復雜，要想提高工作效率，還需注重以下難點：

（一）檔案管理人員缺乏專業素養

新時代，隨著信息化技術逐漸融入到管理工作中，檔案管理工作的工作量逐漸減少，充分推動了檔案管理工作與文秘工作一體化發展。在一體化發展的過程中，文秘檔案管理工作既展現出了對檔案信息的深入發掘，使檔案信息充分參與到企業管理和決策中，又出現了文秘工作負擔過重、檔案管理效率難以提升的問題。而優化電力企業文秘檔案管理工作的主要難點是有些文秘尚未清晰認識到工作內容的復雜性，在實際進行檔案管理的過程中，也難以使用正確的方法，容易對檔案管理工作造成消極影響。

第一，在實際進行檔案管理的過程中，文秘不僅要有效認識檔案中的綜合信息內容，還要有效提取信息中的管理內容，這就對文秘的綜合能力提出了較高的要求。在大多數情況下，文秘難以對大量繁雜的信息產生全面的認識，更無法在大量的工作中提升工作效率。因此，文秘檔案管理工作無法與企業的全面管理充分配合，導致檔案管理工作失去了實際的效果。同時，檔案管理工作對文秘本身工作時間造成了擠壓，也容易導致文秘工作混亂。

第二，文秘在實際進行檔案管理的過程中，通常缺乏信息管理方面的專業素養，易導致文秘在管理中消耗大量時間，影響實際的管理效率。同時，在缺乏信息技術應用的情況下，檔案管理相關的信息化建設和智能化建設也較難得到有效推進，易影響檔案管理的發展，導致檔案管理工作創新不足，難以為整體的管理工作提供更高的決策價值。

（二）信息技術應用不夠全面

在電力企業文秘檔案管理工作的優化過程中，通常需要得到信息技術的有效支持。只有借助信息技術的應用，才能使文秘工作與檔案管理工作得到統一，并真正發掘檔案信息的價值。在信息技術應用不夠全面的情況下，文秘工作和檔案管理工作的配合與協調可能受到一些影響，導致文秘人員難以在文秘工作中有效融入檔案管理，不僅影響文秘工作，還會阻礙檔案管理工作有效開展。

第一，在信息技術應用不夠全面的情況下，檔案的數字化及智能化管理無法得到有效完成，更難以在適當的情況下借助信息技術整理檔案信息。同時，由于信息技術應用不夠全面，管理人員的負擔也會相應增加，影響實際管理的效率和效果，容易對管理工作造成消極影響。

第二，在電力企業文秘檔案管理工作優化的過程中，不僅要充分保證檔案管理工作的效率，還要保證文秘工作的效率，只有兩方面的工作效率得到統一提升，才能真正實現工作效率的提高。在信息技術應用不足的情況下，文秘工作和檔案管理之間的聯系難以得到有效建立，無法發揮檔案的信息優勢。同時，電力企業文秘檔案管理工作中的信息較復雜，需要依靠信息技術進行及時的分析和處理，確保管理的實際效果。在信息技術應用不夠充分的情況下，管理人員難以有效整理和分析信息，不容易發揮信息技術應用的輔助效果，更難以提升工作效率。因此，在實際進行工作效率優化的過程中，應全面應用信息技術，充分購置信息技術應用相關的硬件設施，使文秘檔案管理工作的價值得到充分發揮。

三、優化電力企業文秘檔案管理工作的路徑

在優化電力企業文秘檔案管理工作的過程中，為確保優化工作的實際效果，應充分掌握科學的優化方法，使優化工作得到有效規劃，促使文秘檔案管理得到有效發展。

（一）做好宣傳工作

在進行優化之前，企業應充分認識文秘檔案管理工作的重要性，發揮檔案管理工作的實際價值，為檔案管理工作提供發展動力，積極促進檔案管理工作優化。同時，依靠充分的宣傳工作，助力檔案管理工作在新時代轉型發展，讓檔案信息更加充分地參與到電力企業的實際決策過程中，促使相應的檔案管理工作得到充分發展。

第一，充分做好檔案信息化方面的宣傳，讓企業人員認識到檔案信息化的重要意義，助力檔案信息化工作全面發展，加強檔案管理人員對信息技術應用的認識，促使檔案管理工作不斷朝著信息化和智能化方向發展。由于檔案管理工作設計的內容較復雜，在實際宣傳的過程中，應注重宣傳信息的明確性，讓檔案管理方面的信息得到切實有效的宣傳。

第二，保證宣傳工作的多樣性，可以利用視頻、會議、報刊等方式進行宣傳，確保宣傳工作的全面性和有效性，讓更多的員工對檔案管理工作產生認識。同時，多樣化的宣傳工作能促使企業員工有效樹立檔案管理意識，提升檔案管理效率。

（二）對檔案管理人員進行培訓

在電力企業文秘檔案管理工作優化的過程中，對檔案管理人員進行培訓，可以使管理人員充分掌握檔案管理工作的實際方法和關鍵技能，有效保障檔案管理工作的效率，優化檔案管理，促使檔案管理工作得到有效落實。

第一，在對檔案管理人員進行培訓的過程中，要使管理人員掌握信息技術，有效推進檔案信息化管理工作，在進行信息技術應用的過程中，減輕檔案管理負擔，促使檔案管理工作得到優化和發展。同時，充分應用大數據技術分析信息數據，使檔案信息的價值得到更加快速、全面、科學的發掘，讓檔案管理工作產生更加積極的作用。

第二，由于文秘工作和檔案管理工作的一體化發展，管理人員應對企業事務產生一定的認識，了解電力企業的工作和管理項目，使企業管理和檔案管理充分對接，促使檔案管理工作得到有效發展。

（三）建立完善的管理制度

為充分提升文秘檔案管理工作的效率，應建立完善的管理制度，明確文秘檔案管理的流程和形式，讓管理人員依靠制度進行管理，遵守制度落實管理，使文秘檔案管理的模式逐步得到完善。一方面，完善的管理制度能促使管理工作的快速完善，使管理人員充分明確管理流程，做好文秘工作和檔案管理工作之間的協調。另一方面，制度能保證管理工作的落實，明確管理責任，讓管理人員逐漸在實際管理的過程中認識到管理工作的重要性，促使管理人員不斷提升專業素養，使文秘檔案管理得到有效發展。

第一，在建立文秘檔案管理制度的過程中，明確檔案管理與企業管理之間的聯系，明確利用檔案管理工作促使企業管理得到發展的方法，讓檔案管理得到有效落實，讓相關人員在進行檔案管理的過程中根據制度要求明確檔案管理流程，使檔案管理工作更加清晰，充分提升檔案管理工作的效率。

第二，充分明確與檔案管理工作相關的責任，使檔案管理工作的責任落實到個人。一方面，責任的落實能使管理人員充分明確自身的管理責任，使檔案管理工作更充分地完成；另一方面，電力企業各個部門之間的文秘檔案管理工作可以有效協調，在保證管理效果的同時，提升檔案管理工作效率。

（四）創新文秘檔案管理模式

新時代下，隨著信息技術的不斷發展，電力企業的文秘工作和檔案管理工作也得到了相應的完善，使企業整體的管理工作得到了有效創新，使管理工作產生更好的效果。在文秘檔案管理工作優化過程中，為充分保證優化的實際效果，應創新文秘檔案管理的模式，使文秘檔案的管理工作與新時代的企業發展需求契合，使文秘檔案管理工作擁有更高的價值。

第一，創新文秘檔案管理模式，應明確文秘檔案管理工作的核心作用，保證模式的創新能為企業管理工作的發展服務，使文秘檔案信息充分應用于企業決策、管理和工作。同時，在進行實際創新的過程中，模式創新應符合企業的發展需求和長期規劃，讓企業的發展得到文秘檔案管理工作的有效支持。

第二，加強信息技術的應用，在電力企業內部，檔案相關的信息應利用智能化系統進行整理，實時分享，確保管理人員按照檔案信息進行決策，使工作人員依靠檔案信息進行后續工作的開展，充分保證電力企業工作的科學性，提升文秘檔案管理工作的效率，增強企業管理工作的效果。

四、結語

總而言之，隨著電力企業管理工作的不斷完善，文秘檔案管理的作用也在不斷凸顯。為充分保證電力文秘檔案管理工作的效率和效果，電力企業應持續優化文秘檔案管理工作，促使文秘檔案管理工作得到充分發展。在文秘檔案管理工作發展的過程中，電力企業的工作也能得到檔案信息的有效輔助，促使電力企業不斷發展。

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