基于“單套制”的建設工程電子檔案接收管理研究

摘要：為大范圍推廣與普及單套制電子檔案接收模式，筆者根據自身的建設工程電子檔案接收管理實踐，進行系統化的經驗總結。本文首先分析單套制電子檔案接收與實體檔案接收的差異，其次從幾個方面深入說明并探討基于單套制的建設工程電子檔案接收管理方案以及接收策略，以供參考。

關鍵詞：單套制；建設工程；電子檔案；檔案接收管理

建設工程電子檔案是指，由工程項目開始一直到竣工驗收完成，這一階段產生的全部有價值的資料信息，其中涵蓋工程各個環節產生的電子文件、元數據，且這些檔案資料均可依托電子媒介實施存儲與傳遞。現階段我國在單套制電子檔案接收領域的研究并不多，所以筆者就實際工作經驗以及實踐研究，對單套制電子檔案歸檔的內容范疇、技術要求、管理策略展開深度剖析，致力于為全過程電子化建設工程提供有價值的參考意見。

一、單套制電子檔案接收與實體檔案接收的差異

（一）接收內容不同

在傳統環境下，檔案接收分為實體檔案與數字化電子檔案兩種類型。基于單套制的電子檔案接收方式，既需要接收原生電子檔案，同時也包含使用電子簽章的主體文件、電子文件元數據。電子檔案最為顯著的特征是載體與內容相分離，所以在檔案接收過程中很容易被個別人惡意篡改。而電子簽章則是利用身份認證的方式來固化電子檔案，保存修改痕跡或者避免被篡改。另外，目前市場上的檔案管理系統種類繁多，由于技術特點、開發人員不同，所以電子簽章與身份認證方式也存在差異，對此檔案接收必須適用于電子簽章的系統軟件。

（二）組卷方式不同

組卷是按照檔案類別，將其劃分為若干個小單位。傳統的實體紙質檔案通常采用人工組卷的方式，需要在人力、物力方面投入較多成本，而且歸檔與移交都必須裝盒，過程冗長繁雜，同時人文因素對其組卷質量與效率均會產生極大影響。單套制的電子檔案則截然不同，在信息技術的加持下，多采用自動化組卷與手工類型組卷[1]。在自動組卷時，所有使用者均可借由輸入組卷條件，由系統自動篩選出符合要求的檔案，將其移至卷內，自動化、高效精準完成組卷任務。而手工類型的組卷主要是采用鍵盤與鼠標手工拖拽文件的方式，其組卷形式較為靈活。

（三）移交方式不同

傳統檔案接收在移交過程中一般采用雙套制方式，也就是盒裝移交實體檔案、存儲設備移交電子檔案。待有關部門接收到檔案之后，其檔案的保管主體也隨之發生變化。單套制的電子檔案在移交階段并不涉及實體檔案，僅包含電子檔案的在線移交與離線移交。在線移交是以檔案共享平臺或者信息傳輸網絡為媒介，進行檔案信息的實時傳遞。離線移交是指將檔案內容通過移動的存儲裝置進行傳輸，與傳統的電子檔案接收相吻合。兩種移交方式各有優勢，在線移交靈活性與時效性更強，離線移交的信息安全會更有保障。伴隨網絡技術的持續發展，以及網絡傳輸安全性的提升，在之后在線傳輸在電子檔案接收與移交領域，有望逐步成為主流方式。

（四）審核方式不同

實體紙質檔案的鑒定涉及資格審查、確定生存期、價值鑒定三個環節，特別是在價值鑒定環節，需要逐份逐頁的進行，所以檔案的鑒定周期會相對較長。但是在鑒定電子檔案的過程中，只需提前開發出算法，利用信息技術便可由系統自動化鑒定檔案內容的完整度、真實度、可用度，不僅鑒定速度快，且精準度也遠超實體檔案鑒定法。此外，在審核與鑒定電子檔案階段，不可缺少的環節是要檢測檔案的認證信息、數字簽名、加密特征以及身份驗證信息，如此才能切實保證不會影響到檔案的四性，維護電子檔案本身的法律憑證效力。

二、基于單套制的建設工程電子檔案接收管理方案

（一）做好歸檔準備工作

明確歸檔范圍及保管期限。在開展建設工程電子檔案接收工作的過程中，明確歸檔范圍及保管期限是做好該項工作的先決條件，而現階段因為各地區的政府部門與檔案管理機構的要求不同，所以城建檔案管理部門的電子檔案接收范圍、保管期限也不盡相同。所以，不同的建檔單位在進行歸檔前，都要與當地的檔案管理部門提前溝通協商，然后再決定建設工程檔案移交范圍及期限[2]。另外，由于建設工程電子文件與電子檔案暫時處于試行階段，涉及實體紙質與電子檔案兩種載體，所以需要城建檔案管理部門針對兩種載體檔案的歸檔范圍、保管期限，面向建檔單位、服務公司分別作出具體明確的說明，并形成紙質制度。

劃分檔案密級標準。由于建筑工程電子檔案屬于一種電子格式，它能便捷地通過網絡途徑對檔案信息進行傳遞與使用，對今后的檔案使用有著重要意義。檔案管理部門可以通過管理系統根據需求快速檢索到所需檔案，所以在進行歸檔前，立檔單位必須先與檔案管理部門確定其保管等級，以便于在日后使用時根據不同的密級標準設置對應的控制調取權限，如此既能提高檔案的安全系數，也為用戶的檔案借閱提供了便捷條件。

（二）收集電子文件與元數據

在進行原生電子文件的收集與歸檔工作過程中，其必須滿足“四性”的要求，并根據各市、區、縣有關單位的移交范圍有針對性地進行收集。電子檔案與元數據之間應存有內在關聯，確保二者之間可以實現互相索引，便于后續的檢索與使用。在進行檔案移交時，原生電子檔案中必須含有有關負責人員的電子簽章信息。且電子簽名文件必須遵守《中華人民共和國電子簽名法》有關規定。針對電子文件的保存格式，應嚴格按照《建設電子文件與電子檔案管理規范》中對于通用格式作出的具體要求。為有效防止由于電子簽名服務公司不同，所造成的軟件工作量負荷，非通用格式的電子文件在正式移交之前，必須全部轉換為通用格式，并與原始文件一起存檔。建設工程電子文檔元數據的存儲格式以 XML為基礎，元數據的獲取必須滿足《建設電子檔案元數據標準》中的有關規定。建檔單位在編制XML文件階段，要盡可能減少人工錄入的工作量，充分發揮計算機技術在自動化信息采集方面的應用優勢，采取智能化方式高效錄入，進一步提高檔案編目工作的實效性。最后一步是制作電子竣工圖。在工程電子檔案的建設環節，竣工圖占據了極大部分的比重，而且城建檔案竣工圖的使用效率也是最高的。所以，編制電子化竣工圖，一方面可以極大地減少紙張投入，同時在以后的檔案使用中也會變得更為便利。如果需要用到紙質竣工圖，可以直接進行電子竣工圖的曬圖；如果需要用到電子版竣工圖，可以在圖紙上增加水印或進行簡單處理后便可使用[3]。在制作電子竣工圖時，為切實保證其檔案利用的質量，可以使用矢量竣工圖作為原始文檔的簽名蓋章。因為竣工圖屬于獨立形式的原生電子文件，所以可將其歸入到全部案卷的最后。為提高電子竣工圖的制作效率，相關人員可逐步由紙質材料審查向電子化的審查模式過渡。電子簽章的尺寸也要做到要與電子文檔印刷的紙張尺寸一致。

（三）歸檔信息包

歸檔信息包屬于數據的封裝包，其中包括電子檔案的原數據以及內容數據，在移交電子檔案的過程中根據特定的結構將其重新組織起來，以便于在各個環節之間進行信息傳輸。其一，組織結構。歸檔信息包的生成要根據一定的檔案儲存規則，來儲存原數據與內容數據。由于當前轉到城建檔案館的檔案中包含一些實體紙質檔案，針對這部分紙質檔案則需要按照“項目—案卷—文件”傳統模式實施管理[4]。為確保紙質檔案與數碼掃描資料在內容及儲存層面上的連貫性，應采取“專案—案卷—檔案層級”的三層管理模式，并參照三個層級的具體管理需求實施元數據管理。其二，檔案封裝。為避免在交接過程中因他人的惡意篡改或刪除關鍵內容，建設單位將歸檔信息移交給城建檔案管理部門時，應采取檔案封裝。由于工程項目涉及資料內容比較復雜，因此，在不同的建設規模下，所生成的電子文件也必然會存在一定差異。建設項目檔案信息包在進行封裝時，應支持智能劃分包，防止因文件較大導致拷貝與上傳的不完整。建設主管部門應為建設單位提供相應的封裝軟件包。

（四）移交與檢測

建設單位在辦理檔案交接時，應當清楚所提供檔案資料的真實性、安全性、完整性是否符合要求，并提交關于檔案信息真實性的承諾保證書。對分期檢測的檔案數據，建設單位要確保各個階段檔案數據的交接質量。電子檔案中通過電子簽章技術使用的方式，對責任人員實施責任定位，因此每個電子文檔中均包含諸多電子簽章，而不同類別電子檔案所要求的簽章人員也會有所不同。所以，在檔案審核中，如果采用人工方法逐一驗證電子簽章，不僅會耗費過多的時間精力，工作量也會非常龐大。而且元數據的相關內容不能直接用人工驗證，為便于城建檔案管理部門對其進行合規性的審核，需要積極建立“四性”電子檔案檢測系統[5]。從真實性、安全性、完整性、可用性四個方面入手，系統性檢測電子檔案信息。采用信息化軟件，大大減少了檔案檢測的工作難度以及工作量。

三、基于單套制的建設電子工程管理檔案接收策略

（一）完善管理組織架構

鑒于檔案管理體系建設存在的滯后問題，需要基于單套制電子檔案的接收特點，建立電子檔案管理的中介機構，或者成立專門的接收部門，便于負責各項檔案聯絡與協調工作。該組織架構的職能主要有四項：第一，指導監督電子檔案生成機構級的檔案管理工作；第二，重新整理各部門現有的檔案資源，以確保其與各項電子檔案接收要求相適應；第三，為電子檔案生成單位提供全方位的信息化服務；第四，科學合理評估檔案價值，并將檔案中有價值的資料移交到檔案部門。

（二）加強標準化體系建設

針對單套制的電子工程檔案標準化建設，需要基于傳統檔案管理環境，將電子檔案的應用有效延伸到檔案管理的全過程中，并且檔案內容應覆蓋不同門類，載體也要盡量多樣化，在此基礎上從管理層面與業務層面入手展開體系建設。首先，管理層面。其標準化體系中應涵蓋計算機安全法規、使用標準，對電子檔案的生成部門、所屬部門的責任范疇做出明確劃分，將電子檔案的接收期限、信息內容、具體要求等落實到制度中。其次，業務層面。其標準化體系中既要涵蓋術語標準、電子文件的規范，同時對于電子檔案、元數據、電子簽章等文檔標準也需做出統一規定，如此才可為檔案信息的可讀性提供強有力保障[6]?？紤]到檔案與文件的類型豐富，管理部門可借鑒同類型單位所制定的單套制電子標準體系，然后基于本單位實際情況對體系內容加以細化調整，讓信息數據的管理逐步走向規范化，促使信息流動與使用效率得到質的改變。另外，針對制定完成的體系，應先在小范圍內試行，以找出體系運行中存在的不足之處，為標準化體系的廣泛普及奠定前期基礎。

（三）搭建統一的管理平臺

基于單套制電子檔案搭建起的接收平臺，有助于將電子化滲透到檔案接收的全過程中。第一，需要相關部門對于各類檔案資源的電子檔案的適用性有全面的認識，同時測試各個管理平臺、信息傳播平臺的適用性，最后根據平臺特點合理選擇電子檔案的接收方式，以此來促進智能化接收的發展。為各類電子檔案均實現自動采集與存檔，需要適當實施權限下放，將檔案接收中心模式向扁平化模式轉變，所有職能都由于業務部門主導，然后由上級部門統一[7]。第二，要平衡好信息化建設的投資比例，確保內部與外部各部門之間可以保持相對均衡，通過建立健全的檔案管理制度，進一步明確各單位在檔案信息化工作中的責任范疇，構建團結協作的工作氛圍。在解決外部失衡問題時，要由省級以上檔案主管部門主導，配合檔案共享平臺的建立，主動擔負起檔案信息化工作的責任，為我國檔案工作的穩健可持續發展提供強有力信息支撐。

（四）開發多元化服務方式

聯通多個電子檔案接收部門。根據各部門特點以及業務屬性，對信息資源進行整理歸納，然后設置統一的檔案查詢入口。在檔案載體方面，要涵蓋多種格式的影像、圖片、文本、音頻等載體，以更好地滿足電子檔案種類與內容豐富的基本特點。此外，應用互聯網技術、移動視頻客戶端、數字電視三項元素的結合，形成內容不同、側重點不同的電子檔案資源，并借由新媒體途徑進行廣泛傳播[8]。引入智能終端，實現線下檔案服務的自主辦理。依托互聯網平臺加大對門戶網站的建設力度，從內容載體、體量、系統軟件等方面著手，徹底解決檔案內容不能加載、瀏覽器不兼容等關鍵問題?；谝苿涌蛻舳说奈⒎掌脚_，應積極開發在線咨詢、信息查詢等服務，打破傳統檔案服務的時間與空間條件限制。最后，將檔案的接收和使用做到動靜結合，相互聯動，極大程度地提高檔案管理和使用效率。

四、結束語

綜上所述，伴隨計算機技術的持續發展更新，在建設工程電子檔案中引入單套制接收模式，實施電子檔案的在線傳輸與審核，同時針對存在的不規范檔案也可建立對應的檢索信息，如此建設單位便可以檢索問題為指導完善修改，在極大程度上提高了工作效率。具體到實際工作中，為發揮出單套制電子檔案接收的效能，建設單位應與有關部門提前協調好檔案接收范圍與期限，為檔案同步管理提供便利。此外，考慮到單套制電子檔案接收與實體檔案接收的差異，建設單位在做好接收管理的同時，還需要通過完善管理組織架構、加強標準化體系建設、搭建統一的管理平臺、開發多元化服務方式來持續優化檔案接收策略，為建設工程的全過程電子化管理提供強有力支持。

作者單位：葛健 馬南鶴 合肥市軌道交通集團有限公司

參" 考" 文" 獻

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