數字人文視域下高校科研檔案信息化管理的實施困境與優化策略

知識經濟和科技創新環境下，高校科研檔案管理急需規范化、全面化、信息化、資源化。現基于數字人文視域，以高校科研檔案管理工作為對象，探索數字人文視域下高校科研檔案信息化管理的實施困境與優化策略。其中實施困境主要出現在基礎層、服務層、知識層以及保障層，優化策略為推進高校科研檔案基礎設施建設，提供“數字+人文”的檔案服務，加強科研檔案資源的識別與分析，打造復合型高校科研檔案管理隊伍，重在使其為教育科研活動提供更有力的支撐。

傳統模式下的高校科研檔案信息化管理掩蓋了數字人文的其他屬性，并弱化了“數字人文”與“檔案服務”的其他組配關系，導致高校科研檔案出現信息利用率低、信息不全面不準確、功能服務局限等問題。以數字人文指導高校科研檔案信息化管理，能夠消解新一代數字技術和科研檔案在功能屬性、價值彰顯、作用發揮上的“隔閡”，強化高校科研檔案的文化屬性，彰顯高校科研檔案工作的服務屬性，推動高校科研檔案管理走向現代化。因此，應當立足于數字人文視角，重塑高校科研檔案信息化管理的系統性認知，并探索其參與數字人文的模式。

數字人文和高校科研檔案管理的理論解讀和發展現狀

數字人文的理論解讀和發展現狀

數字人文是一種將計算機方法與技術融入人文研究，進而提出并回答人文問題的新范式。在高校科研檔案信息化管理領域，數字人文重在以數字技術為依托，以人文體現為范式，將認知計算、圖像識別、視覺分析、文本計量、文化分析等數字技術引入高校科研檔案信息化管理過程，以促進科技與人文互動，滿足高校科研檔案信息化管理人員和提檔人在工作或使用過程中便捷化、服務性、高效性等實際需求，強化高校科研檔案管理的人文屬性。目前，數字人文相關理論研究方興未艾。學者們多從建構和功能視角出發，闡釋數字人文的理論內涵、本質，探索數字人文在不同場景的實踐路線、現實意義、風險挑戰以及應用路徑。比如，廖蓓蓓指出，數字人文視域下檔案管理在價值上的訴求是更好地服務于人，在方法論上呼吁多主體之間的協同整合，在理性上則提倡價值理性與工具理性的彌合。

高校科研檔案管理的理論解讀和發展現狀

高校科研檔案管理工作是高校檔案工作的重要組成部分，面向對象是高等院校在科學研究管理和實踐活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等文件材料。以知網為數據庫，以“高校科研檔案管理”為檢索詞，共檢索出405條結果，研究重心在于以何種方式方法推動高校科研檔案管理改革創新，以更好地服務高校科研事業發展。陳瀅、張繼元將過程管理理念引入高校科研檔案管理，提出提高重視程度、建立規章制度、完善管理模式、加快信息化建設、提高人員素養、挖掘檔案價值等措施；劉杰結合高校科研檔案管理面臨的困境，論述了人工智能賦能科研檔案管理的正當性，指出應利用人工智能技術，提升高校科研檔案的安全性，優化資源組織形式，構建自適應推薦平臺。

數字人文視域下高校科研檔案信息化管理的實施困境

基礎層：基礎設施相對薄弱

無論是科研檔案數據整合、深度加工，還是電子文件有效管理、可視化展示、檔案關系洞察、檔案精準定位、用戶使用趨勢分析等，這些高校科研檔案信息化管理的數字人文實現都離不開數字檔案技術、數字檔案設備、智慧檔案平臺等基礎設施的完善和優化。雖然現階段高校科研檔案基本實現了互聯網、信息化轉型升級，但是因為重視程度、投入力度等方面的差異，再加上檔案信息化管理技術更新較快，所以部分高校在技術水平、設備先進水平、一體化平臺建設方面仍舊存在較為明顯的短板，具體表現在管理技術水平較低，先進設備投入不足，一體化平臺建設缺位等方面，容易出現科研檔案信息不全面、不準確、功能服務局限等問題。

服務層：業務活動有待拓展

在數字人文的作用下，高校科研檔案信息化管理在盤點、整合、檢索、編目、關聯、編輯、計算、呈現信息等方面的功能日益強大。如數字人文能夠對高校科研檔案進行加工處理，使其具有邏輯性、關聯性、推理性、創造性等。種種趨勢都在說明一個問題，高校科研檔案信息化管理需要跳出被動式服務方式的框架，樹立主動式服務邏輯，為用戶提供主動化、數字化、人文化的管理服務。然而從現有實踐來看，無論是從供給數量還是供給質量上來看，高校科研檔案信息化管理服務都差強人意。部分高校只能提供一些基礎性的信息化服務，科研檔案信息化管理工作還停留在“檔案保管與利用”階段，往往只是進行一些科研檔案的上傳、查閱、檢索、增加、刪減等基本性工作；還有部分高校科研檔案信息化管理服務智慧化水平較低，檔案業務自動化辦理、智能檢索服務、智能推送服務、智能輔導服務等智慧化服務質量相對較低，在科研檔案成果圖譜化、自動識別紙質檔案、智能追蹤用戶蹤跡行為、個性化推薦等數智化功能服務方面供給較少。

知識層：數據結構缺乏聯動

數字人文視域下的高校科研檔案管理滿足了檔案管理跨界協作的要求，突出科研檔案在作者、關鍵詞、主題、篇名、單位等方面的緊密關聯，管理對象細化至數據層，管理屬性更加突出共建共享，由此產生了以共建共享、信息聯動為基礎，以協作融合、相互借鑒、互利共贏、輻射映射為特征的科研檔案信息化管理結構。目前，部分高校科研檔案信息化管理的跨學科與協作性屬性并不突出，檔案資源數量龐大、多源異構、資源間缺少邏輯聯系和對話的現象較為常見。還有部分高校科研檔案息化管理的數據標準、存儲格式、檢索標準不統一，檔案信息較為零散，科研檔案數據往往相對孤立，存在異構數據源分散性強、功能與存量重復、數據共享不及時不完整等問題，需要用戶不斷更換關鍵詞進行檢索，容易使用戶面臨知識孤島的困境。還有些高校科研檔案管理模式為明顯的層級化管理模式，導致科研檔案數據要素無法合理流動，不便于管理者了解各部門科研檔案上傳、存儲、修改等基本情況。

保障層：專業人才較為匱乏

數字人文對高校科研檔案信息化管理提出了更高的標準和要求。作為高校科研檔案信息化管理的主體，高校科研檔案管理人員的意識和能力影響著數字人文背景下高校科研檔案信息化管理的水平和質量。由于高校科研檔案管理人員多為在科研部門工作的人員，他們大多都缺乏圖書情報與檔案管理領域的專業知識，欠缺專業的檔案管理理論和技術，且對數字人文、數字技術缺乏一定的了解，數字意識相對較弱，對數字人文一知半解，缺少必要的培訓和引導，因此在高校科研檔案信息化管理過程中，其容易因為專業上的局限、觀念上的差異、能力上的不足，無法在利用數字技術推動高校科研檔案信息化管理實現跨界融合和人文交流的過程中，對數字人文視域下的高校科研檔案信息化管理形成科學認識，而是沿用傳統的科研檔案管理方法，缺乏一定的人文關懷。

數字人文視域下高校科研檔案信息化管理的優化策略

推進高校科研檔案基礎設施建設

數字人文背景下，人們對高校科研檔案信息化管理數智化服務寄予了更多期待，而這些服務的實現，需要更多先進技術和設備的支持。因此，應加快推進智慧檔案基礎設施建設，為高校科研檔案信息化管理提供前提條件。一要更新高校科研檔案信息化管理技術，加入大數據（如大數據挖掘技術）、物聯網（如Zigbee協議技術、射頻識別技術）、人工智能（如多模態識別技術、深度學習技術、模型訓練技術）、信息識別轉化技術（如人臉識別技術、語音識別技術、OCR識別技術）等技術，提高高校科研檔案的智慧管理能力；二要引入高校科研檔案信息化管理數字人文設備，如激光掃描器、掃描儀、大容量存儲和備份設備，實現檔案自動入庫、遠程調取、精準匹配檔案信息、快速查閱利用等功能；三要建立高校科研檔案信息化管理數字人文平臺，這一措施有利于高校將軟硬件資源整合、集成為一體化高校科研檔案數字人文管理系統，在記載和查詢檔案目錄信息功能的基礎上，增加智能分類、智能檢索、個性推薦、遠程控制、數據分析等人文性功能。

提供“數字+人文”的檔案服務

建立高校科研檔案數智服務生產模式，利用大數據技術、OCR識別技術、射頻識別（RFID）裝置、激光掃描器、區塊鏈技術、AI技術等技術，對多種形式、數量龐大、類型多樣的紙質科研檔案進行選擇、轉換、提取、整合和銜接，不斷提高其轉化準確率；建立智慧檔案管理系統，引入數據組織技術，利用統計、在線分析處理、情報檢索、機器學習、模式識別、人工智能、可視化等多種技術手段，處理海量、具有異構等復雜特點的科研檔案，深入挖掘科研檔案數據價值，整理科研檔案資源序列的關聯模式，形成具有關聯性、邏輯性的高校科研檔案管理結構，找出具有關聯性、可以相互利用、能夠推動檔案價值創新的智慧化科研檔案呈現方式，提供“一站式”公共服務。

建立高校科研檔案數智服務運作模式，充分利用新一代數字技術，提供智能匹配、智能拓展、智能分析等數字人文檔案信息檢索技術，提供自動篩選、自動編目、自動著錄、自動分析、案卷追溯監控、線上查檔、自動推理、情景式展示等數字人文檔案功能服務，減少科研檔案信息更新慢、信息不透明、隨意性強等對查檔人的負面影響。

建立高校科研檔案數智知識反哺模式，借助用戶分析技術、人工智能技術等技術，根據查檔人的個人信息和具體查閱記錄，了解其利用動機、偏好、趨勢，精準推送科研檔案資料，解決缺乏信息發布有效機制的現實問題。

加強科研檔案資源的識別與分析

在檔案有機聯系的基本理念下，高校科研檔案信息化管理需要建構不同類別、相同領域高校科研檔案資源的潛在關聯，實現科研檔案信息的共享、申請和調用，為科研檔案產生跨界“化學反應”提供條件。一方面，從實際需求的角度出發，遵循整體性與協調性，順應科研檔案使用主體的層次化與多元化走向，重視檔案資源的內在聯系，使用NER、本體建模、數據庫設計、關聯數據、知識圖譜、數據畫像等技術，通過建立多維度型模型、描摹數據層級的細顆粒度、聚類分析科研檔案數據信息、關聯化描述元數據、鏈接同構或異構知識單元、建立結構化組織檔案體系等操作，以標簽為中心將分散的科研檔案從文本、時間、空間、功能、形式等多個維度進行組織與整理，形成基于特定文本內容或功能用途的檔案記憶單元。另一方面，面向人文與社會的需求，以一本賬管理、一攬子申請、一平臺調度、一站式瀏覽為導向，推動“靜態關聯”治理，細化高校科研檔案數據資源的目錄要素，推動數據資源的全域性動態化管理，推進標準規范化的高校科研檔案“工廠化”管理，有效加強全鏈條高校科研檔案資源質量管控。

打造復合型高校科研檔案管理隊伍

打造一批兼具數字人文視野和檔案現代化管理能力的復合型高校科研檔案管理隊伍，是應對數字人文對高校科研檔案信息化管理提出挑戰的有效措施。要加強高校科研檔案管理人員的人文素養，以實現數字人文發展為主題，通過具體的課程、觀摩學習、實地考察、會議討論、項目帶動等方式，使他們對數字人文有更多的思考與參與，拓寬他們的管理思維。要提升高校科研檔案管理人員的專業技能，從學習時間、經費和機會上，積極為高校科研檔案管理人員提供學習數字人文相關技術的機會，如構建高校科研檔案管理人員數字人文專項技術學習共同體，出臺高校科研檔案管理人員數字人文專業學習資金保障政策，配套科研檔案數字人文管理所需的軟硬件設備，幫助其掌握新的數字人文技術和方法，引導他們熟練掌握數字人文相關理論和技術，并結合管理實際進行合理的應用和開發；也可從人事管理制度入手，對積極探索數字人文科研檔案管理，并在此過程中取得突出成績的人員進行物質和精神激勵，將數字人文科研檔案管理與其績效、日常考核、職稱評定相掛鉤。

數字人文背景下，高校科研檔案信息化管理具有多元性和不可或缺性，強化高校科研檔案管理人員對其服務性和發展性的認識，可以使高校科研檔案管理人員跳出傳統概念束縛，實現一般數字人文法則與高校個性化實際的平衡。隨著數字人文的深入研究發展，高校還應結合數字人文發展趨勢和科研檔案管理特征，歸納數字人文背景下高校科研檔案管理與傳統檔案管理模式的異同，主動參與并探索數字人文背景下高校科研檔案信息化管理發展與業務延伸的路徑，盡快融入數字人文浪潮之中；并在此基礎上，結合時代發展背景和自身實際，深化“數字人文”概念，實現中國式現代化高校科研檔案管理創新發展。