醫院文書檔案現代化管理方法初探

摘要：醫院文書檔案管理是醫院管理中十分重要的內容，對推動醫院各項工作有序開展和有效落實起到至關重要的作用。新時代，醫院必須對醫院文書檔案管理方法及時作出調整以順應時代趨勢，進而促進醫院管理水平提高。基于此，本文主要討論醫院文書檔案現代化管理的必要性，分析現存的問題，闡述現代化管理方法，以供參考。

關鍵詞：醫院；文書檔案；現代化管理

醫院文書檔案是醫院記載各種事件、各項活動的原始資料，是醫院順利開展工作的見證和憑證。現階段，醫院規模越來越大，醫生接診數量逐漸增加，從而使醫院文書檔案管理變得越來越繁雜，有效落實醫院文書檔案現代化管理十分有必要。

一、醫院文書檔案現代化管理的必要性

首先，醫院文書檔案現代化管理可以更好地發揮計算機技術和信息技術等技術優勢。將信息技術融入醫院文書檔案管理中，可以提高工作效率。工作人員無論是在信息交互方面還是在文檔調取、查閱整理方面，都可以得到極大的便利。醫院可以通過數據庫建立的方式使各部門各層級員工根據自身的工作需求調取檔案信息數據，為各項工作的順利開展提供數據支持。

其次，醫院文書檔案管理工作在數據錄入、調取、整合、分析、流通的過程中很有可能因人為因素導致數據的真實性受到一定影響。信息技術的融入可以從一定程度上簡化醫院文書檔案管理的工作流程，發揮計算機技術的優勢，有效避免人為因素導致數據失真的問題，進而提高工作質量。工作人員可以利用互聯網技術實現信息數據的在線分享，提高數據收集、錄入、整合等各項工作落實的效率和質量，也可以通過自動化設備的引入自動識別單據上的信息或檔案中的信息，完成紙質信息向電子信息的轉化。

最后，傳統的醫院文書檔案大多是紙質檔案。一方面，紙質檔案在檔案存儲方面需要占用較大的空間，同時很容易受自然因素、客觀條件的影響，出現文檔丟失、損壞等情況。另一方面，紙質檔案在檔案修改、補充調取過程中效率偏低。信息技術融入醫院文書檔案管理，可以有效解決這一問題，降低空間成本和人力成本，保障醫院文書檔案管理的工作效率。同時，信息技術的融入可以避免因為存儲方式不當或管理措施落實不到位導致數據丟失、損毀等情況。

由此可見，推進醫院文書檔案現代化管理是十分必要的。從實際情況分析，醫院文書檔案管理工作在落實過程中仍存在一定不足。

二、醫院文書檔案管理的現實問題

（一）缺乏物質基礎

醫院文書檔案現代化管理核心在于有效發揮信息技術的優勢，應用信息技術，優化醫院檔案管理工作的流程、技術和方法，需要以客觀物質基礎為支撐。以現階段情況來看，醫院文書檔案管理工作在落實過程中并不能直接產生經濟效益，導致醫院對文書檔案管理方面的硬件設施和軟件系統開發方面的關注度和重視度較低，且缺乏物質基礎，致使很多技術無法有效應用于實踐。因此，醫院文書檔案管理工作的自動化建設、信息化發展腳步較慢。

（二）缺乏制度支撐

規章制度可以更好地規范人員的工作行為、工作技術和工作方法，從而保障各項工作的有序開展和有效落實。從實際情況分析，醫院文書檔案管理方面的規章制度仍有待完善，文書檔案范圍界定不明確，工作的落實缺乏標準，很容易導致文書檔案被重復保存等問題，既影響文書檔案管理的工作效率和工作質量，在一定程度上增加了工作量，影響醫院文書檔案現代化管理的規范性、科學性和有效性。

（三）缺乏人才保障

醫院文書檔案現代管理需要對文書檔案管理工作的工作流程、工作方法有效優化，提高工作效率。從實際情況分析，一方面，部分醫院不重視到醫文書檔案管理工作的重要性與影響，文書檔案管理專業人才相對較少；另一方面，信息技術的融入促使工作方法和工作流程發生改變。工作人員不僅需要掌握一定的檔案管理知識，還需要對信息技術有一定的了解，以此更好地推動醫院文書檔案現代化管理。但是部分工作人員的信息技術應用水平和計算機操作能力仍有待提升，這會極大地影響醫院文書檔案現代化管理的發展。

三、醫院文書檔案現代化建設的落實路徑

（一）加強制度建設

規章制度的約束和引導作用對推進醫院文書檔案現代化管理有至關重要的影響。在醫院文書檔案現代化管理建設中，信息技術的融入意味著工作形式、工作方法、工作手段發生明顯變化。如果缺乏制度保障，一方面會導致信息技術推行不暢，現代化管理效率偏低，另一方面會影響工作人員操作的規范性和科學性。為此，醫院需要結合實際情況、運營需求、文書檔案管理工作的主要內容，根據《中華人民共和國檔案法》對規章制度作出有效的優化和調整。

在規章制度建設和完善過程中，醫院要從歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等多個角度共同著手，對規章制度作出進一步細化、精化、優化和完善，為工作人員的檔案收集、歸檔、借閱、銷毀等各項工作的落實提供信息參考和工作依據。除此之外，工作人員需要根據工作流程制定工作標準，明確工作落實的方式、方法，如分類規則、標引規則、編撰規則等，進而保證文書檔案現代化管理建設的規范性、科學性與有效性，更好地約束工作行為，保證各項工作順利開展和有效落實。

醫院需要明確責任機制。一方面，工作人員要明確工作內容和工作方向，保證工作技術和工作方法調整后促使各項工作有序開展，推進醫院文書檔案現代化管理建設，有效避免技術方法轉變、工作流程轉變導致醫院文書檔案管理秩序混亂的問題。另一方面，通過責任機制建設明確工作標準，為工作開展提供導向，使工作人員更好地有效落實文書檔案管理工作。

除此之外，責任機制可以端正工作態度，使工作人員主動約束自己的工作行為。在出現管理失誤或技術失誤時，醫院通過責任機制及時追究個人責任，快速解決問題。從責任機制著手推進信息技術的應用，促進醫院文書檔案管理的信息化建設。

醫院需要發揮規章制度的引導作用，結合醫院文書檔案管理現代化建設的實際需求加強制度建設，從現代化管理建設的醫院文書檔案管理流程和各崗位的崗位職責出發，保證規章制度建設的科學性和有效性。

（二）落實人員培訓

工作人員始終是工作開展的落腳點，其素養和能力直接影響工作效率和工作質量。醫院加強人員培訓，以提升綜合素養是十分必要的。

首先，醫院應建立完善的培訓機制，明確培訓周期。人員培訓并非一蹴而就，盡管醫院文書檔案現代化管理建設方向明確，即醫院發揮信息技術和計算機技術等技術優勢對文書檔案管理的工作流程、工作方法作出調整，但是針對其技術應用的路徑形式要緊跟時代變化不斷作出調整。為此，醫院建立常態化培訓機制，通過周期性、理論性、系統性培訓不斷強化工作人員的綜合素養，使工作人員了解和學習最新的技術方法，進而推進醫院文書檔案現代化管理工作。

其次，醫院應優化培訓內容。在培訓內容優化過程中需要緊抓以下三個要點：

第一，加強專業素養培養，使工作人員掌握更多的檔案管理知識、技巧和方法，并在此基礎上學習英語、法律等知識，更好地滿足文書檔案管理的實際需求，促進工作人員向專業化發展。

加強對工作人員的信息素養培養，促使其更好地掌握現代化技術，提高計算機操作能力和信息技術應用能力，使其能夠結合實踐工作需求，調整自身的工作方法、工作技巧。

第二，強化工作人員的工作意識，轉變其工作態度。一方面要通過培訓工作的落實和培訓內容的調整，讓工作人員具備服務意識。利用文書檔案管理工作的落實為臨床醫療、教學、科研等各項工作的開展提供信息支持和數據保障。同時通過統計、分析、歸納等多種方式為醫院領導層的決策制定提供更多參考數據，提高醫院文書檔案管理工作的服務能力。另一方面，轉變工作人員的工作意識和工作態度。從被動等材料變為主動收集材料，從交多少收多少變為該收多少就收多少，從給什么就收什么變為缺什么收什么。工作人員在實踐工作落實的過程中更有指向性，照章辦事，保證各項工作落實的規范性與科學性。除此之外，通過意識觀念建設提高工作人員的責任感、歸屬感和認同感，使其意識到醫院文書檔案管理工作對醫療事業發展、醫院的正常運行、醫院戰略發展決策的優化調整有著至關重要的影響。

第三，豐富培訓手段，利用信息技術打破人才培訓的時空局限性，通過網絡資源、開展教育講座、加強院內宣傳等多種方式落實培訓，在打破教育培訓的時空局限性同時提高培訓的效果。以此為中心，打造出一批專業素養過硬且思想態度端正的人才隊伍，為醫院文書檔案管理的現代化建設奠定良好的人才基礎。

（三）加大資金投入力度

醫院文書檔案管理工作對客觀物質基礎的依賴性較強。只有有充足的物質支撐，信息技術的作用和工作效益才會有所體現，更好地推動醫院文書檔案現代化管理建設。為此，醫院需要加大資金投入力度，調整資金應用方向。

首先，加大對硬件設施的投入，不斷完善基礎設施和關鍵設備。例如，文書檔案現代化管理在建設過程中需要配置先進的計算機設備。除此之外，還需要配置空調、監控設備、專用打印機、掃描儀等設備。這些設備可以為計算機技術的發揮提供物質基礎。醫院應當結合文書檔案管理的實際需求作出適當調整。醫院雖然需要充分發揮信息技術的技術優勢，推動文書檔案管理工作的信息化建設、自動化建設，實現電子化、數字化發展，但不可否認的是，紙質檔案也是同樣重要的。為此，醫院在硬件設施完善過程中建立檔案庫房，并且保障檔案庫房的防火、防潮、防盜性能，配置專用檔案柜，以此為中心，通過線上、線下相結合的方式為醫院文書檔案管理的現代化建設提供雙重保障。

其次，信息技術應用的客觀物質基礎在于硬件設備，而系統軟件可以為信息技術的發揮提供便捷與幫助。醫院可以通過調整資金投入結構的方式開發軟件系統，以外包業務的方式與軟件開發企業建立合作關系，結合醫院的實際需求、工作流程開發系統軟件。這樣不僅可以有效提高醫院文書檔案管理的工作效率，還可以從一定程度上簡化工作程序，降低工作難度，避免技術操作難度過高導致文書檔案管理現代化建設效率過低等情況出現。醫院利用軟件系統為檔案信息的采集、記錄、檢索、傳輸提供便捷服務與技術保障。

最后，醫院加強環境建設。在線上、線下相結合的文書檔案管理工作落實過程中對客觀環境的依賴性較強。一方面，客觀環境會影響工作人員的主觀情緒，影響其對醫院的歸屬感、認同感和責任感。因此，優化工作環境、完善辦公條件可以更好地保證工作人員的主觀能動性得到充分調動，在提高工作效率的同時還能有效提升服務意識。另一方面，在線上、線下相結合的模式下，紙質檔案管理是十分重要的，而優化檔案庫房的客觀環境可以較有效避免紙質檔案丟失、損壞的情況。

（四）加強安保系統建設

信息技術在醫院文書檔案管理中有效應用，可以提高數據交互的效率和質量，也可以避免數據失真的問題，但是不能否認的是，信息技術很容易帶來新的風險。醫院文書檔案管理工作在落實過程中會涉及較多的個人信息以及醫療信息，保障信息的安全性十分必要，但是信息技術的融入很有可能會出現數據信息被竊取丟失等問題。因此，醫院應加強安保系統建設。

首先，在系統優化和調整的過程中，除了需要考量醫院文書檔案管理的管理流程和醫院的運營需求以外，還需要結合不同部門的主要工作內容、工作方向、工作重點和工作需求，做好檔案信息的分類工作，不同部門的工作人員在登錄系統以后需要輸入身份識別信息才可以瀏覽檔案數據，這樣可以在保障數據信息安全性的同時打破“信息孤島”，為各部門工作的落實提供數據參考數據和信息支持，系統在識別工作人員的身份信息之后會根據職位權限確定所提供的信息數據。

其次，提升數據庫的監督力度。職工在登錄系統之后，系統會記錄工作人員調查的檔案信息以及登錄時間和姓名，為信息追溯提供便捷。

最后，為了有效提高數據信息的整合、收錄效率，也避免數據傳輸導致信息失真等問題，醫院需要確定內部信息數據傳輸標準和格式，要求各部門員工在上傳信息時采用統一格式，減少在格式轉換上消耗的時間，也避免格式轉換導致數據丟失等情況。

四、結語

醫院文書檔案醫院管理對提高工作人員的工作效率、工作質量，降低工作成本會有一定的幫助。醫院需要從制度建設、人員培訓、基礎設施完善等多個角度作出優化和調整，為醫院文書檔案現代化管理提供更多的幫助與保障，進而更好地發揮醫院文書檔案管理的作用，推動醫院文書檔案管理工作的現代化、信息化、自動化發展。

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作者簡介：王玉慧（1971），天津市人，本科，研究方向為檔案管理。