淺議數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性

摘 要：現(xiàn)階段，在我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展環(huán)境下，人們的生活水平逐步提高，逐漸意識(shí)到自身健康的重要性。同時(shí)，我國(guó)各種科學(xué)技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新和研發(fā)，為各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，特別是在醫(yī)院人事檔案管理環(huán)節(jié)中，更是發(fā)揮至關(guān)重要的價(jià)值和意義。通過(guò)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的運(yùn)用，最大限度地提高了醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，促使我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，進(jìn)而為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。在秉持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展原則過(guò)程中，把數(shù)字化信息技術(shù)有效運(yùn)用到實(shí)踐管理中，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部管理工作的改革和創(chuàng)新，促使人事檔案管理工作更具有時(shí)效性，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供重要支撐和保障。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息技術(shù)；醫(yī)院人事；檔案管理；重要性；策略

引言

在社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的背景下，信息化和數(shù)字化技術(shù)逐漸滲透各個(gè)行業(yè)中，并取得了顯著的應(yīng)用效果。這些高新技術(shù)的應(yīng)用，逐漸改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)生活方式，對(duì)人類社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生積極影響。醫(yī)院屬于國(guó)家發(fā)展中的重要場(chǎng)所，與人們的健康有著緊密的聯(lián)系，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作要引起高度重視。醫(yī)院人事檔案管理工作量較大，若還是采用傳統(tǒng)的管理方式，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息管理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題。把數(shù)字化和信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中是十分有必要的，對(duì)提高人事檔案管理效率有積極的促進(jìn)作用，能夠?yàn)楹罄m(xù)醫(yī)院相關(guān)工作提供重要的資料支撐。

一、數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性

1.節(jié)約空間和時(shí)間

在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作中，很多情況下都會(huì)使用人工管理方式，登記醫(yī)院人事信息，并以紙質(zhì)版資料為主保存。如果長(zhǎng)時(shí)間使用這種管理模式，很容易出現(xiàn)一些操作失誤，且紙質(zhì)版資料無(wú)法得到長(zhǎng)期的保存，在查閱和使用期間也會(huì)發(fā)生各種各樣的問(wèn)題。基于此，現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，其應(yīng)用效果十分突出，備受社會(huì)各界人士青睞。把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中，其作用和價(jià)值十分突出，提高了醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，促使醫(yī)院人事檔案管理水平大幅度提高，并以此替代傳統(tǒng)人工管理和紙質(zhì)版檔案記錄的方式，提高檔案資料儲(chǔ)存效果，并在查取以及調(diào)用過(guò)程中具有一定的便捷性。同時(shí)，在這種新型管理模式下，有效節(jié)約各項(xiàng)資源，避免發(fā)生資源浪費(fèi)，促使人事檔案保存效果顯著提高，也在很大程度上提高了檔案的使用效率。另外，由于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量比較大，存在效率高和速度快的特點(diǎn)，進(jìn)一步為醫(yī)院人事檔案資料管理的有效性提供了支撐。因此，在人事檔案管理期間，醫(yī)院一定要意識(shí)到數(shù)字化信息技術(shù)使用的重要價(jià)值和意義，要投入足夠的資金和政策，在提高檔案管理效率的同時(shí)，進(jìn)一步滿足當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的個(gè)性化要求。

2.促進(jìn)檔案資源共享

在以往的檔案管理模式下，人事檔案經(jīng)常采用紙質(zhì)載體開展記錄和保存，因此，在檔案查閱和調(diào)用時(shí)，需要進(jìn)入檔案資料管理房間，才能獲取要查閱或者調(diào)用的資料，但是這種方式會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還會(huì)占用很多資源，使檔案管理工作效率顯著下降。數(shù)字化信息技術(shù)為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，利用數(shù)字化和信息技術(shù)可以錄入全部醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人檔案信息，直接輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，把紙版檔案管理方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案記錄和儲(chǔ)存方式，從而對(duì)檔案信息全面分類、歸檔以及整合，降低工作人員壓力的同時(shí)，提高人事檔案信息管理的有效性和時(shí)效性，促使資源共享效果更加理想。

與此同時(shí)，在人事檔案資料查閱或者借閱期間，也可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)查詢信息，能夠更直觀和簡(jiǎn)單地呈現(xiàn)出要查找的信息，使信息管理工作更加高效。基于此，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理環(huán)節(jié)，提高檔案資料自身的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，還可以在醫(yī)院內(nèi)部管理工作中發(fā)揮關(guān)鍵性作用，使其管理效率和質(zhì)量明顯提高。

3.提高保密程度

一般情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作都是借助人工管理的方式，但紙版檔案由于自身材質(zhì)的問(wèn)題，其檔案安全管理要求更高，查詢信息時(shí)會(huì)占用很多時(shí)間，無(wú)法實(shí)現(xiàn)第一時(shí)間的查閱目的，甚至?xí)?jīng)常出現(xiàn)資料丟失和損壞等問(wèn)題。紙版資料在管理期間，一般為節(jié)省保管空間會(huì)將多種類別的檔案統(tǒng)一存放，但隨著時(shí)間的推移，檔案資料會(huì)經(jīng)常發(fā)生丟失的情況，并在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法識(shí)別，長(zhǎng)此以往，會(huì)降低醫(yī)院人事檔案信息的保密效果。如今，在各種科學(xué)技術(shù)的幫助下，把數(shù)字化信息技術(shù)合理有效地運(yùn)用到人事檔案管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員無(wú)須和人事資料的原件直接接觸，在對(duì)相關(guān)信息輸入和輸出之后，有效防止了信息出現(xiàn)被泄露和丟失的問(wèn)題，并能利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能特點(diǎn)，對(duì)其加密處理，使醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作開展更加高效和科學(xué)，最大限度地提升了人事檔案管理工作的保密效果。

4.提高檔案資料使用效率

目前，各醫(yī)院之間也存在一定競(jìng)爭(zhēng)。因此，在醫(yī)院管理和發(fā)展中，一定要對(duì)人事檔案管理工作給予高度重視。人事檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)院制定各種決策以及管理機(jī)制等提供重要的數(shù)據(jù)支撐和保障，使醫(yī)院內(nèi)部人員的調(diào)配工作更加科學(xué)和合理。以往醫(yī)院人事檔案管理工作受傳統(tǒng)模式影響，存在一定的局限性，導(dǎo)致消耗大量的人力和物力，在管理效果上也無(wú)法得到充分保障。基于此，一定要重視對(duì)醫(yī)院各種事務(wù)的處理，并盡可能地降低人事檔案紙質(zhì)資料使用的次數(shù)，避免檔案損毀。除此之外，在數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用期間，為促進(jìn)人事檔案管理工作順利進(jìn)行，并保證管理工作良好的效果，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)其足夠重視。通過(guò)對(duì)數(shù)字信息技術(shù)的合理應(yīng)用，降低投入人力和物力的同時(shí)，可以對(duì)人事檔案資料展開綜合分析和研究。利用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)可以有效提高醫(yī)院內(nèi)部管理工作的質(zhì)量和效率，提高管理結(jié)果的時(shí)效性和有效性，進(jìn)而提高檔案資料的使用效率。

5.延長(zhǎng)檔案資料的使用時(shí)間

基于紙質(zhì)版資料在存放使用上的缺點(diǎn)，很多時(shí)候會(huì)因?yàn)槌睗竦沫h(huán)境導(dǎo)致其在保存上具有較大的難度。但在數(shù)字化信息技術(shù)的幫助下，把所有檔案資料直接導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，能夠無(wú)限期保存，便于查閱的同時(shí)，可以永久存儲(chǔ)，進(jìn)一步延長(zhǎng)醫(yī)院人事檔案資料的使用時(shí)間。

二、數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的問(wèn)題

1.不夠重視人事檔案管理工作

社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，逐漸改變著人們的日常生活水平。人們對(duì)醫(yī)院的公共設(shè)施要求也越來(lái)越高，醫(yī)院一定要重視對(duì)內(nèi)部管理工作的強(qiáng)化，在提高醫(yī)療水平的基礎(chǔ)上，為人們提供個(gè)性化和人性化的服務(wù)。不過(guò)，針對(duì)近些年我國(guó)醫(yī)院的發(fā)展情況來(lái)看，過(guò)于重視醫(yī)療水平和業(yè)務(wù)的提升，較容易忽略人事檔案管理工作，導(dǎo)致該項(xiàng)工作沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)創(chuàng)新和改革，管理狀態(tài)一直停滯不前。大多是因?yàn)獒t(yī)院管理層的相關(guān)意識(shí)比較薄弱，無(wú)法意識(shí)到人事檔案管理工作的重要價(jià)值，嚴(yán)重降低了人事檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量，阻礙了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.人員管理準(zhǔn)確性比較低

從目前醫(yī)院的具體管理情況分析，在開展人事檔案管理工作期間，利用人工操作的方式，將會(huì)消耗一定人力和物力，還會(huì)讓醫(yī)院花費(fèi)更多時(shí)間和精力，甚至資金也存在浪費(fèi)的情況。醫(yī)院人事管理工作一般是對(duì)不同科室人員信息統(tǒng)計(jì)和整理，如工資待遇、人員學(xué)歷以及工作經(jīng)歷等。因此，在對(duì)人事檔案信息整理期間，要便于日常的查閱和使用，對(duì)其展開統(tǒng)一的集中管理，使人員配置情況得到優(yōu)化。但是，有些醫(yī)院沒(méi)有結(jié)合人員信息變化情況及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)，導(dǎo)致人事檔案信息更新不及時(shí)和不完整。在人工操作過(guò)程中，也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)性的資料問(wèn)題，無(wú)法有效控制資料錯(cuò)誤以及重復(fù)歸檔的問(wèn)題發(fā)生，在對(duì)這些復(fù)雜檔案資料加以處理和整理期間，會(huì)占用更多的時(shí)間和精力。此外，如果檔案資料整理不及時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致信息更新不完整，嚴(yán)重降低工作效率，降低檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

三、數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的有效策略

1.增強(qiáng)安全防范意識(shí)

從數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用情況了解到，在醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，其作用十分顯著，進(jìn)一步推動(dòng)了我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。不過(guò)，在新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展下，因網(wǎng)絡(luò)自身具有開放性的特點(diǎn)，在數(shù)字化信息技術(shù)使用期間，將會(huì)存在一些安全隱患問(wèn)題，使醫(yī)院人事檔案信息的整體性以及保密性受到影響，直接威脅醫(yī)院所有人員人事檔案資料的安全。因此，在借助數(shù)字信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理時(shí)，一定要確保相關(guān)管理人員具有極強(qiáng)的安全防范意識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案管理人員展開全面的網(wǎng)絡(luò)安全教育，鼓勵(lì)所有員工積極參與其中，熟練掌握更多數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)和技能，進(jìn)一步提高使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密效果，為數(shù)字化信息技術(shù)的合理使用打下良好基礎(chǔ)。比如，在對(duì)檔案信息錄入期間，一定要對(duì)檔案信息展開加密處理，使醫(yī)院系統(tǒng)的檔案頁(yè)面處于加密狀態(tài)，避免黑客或者病毒侵入，從根本上提高人事檔案信息的安全。在檔案信息歸檔過(guò)程中，也要增強(qiáng)工作人員的檔案信息安全防護(hù)意識(shí)，對(duì)檔案信息及時(shí)整理和保護(hù)，同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)加以殺毒處理，每間隔一段時(shí)間要對(duì)其展開清理，使電腦系統(tǒng)始終處于安全和穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)。

2.及時(shí)更新和整理檔案資料

基于人事檔案信息具有流動(dòng)性以及互通性的特點(diǎn)，其不是持續(xù)處于一成不變的狀態(tài)。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員一定要在數(shù)字化信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)有關(guān)人員的檔案信息展開實(shí)時(shí)更新和完善，全面保證醫(yī)院人事檔案信息的完整性。與此同時(shí)，也要提高對(duì)檔案資料的日常管理力度，使檔案資料更加安全和有效。在對(duì)大量人事檔案資料整理之后，要結(jié)合實(shí)際的管理情況，進(jìn)一步對(duì)這些資料加以匯總和歸納，并上報(bào)給上級(jí)相關(guān)人員確認(rèn)和審核。當(dāng)上級(jí)管理人員確定人事檔案資料沒(méi)有錯(cuò)誤后，檔案管理人員方可把這些信息導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而開展科學(xué)、有效的保存。

3.定期優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理效果

具體的人事檔案管理工作會(huì)存在復(fù)雜性和煩瑣性的特征。同時(shí)，在管理工作環(huán)節(jié)也會(huì)涉及很多人員，且信息數(shù)據(jù)巨大，如果采用以往人工管理的方式，將會(huì)消耗大量的資源，并且管理標(biāo)準(zhǔn)和要求也落實(shí)不到位。所以，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到具體管理過(guò)程中時(shí)，可以有效彌補(bǔ)這一問(wèn)題，把醫(yī)院內(nèi)部信息以及資源加以匯總和整合，充分滿足醫(yī)院人事檔案管理需求，構(gòu)建信息化的管理系統(tǒng)。另外，在把紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，提高了醫(yī)院人事檔案資料的使用率，使檔案資料信息保存效果顯著提高，進(jìn)一步為醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)提供重要資料支撐。此外，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)定期優(yōu)化，以確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)作。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不斷升級(jí)和優(yōu)化，充分落實(shí)新時(shí)期科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用的可操作性和有效性。在構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)過(guò)程中，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，確保人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，也有效提高了人事檔案資料的使用效果，促進(jìn)了我國(guó)醫(yī)院健康發(fā)展，為人們的身體健康提供良好保障。

4.積極引入專業(yè)人才，健全數(shù)字檔案體系和制度

在我國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中，構(gòu)建檔案數(shù)字系統(tǒng)是十分重要的。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院要積極引入更多專業(yè)性的技術(shù)人才，更加有效和科學(xué)的建立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系和制度。在構(gòu)建醫(yī)院人事檔案數(shù)字系統(tǒng)期間，可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)檔案內(nèi)容施行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及導(dǎo)入，建設(shè)成更加完整和科學(xué)的檔案數(shù)字系統(tǒng)。從當(dāng)前醫(yī)院的人事改革情況了解到，對(duì)于人才的吸收和人才培養(yǎng)的力度不夠，因此，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，定期或不定期對(duì)員工展開專業(yè)培訓(xùn)，讓工作人員掌握更多數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用技能，了解新時(shí)期該項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)，從而在數(shù)字化檔案管理工作模式中取得突飛猛進(jìn)的成效，為醫(yī)院的內(nèi)部管理工作帶來(lái)良好動(dòng)力。比如，建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)字化信息庫(kù)，要在進(jìn)一步升級(jí)和改造以往的檔案管理工作體系下進(jìn)行，要求相關(guān)工作人員靈活和正確使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在專業(yè)化和科學(xué)化培訓(xùn)之后，逐步提高工作人員的信息數(shù)據(jù)處理水平。在數(shù)字化和信息化時(shí)代影響下，檔案管理人員可以采用電腦錄入的方式，把大量的醫(yī)院人事檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案儲(chǔ)存。在檔案管理工作創(chuàng)新和改革過(guò)程中，建立人才培養(yǎng)計(jì)劃，積極引進(jìn)和培養(yǎng)更多數(shù)字化信息技術(shù)方面的人才，并以此作為醫(yī)院人事檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供助力。

四、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代，在經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的環(huán)境下，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，呈現(xiàn)出顯著的使用效果，具有一定現(xiàn)實(shí)發(fā)展意義。因此，要想提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，一定要確保提高人事檔案管理資料的使用效率，最大限度地發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)的使用價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步突顯現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的重要性。在醫(yī)院人事檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙版資料管理和保存存在的問(wèn)題，為醫(yī)院的各項(xiàng)決策制定提供了重要的資料支撐，使決策更加準(zhǔn)確和有效，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)全新的動(dòng)力。

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作者簡(jiǎn)介：鄒軍麗（1976—），女，漢族，山東文登人，本科，檔案副研究館員，研究方向：現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下公立醫(yī)院智慧檔案管理、大數(shù)據(jù)背景下公立醫(yī)院檔案管理制度改革等。