新時期公共就業和人才服務中心檔案管理探析

摘 要：新時代背景下，我國檔案管理邁上了新臺階，公共就業和人才服務中心檔案管理也應緊跟時代發展不斷調整管理模式，解決現存問題，有效發揮其社會服務功能，促進我國公共就業與人力資源工作順利進行。文章分析了公共就業和人才服務中心檔案管理意義，總結當前公共就業和人才服務中心檔案管理中所出現的實際問題，包括社會服務功能不突出、管理人員素質有待提升和信息化水平不高等，針對問題提出凸顯社會服務功能、提升檔案管理團隊綜合素養、強化信息技術的實踐運用和建立檔案網絡信息管理體系等管理策略。旨在有效提升公共就業和人才服務中心檔案管理水平，為公共就業與人力資源管理提供信息服務。

關鍵詞：公共就業中心；人才服務中心；檔案管理

公共就業和人才服務中心承擔著人力資源公共服務事業發展規劃的重要作用，是提升我國人力資源服務水平，實現人力資源優化配置、促進公共就業的關鍵部門。其中，檔案管理工作能夠滿足公共就業與人才引進的利用需求價值，為其工作順利開展提供必備的信息資料。新時期的公共就業和人才服務中心檔案管理工作，需要堅持以人為本的管理原則，不斷優化，形成成熟的管理模式與體系，為我國公共就業與人才服務工作貢獻力量。

一、公共就業和人才服務中心檔案管理意義

社會經濟的快速發展與產業結構變革，使我國人才資源需求結構發生重大改變，相應的公共就業體系也在持續調整當中，為確保公共就業和人才服務符合當前產業結構發展態勢，滿足市場前沿人才需求，解決失業人口增加與求職人數增多的矛盾問題，需要有效發揮公共就業和人才服務中心檔案管理的作用與價值，其本身所存在的社會意義體現在：第一，反映真實的公共就業和人才服務現狀。檔案是歷史的見證，充分且全面反映了一定的歷史事實，具有全面性、真實性、準確性、實時性的主要特征，是社會信息系統的基石。公共就業和人才服務中心檔案記錄了當前公共就業和人才服務的發展現狀，可通過檔案信息了解市場就業與人力資源現狀，尋找其中所出現的問題，以此來作為未來公共就業和人力資源工作調整的重要憑證與依據，在公共就業服務和人力資源建設、巡視巡察、資金使用審計等工作中發揮著重要的基礎性與支撐性作用。第二，助力人員就業與人才引進工作順利開展。一方面，利用檔案資料開展相關就業與人力資源政策宣傳，如職業介紹、仲裁調解、勞動監察、安全檢查中的內容、就業困難對象等；另一方面，以檔案記錄的真實信息為依據，為失業人員搭橋鋪路，解決社會所重點關注的人力資源問題，并通過了解當前失業人員真實情況，開展相關扶貧幫困計劃及勞動能力鑒定。第三，助力保護人才隱私。人才作為當前社會發展中的重要資源，在開展公共就業和人才服務工作過程中，通過收集、調查、評估和核查大量的個人信息并實施規范化管理，可以有效保護人才的隱私，降低信息泄露安全風險，從整體上掌握檔案信息的流轉情況，保證信息的完整性、保密性和安全性，進而保護人才的基本權利。

二、新時期公共就業和人才服務中心檔案管理現狀

目前，我國已經形成了較為成熟的公共就業和人才服務中心檔案管理體系，管理制度比較規范，檔案操作較為標準，在一定程度上保證了檔案資料內容的真實性與全面性。但在當前新時代環境下，我國產業結構調整使公共就業和人才服務發生較大改變，而相應的檔案管理卻未能根據時代變化展開優化創新，導致難以有效發揮檔案的服務作用。新時期公共就業和人才服務中心檔案管理問題主要表現在：

第一，未能發揮檔案管理的社會服務功能。當前，公共就業和人才服務中心檔案管理僅是根據檔案管理制度實施被動標準化文獻管理工作，也就是對檔案的收錄、整理與借閱，雖然整個管理過程較為規范，但由于缺少相應服務機制，導致難以適應新時代環境下的就業與人才管理需求，未能主動參與社會服務工作。

第二，檔案管理隊伍整體素質不足。新時代的檔案管理要求團隊更加專業，并具備扎實的理論基礎與實踐管理能力。但就現狀來看，檔案管理團隊專業素質有待提升，部分檔案管理人員半路出家，且信息化素養不高，直接影響新理念、新方法在新時代檔案管理中的運用與推廣。

第三，檔案管理信息化水平不足。目前，公共就業和人才服務中心檔案數量持續增多，傳統的人工管理方法已經難以適應新時代檔案管理要求，在信息技術高速發展的環境下，要求加快信息技術與檔案管理的融合，從而確保有效發揮檔案管理的價值。公共就業和人才服務中心檔案管理信息化中所存在的問題，體現在專項資金投入不足與傳統紙質檔案電子化轉換效果較差等方面，整體信息化水平不高。

三、新時期公共就業和人才服務中心檔案管理對策

1.凸顯社會服務功能

社會服務功能是檔案管理中最重要的功能之一。我國明確要求應實現檔案服務社會化，在提供檔案服務的基礎上，以社會實際需求為導向，全面發揮檔案服務社會公眾的作用。當前，公共就業和人才服務中心檔案管理只是單純的文獻資料被動管理，尚未發揮社會服務功能，需不斷凸顯檔案的社會服務效應，加速檔案社會化轉變，從原先的被動檔案管理轉為主動社會服務，才能滿足新時代的公共就業與人力資源發展需求。第一，改變檔案服務中心性質。新時代市場就業與人才環境的轉變，要求公共就業和人才服務中心從原先的檔案資源保管機構，轉變為公共就業與市場人才篩選服務的職能機構。積極利用檔案信息資源，梳理目前市場失業人員現狀、主要求職意向和人力資源管理現狀等實際情況，全面了解市場對人才的需求，通過市場信息網絡對接公共就業與人才信息，提供有效的信息資源，幫助具有勞動能力與求職意向的人員就業，幫助具有人才需求的企業招聘到合適人才。以公共就業檔案社會化服務為例，檔案中記錄了市場失業人員的技能與特點，結合其求職意愿與市場企業招聘動向，幫助他們尋找就業渠道，也可根據其就業狀態開展針對性的職業規劃指導。第二，進一步規范公共就業和人才服務中心檔案管理。不斷健全檔案管理機制，明確崗位職責，樹立檔案管理流程，履行檔案管理主體責任，實現對檔案的全過程管理。對于公共就業檔案管理來說，現行重點在于強化檔案收集工作，確保公共就業服務業務過程中形成的文件材料及時歸檔，提升檔案信息內容的真實性與時效性，保證其能夠有效發揮檔案服務社會的功能。對于人才檔案管理來說，重點為記錄市場企業人力資源需求，為后續人力資源結構調整與企業發展提供信息服務。

2.提升檔案管理團隊綜合素養

新時代的公共就業和人才服務中心檔案管理工作，對團隊的綜合素質提出了更高要求。一方面，檔案數量與類型增多，要求檔案管理中心加快人員引進；另一方面，檔案社會化的轉變，要求檔案管理中心加快檔案管理人員的培訓，要求其熟練掌握相關檔案信息運用技能。第一，強化檔案人員的引進招聘。按照規定招聘流程引進高素質的檔案管理人才，要求其掌握扎實的檔案管理理論知識。同時，單位應加強對所招聘人才的考核，單位組織專項人才考核團隊，通過實地走訪、查閱檔案和考察談話等方式，全面考察應聘人員的資格條件和德、能、勤、績、廉等現實表現以及政治素質，確保應聘人員本身具備與檔案管理崗位相匹配的素養與能力。第二，組織檔案管理人員開展相關業務培訓。提高檔案工作人員的業務素質和操作技能，推進檔案工作高質量發展，需要針對當前檔案管理團隊素質現狀展開培訓工作。一方面，通過大量的舉例說明和現場演示，較為系統地講授檔案法律法規、檔案工作基本概念、檔案收集整理規范化流程、檔案軟件系統錄入以及電子文件歸檔等方面的知識，并精心準備具有代表性的測試題目，要求工作人員現場作答，加深其對培訓知識的理解與掌握。也可邀請全國青年檔案業務骨干就檔案工作中的常見問題現場為參訓學員答疑，全方位提升參訓學員的檔案業務水平；另一方面，加快培訓課程編寫工作。根據現任與新進檔案管理人員的業務素質情況，編寫相應的培訓課程，所編寫的課程資料對應實際檔案業務，并制定科學、合理的培訓課程開展制度，要求按照規范流程組織開展檔案業務培訓，并加強后續跟蹤考核，全面提升檔案管理人員的素養與能力。總的來說，要求認真學習貫徹黨的二十大精神，貫徹落實習近平總書記關于檔案工作一系列重要指示批示精神，不斷鞏固拓展黨史學習教育成果，教育引導廣大干部職工深刻領悟“兩個確立”的決定性意義，不斷增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，形成了一支梯次合理、素質過硬、青藍相繼的檔案干部人才隊伍，推動營造檔案系統加強學習、鉆研業務、勇于創新的良好氛圍。

3.強化信息技術的實踐運用

圍繞《全國檔案信息化建設實施綱要》的任務指引，強化信息技術在檔案管理中的運用，推進檔案管理數字化轉型，不斷提升館藏紙質檔案數字化率，加強對紙質檔案文件的數字化轉型與修復，推進公共就業服務業務經辦系統電子文件歸檔。第一，提升重視程度，加快資金投入。公共就業和人才服務中心需提高對檔案管理數字化轉型發展的重視程度，圍繞國家相關規定要求，積極推進數字化轉型，加快專項資金投入，積極爭取黨委和政府的支持，將數字檔案館（室）建設納入本地區、本部門、本單位信息化建設和經濟社會發展的整體布局，著力解決資金、技術等難題。在檔案業務推行方面，結合檔案數字化轉型進度與現狀，不斷培養檔案管理人員的信息化素養，要求其能夠熟練使用檔案數字管理平臺，積極探索檔案智慧化、數字化發展道路，形成新時代公共就業和人才檔案管理新模式。第二，增強檔案科技自主創新能力。大數據、人工智能技術的不斷成熟與發展，加上新時代背景下公共就業和人才服務檔案數量不斷增多，需聚焦檔案工作現代化發展需求，圍繞電子檔案長期保存、可信管理和檔案數據治理、知識管理等戰略性和實用性課題，加大科研攻關力度，以科技創新破解事業發展中的難題。通過提升自主創新能力，有效發揮公共就業和人才服務檔案的社會服務價值。第三，加快紙質檔案信息化轉型。我國在《紙質檔案數字化規范》《紙質檔案縮微數字一體化技術規范》等政策文件中，明確指出要積極推動紙質文檔數字化轉型發展，盡快實現全部館藏檔案數字化。通過檔案數字化轉型，能夠更好地保護檔案原件，降低檔案管理人員勞動強度與出錯率，提升檔案服務效率與管理水平。需要注意的是，盡管目前大多公共就業和人才服務中心已經加速紙質檔案數字化轉型腳步，但仍存在紙質檔案文件破損、數字化修復效率低等實際問題。針對此問題，可采用圖像處理技術來實現紙質檔案文件的修復，確保不會由于紙質檔案文件破損，導致公共就業和人才檔案信息斷層等問題的出現。

4.建立檔案網絡信息管理體系

檔案網絡信息管理體系建立的目的，在于有效發揮公共就業和人才檔案的社會服務價值，通過加強與其他部門的合作，形成三級檔案網絡信息管理體系，加快檔案信息資源共享，使相關檔案信息能夠在其他部門順利流通，實現檔案信息價值最大化發揮。圍繞公共就業和人才服務中心“勞動者自主就業、市場調節就業、政府促進就業”的就業機制與人力資源管理規劃，要求檔案管理部門與其他部門形成合力，共同形成檔案管理與檔案信息資源工作網絡，制定科學可行的檔案信息使用管理條例，逐級負責，逐級管理。一方面，各部門應提升檔案信息數字化建設進度，充分使用大數據信息技術做好檔案基礎管理工作，組織相關工作人員定期整理并分析檔案信息內容，結合其動態變化進行專題信息匯總，為公共就業與市場人才管理提供科學決策依據。同時，加強對檔案管理人員信息化素養的培養，以招聘培訓等形式，引導檔案管理人員綜合信息化素養的不斷提升，不斷建立健全相關法律法規和制度，明確人才服務檔案的管理范圍、責任和權限，還要標準化檔案的內容和格式，為后續檔案信息化管理與資源共享打下堅實的基礎，確保檔案信息的清晰、明確、準確和完整，實現人才檔案價值的最大化發揮；另一方面，公共就業和人才服務中心應開展與信息中心聯網，并發布相關就業政策、人才政策、企業招聘等內容，充分利用檔案信息資源的社會服務效應，加強與社區資源的合作共享，以此全面反映基層單位的就業情況。這種保持上下信息網絡暢通的檔案管理使用方式，能夠全面提升信息服務質量與水平，提高工作效率，為廣大求職人員與企業提供充足的人才應聘、招聘渠道，體現新時代公共就業和人才服務中心檔案管理的社會服務效能。

四、結束語

總的來說，新時代的公共就業和人才服務中心檔案管理工作，應提升管理人員綜合素養、加快信息技術的實踐運用，確保公共就業和人才檔案能夠發揮其服務社會的功能。同時，堅持和深化依法管檔治檔，著力推進檔案治理體系和治理能力現代化，進一步完善檔案法規制度和標準規范，把檔案安全作為檔案部門壓倒一切的任務，貫穿落實到檔案工作的全過程，及時解決檔案管理與使用中所出現的問題，主動服務經濟社會發展，在增強檔案為民服務實效上下功夫。

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作者簡介：李全喜（1969—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。