新媒體環(huán)境下，醫(yī)院聲像檔案的管理與利用剖析

摘 要：醫(yī)院聲像檔案作為新媒體環(huán)境下傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的升級版本，是醫(yī)院重要的管理資料，對于提升醫(yī)院各部門工作效率與質(zhì)量，有效促進(jìn)醫(yī)院管理層進(jìn)行科學(xué)決策具有重要意義。新媒體環(huán)境下，優(yōu)化醫(yī)院聲像檔案的管理與利用，展現(xiàn)聲像檔案價值至關(guān)重要。基于此，文章從聲像檔案的概念解讀開始，對新媒體環(huán)境下醫(yī)院聲像檔案的管理與利用現(xiàn)狀簡要介紹，并從提升管理意識、管理專業(yè)性、完善管理制度以及提升檔案利用率等角度，為完善聲像檔案管理利用工作模式提供策略分析。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境；醫(yī)院聲像檔案；管理；利用

引言

近年來，隨著新媒體技術(shù)影響力不斷增大，檔案管理工作在管理模式以及檔案載體等方面也在不斷發(fā)展變化。醫(yī)院聲像檔案也是在此背景下由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案升級發(fā)展而來的。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，聲像檔案能夠以更為直觀和生動的方式記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史，為醫(yī)院長期建設(shè)提供客觀和真實的數(shù)據(jù)支撐。在對聲像檔案開展管理的過程中，資料收集整理以及后續(xù)存儲查詢皆需依賴相應(yīng)的數(shù)字信息技術(shù)，新媒體技術(shù)的發(fā)展為其提供了信息管理利用平臺，通過利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有利于創(chuàng)新聲像檔案收集管理手段，豐富聲像檔案宣傳途徑的同時，提升聲像檔案利用價值。新媒體技術(shù)的不斷發(fā)展也對醫(yī)院聲像檔案管理提出了更高的挑戰(zhàn)與要求，如何克服挑戰(zhàn)，利用新媒體的技術(shù)優(yōu)勢，改善當(dāng)前醫(yī)院聲像檔案管理利用工作中存在的問題，是相關(guān)檔案管理工作人員的重要工作任務(wù)。

一、醫(yī)院聲像檔案管理概念簡析

醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院各部門工作人員在從事醫(yī)療及公務(wù)活動過程中所形成的相關(guān)活動記錄及成果記載，是記載醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的最直接載體，通常以照片、底片、錄音、錄像及相應(yīng)說明材料為具體呈現(xiàn)和保存方式，對于醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃具有較大參考利用價值。我國醫(yī)院聲像檔案的管理獨立于其他檔案材料，屬檔案管理中的獨立門類。具體而言，醫(yī)院聲像檔案依據(jù)內(nèi)容材質(zhì)的不同主要可分為照片檔案、聲音檔案以及視頻檔案三種。依據(jù)具體內(nèi)容不同可分為黨政活動、醫(yī)院學(xué)術(shù)活動、院間交流活動以及醫(yī)院主題活動四類。

其中，黨政活動主要是指中央或省市領(lǐng)導(dǎo)蒞臨醫(yī)院考察，或具體調(diào)研活動的相關(guān)材料記載，以及各級醫(yī)院進(jìn)行省市政府質(zhì)量評審與相關(guān)黨、職、團(tuán)代表會議及相關(guān)記錄；醫(yī)院學(xué)術(shù)活動主要是指在醫(yī)院舉行的各類學(xué)術(shù)交流會議，以及邀請國內(nèi)外專家、友人進(jìn)行院內(nèi)參觀、講學(xué)的座談會議等；交流活動更加側(cè)重于兄弟醫(yī)院間的互訪交流活動，主題活動則是指院內(nèi)每年舉辦的院慶或醫(yī)院工作者的資格授任儀式和表彰大會等。聲像檔案主要是記載上述活動中相關(guān)事項的具體照片及影像，聲像檔案管理是收集歸檔管理相關(guān)聲像材料。隨著現(xiàn)代信息存儲載體不斷發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案管理內(nèi)容亦在不斷豐富。

二、新媒體環(huán)境下，醫(yī)院聲像檔案管理與利用現(xiàn)狀

1.聲像檔案管理意識薄弱

就目前我國醫(yī)院聲像檔案管理利用現(xiàn)狀而言，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的聲像檔案管理意識薄弱，直接影響了醫(yī)院聲像檔案的管理利用工作。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，聲像檔案管理需要獨立門類，針對不同載體媒介的檔案材料施行專門化管理。

首先，上層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，使得目前大部分醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備設(shè)施層次水平較低，聲像檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的采購資金與設(shè)備提升的技術(shù)支撐力度不足，只有極少數(shù)醫(yī)院引進(jìn)和使用了模擬存儲技術(shù)施行聲像檔案管理。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致目前大部分醫(yī)院的聲像檔案管理模式仍較為陳舊，阻礙了管理工作的優(yōu)化。

其次，由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，導(dǎo)致相關(guān)人員工作態(tài)度不端正，專業(yè)素養(yǎng)缺失，沒有認(rèn)識到醫(yī)院聲像檔案管理工作的重要性與利用價值，缺乏及時更新檔案資料的意識。醫(yī)院聲像檔案管理室中存儲著醫(yī)院不同時期的檔案資料，載體從錄像帶、磁帶及光盤到新時期的移動光盤和硬盤等，但有些工作人員管理意識欠缺，無法及時對檔案載體展開更新。

2.聲像檔案管理制度尚未完善

醫(yī)院聲像檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理對于提升管理質(zhì)量至關(guān)重要，但大部分醫(yī)院都未能依據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀建立起相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。一方面，聲像檔案管理在使用不同類型材料的管理方法以及存儲方式方面都應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)定。尤其是聲像檔案的長期保存一直都是檔案管理的重難點，很多聲像檔案特別是永久性檔案具有存儲方式要求高、數(shù)據(jù)雜多且載體多變的特點，但因沒能針對不同類型及時間段的聲像檔案記錄建立相應(yīng)的管理方法及規(guī)章制度，致使在開展聲像檔案管理工作的過程中缺少標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作無序。另一方面，聲像檔案管理作為一項綜合性工作，需要醫(yī)院不同部門協(xié)調(diào)配合實施，但部分醫(yī)院并未建立相對完善的協(xié)同管理體系，導(dǎo)致不同部門之間工作信息交流不暢，聲像檔案管理總體效率較低。

3.聲像檔案管理機制及手段落后

新媒體環(huán)境下，醫(yī)院聲像檔案管理工作的質(zhì)量、管理機制及其手段的先進(jìn)性息息相關(guān)，但目前我國部分醫(yī)院的聲像檔案管理機制及手段都較為落后。首先，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的局限性，大部分醫(yī)院都缺乏對已有聲像檔案展開數(shù)字化、信息化處理以及翻錄更新的能力。盡管在醫(yī)院活動開展過程中聲像檔案資料的錄制設(shè)備設(shè)施不斷更新優(yōu)化，但后期檔案存儲管理手段跟不上，導(dǎo)致相關(guān)檔案后期保存利用效率低下。其次，聲像檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，對存儲環(huán)境及外在條件要求較高。不僅需要對溫度和濕度展開控制，還要防止檔案載體磁化。然而，大部分醫(yī)院檔案管理部門盡管會對聲像檔案展開獨立門類管理，但場所環(huán)境控制以及設(shè)備設(shè)施方面存在不足，導(dǎo)致醫(yī)院聲像檔案管理條件較差，影響檔案管理工作質(zhì)量。最后，對于聲像檔案的利用，其長遠(yuǎn)利用率較低。大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員都只將自身定位于檔案資料的保存人員，缺少專業(yè)的檔案管理意識，未能在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中從聲像檔案長期保存利用的角度著手，提供高質(zhì)高效的存儲、管理和應(yīng)用手段。

三、新媒體環(huán)境下，醫(yī)院聲像檔案管理要點

1.及時更新檔案載體

隨著時代變革，各類信息的交流及存儲方式也在隨之變化，傳統(tǒng)的信息存儲載體逐漸被新生載體取代，我國醫(yī)院聲像檔案信息存儲載體也從最早的錄像帶和光盤向后來的移動硬盤和電子云盤等不斷變化。新媒體環(huán)境下，推進(jìn)聲像檔案管理工作，一方面，要積極利用現(xiàn)代信息載體，優(yōu)化檔案信息收集存儲硬性條件；另一方面，為防止檔案載體老化和信息失效，醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)致力于對古老卻具有現(xiàn)實參考意義的檔案及時進(jìn)行載體更新，最大限度地保存醫(yī)院建設(shè)發(fā)展歷史信息。與此同時，將傳統(tǒng)錄像帶、磁帶以及軟磁盤等載體中的信息轉(zhuǎn)移存儲至移動硬盤或電子云盤中，有利于減輕檔案管理負(fù)擔(dān)，在檔案信息綜合整理的同時，及時清理檔案存儲室的空間，從而在整體上提升醫(yī)院聲像檔案管理效率及質(zhì)量。

2.保證檔案資料完整、有效

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院文化建設(shè)的重要資料，在開展檔案資料收集的過程中無法對所有活動展開提前干預(yù)和主動收集，尤其是未能記載于一些突發(fā)事件的緊急處理情況。因而，為確保檔案資料的完整性與有效性，醫(yī)院相關(guān)管理部門在開展后期檔案收集的過程中應(yīng)配備相應(yīng)的審核程序，任何教育宣傳的活動新聞圖片或影像資料都應(yīng)先經(jīng)過審核，才能對外傳送。同時，在后續(xù)檔案資料存檔的過程中，也應(yīng)經(jīng)由相關(guān)職能科室審核，確保信息完整并按一定標(biāo)準(zhǔn)記錄，提升檔案存儲效率。除此之外，在檔案資料主動收集的過程中，為確保信息有效，相關(guān)科室在活動拍攝的過程中應(yīng)嚴(yán)格要求拍攝效果，在了解相關(guān)活動背景的基礎(chǔ)上，對醫(yī)療和科研交流活動等進(jìn)行高質(zhì)量的記錄。具體而言，醫(yī)院可以利用文化宣傳部門對檔案信息開展前期干預(yù)與后期審核，定期組織相關(guān)工作人員開展拍攝專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案信息記錄人員的檔案拍攝技術(shù)，嚴(yán)格按照相關(guān)方法要求拍攝記錄。

3.確保檔案管理制度有效執(zhí)行

檔案管理制度作為具體工作的引領(lǐng)，其最終價值取決于執(zhí)行力度。因而，為確保醫(yī)院聲像檔案管理工作高效進(jìn)行，除了應(yīng)制定科學(xué)和有效的檔案管理制度外，還必須對制度的執(zhí)行力度展開追蹤處理，保障制度有效落實。具體而言，醫(yī)院需制定科學(xué)和完善的醫(yī)療管理模式，在每年年初為聲像檔案管理制訂管理計劃，按照月度和季度來執(zhí)行和完成年初所制訂的歸檔計劃，并通過明確目標(biāo)和夯實責(zé)任的辦法將各項檔案管理工作具體到工作人員，定期組織檔案管理進(jìn)度和績效評估工作。一般情況下，醫(yī)院的聲像檔案材料整理期限在每年3月份，相關(guān)工作者可依據(jù)此期限定期評估檔案管理工作，依據(jù)不同完成效果及時調(diào)整檔案管理工作，進(jìn)一步使聲像檔案管理工作常態(tài)化開展。

4.定期進(jìn)行成果分享

為進(jìn)一步提升醫(yī)院聲像檔案利用率，擴大檔案利用成果的影響，醫(yī)院應(yīng)該定期開展檔案管理成果展。一方面，醫(yī)院可在內(nèi)部定期組織檔案分類整理，依照科室活動、專題活動或者年限收集檔案材料，將其分發(fā)給醫(yī)院不同科室，更加直觀地展示檔案材料，也便于開展檔案利用。另一方面，在新媒體環(huán)境下，醫(yī)院可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺打造網(wǎng)上展廳，進(jìn)行聲像檔案材料成果展，向外部多角度展開信息輸出，擴展檔案資料的影響輻射區(qū)域，加強醫(yī)院內(nèi)部與外部的交流互動。

四、優(yōu)化醫(yī)院聲像檔案管理工作的路徑分析

1.增強聲像檔案的管理意識

新媒體環(huán)境下，優(yōu)化醫(yī)院聲像檔案管理利用工作，應(yīng)提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)檔案管理人員的聲像檔案管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)明晰聲像檔案材料的概念及特點，為之設(shè)立專門的管理室進(jìn)行檔案材料存放。同時，為提升聲像檔案管理的工作質(zhì)量與效率，醫(yī)院還應(yīng)為之采購相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，應(yīng)用模擬存儲技術(shù)提升檔案管理現(xiàn)代化水平。其次，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，醫(yī)院應(yīng)積極運用現(xiàn)代多媒體技術(shù)的高效性和便利性營造良好的聲像檔案管理氛圍，主動為各部門的聲像檔案材料交流提供渠道與平臺，加強各部門之間的配合，促進(jìn)醫(yī)院聲像檔案管理系統(tǒng)化和高效化。最后，醫(yī)院還應(yīng)致力于不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平。一方面，醫(yī)院應(yīng)通過組織相應(yīng)的聲像檔案管理專題講座，向相關(guān)工作人員講解必備聲像檔案知識，不斷培養(yǎng)和提升醫(yī)院工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其明確聲像檔案管理的工作范圍以及具體職責(zé)，強化檔案管理意識。同時，不斷鼓勵其將聲像檔案管理工作進(jìn)一步推向日常化，從醫(yī)院日常工作出發(fā)開展聲像檔案管理優(yōu)化。另一方面，為適應(yīng)時代發(fā)展步伐，醫(yī)院還應(yīng)對相關(guān)檔案管理人員實行信息化和自動化培訓(xùn)。新媒體環(huán)境下醫(yī)療建設(shè)發(fā)展步伐不斷加快，聲像檔案管理工作人員必須堅持與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理模式，提升信息化專業(yè)知識，進(jìn)而提升聲像檔案管理質(zhì)量。

2.制定并完善聲像檔案管理制度

在新媒體環(huán)境下制定并完善聲像檔案管理制度是優(yōu)化檔案管理工作的重要條件。首先，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)在宏觀管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實際和發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行管理制度細(xì)化。要根據(jù)不同聲像檔案材料及載體進(jìn)行檔案管理制度的制定和完善，要明確工作人員崗位職責(zé)及管理范圍，定期對聲像檔案存儲室進(jìn)行環(huán)境條件控制，防止聲像檔案材料磁化。其次，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢，從檔案材料收集、整理以及存儲分享等角度綜合進(jìn)行聲像檔案傳播控制，增強聲像檔案管理傳播的動態(tài)性與靈活性。除此之外，為提升醫(yī)院聲像檔案的利用率，還應(yīng)將社會學(xué)、心理學(xué)以及組織行為學(xué)等相關(guān)管理知識融入聲像檔案管理工作，增強檔案管理工作的理論支撐，為優(yōu)化醫(yī)院聲像檔案管理工作奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

3.創(chuàng)新聲像檔案管理機制及手段

新媒體環(huán)境下，醫(yī)院的整體管理模式發(fā)生了較大變化。為緊跟時代步伐，相關(guān)聲像檔案管理及工作人員必須不斷創(chuàng)新管理機制及手段。一方面，管理機制是影響聲像檔案管理效果的重要因素，與相關(guān)工作人員的職業(yè)態(tài)度以及整體的管理效率息息相關(guān)。因而，優(yōu)化聲像檔案管理工作必須不斷對檔案管理機制進(jìn)行創(chuàng)新。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在加強宏觀管理的基礎(chǔ)上對檔案管理機制展開動態(tài)調(diào)整優(yōu)化，打造相對靈活以及具有可實施性的管理機制。同時，在資金條件允許的基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，為聲像檔案管理機制體制的建設(shè)提供堅實的技術(shù)支撐。另一方面，隨著現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作規(guī)模的提升，聲像檔案管理內(nèi)部環(huán)境差異也在不斷增加，優(yōu)化聲像檔案管理工作還應(yīng)不斷創(chuàng)新管理方法。首先，醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，提升檔案材料收集轉(zhuǎn)存效率，綜合利用醫(yī)院內(nèi)部工作人員以及外部社會資源兩個方面的優(yōu)勢，對聲像檔案材料進(jìn)行價值分層，對具有長遠(yuǎn)價值的檔案材料及時備份存盤。其次，為提升檔案材料收集的有效性與專業(yè)性，醫(yī)院還應(yīng)致力于提升管理人員的專業(yè)技能，培養(yǎng)其攝影和錄像專業(yè)技能，從理論與實踐雙重角度開展檔案管理條件優(yōu)化創(chuàng)設(shè)。

五、結(jié)語

總而言之，優(yōu)化醫(yī)院聲像檔案管理工作，提升聲像檔案利用率對于促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要作用，需要醫(yī)院各部門工作人員共同努力，不斷提升聲像檔案管理意識，強化部門間的檔案材料傳播協(xié)調(diào)配合能力。同時，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其檔案材料收集整理、梳理分析以及后續(xù)綜合利用能力不斷得到提高。新媒體環(huán)境為檔案管理應(yīng)用提供了諸多便利，也帶來了挑戰(zhàn)。廣大檔案管理工作者只有不斷突破挑戰(zhàn)，積極利用優(yōu)勢，才能在整體上實現(xiàn)聲像檔案管理與利用工作達(dá)到質(zhì)的提升與飛躍。

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（作者單位：菏澤市傳染病醫(yī)院）

作者簡介：許曉文（1976—），男，漢族，山東單縣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。