電子檔案在學校檔案管理中的應用探索

摘 要：現代社會信息技術高速發展，并在各個領域中廣泛應用。學校檔案管理由于工作量較大且機械重復性較高，以人工為主的檔案管理模式已經無法充分適應學校的發展。應用電子檔案對學校檔案實施管理工作，確保充分發揮電子檔案的優勢，應當通過創建完善的電子檔案基礎設備設施、規范電子檔案管理人員隊伍、健全檔案管理制度并做好電子檔案的儲備與網絡安全管理等方面工作，形成更加有效的電子檔案管理工作。

關鍵詞：電子檔案；學校檔案管理；信息化

隨著各大院校逐漸擴張發展規模，教育工作呈現現代化、多元化的發展趨勢，隨著學生數量的增加，促使學校的檔案管理工作面臨海量的數據資料。依靠傳統的人工檔案管理方式費時費力，且影響了檔案管理工作實效性，因此，在現代化的環境中，應廣泛應用信息化技術，轉變學校檔案管理工作模式。以電子檔案為代表，其在學校檔案管理中廣泛應用，有助于降低管理人員的工作量，提升檔案管理效率，有助于后期更加便捷地調用或查詢檔案，提升檔案的利用率。

一、電子檔案在學校檔案管理中的優勢

1.提升檔案管理工作效率

在信息時代，廣泛運用的信息技術為各行各業提供了強大的動力，運用先進的信息技術處理工作，能夠極大程度上代替人工操作，達到更為良好的工作效率。對于學校檔案管理工作而言，面對學生數量的增加，更加多元的發展建設促使學校的檔案管理工作復雜程度不斷提升。如果只是按照傳統方式，由人工對海量的檔案數據加以管理，將會造成較大的工作量，且極易出現失誤，影響檔案管理的有效性。

因此，眾多學校紛紛使用電子檔案開展檔案管理工作，通過更加智能的計算機系統對數據錄入，獲取更加便捷且快速的檔案管理途徑，使用信息系統對檔案數據進行自動校對，充分節約了人工處理時間，并能確保錄入的檔案數據更加真實、準確。利用電子檔案管理方式，極大程度上縮短了檔案管理時間，促使檔案管理工作更加快捷。

2.降低檔案管理成本

以往學校中的檔案均以紙質方式加以記錄儲存，數量龐大的紙質檔案資料所占空間也相對較大，往往需要單獨的檔案室用于對紙質版檔案的儲存，由于紙質檔案材質的特殊性，還需要經常更新、維護，若受到潮濕、蟲蛀等環境影響將會造成檔案資料的損壞與丟失，造成檔案管理工作中人力成本支出過多，除了需要在檔案錄入與調取環節中加以管理，也需要在后續環節中進行維護。而使用電子檔案代替紙質版檔案，能夠有效節約檔案所占空間，僅需要在計算機系統中以虛擬數據的形式存在即可，節約占地面積，無須人工展開經常維護，降低了檔案管理人員的工作量，充分節約了檔案管理成本。

3.實現檔案資料快速共享

以往的學校檔案集中儲存在龐大的檔案室中，紙質版的檔案材料調取工作較為困難，需要檔案管理人員根據檔案種類、編號等查詢、調閱，學校其他部門想要調取檔案時所消耗的時間更長。而在電子檔案的構建下，充分節約了檔案獲取時間，只需要在計算機系統輸入關鍵字就能夠自動獲取對應的檔案信息，實現了檔案資料的快速共享。學校檔案作為記錄全校師生檔案變動、教學改革政策以及發展歷史的重要載體，其中蘊含學校所有的重要信息，關乎學校今后的發展變革。在新時期的發展過程中，學校檔案數據需要與日俱增，為檔案管理帶來了一定的壓力。創建電子檔案管理系統則能夠在更加高效的數據共享作用下，為學校的發展決策提供精準的數據支撐。通過及時快速的信息共享以及檔案調取工作，便于學校領導根據準確的數據對學校發展方向加以調整?？焖僬细黝愋畔ⅲ涍^大數據技術的整合提取，能夠為校領導提供更加明確的檔案內容，掌握學校發展進程中的不足之處，并優化相關制度，促使學校管理水平進一步提升。

二、學校檔案管理中電子檔案的應用探索

1.創建完善的電子檔案管理基礎設備設施

學校開展檔案管理工作面對多元復雜的工作內容，包括新生入學、應屆生畢業、教師崗位調動、政策變化和資產變更等，均屬于檔案管理中的重要內容，每一項目的變化都將會對檔案管理的更新產生影響。因此，在新時期的發展中，學校為了能夠實現更加高效的檔案管理工作，應當利用電子檔案開展相應的檔案管理。在學校利用電子檔案開展檔案管理工作的過程中，因工作程度較為復雜，工作范圍較廣，為了滿足電子檔案管理的要求，學校應做好信息化管理基礎設備設施建設。

為了創建完備的電子管理系統，學校應投入充足的資金，用于對電子檔案設備設施的采購與更新。同時，應做好電子檔案系統的創建，與專業信息軟件企業聯合，創建專屬于學校的電子檔案系統，通過對學校檔案管理的具體內容加以分析后，根據檔案管理工作需求，創建不同檔案管理模塊匯總下的電子檔案系統。從專屬的軟件、程序、系統硬件設備設施等方面，均應做好相應的建設工作，為電子檔案管理創建完備的基礎應用條件。

確保在電子檔案管理系統中創建明確的檔案分類管理模塊，便于后期利用信息系統對檔案精確的分類、查詢、調取以及使用。在電子檔案系統中構建檔案數據庫，并按照時間順序對檔案資料加以儲存，針對過期或是重復的檔案可以自動處理放入回收站，經過管理人員確認后才可徹底清除，避免占據檔案管理系統空間，極大程度壓縮檔案管理系統空間，便于為學校的海量檔案數據預留儲存空間。在學校的檔案管理中心創建主系統，并為學校的其他部門分發系統的分支賬號與密碼，對應所屬部門只有經過賬號密碼登錄，才能夠查詢相應的檔案信息，提升了檔案管理工作的便捷性。

建立電子檔案的聯網系統，通過互聯網確保形成更加智能化的檔案識別工作，在檔案管理人員向檔案系統輸入相應的檔案信息之后，系統可根據檔案內容采取自動化分類、過濾與安排等。與此同時，在應用電子檔案對學校檔案加以管理的過程中，應做好檔案的備份工作，通過使用U盤、內存卡、移動硬盤等對檔案數據進行儲存備份，進而以更加便捷、靈巧的方式對學校數據檔案施行儲存，保障檔案安全。

與此同時，在應用電子檔案對學校檔案實施管理工作的過程中，還應當做好對電子檔案系統的更新與維護工作。學校相關管理人員能夠定期檢查保養電子檔案系統，確保其正常運轉，避免出現卡頓和死機等問題，影響檔案管理效果。在出現故障問題后，能夠第一時間開展更新與優化，完成對電子檔案系統的更新與升級，確保開展檔案管理工作時形成良好的安全性與保密性。此外，更換老舊設備，確保電子檔案系統能夠始終跟隨信息化的發展開展動態更新，滿足學校的檔案管理使用需求。

2.組織規范的電子檔案管理人員隊伍

在利用電子檔案對學校檔案開展管理工作時，除了構建信息化的基礎設備設施之外，還應當注重有關電子檔案管理工作人員的隊伍建設。結合一般學校的檔案管理工作實際情況，以往在人工檔案管理的工作中，大多數是由學校的教師或其他管理人員兼任，并非專業的檔案管理人員，這樣的情況導致檔案管理人員在工作中的專業程度不足，難以充分掌握檔案管理工作的核心，且在工作中由于專業性較差，可能會出現工作失誤或影響工作效率等現象，影響了學校檔案管理有效性。

使用電子檔案代替人工檔案管理工作的過程，并非簡單以信息系統替代，同樣需要人工協同完成。電子檔案的存在與應用主要是為減輕學校檔案管理工作人員的工作量，創建更加便捷的檔案管理工作而存在的，因此，作為學校檔案管理工作中的重要主體，全體檔案管理人員均應具有較強的專業意識。

在學校全面加強有關電子檔案的資金與物力投入時，還要做好人力的準備工作，加強檔案管理人員隊伍的建設，確保檔案管理水平不斷提升。首先，學校可以根據電子檔案的應用原則，廣泛招聘專業的檔案管理人才，在積極引進現代化的管理設備設施時，確保相應工作人員能夠具備熟練操作的能力，使其能夠充分利用電子檔案開展檔案管理工作。其次，除了引進專業化、高質量的高素質人才，還應注重學校內部原有檔案管理人員的培訓提升工作。根據電子檔案管理工作更新速度快、工作量大以及重要程度高等相應的特征，對檔案管理人員開展定期的信息技術培訓。

在系統更新時，及時邀請相關技術人員對檔案管理人員開展講解與示范，促使檔案管理人員與時俱進，廣泛接收更加前沿的信息技術，并能熟練應用，確保利用電子檔案管理系統能夠快速完成學校檔案管理任務。與此同時，在人才引進以及培養的工作中，除了注重人才的專業技術能力，還應當注重培養人才的責任意識、道德素養以及職業操守等。創建完善的檔案管理人員隊伍，還應對相關人員做好考評工作，針對其道德品質、工作表現等加以嚴格審核，確保每一位檔案管理人員都具有良好的檔案管理意識，在工作中能夠做到認真無誤，保障檔案信息的完整性和安全性。

3.設立標準的電子檔案管理制度

規范的檔案管理制度是在學校檔案管理工作中應用電子檔案的關鍵要素。為了能夠在應用電子檔案管理工作中約束并督促工作人員按照規章流程開展工作，學校必須建立完善的電子檔案管理制度。以標準化的要求約束相關人員的工作行為，使其能夠按章工作。具體來講，在使用電子檔案系統對檔案信息加以儲存管理的工作中，應規范操作流程，不僅能夠幫助新入職的員工更快熟悉工作流程，還能夠有序實施每一個工作環節，避免因混亂的工作程序造成檔案數據的丟失。

其中，應對電子檔案管理設定嚴格的監管制度，在電子檔案管理使用中避免隨意更改或下載，同時，為檔案管理人員設定差異性的閱覽權限，避免出現越權閱覽檔案的現象。盡可能對學校檔案數據起到良好的保護作用，避免隨意篡改檔案數據而影響檔案的真實性，形成更加安全的檔案管理工作。在學校檔案管理工作人員利用電子檔案開展工作時，要設立嚴格的管理制度，通過相應的獎懲機制，確保檔案管理人員的行為與操作能夠得到相應的約束，促使其在規章制度的要求下以良好的職業道德與安全操作意識開展電子檔案管理工作。

首先，除了建立電子檔案管理制度，還應設定文件保密制度、歸檔管理制度等，要求檔案管理人員簽訂保密協議。若核查發現由于檔案管理人員造成檔案數據的泄露，則需要加以嚴懲，電子檔案在調取或歸檔時均應記錄調取人員以及調取時間。其次，建立用戶身份認證制度，每一位檔案管理人員創建相應的登錄賬號以及密碼，系統自動記錄登錄時間以及登錄路徑，確保電子檔案在使用和錄入等環節中具有較高的安全性。

在電子檔案管理應用中設定規范性的操作標準，針對學校內部不同類型的檔案內容創建差異性的處理方式，避免檔案信息在傳遞過程中存在無法兼容的問題而引發數據損壞。針對電子檔案的應用建立管理制度，主要是對檔案管理人員加以監管。由于學校檔案數據量較為龐大，工作重復性較強，長期處于機械性的工作下，可能會導致檔案管理人員出現消極懈怠心理，在工作中出現不認真、不嚴謹的行為，從而影響檔案數據錄入的準確性，在收集、分類以及傳輸等環節出現失誤，對學校造成不良影響?；谶@樣的現象，應嚴格監管電子檔案管理工作，定期檢查檔案管理人員的業務工作狀況，針對檔案信息的錄入、分類等進行檢驗，校對檔案信息的完整度和真實性等，實時跟進檔案數據更新狀態，確保檔案數據安全準確。建立完善的獎懲制度，根據檔案管理的實際情況以及檔案管理人員的工作表現，對于恪盡職守、工作表現良好的工作人員應當給予相應的獎勵，并以評優評先等方式激勵其更加認真地完成檔案管理工作；對于在檔案管理中存在失誤的人員，應視過失程度予以相應的懲罰，并開展相應的教育工作，規范其工作行為，確保電子檔案妥善應用。

4.做好電子檔案儲備與網絡安全管理

由于電子檔案具有聯網屬性，在使學校檔案管理工作更加便捷下，也存在一定的風險問題。進行電子檔案信息錄入時對于準確性要求較高，這是由于在傳統的紙質檔案管理中，若出現錄入失誤可以及時糾正，失誤范圍相對較小，且便于補救。但是，電子檔案由于其所具有的便捷性，在錄入數據信息時往往是批量性操作，一旦出現失誤，則更改較為困難。且在聯網作用下，更具開放性，因此，若系統出現網絡風險，可能會出現檔案信息丟失或被泄露等問題。

因此，在電子檔案應用的過程中對于網絡安全的要求相對較高，要求學校創建完善的網絡安全管理工作。除了及時更新優化檔案系統之外，應當創建網絡防火墻，并與專業信息技術單位合作，為學校的電子檔案應用創建更加強大的網絡安全防護體系，做好相應的防護工作，積極重視檔案安全防護工作，才能夠促使電子檔案在學校檔案管理工作中充分發揮其優勢作用。創建雙向密鑰保護制度，在調取學校檔案時，需要檔案管理工作人員檢驗檔案傳輸通道是否安全，確認安全之后，通過公鑰解碼，向用戶傳遞所需的電子檔案數據。隨后，由用戶使用私鑰為內層加密解碼，才能夠獲得學校檔案信息，從而對檔案起到良好的安全保護作用。此外，定期清理維護電子檔案系統，在使用軟硬件時應做好更新、升級和維護等眾多工作，保障在不斷更新相關技術的過程中，優化電子檔案系統的網絡安全。同時，做好重點檔案信息的備份工作，并加強身份驗證、數字簽名等網絡防護墻的安全保障，最大限度地保障電子檔案的應用安全、高效。

三、結束語

在學校檔案管理中應用電子檔案，需要通過創建完備的基礎設備設施、優質的人才隊伍、標準的管理制度以及良好的安全防護體系，才能夠充分發揮電子檔案的優勢，提升學校檔案管理效率，打造便捷的檔案資源共享渠道。

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作者簡介：曹青（1969—），女，漢族，山東煙臺人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理相關研究。