淺談如何做好城市節水部門檔案管理工作

摘 要：伴隨經濟社會的快速發展，城市化水平的不斷提高 ，城市用水量不斷增加，城市用水矛盾日益突出，節水管理工作刻不容緩，而做好節水部門的檔案管理工作對推動城市節水工作的開展具有重要意義。對城市節水檔案管理工作的分類展開有效管理，同時，針對存在制度體系不完善、現代化技術應用不足、配套設施不足等問題，提出相應的提升對策，對推動檔案管理工作實效性的取得具有一定的指導作用。

關鍵詞：城市節水部門；節水檔案；檔案管理工作

我國的水資源具有地區分布不均、連豐連枯、年內分配不集中等特點，且水資源總量僅為2.8億萬立方米，屬于水資源十分緊缺的國家，且當前伴隨經濟社會的快速發展，工業、農業、生活及生態用水量都在逐年增加，用水不均衡、浪費嚴重的問題急需得到整治，進行節水管理工作具有重要意義。當前各地方的節水管理工作正在日趨完善，城市節水部門進行城市節水檔案管理工作也成為檔案管理工作的重要類型之一。如何通過有效的城市節水檔案管理工作，對各類規章制度、監管數據、超計劃考核和技術方案等進行標準化、規范化的檔案管理，成為保證城市節水工作深入開展的重要支撐。所以結合城市節水部門檔案管理工作的主要內容與特點，分析城市節水部門管理工作中存在的問題，并針對具體問題提出相應的提升對策，對做好城市節水部門檔案管理工作具有重要意義。

一、城市節水管理及相關檔案管理工作概述

1.城市節水管理

城市節水管理是指城市水資源管理部門通過行政、經濟和技術等管理方式，在強化對水資源應用管理的同時，不斷完善用水結構與用水方式，從而實現對水資源科學、合理、有規劃且有針對性地利用，最終實現提升用水效率，達到節約水資源的目的。

2.城市節水檔案的主要類型

城市節水檔案管理工作是指對節水管理工作中涉及文書資料、照片資料、實物資料、專業資料、會計資料及錄音錄像資料等進行歸檔整理的過程，主要產生的檔案材料可分為以下幾類：

（1）計劃用水檔案

城市節水部門在對計劃用水進行管理的過程中，要對不同用水單位進行定額管理與定量考核，不同用水單位需要根據自身的用水情況，如實按月填報節水報表，通過節水報表，節水管理單位可以掌握不同單位的具體用水情況，從而通過與用水指標的對比而進行定額考核工作。計劃用水檔案主要組成有定額檔案、用水報表和超計劃加價考核卷等內容，是節水檔案管理工作中的重要組成。

（2）節水技改檔案

為提升節水工作的力度，需加大對節水新技術、新工藝和新設備等的投入與使用，通過節水技改工程，可以有效提高用水效率，并通過科學合理的技改工程對提升節水管理工作的成效具有重要作用。而與節水技改工程相關的調查報告、項目立項、可行性分析報告、技改方案報告書、資金預算書和驗收證書等均是節水管理工作中重要的檔案資料。

（3）水資源管理檔案

實施水資源管理是指通過深入落實水資源相關管理制度，進一步提升水資源的配置與節水工作的成效，做好合理分水與科學用水的相關工作，是城市節水工作的重要環節。與水資源管理相關的檔案資料包括地下水資源相關數據、水平衡報告、自來水管網圖、用水規劃、報表及獎懲措施等內容。

（4）節水稽查檔案

節水稽查工作是指針對用水過程的違規違章問題進行追查徹查的過程，稽查工作就是絕不放過任何一條相關線索，在對舉報違規用水問題進行徹查的基礎上，加強城市節水管理部門的自主稽查能力，有力打擊違章用水行為，提高水資源的節約率。節水稽查工作中涉及的舉報信、立案報告書、現場的偵查照片、偵查筆錄和行政處罰書等均屬于重要的檔案資料。

二、不同類型節水檔案的管理方式及主要特點

1.計劃用水檔案的管理方式及主要特點

根據用水類型的不同將計劃用水檔案管理分為工業類計劃用水與生活類計劃用水，在具體管理工作中，試行一戶一檔案的管理制度，每戶的檔案內容包含年度定額、月度報表、每季度超計劃考核情況，通過檔案數據可以精確地查詢到不同用戶在不同時期的計劃用水情況，以及用水量的波動情況。

計劃用水檔案的重要特點是具有完整性，每一個城市都要根據具體的用戶數，建立完整的管理體系，保證每一戶的不同報表具有齊全性與完整度。因為只有報表具有連續的完整性，才可以根據整合的數據開展相關的數據分析。通過詳盡的數據才可以更好地對用水數據有效監管，同時可以更好地了解不同用水類型的用水情況，不斷提高對計劃用水的管理水平。所以，計劃用水在檔案管理過程中一定要保證檔案資料的完整性。

2.節水技改檔案管理方式及主要特點

節水技改工程相關的調查報告、項目立項、可行性分析報告、技改方案報告書、資金預算書和驗收證書等均是節水管理工作中重要的檔案資料。但由于每年節水技改工程的數量相對較少，因此，可以按照年度整理歸檔，其中同一技改工程相關的資料需要匯總按照時間線順序存檔。

技改項目檔案中涵蓋的內容相對零散，包含從可行性報告、技改方案、立項審批和方案執行到項目最終完成的一系列相關資料，所跨越的時間也相對較長，所以，檔案的管理工作除了要注重完整性以外，時間段的劃定也非常重要。對于比較簡單的項目，如果當年能夠完成，立項和完結可以在一年內完成，則檔案的立卷歸檔工作則相對容易，但對于跨度較長的，無法在一年內完成，且過程中涉及的相關審批手續、技術資料等較為復雜的，則需要更細致地分析，確保完整性的同時，還要注意對時間跨度的處理。

3.水資源管理檔案管理方式及主要特點

由于水資源管理檔案涉及的數據量較大，除了常規的地下水資源相關數據、水平衡報告、自來水管網圖、用水規劃和報表等數據外，還包含對水資源造成污染浪費等行為的懲處工作資料。因此，在具體檔案管理工作中，可以通過建立實時監測、遠程監控等方式，對數據及視頻資料進行實時把控，并進行相應的電子資料存檔工作，另外，需要建立有效的制度，以規范相關的管理工作。水資源管理檔案涵蓋的內容相對復雜且多樣，檔案管理工作具有專業性強且數據量大的特點，除了常規的紙質資料外，還需要對電子資料有效歸檔。另外，由于水資源管理涉及的范圍廣泛，從一家一戶到每一家企業，均屬于水資源管理的范疇，多數用戶對水資源保護方面還存在一定的意識淡薄，因此，還需要制定相關的章程與制度，并對其進行修訂與更新，不斷強化水資源保護意識。

4.節水稽查檔案管理方式及主要特點

節水稽查檔案的管理中要特別重視對舉報案件的處理與歸檔，在具體工作開展過程，涉及的舉報材料、立案審批表、詢問記錄、勘驗資料、行政處罰通知和處罰決定書等均需留檔保存。具體根據案件施行一案一卷的方式進行歸檔整理。對于歸檔的資料，要能確保資料的完整性，避免簽字、蓋章等空缺現象，另外涂改等現象也要避免。

節水稽查檔案作為行政執法的工作記錄，其材料的程序性與完整性非常顯著，而且稽查檔案資料需要作為申請強制執行的法律文件，所以其材料具有特殊的嚴謹性。對于稽查過程涉及的工作內容，均需要有完整的記錄，另外，對于需要審批、蓋章和簽字等才能生效的材料，一定要保證手續的完整性，整個過程必須認真審核，避免后期需要應用時材料出現問題。

三、城市節水部門檔案管理工作中的難點問題

1.檔案管理工作的制度體系不夠完善

城市節水管理工作涉及的部門多、材料多，檔案管理工作作為資料收集匯總的部門，涉及的工作量巨大，且難度也較大，需要積極建立相應的歸檔規則，通過建立健全相關工作的制度體系，以確保歸檔工作的有序開展。在具體制度體系建立過程中，部分制度可能存在籠統且缺乏針對性的情況，未能針對特定的節水工作類型制定詳細且有針對性的歸檔制度，導致歸檔流程、歸檔材料與歸檔標準缺少明確的指引，歸檔的資料常出現不規范、不全面的情況，使檔案管理工作的系統性與全面性存在不足，可見建立健全完善的制度體系是當前的一個難點問題。

2.在現代化技術應用方面存在不足

現代化技術的進步，給多項工作的開展帶來便利，在提高工作效率，節約時間的同時，也提高了工作的完成質量。城市節水工作的檔案管理工作作為一項工作量大且內容繁雜的工作，其檔案管理工作的有效開展離不開對現代化技術的應用。但當前一些節水檔案管理工作在對現代化技術的利用上還存在滯后現象，部分檔案管理工作還過多地依賴人工操作，辦公方式中紙質化嚴重，缺乏先進的管理理念，未能有效地利用先進的計算機技術對檔案信息進行收集、處理及錄入等。同時，在檔案信息的呈現方式、傳遞方式等方面也缺乏對現代化技術的應用。

3.檔案管理工作的配套設施存在不足

配套設施是保證城市節水部門檔案管理工作開展的物質基礎，隨著現代化辦公的發展，網絡環境、辦公設備及辦公環境等均需要同步配套才可以滿足檔案的工作所需。另外，檔案工作作為重要的歸集場所，除了對空間的需求以外，防火、防潮和防蟲等需求也非常重要。但當前部分節水部門未能針對檔案管理工作提供合理的設施配套，部分單位存在辦公電腦卡頓老舊，網絡遲緩、存儲空間不足及防火設備陳舊等情況，不利于工作的順利開展。

4.檔案管理人員的綜合能力有待進一步提高

因為城市節水部門檔案管理工作的開展，最終都要由檔案管理人員落實與推進，檔案管理工作不僅需要扎實的檔案管理知識，還需懂得節水工作的類型分類與具體流程等內容，同時對工作人員的辦公能力、職業素養等均具有較高要求，所以檔案管理人員的綜合能力對城市節水部門檔案管理工作的開展至關重要。當前，部分檔案管理員并非檔案管理相關專業出身，同時對節水工作的整體內容與程序也存在認識不足的情況，部分人員的工作形式還過度依賴紙質模式，對電腦等現代辦公設備的掌握程度存在明顯不足，這些都從一定程度上對檔案管理工作造成了阻礙。

四、做好城市節水部門檔案管理工作中的對策

1.建立健全檔案管理工作的制度體系

針對檔案管理制度體系不夠全面的問題，負責城市節水檔案管理工作的部門要能夠積極應對，需要針對檔案所涉及材料類型、材料形式和材料歸集順序等作出具體規范，確保檔案歸集工作有據可依，從而更好地服務城市節水工作。首先，在具體落實過程中可以根據不同節水管理工作的分類施行檔案管理制度的細化，制度制定人員必須能夠結合管理工作的詳細步驟與流程，對歸檔材料的形式與具體內容作出相應說明；其次，對于資料歸檔的具體時間點也需作出明確規定，避免錯失歸檔的時間段，避免歸檔資料不全的情況出現；最后，對于檔案借閱使用工作也應該制定相應的制度，在保證檔案發揮相應作用的同時，避免出現檔案丟失的情況。

2.積極推進檔案管理工作現代化

合理運用現代化技術手段開展節水檔案管理工作，是提升城市節水部門檔案管理工作的工作質量與工作效率的重要條件，在具體工作開展過程中，一定要樹立先進的管理理念，積極了解和掌握現代化管理手段，根據節水檔案管理工作的具體特點，采取科學合理的現代化手段，適時增加人力與物力，推進現代化手段的應用工作。例如，在保證紙質資料管理的基礎上，增加電子資料的錄入及歸檔，便于通過計算機與互聯網技術實現對節水檔案資料的檢索與使用等，不斷優化節水檔案資料的呈現方式、傳遞方式等，促進節水部門檔案管理工作的高效運行。

3.加大對檔案管理工作配套設施的投入

合理的配套設施對城市節水部門檔案管理工作意義重大，針對配套設施不足的情況，需要具體問題具體分析。在網絡方面要能夠根據檔案工作開展情況，建立公眾網、政務網與內部網等，確保服務器與電腦等辦公設備的功能合理性；另外，針對工作人員的工作環境方面，要能夠將辦公環境與檔案室合理劃分，既保證二者的連接性，又要保證二者的獨立性，避免將辦公環境與檔案存放設置在一起；最后，要注重檔案室的環境，注意消防設施的更新、除濕機等的配備，確保防火、防潮、防蟲保護工作常態化開展，避免檔案損毀的情況出現。

4.提升檔案管理人員的工作能力

提升檔案管理人員的工作能力是確保城市節水部門檔案管理工作有序推進的人力保障，針對檔案管理人員專業不對口，業務不熟練等問題，要能夠分步改善，不斷提高。針對現有的隊伍存在人員缺口的，要能夠積極引進專業人才，同時針對已有員工，可以開展多種類型的培訓，要將理論培訓與技能培訓結合，通過將節水工作流程、行政處罰程序、檔案類型等理論知識與檔案歸集、數據錄入、數據整理等實踐內容的共同學習，提升對知識與技能的掌握，從而不斷提高在具體檔案管理工作中的應對能力。最后，能力提升環節，要注重培訓內容的科學性與時代性，要能夠與時俱進地對培訓提出新的要求，以確保培訓質量符合時代的發展需求。

五、結語

綜上所述，伴隨各地方節水管理工作的日趨完善，城市節水部門作為檔案管理工作的重要類型之一，需要進一步增強檔案管理意識，規范節水檔案管理工作。城市節水部門要能夠深刻認識檔案管理工作的重要性，針對存在的問題具體分析，建立起健全檔案管理工作制度體系、積極推進檔案管理工作現代化、加大對檔案管理工作配套設施的投入以及提升檔案管理人員的工作能力等方面入手，采用科學先進的檔案管理手段，不斷提高節水檔案管理工作的工作成效。

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作者簡介：楊紅英（1971—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。