關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

摘 要：在新的時期，事業單位檔案管理工作中的不足之處開始慢慢顯現。在時代發展的浪潮中，傳統的事業單位檔案管理理念和模式，已經不能推動事業單位獲得更好的發展。因此，在檔案管理的過程中，事業單位一定要面對這些問題，敢于創新檔案管理理念，主動尋找到合適的檔案管理方法，讓事業單位可以在新的時期實現穩定和可持續發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

引言

隨著社會主義市場經濟進一步深化和發展，事業單位在建設與發展過程中也逐漸進入新時期，在事業單位運行與管理工作中，檔案管理工作也越來越凸顯其重要意義，所以，改革與創新檔案管理工作，是實現事業單位檔案資源合理利用的必由之路。當前，許多機關單位都開始重視檔案管理工作，并取得了一定成效。但在檔案管理工作的落實中，由于沒有系統化的理論指導，仍舊存在一些的問題，限制了它的發展。其中，最為重要的就是檔案管理模式單一，沒有將現代化技術融入檔案管理中，對提高檔案利用效率具有一定的影響。所以，在新時期背景下，檔案管理人員應根據檔案管理工作存在的具體問題，積極探索創新管理優化途徑，從而保證檔案資源得到有效利用。

一、事業單位檔案管理創新的意義

事業單位是政府機關中的重要組成部分，其職能是實現社會主義現代化的關鍵。事業單位檔案管理部門是信息的匯集之處，為實現新時期機關綜合改革的順利進行，必須創新檔案管理工作，把現代信息技術和機關檔案管理有機結合起來，有效提升機關檔案管理信息化水平、系統化水平，提升了檔案管理的科學性和工作效率。通過持續解決檔案管理相關問題，創新檔案管理工作，不斷健全檔案管理工作體系，對提高事業單位管理工作質量，向現代化方向發展有著非常重要的意義。

二、新時期事業單位檔案管理存在的問題

1.缺乏完善的管理制度

當前，事業單位檔案管理中有較明顯的制度缺陷，給單位檔案資源有效利用帶來極大限制，也給單位的經營決策工作帶來不利影響。具體而言，因單位相關負責人尚未認識檔案管理工作的重要性，在改革和創新檔案管理工作中，過于強調改革的形式，而忽視改革內容與工作的實施，亦未引導職工結合本單位的實際，建立和完善管理制度，導致單位檔案管理效果不佳。

2.檔案管理理念不夠先進，檔案資源的作用發揮不足

目前，事業單位的許多檔案工作仍采用傳統的工作模式，只注重資料的搜集和整理。許多檔案工作人員對檔案管理認識不足，造成檔案管理工作質量低下。另外，由于各事業單位對檔案管理工作的重要意義以及有關的法律法規等知識掌握不夠透徹，也致使相當一部分檔案工作人員沒有意識到其工作的價值，從而造成檔案管理工作效率低下。此外，因為有些機關檔案管理人員對檔案管理的認識不夠正確，不夠科學，僅以不丟失、不損壞檔案為工作目標，最終造成檔案的資源價值得不到有效發揮。

3.檔案管理模式落后

當前，我國事業單位檔案管理中普遍存在著一些問題，如檔案管理信息化程度不高、檔案管理模式不健全等。盡管事業單位已將信息技術與檔案管理工作相融合，計算機信息技術的使用范圍也在逐步擴大，但在具體的檔案管理工作中，信息技術的真正使用范圍依然十分有限。同時，事業單位也缺少與數字化檔案管理有關的配置，許多機關都存在著設備設施配置落后、信息化工作效率低下的問題，無論是在硬件還是在日常的檔案管理工作中，都不能滿足檔案管理信息化的需要。還有一些偏遠地區的事業單位，連專用的檔案室或者監控設備都沒有，沒有最基本的數字化硬件設備設施，檔案管理方式仍舊是采用傳統的管理方式，如果沒有使用現代化技術，將會影響事業單位的工作效率和工作質量。同時，也會對事業單位檔案管理工作的安全性和完整性造成威脅。另外，缺少現代的信息技術手段，也會對檔案信息的收集和保存造成一定的影響，進而對檔案管理的效率產生一定的影響。

4.財務檔案和人事勞資檔案的利用率不足

就本單位檔案資源而言，以財務檔案、人事勞資檔案為主，合理利用這些檔案可協助單位擬訂更好的發展計劃，從而達到檔案資源的最佳利用。但在當前單位檔案管理中，事業單位領導以及檔案管理人員均對檔案資源的利用沒有引起足夠重視，僅以管理為中心，財務檔案以及人事勞資檔案的利用率低，不利于全面優化檔案管理工作。所以，在新時期背景下，怎樣提升檔案資源利用效率，成為事業單位檔案管理中的重要任務。

5.檔案管理資源開發不完善

在新時代，科技的發展取得很大的進步，不管是在工作上，還是在生活上，現代科技為人們提供了很大的方便。但是，還有事業單位在檔案管理的過程中對信息技術的關注不夠，沒有將信息技術有效應用到檔案管理工作中，有些單位的檔案室條件非常落后，導致一些先進的信息技術并沒有發揮應有的作用。

6.事業單位檔案管理隊伍整體素質有待提高

一些事業單位沒有意識到檔案管理工作對事業單位發展的影響，因此，削弱了檔案管理工作在單位管理體系中的地位和作用，一直在縮減對檔案管理方面的資金和人力資源，導致事業單位檔案管理人員數量短缺和檔案數量急劇增加的矛盾。此外，有的單位還降低了對檔案工作人員的招聘標準和要求，甚至雇用一些非檔案管理專業、沒有任何檔案工作經驗的大學生，導致檔案管理工作隊伍的整體素質不斷下降。一些檔案管理人員在長期的工作中已經養成一種固定的工作方式，他們對變革和創新的檔案管理方式產生了抵觸，其創新能力不足，缺乏基礎的創新觀念，降低了檔案管理工作的質效。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

1.創新檔案管理制度

制度建設是事業單位檔案管理工作優化創新的先決條件，只有建立健全各項管理制度，才能規范、有序地開展事業單位的檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質量。因此，事業單位檔案管理人員應在對本單位檔案管理需要進行全面分析的基礎上，建立一套科學以及合理的檔案管理制度，確保可以根據時代的發展不斷創新管理制度，提高管理制度與事業單位檔案管理的適合度，為單位檔案管理工作提供一種行之有效的制度保障。同時，還要制定相關的配套措施，確保各項制度能夠得到有效執行，使檔案管理制度能夠有效規范檔案管理人員的行為，從而為檔案管理工作向規范化方向發展創造良好的環境。只有這樣，才能更好地提高事業單位的檔案工作水平，才能更好地發揮事業單位的檔案資源作用。

2.創新檔案管理理念

隨著信息化時代的來臨，各個行業都發生了翻天覆地的變化，信息化程度不斷提高，對檔案材料的要求也隨之提高。因此，人們對檔案的管理問題也日益關注。因為事業單位的檔案文件類型很多，所以，工作人員必須改變傳統的文件管理觀念，只有采用現代的管理觀念，才能與時代同步。首先，要對事業單位檔案工作有較為完整的理解，要意識到事業單位檔案工作的重要意義。結合單位實際情況，制定更為科學的工作方式，使檔案管理工作能夠得到有效實施。其次，要改變以往的工作觀念，在檔案工作中全面融入“大數據”意識，充分體現事業單位檔案工作的服務性特征，從而對事業單位檔案管理與服務模式施行有效的改革。隨著現代社會的發展，大數據已經深入人們的生活以及工作的各個方面，事業單位檔案管理也應該重視利用大數據技術，把用戶的需求作為立腳點，積極推進檔案數據多維度整合。

3.檔案管理模式的創新與改革

第一，建立檔案數字化管理模型。當前，較為常用的數字化技術有身份認證技術、掃描技術、數據庫技術和數字加密技術等，通過現代技術將機關事業單位的檔案文件轉化為數字化檔案信息，不僅可以對檔案資料及時更新，還可以對其展開有效的補充和整合。第二，建立事業單位檔案信息化管理模型。在事業單位，檔案管理信息化是檔案工作的一大特點，也是事業單位檔案工作的重點。一般較為常用的自動化技術有 OCR識別技術、電子標簽以及數碼掃描識別技術等。檔案管理自動化包括自動提取關鍵詞、自動檢索、自動篩選以及自動收集等。只有建立自動化檔案管理模式，才能實現對人力檔案信息資料的自動處理和批量處理。第三，要建立一種系統化的檔案管理方式。機關事業單位檔案管理信息化建設不同于傳統的檔案管理模式，是一體化過程，主要包含內部流程、部門銜接和檔案文檔一體化等，所以，要建立體系化的檔案管理模式，基于數據融合技術、數據集成技術，提高檔案信息文件的兼容性和通用性。第四，構建一個交互式的檔案管理模型。在過去的工作中，多個文件之間的信息是單一的，沒有交互。而構建互動化檔案管理模式，可以有效增強檔案信息的互動性，從而對檔案管理系統的優化和服務質量的提升起到了積極的作用。

4.加強對財務檔案和人事檔案的利用

為了提高檔案管理的水平，提升檔案資源利用效率，需要具體分析財務檔案與人事檔案，并結合財務檔案、人事檔案管理的實際需求，制定相應的管理對策，促進事業單位檔案管理工作順利開展。一是財務檔案管理，應充分認識其重要性，在保證財務檔案信息安全性的前提下，認真做好管理工作，確保能夠向各部門負責人提供有關財務信息支持。二是人事檔案管理必須始終堅持“以人為本，服務第一”的基本原則，積極探索檔案社會化問題，使之適應新時期社會發展要求，匹配單位現代化發展，以充分發揮單位人力資源的優勢，完善人力資源管理。所以，通過重視財務檔案以及人事檔案管理，能夠讓機關事業單位檔案管理工作更好地開展。

5.創新檔案管理服務

事業單位檔案管理工作就是要在必要的時候為人民提供更好的服務。但是，在事業單位的發展中，檔案管理并未很好地發揮其作用，所以，在有關事業單位的發展中要注意檔案管理工作中的創新思維，這是推動單位繁榮發展必不可少的關鍵因素。事業單位的良好發展與創新意識和創新思維有著密切的關系，想要有效提升事業單位的檔案使用效率，就必須要有一套行之有效的檔案管理服務模式。總而言之，就是要改進單位內部的局部網絡，加強對網絡信息化的測試技術，并將數字圖書館的有關技術作為支撐，創新檔案管理的服務方式。除此之外，有關檔案管理部門還必須改進信息技術的在線服務系統，使其能夠在網上開展服務，從而給使用者帶來更多的方便。

6.強化人員培訓，加強檔案管理隊伍建設

隨著事業單位檔案管理信息化進程逐步加速，檔案工作人員的素質也隨之不斷提高。首先，要轉變檔案管理人員的觀念，使其意識到，檔案管理信息化模式要比傳統的管理方式更為有效。其次，要提高員工的業務素質。同時，還應加強其對檔案工作的理論研究，加強對檔案管理工作的指導，使其在理論和實際工作中不斷提高業務水平。最后，從社會上招募更多的專業人員。事業單位所聘員工不但應具有良好的職業素質，能夠高品質完成自己的工作，還應該提高對信息技術的敏感度，構建一支具有較高素質的檔案管理隊伍，促進機關事業單位檔案管理工作順利開展。

四、結語

檔案是一個民族的歷史性資產，涉及許多高價值的數據與信息，是起著承上啟下作用的信息資源。在新時代，我國的各項工作都以創新為中心，事業單位檔案管理工作也要跟上時代的步伐，以創新為核心，在思想、方法、制度和設備設施等多個層面上創新，培養高素質的檔案管理人員，進一步提高檔案管理的質量和效率。

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作者簡介：牟曉燕（1975—），女，漢族，山東棲霞人，本科，副高，研究方向：檔案管理。