RPA技術助力高校財務智能建設的實踐研究

摘 要：隨著“大智移云物”時代的到來，數字技術逐漸滲透到社會生活的各個方面，傳統的財務工作效率和效果已不能滿足高校快速發展的需要，“智能財務”應運而生，成為越來越多高校嘗試轉型的方向。文章以L學院為案例，針對其目前在財務智能化建設的過程中存在的問題，重點分析6個RPA技術財務應用場景，提出相關建議。

關鍵詞：高校 智能財務 RPA技術 應用場景

中圖分類號：F233" 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）12-072-02

一、引言

黨的二十大報告提出加快建設網絡強國、數字中國。作為新興的數字技術之一，RPA即機器人流程自動化，給高校探索財務轉型之路帶來了新的契機。該技術通過模仿人類和軟件應用交互的方式自動完成日常業務流程，將財務人員從繁瑣、重復的工作中解放出來，從而有更多時間投入到財務分析、稅務籌劃等更高價值工作中去。為了更好地研究RPA技術如何應用于高校財務智能建設，本文選取了廣東L學院作為樣本研究，以便研究團隊進行實地調查和研究。

二、文獻綜述

在智能財務提出之初，張敏（2020）[1]認為財務智能化是大勢所趨，其三要素觀分別是：人工智能、智能工具（如RPA和BI）以及大數據分析。隨著智能財務理論與實務的發展，杜海霞等人（2021）[2]基于實踐發現：RPA在財務場景的應用可以加速促進財務功能和目標的轉變，改變了業務流程與財務組織管理模式，促使傳統財務人員向復合型人才轉變。程平、鄧湘煜（2022）[3]認為在財務數據分析中應用RPA技術，可以為財務數據賦能業務管理提供良好的環境。

對于高校如何進行智能化財務建設，丁華智（2023）[4]提出高校智能財務管理系統的構建路徑：組織協調溝通、爭取學校各方面支持，分階段實施、配比最佳投入與產出，強化風險意識、確保系統安全穩定，創新服務方式、提供操作指引。孫寶寧、郭菲（2021）[5]則根據“大智移云”對高校財務會計的影響提出高校財務的轉型策略，包括信息化優化、構建決策支持、會計人才轉型等策略。

三、L高校財務智能建設的現狀及動因

廣東L學院是一所具有百年師范教育歷史的省屬普通本科院校，現有教職工2000余人，在讀學生2萬多人，其中財務部門有24人。

（一）財務會計向管理會計發展的需要

L學院財務處下設5個科室，分別是財務會計科、預算管理科、收費管理科、后勤財務科、綜合科。各科室人員分布情況見表1。

由表1可以看出，大部分財務人員集中在會計核算崗位上，出現重財務會計而輕管理會計的情況，一方面高校財務人員編制有限；另一方面由于大量的基礎核算工作量占用了很多勞動力，盡管已安排大部分人力做會計核算工作，從而讓L學院的“報銷難”問題得到一定程度緩解，但同時也忽視了預算管理、稅務管理等崗位的工作。如何將財務人員從大量、重復的勞動中解放出來，分配到管理會計、績效管理和風險控制等高附加值的崗位中來，是L學院亟待解決的重點。

（二）提高財務信息化水平和業財融合度的需要

目前該校已建立以總賬系統為核心，網上預約報賬、查詢、工資系統、收費系統相融合的綜合財務系統，與之前的財務軟件相比，系統得到優化升級，在一定程度上減少了財務人員的工作量，仍不能滿足高校日益復雜的經濟事項和不斷增長的經濟業務需要。以下為該校財務編制記賬憑證近幾年的情況表。

由表2可知，L學院在2018年實行智能網上預約報賬系統后，記賬憑證數量多了42%，提高了工作效率。同時，在原有人力資源結構、財務人員數量有限的情況下，財務人員需要承擔劇增的業務，難以保證工作進度，只能通過加班加點來完成超額的工作量，一份報銷單據從投遞到入賬的時間通常需要1到2周甚至更長的時間。

此外，線下需要多人簽字、資料審核不合格退回修改的來回奔波也讓報賬人苦不堪言，占用了大量原本可以做教學和科研的時間，打擊了教職工做科研的積極性，部分老師甚至選擇把課題收入轉到合作單位的賬戶，以獲得更方便的報賬體驗，不利于L學院雙一流目標的建設和高質量發展。

四、RPA技術應用高校財務建設場景

（一）國庫集中支付

為了緩解財務人員的工作壓力，從枯燥繁重的業務中解放出來，可以將RPA技術引入國庫集中支付這一業務流程中，根據規則自動化準確判斷每筆款項的支付方式，自動檢驗可用額度，并進行支付。基于RPA技術的國庫核算業務應用場景下，無需錄入大量的銀行賬戶信息，只需人工復核無誤后即可付款，預期采用RPA技術后，可以實現比人工錄入快十多倍的速度完成支付。

（二）票據管理

隨著高校業務的發展，課題來源的多元化，需要開具的票據也越來多，通過梳理票據申請到開具的流程，規范信息填寫標準，減少發票填開錯誤率，結合RPA技術，智能判斷需要開具的發票類型，執行相應的開具動作，并郵件通知經辦人，可以節約一定的開票時間，同時也是響應國家全面推行全電發票的要求。

（三）個稅申報

L學院目前有在職教職工2000余人，加上校外人員勞務費的數據，信息量大且復雜，雖有工資系統自動計算和導出相關稅務數據，仍需專人專門處理該業務。引入RPA技術后，可以采用人機結合方式，梳理申報底稿數據處理的邏輯和操作過程，設置多種應對模式，模擬人工進行申報動作，結合人工二次審核，提高申報數據處理效率的同時，確保申報和扣繳的準確性。預期工作效率可以比原來提升6倍。

（四）銀行對賬

每個月初，L學院需指定兩位財務人員，分別人工核對學校基本賬戶、零余額賬戶銀行流水與賬面明細的記錄，并對未達賬項等問題一一通知負責該筆業務的財務人員處理，處理完畢后進行二次對賬，不僅工作效率低，也影響相關報表的及時出具。結合RPA技術，可以考慮梳理人工核對規則，將其轉化成機器規則，自動匹配相關業務流程，并按照未達賬邏輯，自動編制出具核對情況狀態表和調節表，及時發現未達賬項和會計核算問題，提高月度對賬效率和準確性，預期由原來需要人工核對5天縮短為1天就可以完成。

（五）智慧差旅

隨著高校事業的發展，學術會議、交流和調研等差旅事務逐年增加，相應帶來的差旅費報銷也是L學院日常報銷里最繁瑣的事項，無論是報賬人申請、審批、取得和整理票據，還是財務人員審核、記賬還有付款，都需要花費大量的人力物力，遠遠不能滿足經費“放管服”的管理要求。因此可以借助RPA等技術，建立“智慧差旅”平臺，該平臺與攜程等出行平臺可無縫鏈接，真正實現差旅報銷零票據零跑腿。

（六）智能問答機器人

財務人員除了處理各項業務工作，還要為教職工答疑解惑，有時因個人理解差異，導致可能同樣的問題提供了不同的解答。結合當前的人工智能技術，可以考慮推出智能問答機器人來代替人工回答。

首先，應收集來自教職工可能提出的問題，組織財務人員討論標準的回答內容。建立常見回答知識庫，涵蓋制度解析、報銷指引、發票開具流程、經費認領等常規業務問題，采用豐富的回答方式如表格、鏈接、文檔、圖片等[6]，并加入個性化語言，增強機器人的親和力。其次，經過內部測試后，在財務部門的微信公眾號、網站同步上線。最后，財務部門應定期維護和更新知識庫，并在機器人無法回答教職工提出的問題時，可根據問題指引財務部門不同科室的電話，方便教職工進一步咨詢。

五、L學院財務智能化建設中遇到的主要挑戰

（一）資金緊張，經費配置欠缺

與企業的盈利性不同，高校的主要任務是為國家和社會培養人才，資金來源主要靠財政撥款和學費收入的返還以及各項科研課題收入。L學院目前資金緊張，較難滿足智能化財務建設大量資金投入的需要。

（二）缺少頂層設計

L學院的智能化財務建設的進行目前只有財務處參與，缺少來自其他部門如人事處、科研處、資產處等部門的聯合支持和推動進行，造成各部門之間系統相互孤立，信息交換不暢，制約了業財融合的智能財務平臺建設。

（三）“財務+技術復合型”人才緊缺

當前L學院財務人員信息化水平較低，缺少“財務＋信息技術”人才，當前傳統模式下，繁重枯燥的單據審核、開具票據等工作占用了財務人員大部分工作時間，無暇顧及信息技術水平的學習，也就很難適應智能建設的新型業務模式。

六、對L學院的智慧財務建設提出的建議

（一）多舉措籌集智能化建設所需資金

應加大資金籌集和投入力度，可通過申請專項資金、校企合作、校友捐贈、科研經費等多種方式來推動學校財務智能化建設的開展。其中，L學院作為一所百年院校，校友遍布各行各業，可通過校友會組織捐贈籌得一定資金。同時利用本校人工智能人才的優勢，開展校企合作或組建科研團隊，將所籌得經費用來開展智能化財務建設，解決資金問題的同時也提高了科研成果轉化率。

（二）加強頂層設計，重塑業務流程

應對目前財務處遇到的問題和各部門的需求進行調研，對流程再造過程中可能產生風險的一些關鍵節點，聯合教學、科研等部門充分討論研究，梳理出資金流、信息流的業務邏輯關系，結合法律法規和學校的各項文件要求，將內部控制制度與業務流程、財務流程三者有機融合，形成實施方案并多方論證，為RPA技術的應用提供穩定的實施環境和運行基礎，保障智能化系統建設的順利進行。

（三）利用本校信息化和管理人才優勢，提供人才支撐

L學院作為一所綜合性的師范類院校，可以將專門研究人工智能與財務管理的教師以及財務人員組成研究團隊，自行開發RPA財務機器人，認真梳理財務、業務流程，制定實施方案。在節約成本的同時，也為學校財務智能化的建設提供人才保障。并組織專職教師到財務處開展人工智能、云計算等方面的講座，更新財務人員的知識體系，加強財務人員對智能化財務建設的認識和數據分析的能力。并鼓勵財務人員積極學習，豐富理論知識，提高信息化系統操作水平。

七、結束語

數字時代的發展給高校財務轉型提供了契機，也帶來了新的挑戰，L學院應順應時代變革潮流，對照自身存在的問題，梳理業務流程，做好頂層設計，多舉措籌集建設所需資金，引進和培養高素質的復合型人才，借RPA技術推動高校財務智能化財務轉型，推動學校“雙一流”建設，實現高質量發展。

[基金項目：廣東省2023—2024年度會計科研課題——“RPA技術助力高校財務智能建設的實踐研究”]

參考文獻：

[1] 張敏.企業財務智能化：要素·路徑·階段[J].財會月刊，2020（17）：7-11.

[2] 杜海霞，劉雅興，陳凌，李娜，吳秀娟.國美RPA的財務場景應用實踐[J].財務與會計，2021（09）：28-32.

[3] 程平，譚果君.RPA財務機器人標準體系研究[J].會計之友，2023（11）：142-146.

[4] 丁華智.淺析高校智能財務管理系統的設計與實踐[J].浙江工商職業技術學院學報，2023，22（01）：88-92.

[5] 孫寶寧，郭菲.“大智移云”時代高校財務轉型策略研究[J].會計之友，2021（23）：134-140.

[6] 鐘思棋，張科.信息化時代下高校財務宣傳工作的思考和實踐——基于智能問答機器人的運用[J].經濟師，2022（08）：173-174.

（作者單位：嶺南師范學院 廣東湛江 524037）

（責編：趙毅）