“一站式”學生社區管理模式下高校學生檔案數字化服務平臺建設與探索

文/李俊連

高校在深入推進“三全育人”綜合改革，不斷提升人才培養質量過程中，以“一站式”學生社區管理模式建設為抓手，進一步提升關愛和服務學生的工作質量。基于“一站式”學生社區建設，檔案部門要整合學校學生檔案資源，搭建學生檔案數字化服務平臺并下沉到“一站式”學生社區，為學生提供高效便捷的利用服務，充分發揮高校檔案服務“立德樹人”的根本任務

2008 年9月1日起正式施行的《高等學校檔案管理辦法》是各高校開展學生檔案管理工作的法規性文件，尤其是單獨增設學生類檔案，將其納入高校檔案管理范疇，體現了學生檔案的價值和重要性，強調要高度重視學生檔案的利用需求，這既符合時代發展規律，也完善了高校檔案管理體系。

2018 年教育部開展“三全育人”綜合改革試點工作，各高校通過一站式集成、精細化服務、信息化支撐的綜合管理模式為抓手，構建學生“一站式”社區管理模式，實現所有與學生相關的事務均可在“一站式”社區服務中心辦理，為學生提供全方位的育人服務。

隨著高校學生檔案內容不斷豐富和利用需求的提升，基于“一站式”學生社區管理模式，開展高校學生檔案資源整合和數字化服務平臺建設已成為高校檔案管理的一項重點工作。

一、高校學生檔案的內涵

高校學生檔案是指學生在學校期間形成的，反映學生學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料，是學生個人經歷、品德、才能和學習表現的歷史記錄，是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是國家和社會選拔任用人才的重要依據。《高等學校檔案管理辦法》明確了高校學生類檔案歸檔范圍主要包括高等學校培養的學歷教育學生的入學原始檔案、錄取通知書、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等，其中在高校產生的學籍檔案有：新生錄取名單（審批表）、成績單、畢業生名單、學位授予名單、學籍卡、就業名單、學位評審材料等等。學生檔案管理過程中必須貫徹執行黨和國家有關的檔案法規和制度，堅持真實、完整、保密原則，確保學生檔案的連續、完整與安全。

二、高校學生檔案的重要性和學生檔案數字化服務的必要性

1.高校學生檔案的重要性

學生檔案通常以學生個人為單位集中保存以備查考，也就是“一人一袋”，是國家人事檔案的重要組成部分，是大學生就業及今后用人單位選拔、任用、考核的重要依據。

對于用人單位來說，查閱應聘對象個人檔案，可以較為全面、準確地了解應聘人員學生時代的相關信息，學生檔案材料中的學業水平、個人素質、考試成績及思想表現等情況都是重要依據。在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面各類材料都需要匯總并持續歸入個人檔案，作為用人單位的重要考核依據[1]。

對于學生來說，在每年大學生求職、出國、升學關鍵時期，也是學生各類證書證明材料需求的高峰期。學生就業后無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整，還是入黨入團以及離退休手續辦理等等一切手續，都要以檔案材料作為依據，所以個人檔案是伴隨每個人的一生并發揮極其重要作用。

2.高校學生檔案數字化服務的必要性

學生檔案在利用過程中，一方面由于借閱者對學校相關流程比較陌生，往往需要校內校外來回奔波，花費大量時間和精力，卻事倍功半；另一方面，對于檔案部門來說，調閱紙質檔案費時費力，工作量大且效率不高；紙質檔案受主客觀條件限制，容易破損甚至丟失，而一旦丟失，有的檔案又無法補辦；紙質檔案甚至會出現被篡改、信息泄露等隱患。

因此，高校應充分利用多媒體信息技術和互聯網技術，構建學生檔案數字化平臺，以“一站式”學生社區管理建設為契機，加快學生檔案信息整合，對其進行科學管理，最大化提高學生檔案資源利用率和信息安全，充分展現學生檔案的價值[2]。

三、高校學生檔案數字化服務平臺建設策略探索

1.解放思想，更新觀念

2019 年西安歐亞學院以滿足學生需求為出發點，初步建成“一站式”服務大廳，當年即實現“一站式”辦理學生證、保險、資助、一卡通、學費、公寓物品、住宿、畢業離校等手續，為學生提供高效便捷的服務。基于此，檔案人員從加強學校檔案資源管理、檔案利用、檔案安全治理體系建設出發，不斷提高檔案質量和服務水平，促進檔案工作更好地為學校服務的意識，全面開展學生檔案梳理，同時修訂完善《西安歐亞學院學生檔案管理辦法》，明確學生檔案管理的職責與權限、檔案材料內容、新生檔案建立、日常檔案收集審核、畢業生檔案轉出、檔案保管及保護等工作程序和具體規范要求，為進一步實現學生檔案數字化平臺建設提供制度保障。

2.破除壁壘，整合資源

高校學生檔案內容豐富，涉及部門較多，以西安歐亞學院為例：教務處負責畢業、結業、休退學、留級、考研、專升本等相關學生學籍材料；各二級學院負責學生入學原始檔案、錄取通知書、體檢表、入學登記表、成績單、獎懲材料、團員檔案、高等院校畢業生登記表、學士學位申請表、班級學生花名冊；招生辦負責學生高考錄取花名冊；就業部門負責畢業生派遣相關檔案；校黨委負責學生黨員檔案；校團委負責學生團員檔案等等。

建設學生檔案數字化平臺，檔案部門首先必須將校內各部門分散管理的學生檔案進行整合，統一收集、鑒別、整理、歸檔、保管、編目與檢索、查閱利用、統計分析、轉遞以及檔案數字化加工等工作。檔案部門還要與時俱進，調整學生檔案收集范圍，適時增加學生誠信、心理健康等方面的檔案材料收集,確保學生檔案齊全完整，助力學生成長和未來發展。

3.合理規劃，協同協作

在學生檔案數字化平臺建設初期，檔案部門通過調研、走訪等多種形式，全面收集學生對學生檔案數字化建設需求；了解各相關部門在學生檔案收集和管理中存在的主要困難和意見。檔案部門還要積極推動領導力量、管理力量和服務力量，將學生檔案工作相關部門進行統籌，依托學校正在著力利用創新技術持續提升教育信息化的工作契機，扎實推進學生檔案數字化業務與學校信息化業務有機融合。

檔案部門首先對歷年來學生檔案利用數據進行統計分析，確定利用率較高的學生檔案內容，分批次開展學生檔案數字化加工。其次與學校信息化部門溝通，梳理挖掘散落在校園各類業務系統中的學生檔案信息資源，將這些資源進行融合與重組。最后檔案部門還要加強對兼職檔案員業務培訓，進一步明確學生檔案收集內容，重點是學生電子檔案的收集和相關格式要求等。每個步驟都需要精準實施、扎實推進，為后續學生檔案數字化平臺上線打下基礎。

4.構建平臺，全面覆蓋

基于學校已經投入使用的“一站式”學生服務大廳，檔案部門一方面與教務處、學生發展處等學生檔案相關部門進行業務整合，在該大廳設立“校級自助服務終端”，目前可實現學生檔案信息自助查詢、翻譯和打印服務，包括學生學籍信息、學歷證明、學籍異動、檔案號及檔案去向、學歷證書和中英文成績等；另一方面，檔案部門還下沉到該大廳，設立專門的“學生檔案庫房”，方便學生檔案轉入轉出和原始檔案借閱利用，真正做到讓學生“少跑一趟路、少進一扇門、少找一個人”。

隨著學生參加省級比賽、入伍、升學、出國等需要，學生高考錄取花名冊的利用率逐年增多，檔案部門已經完成了歷年所有高考錄取花名冊的掃描和系統錄入工作，可以上檔案系統上進行查詢和打印。但是，由于學生高考錄取花名冊的一個掃描頁面涉及多名學生信息，從保護他人隱私考慮，目前還沒有開放學生自主查詢和打印功能。下一步，檔案部門將繼續與信息化部門協同，最終通過技術手段，實現學生個人高考錄取花名冊的自動查詢和打印服務。檔案部門堅持“信息多跑路，學生少跑腿”的服務宗旨，持續建設和完善學生檔案全面數字化和“一站式”服務，持續為學生提供高質量服務和信息化體驗。