新時期企業檔案管理工作存在的問題與對策

文/曾 霞

本文在分析新時期企業檔案管理工作存在問題的基礎上，提出了提升企業檔案管理水平的對策，即增強管理意識，重視檔案管理、完善檔案基礎建立工作、建立健全檔案管理制度、打造專業管理團隊，提升檔案管理水平、有效利用檔案資源，實現檔案管理的價值、實施企業檔案信息化管理

在企業日常經營活動中，檔案管理不僅在企業管理活動中發揮著重要作用，而且是提高企業核心競爭力的必要條件。隨著經濟社會的不斷發展，越來越多的企業開始重視檔案管理，并開始尋找具體的實施方法。但是長期以來企業檔案管理工作中還有很多問題，主要表現在人員素質不高、信息化建設落后以及檔案管理模式陳舊等方面，需要企業引起足夠關注。因此企業要重視檔案管理工作，充分認識檔案管理的重要性，采取相應措施，提升企業檔案管理水平，促進企業全面發展。

一、企業檔案管理的重要性

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業歷史的載體，是企業各階段生產經營活動的真實反映，也是技術知識成果和文化與價值觀的累積，是企業的核心信息資源和重要資產。在知識經濟與信息化快速發展的今天，檔案在企業發展過程中發揮著至關重要的作用。

做好檔案管理有助于企業強化技術和知識儲備，保護知識產權和商業秘密，增強企業抵抗風險的能力。檔案資料記錄企業發展期間積累的各類信息，檔案管理會對相關資料進行采集、整理、分類、分析等工作，為使用者提供良好的信息服務；檔案也是企業管理人員籌劃決策的重要依據，企業檔案記錄了企業的各項具體活動，包括企業經營歷程中的成就和失敗教訓，對當前企業的經營情況能夠予以系統梳理，有助于及時總結工作，制定更科學的發展規劃。因此，企業檔案管理的質量在一定程度上反映了一個企業的管理水平。

二、當前企業檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理重視程度不夠

當前企業管理者對經濟效益非常重視，很大程度上未意識到檔案管理工作的重要性。對檔案管理人員來說，也在思想上對檔案管理存在忽視的問題，認為檔案管理工作并不重要，在崗位上缺少探索與鉆研的精神。甚至有個別人員將檔案工作視為“邊緣崗位”，責任心不強，工作態度不夠積極。因此，需要企業管理者與檔案工作人員轉變思想觀念，才能將檔案在企業經營管理中的作用充分發揮出來。

2.檔案管理方式較為落后

企業檔案管理工作硬件設施落后，很多時候只有一套陳舊的軟件，在檔案錄入與管理方式上遠遠不能達到企業日益增長的需要。分析其原因可知，主要反映在以下幾點：一是企業在檔案管理工作上的投入比較少，缺乏足夠的人力、物力與財力，檔案管理工作的開展難以獲得相應支持。二是檔案管理人員綜合素質有待提升，掌握的專業技能較少，且部分人員缺少敬業精神，也很少積極學習最新檔案知識。三是企業檔案管理體系與運營機制有待完善，這導致檔案管理工作流于形式，無法發揮指導企業發展的作用。

3.檔案管理信息化水平不高

分析企業檔案管理工作現狀可知，大多數時候只是單調進行檔案收集、歸納和整理等工作，未能安排專人負責檔案的管理、借閱等工作。在傳統檔案管理模式下，企業很難在數字時代將檔案管理的優勢體現出來。在信息化環境下，企業在檔案管理方法上不重視轉變與創新，為檔案信息化工作的開展帶來了不利影響。尤其是企業發展過程中會形成大量檔案，且類型也很繁多，這讓企業檔案管理工作變得非常復雜。若是企業管理手段過于簡單，不注重信息化建設，將導致檔案信息變得非常閉塞，無法在企業內部各部門進行有效流通，增加了管理者使用檔案的難度。

三、提升企業檔案管理水平的思考

1.增強檔案管理意識，重視檔案管理

提高企業檔案管理水平，首先要提升企業檔案管理意識，把檔案管理作為企業管理的重要組成部分。這意味著在各單位、各部門當中，上至領導層下至一線員工都要充分認識企業檔案的重要性，并將其融入實際工作中。因此，在企業管理中，管理者首先要樹立企業檔案管理意識，將檔案管理列入具體議程，做好工作準備工作。部門負責人落實工作，逐步形成良好的企業檔案管理機制。其次，企業檔案管理部門的管理者和負責人應積極利用企業社交網絡、文化公告欄等渠道，在內部宣傳企業檔案管理的重要性。也可以結構化，讓員工了解《檔案法》，讓企業全體員工意識到檔案管理的必要性，積極配合企業檔案管理，積極提交和創建相關的必要信息文件。再次，檔案管理人員要及時向企業領導匯報相關工作，與各業務部門加強聯系，將檔案宣傳工作做到位。這樣各部門才能更好了解檔案形成、積累、歸檔以及使用等情況，為各部門工作協同發展創造條件。

2.完善檔案基礎建設工作

在企業經營與發展過程中，檔案內容也是快速更新的過程，且數量和類型也越來越多。企業檔案管理部門需要引起足夠重視，將業務基礎工作做到位。一是不斷擴大企業檔案信息收集范圍，對檔案歸檔制度進行完善，確保各種類型與載體的檔案材料得到完整、全面收集，避免發生原始材料與文件流失的問題[1]。二是將檔案材料鑒定工作做到位，成立專門的檔案鑒定小組，重點是鑒定企業檔案的真實性和完整性，并保證有價值的檔案得到妥善保管。對企業各種超期保管的檔案來說，也要定期進行鑒定與銷毀，確保檔案資源能夠得到優化。三是重視檔案歸檔整理工作。企業檔案應該做好分類、排列、組合與編目等工作，對檔案檢索工具與服務模式進行優化，為后續檔案管理與查找奠定良好基礎。

3.建立健全檔案管理制度

健全的基礎設施是企業檔案順利管理的必要物質條件，而健全的企業檔案管理制度是有效實施企業檔案管理的重要行為標準。因此，需要增加資金投入來構建完善的檔案管理基礎設施來提升企業檔案管理水平。還應該建立一個完善和專業的檔案管理系統，為檔案管理提供相應的標準。完整的檔案管理功能提高了檔案資源的安全性和排序，以便在工作需要時快速檢索和使用[2]。因此，根據《檔案法》的要求，企業必須選擇單獨的倉庫進行檔案存儲，并有恒溫恒濕、殺菌消毒、紅外報警、防盜門、防火等設施，以確保倉庫的安全。此外，配備掃描儀、電腦等現代化設備，不斷完善企業檔案資料。另一方面，企業需要建立完善的企業檔案管理體系，為檔案管理提供強有力的制度保障。首先，業務領導和部門負責人要明確檔案管理職責，規范并嚴格執行檔案的準備、保管、租借、歸還工作流程。二是建立健全績效考核機制，定期開展檢查考核，不斷提高檔案管理水平。

4.打造專業管理團隊，提升檔案管理水平

企業文件管理的水平很大程度上取決于管理員的專業知識和管理水平。因此，要提高企業文件管理水平，就需要提高文件管理人員的專業性，使他們能夠系統、專業地管理文件。一是，應提高檔案管理人員的準入條件，對檔案管理專業化提出嚴格要求，為企業引進專業的信息管理人才，方便企業檔案的順利管理。二是定期組建檔案管理部門開展專題培訓活動，使檔案管理人員不斷吸收檔案管理知識，學習與時代發展相適應的先進檔案管理方法，不斷增強檔案管理人員的專業能力，具備操作專業理論[3]。三是企業必須重視其登記人員的責任，對企業檔案進行保密，并確保企業信息和財產的安全。四是在企業檔案管理部門要落實自查與互監機制，促使檔案管理工作質量實現提升。五是要適當提高檔案管理人員薪資待遇，培養并引進專業化人才，掌握一定網絡知識與信息技術，才能適應企業檔案信息化管理要求。

5.有效利用檔案資源，實現檔案管理的價值

企業檔案管理歸根結底是為企業的發展做出貢獻，所以不僅要提高企業檔案管理水平，還要注重企業檔案的開發利用，使企業檔案管理發揮真正的作用。同時，企業需要引入或開發適合企業的專用檔案搜索工具，以確保及時有效地訪問，提高企業檔案的服務水平。首先，要明確企業檔案的服務方向，使檔案管理工作緊緊圍繞企業的發展方向和發展目標開展，使檔案管理工作更好地服務于企業。其次，適當擴大企業檔案服務范圍，使企業檔案服務社會化、共享化。在有利于企業和社會發展的前提下，為社會其他成員提供一定的檔案服務，實現企業檔案的社會公益，為企業樹立良好的社會形象。

6.實施企業檔案信息化管理

在各種技術不斷創新的今天，向信息化轉型必須以現有技術為基礎。企業檔案管理工作比較復雜，管理人員需要負責檔案收集、整理、統計和編制等工作，各環節工作量較大，為了提高檔案工作處理效率，需要充分發揮先進檔案信息系統的作用[4]。企業要全面開展信息化改革，實現企業檔案管理科學發展，利用信息技術開發管理新模式。首先，企業必須建立完善的檔案信息系統，培養相關人員對新技術的深刻理解，并在實踐中有效運作。其次，在現有條件下逐步完善各項基礎設施建設，在檔案管理過程中利用信息管理系統和設備，為檔案管理信息化奠定基礎。最后，使用最新的設備有效整合資源，并使用人工智能進行檔案管理，減少錯誤，促進企業的健康發展。

企業檔案是企業發展的基礎。管理檔案時需要加大檔案重要性的宣傳力度，讓更多的人了解企業檔案的重要性，提高公眾意識。針對新形勢下的企業檔案管理要及時找到優化的策略，將適合企業的檔案管理模式與企業自身的發展情況相結合，促進企業的健康發展。因此企業要重視檔案管理工作，轉變思想觀念，不僅要加強檔案管理基礎工作，也要主動引進先進檔案管理技術，提高檔案管理人員綜合素質與能力，這樣企業檔案管理工作才能高效開展，并在企業經營與發展中提供戰略上的參考價值。