智能化時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理探析

文/王 楠

伴隨人工智能為代表的新一輪科技革命的發(fā)展，人類邁入一個(gè)全新的時(shí)代——智能化時(shí)代。在智能化時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位發(fā)展的外部環(huán)境和內(nèi)部要素也發(fā)生了重大變化。事業(yè)單位為了適應(yīng)這一發(fā)展變化，加大對(duì)管理工作的重視程度，并把財(cái)務(wù)管理作為提高管理工作質(zhì)量的主要抓手，通過對(duì)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化、信息化管理，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案在推動(dòng)事業(yè)單位科學(xué)、有序、高效發(fā)展中的指引作用

財(cái)務(wù)檔案管理工作是事業(yè)單位重要工作之一。如何在智能化時(shí)代做好事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作，特進(jìn)行如下研究與探析，愿與同行同業(yè)者進(jìn)行交流。

一、智能化時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展背景

近年來，以計(jì)算機(jī)為核心的產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)的功能得到飛速提升。同時(shí)，伴隨計(jì)算機(jī)而興起并迅速壯大的還有互聯(lián)網(wǎng)寬帶化、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及物聯(lián)網(wǎng)在數(shù)據(jù)的積累上展現(xiàn)出的強(qiáng)勁優(yōu)勢(shì)。科技的發(fā)展更是大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的根本推動(dòng)力。智能化時(shí)代以科技發(fā)展的“數(shù)字化”和“信息化”特征深刻地影響著人們的生產(chǎn)方式和生活方式。智能化時(shí)代科技的發(fā)展為各行各業(yè)的科技化發(fā)展、信息化建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，在推進(jìn)社會(huì)信息化建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)中發(fā)揮重大作用。事業(yè)單位作為承擔(dān)國(guó)家教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織，在智能化時(shí)代發(fā)展背景下，也面臨著嚴(yán)峻的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，事業(yè)單位要想緊跟時(shí)代發(fā)展要求，就需在充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理在事業(yè)單位管理中所處的核心地位的前提下，進(jìn)一步深化財(cái)務(wù)檔案管理的智能化、信息化、數(shù)字化發(fā)展認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)新時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的高效化、科學(xué)化發(fā)展提供有益實(shí)踐，為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供有效保障。

二、智能化時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.管理意識(shí)薄弱，管理制度不健全

財(cái)務(wù)檔案管理同其他檔案管理同樣具有繁瑣、枯燥等特征。及時(shí)詳細(xì)記錄、積極完善是財(cái)務(wù)檔案管理工作的常態(tài)，具有很大的工作量。但事業(yè)單位往往更加注重日常業(yè)務(wù)性工作的開展，而對(duì)歸類于行政業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理缺少重視，管理意識(shí)淡薄，這對(duì)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)、高效管理和運(yùn)行產(chǎn)生了消極的影響。同時(shí)，相較于事業(yè)單位業(yè)務(wù)性部門已經(jīng)比較健全的管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理因沒有受到應(yīng)有的重視，加之傳統(tǒng)意義上對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作認(rèn)識(shí)存在偏頗，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案工作就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的制度沒有及時(shí)更新和完善，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員職責(zé)劃分不明確、管理觀念落后、新技術(shù)應(yīng)用滯后，致使財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)性和高效性缺乏，弱化了財(cái)務(wù)檔案在引導(dǎo)事業(yè)單位發(fā)展中的應(yīng)有作用。

2.管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，制度執(zhí)行力度不夠

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案制度的不健全導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理體系的嚴(yán)重缺位。一些單位并沒有設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理部門，也沒有專業(yè)的從事財(cái)務(wù)檔案管理的從業(yè)人員，這些客觀問題的存在導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中出現(xiàn)檔案管理工作效率低下，質(zhì)量也亟待提高。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)從業(yè)人員的缺乏導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案在收集、整理和歸檔過程中無法達(dá)到財(cái)務(wù)檔案管理制度中要求的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)制度和措施在具體的執(zhí)行過程中并不能真正落地，影響財(cái)務(wù)檔案管理整體水平的提升。

3.信息化管理程度不高，人員綜合素質(zhì)有待提升

智能化時(shí)代科技的發(fā)展給人們生活的各個(gè)領(lǐng)域帶來的諸多便利，人們工作的方式也向著更便捷、更高效的方向發(fā)展。事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理是對(duì)日常財(cái)務(wù)工作過程中形成的數(shù)據(jù)、資料等信息的管理，是更好發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案價(jià)值的重要工作。因此，改變財(cái)務(wù)檔案管理信息更新滯后、時(shí)效性低、技術(shù)應(yīng)用落后等局面是財(cái)務(wù)檔案管理亟需解決的問題。財(cái)務(wù)檔案管理工作的科學(xué)、高效發(fā)展還需改變財(cái)務(wù)檔案管理普遍存在的從業(yè)人員結(jié)構(gòu)單一、年齡偏大，對(duì)新技術(shù)、新理念接收、應(yīng)用能力差等問題。因此，要想形成財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的新局面，就需培養(yǎng)一支具備掌握檔案專業(yè)知識(shí)、熟悉財(cái)務(wù)基本知識(shí)、熟練應(yīng)用前沿技術(shù)的綜合性財(cái)務(wù)檔案管理人才隊(duì)伍，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的良好發(fā)展。

三、智能化時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的思考與探析

事業(yè)單位多以教育、科技、文化、衛(wèi)生等不從事生產(chǎn)活動(dòng)的領(lǐng)域?yàn)橹饕?wù)內(nèi)容，因此事業(yè)單位的基本運(yùn)行主要依靠財(cái)政撥款。在社會(huì)發(fā)展進(jìn)入智能化時(shí)代的今天，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理在遵循《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》《事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)劃》等法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，還需與時(shí)俱進(jìn)地借助信息化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的改革，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，更好服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展。

1.推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，提高事業(yè)單位檔案管理水平

財(cái)務(wù)檔案管理一直以來都是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。智能化時(shí)代，加快事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)進(jìn)程是順應(yīng)發(fā)展潮流的關(guān)鍵一招、重要一步。財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)不僅可以提升檔案管理的工作效率，減輕工作人員的工作量，還能夠通過平臺(tái)資源整合實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和共享。同時(shí)，作為事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的原始記錄，財(cái)務(wù)檔案在反映財(cái)務(wù)狀況的同時(shí)，也起到了引導(dǎo)單位下一步工作開展的作用。因此，加快財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、信息化改革進(jìn)程，不僅可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息的實(shí)時(shí)檢索、提取，而且能夠大大提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的水平，進(jìn)而服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展全局。

2.改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案保存方式，提升事業(yè)單位發(fā)展水平

傳統(tǒng)的檔案管理與保存是采取人工管理，紙質(zhì)保存的方式進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期保存過程中存在紙張保管難度大、容易受潮、出現(xiàn)氧化等現(xiàn)象，加之長(zhǎng)時(shí)間的頻繁翻閱，檔案出現(xiàn)字跡模糊、內(nèi)容缺失甚至檔案丟失的問題，嚴(yán)重?fù)p害了財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值所在。但是智能化時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化、信息化管理主要依靠存儲(chǔ)設(shè)備及線上平臺(tái)，將文字、圖片、表格等財(cái)務(wù)檔案信息存儲(chǔ)、上傳，形成更加便捷、安全的電子檔案。電子檔案的形成一方面克服了傳統(tǒng)檔案保存過程中因環(huán)境或認(rèn)為造成的檔案完整性缺失的問題，有助于財(cái)務(wù)檔案的長(zhǎng)期保存；另一方面，檔案的數(shù)字化、信息化管理提高了財(cái)務(wù)檔案信息安全性，能夠有效避免財(cái)務(wù)檔案信息的泄露和丟失。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化、信息化管理可以降低因聘請(qǐng)財(cái)務(wù)人員而增加的開支成本，提升財(cái)務(wù)檔案管理能效，將更多人力資源從繁雜的財(cái)務(wù)工作中解放出來，為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)更多的智慧和力量，這樣不僅有利于事業(yè)單位更好地履職盡責(zé)，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，打造事業(yè)單位良好社會(huì)形象

智能化時(shí)代，事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展壯大離不開科技發(fā)展作用下數(shù)字化、信息化平臺(tái)的廣泛應(yīng)用。財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的科學(xué)高效發(fā)揮著十分重要的作用，它不僅能夠提供可以借鑒的有益經(jīng)驗(yàn)，從而查漏補(bǔ)缺，彌補(bǔ)短板，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位的未來發(fā)展方向提供科學(xué)指導(dǎo)，以此提高事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化進(jìn)程。與此同時(shí)，智能化時(shí)代背景下，事業(yè)單位在承擔(dān)社會(huì)責(zé)任與擔(dān)當(dāng)方面的作用更加突出，這對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理也提出了更高要求。財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位每位工作人員的基本工資、績(jī)效工資的收支情況、財(cái)務(wù)預(yù)算及每項(xiàng)財(cái)務(wù)款項(xiàng)的實(shí)際使用等情況的準(zhǔn)確、清晰呈現(xiàn)，對(duì)形成精細(xì)化、規(guī)范化、透明化的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理體系，樹立“廉政為民”的事業(yè)單位社會(huì)形象具有十分重要的意義。

不言而喻，進(jìn)入智能化發(fā)展的新時(shí)代，事業(yè)單位也隨之步入新的發(fā)展階段。事業(yè)單位在對(duì)標(biāo)國(guó)家新的發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化和突出財(cái)務(wù)檔案管理在指引事業(yè)單位整體工作中的積極作用。同時(shí)要樹立發(fā)展目標(biāo)、剖析落后原因、及時(shí)彌補(bǔ)不足，通過建立健全事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作制度、強(qiáng)化應(yīng)用新技術(shù)操作平臺(tái)、著力提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)新時(shí)代發(fā)展背景下事業(yè)單位在教育、科技、文化、衛(wèi)生等領(lǐng)域的優(yōu)質(zhì)服務(wù)能力和良好社會(huì)效益，為開創(chuàng)智能時(shí)代事業(yè)單位發(fā)展新局面、助力中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)建設(shè)作出努力。