企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作探討

文/劉 鈞

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理數(shù)字化的時代已經(jīng)到來。本文對企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的內(nèi)涵、內(nèi)容進(jìn)行了闡述，對工作重點(diǎn)難點(diǎn)及人才建設(shè)、制度建設(shè)進(jìn)行了探討和思考，并提出了相應(yīng)建議

現(xiàn)代社會，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，企業(yè)檔案工作者應(yīng)該正視技術(shù)帶來的新變革，不斷更新思維和工作方式。企業(yè)檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展，改革管理方式，將傳統(tǒng)檔案管理利用模式向現(xiàn)代化檔案管理利用模式轉(zhuǎn)變，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館的內(nèi)涵及基本特征

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。企業(yè)數(shù)字檔案館有以下三個特點(diǎn)，一是數(shù)字檔案館是通過網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建的虛擬空間；二是檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，數(shù)字檔案是實(shí)物檔案經(jīng)過處理，以數(shù)字或數(shù)據(jù)的形式存儲起來，其檔案存儲容量不受庫房面積的限制；三是檔案利用快捷方便，利用者在自己權(quán)限以內(nèi)，登錄企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，可以方便快捷地查詢利用檔案信息。數(shù)字檔案館（室）和傳統(tǒng)檔案館（室）是兩種檔案管理模式，二者的功能相同，都是對檔案進(jìn)行收集、整理、保存并提供利用。二者的區(qū)別在于，首先是載體不同，企業(yè)傳統(tǒng)檔案館檔案以紙張為主要載體，兼有一些實(shí)物榮譽(yù)類檔案，隨著時間推移，紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案數(shù)量不斷增加，存儲空間需要不斷增加，對檔案庫房建設(shè)帶來一定壓力。數(shù)字檔案主要是以光盤、硬盤為載體，這類載體占用空間小，存儲容量大，在一定程度上緩解了庫房存放空間不足的問題。二是檔案獲取方式不同，傳統(tǒng)檔案館（室）的檔案來源主要是接收企業(yè)各部門移交的檔案資料，以及收集到的單位的實(shí)物檔案，而數(shù)字檔案館（室）檔案資源主要是通過對企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔獲得的。三是利用服務(wù)的方式不同，企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室），利用者需要攜帶經(jīng)過審批的檔案查閱單，到檔案室進(jìn)行現(xiàn)場查閱利用，審批手續(xù)繁雜，費(fèi)時費(fèi)力。數(shù)字檔案則不同，利用者通過網(wǎng)絡(luò)（互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)）或計(jì)算機(jī)，在給定的權(quán)限范圍內(nèi)，可以很方便地查找利用檔案資源，尤其對集團(tuán)公司下屬的子公司利用者來說，節(jié)約了交通費(fèi)用和往返時間，極大提高了檔案資源利用效率。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)主要內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)需要現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備做支撐，進(jìn)行數(shù)字化加工的計(jì)算機(jī)、掃描儀等操作設(shè)備，硬盤、光盤、磁盤、服務(wù)器等存儲設(shè)備，確保機(jī)房安全的消防設(shè)施、防盜監(jiān)控與溫濕度調(diào)控設(shè)施，以及進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢利用的企業(yè)局域網(wǎng)等，對已有的設(shè)施設(shè)備要進(jìn)行提升改造，添置新的設(shè)施設(shè)備，使其滿足數(shù)字檔案館建設(shè)要求。

2.管理系統(tǒng)建設(shè)

通過檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，采集各部門，各種類型檔案信息數(shù)據(jù)，形成檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)，并對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測驗(yàn)證。檔案管理系統(tǒng)具有檔案業(yè)務(wù)管理基本功能，對企業(yè)檔案室的各類檔案信息資源的收、管、存、用進(jìn)行全過程管理。設(shè)置權(quán)限管理，利用者依據(jù)權(quán)限可以瀏覽、下載及打印電子文件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有檔案信息發(fā)布，資源共享，查詢利用的功能。

3.數(shù)字資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源是企業(yè)數(shù)字檔案館最有價(jià)值的財(cái)富。要加快推進(jìn)企業(yè)館藏紙質(zhì)檔案、音像檔案、實(shí)物榮譽(yù)檔案的數(shù)字化工作，在數(shù)字化加工中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證數(shù)字檔案資源質(zhì)量良好，安全可用可靠。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》和《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》是指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案歸檔種類齊全，歸檔渠道暢通，不遺漏各部門應(yīng)歸檔的各類電子文件，做到電子檔案應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。

4.制度規(guī)范建設(shè)

制度建設(shè)是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。目前相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)管理文件近20個，用來指導(dǎo)規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)工作，推動了企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)。結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)特點(diǎn)，制定各項(xiàng)管理制度，例如，電子檔案利用制度，數(shù)字檔案室人員崗位職責(zé)等，以規(guī)范化、制度化推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)。

三、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)

1.數(shù)字檔案室建設(shè)工作重點(diǎn)

檔案信息資源是數(shù)字檔案館最具有價(jià)值的核心資源，是企業(yè)核心數(shù)字資產(chǎn)。在數(shù)字檔案館建設(shè)初期，企業(yè)數(shù)字檔案資源主要來源于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案也是其來源的一部分，這部分檔案數(shù)量較少。在數(shù)據(jù)集成采集階段，必需對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化，由于該項(xiàng)工作繁瑣細(xì)致、工作量非常大，是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重點(diǎn)工作。國有大型企業(yè)館藏紙質(zhì)檔案時間久，數(shù)量大，種類多，內(nèi)容雜，這就要求在數(shù)字化工作開展之前，必須開展前期準(zhǔn)備工作。首先對企業(yè)館藏檔案進(jìn)行調(diào)查摸底，對檔案的數(shù)量、種類、珍貴程度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。其次明確開展數(shù)字化的先后順序。按照由查閱利用頻率較高檔案到查閱利用頻率較低檔案，由珍稀檔案到普通檔案，由年代較近檔案到年代較遠(yuǎn)檔案的原則，有計(jì)劃分批次地開展檔案數(shù)字化工作，用有限的資金、人員及設(shè)備，高質(zhì)量、高效率完成最大量的工作。最后要加強(qiáng)檢查驗(yàn)收，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)字化加工環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)錄入、文件掃描、圖片處理、數(shù)據(jù)掛接及歸檔，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響數(shù)據(jù)質(zhì)量，要制定企業(yè)《檔案數(shù)字化成果評估辦法》，實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量全程控制，保證數(shù)字化成果真實(shí)、完整、可用、安全。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)工作難點(diǎn)

數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)之一是實(shí)現(xiàn)檔案單套制歸檔，電子檔案在線接收是檔案單套制歸檔的基礎(chǔ)。此項(xiàng)工作涉及多專業(yè)協(xié)同，多部門參與，是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的難點(diǎn)。一是完成檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的銜接。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門電子文件在線接收，需要業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門，信息技術(shù)部門共同參加，充分調(diào)研各方意見和工作需求，使用多種技術(shù)手段，完成與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的對接。自動捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，完成電子文件在線接收，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的遠(yuǎn)程歸檔。檔案管理系統(tǒng)預(yù)留好接口，與企業(yè)OA 辦公系統(tǒng)順暢對接，實(shí)現(xiàn)文書檔案的自動歸檔，對管理系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，對已有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，增加歸檔接口，對新增加的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，預(yù)留電子文件歸檔接口，以減少后期的工作量。二是制定元數(shù)據(jù)方案，確保歸檔電子文件四性。元數(shù)據(jù)是描述電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及管理過程的數(shù)據(jù)，保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。結(jié)合部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案，確保歸檔電子文件的四性，制定電子文件歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)在線檢測歸檔電子文件四性，避免大量殘缺數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，占用存儲空間，造成存儲空間的浪費(fèi)。

四、對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的思考

1.成立企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組

成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門牽頭，多部門參與，主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，主抓數(shù)字檔案室建設(shè)工作，為該項(xiàng)工作順利推進(jìn)提供堅(jiān)強(qiáng)有力的組織保障。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)涉及范圍大，參與部門多，因此領(lǐng)導(dǎo)小組要包含多部門參與，多領(lǐng)域?qū)＜覅⒓印ｎI(lǐng)導(dǎo)小組主要協(xié)調(diào)指導(dǎo)各部門間工作，解決工作中出現(xiàn)的問題，按照總體目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容，分階段實(shí)施計(jì)劃，確保每一階段的工作任務(wù)扎實(shí)完成。

2.納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，確保建設(shè)資金到位

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化加工及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)鋪設(shè)，都需要大量資金的支持。數(shù)字檔案室建設(shè)時間長，短期內(nèi)無法取得明顯成效，企業(yè)管理層對這項(xiàng)工作的長期支持至關(guān)重要，要向企業(yè)管理層闡明檔案信息資源建設(shè)未來可以使企業(yè)得到的競爭優(yōu)勢和收益，將此項(xiàng)工作納入企業(yè)長期發(fā)展規(guī)劃和年度發(fā)展計(jì)劃，成為企業(yè)的重點(diǎn)工作，這樣不但建設(shè)資金得到了保障，還得到了企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)其他方面的有力支持。

3.加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)

建設(shè)數(shù)字檔案室是一項(xiàng)長期龐大的系統(tǒng)工程，需要既懂檔案管理，又懂計(jì)算機(jī)操作及信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。對現(xiàn)有人員開展技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息技術(shù)能力；制定教育培訓(xùn)計(jì)劃，每年組織開展檔案人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷更新觀念，用新思想新觀念促進(jìn)檔案管理水平提升；定期聘請專業(yè)人員講授網(wǎng)絡(luò)知識，計(jì)算機(jī)操作，數(shù)字化加工，軟件操作等相關(guān)專業(yè)知識，提升檔案管理人員的信息化知識和計(jì)算機(jī)操作技能；組織檔案人員上網(wǎng)觀看學(xué)習(xí)專家解讀數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加深檔案人員對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解，熟練運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展數(shù)字檔案信息資源管理工作。