數字校園背景下高校立卷歸檔工作探究

文/山東農業大學檔案館 劉亞娟

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視信息化發展，加強頂層設計、總體布局，做出建設數字中國的戰略決策。隨著數字中國建設的深入推進，越來越多的科學技術應用于高校治理之中，數字校園建設顯得越發重要。在教育信息化的驅動下，高校檔案面臨著電子檔案激增、“單套制”試點和區域信息共享的多重挑戰。高校檔案館作為社會信息系統的重要組成部分，是學校和社會信息化的重要基地。部門立卷歸檔是高校檔案工作中的重要制度，在“互聯網+”和“數字校園”背景下，出現了一些新的問題亟待解決。本文結合工作實際，對高校檔案立卷歸檔中存在的問題進行分析，并提出相應的對策。

一、數字校園建設對高校檔案工作的影響

（一）“檔案實體思維”向“檔案數據思維”的轉變。根據《高校檔案管理辦法》第十五條的規定，“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔?！逼渲兄赋龈咝n案實行“雙套制”管理。在國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設的背景下，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用勢在必行。隨著數字校園建設的推進，高校檔案館作為學校信息資源基地，要解決各部門系統之間的“信息孤島”現象，就不能再局限于“檔案實體”的“收、管、用”，而是擴展為“檔案數據”的全生命周期管理。對于原生電子文件的歸檔，要解決“歸什么”“在哪里歸”“歸哪里”“怎么歸”“怎么用”和“歸得好”六個問題。

（二）“傳統檔案服務”向“現代檔案服務”的轉變。高校檔案館作為學校檔案工作的職能管理部門，是永久存放和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。隨著公眾對信息公開化的呼聲越來越高，高校檔案館的職能定位不僅是為本校服務，還承擔著服務社會的職責與功能。隨著高校檔案信息化建設逐漸提上日程，各部門業務系統產生了大量電子文件。在校園網絡環境下，這些信息不再被固定于紙質載體，而是產生了很多數據化信息，可以是文本、圖像和音視頻。各部門可通過學校網絡平臺實現系統之間的對接，達到數據共享、遠程利用的目的。充分運用線上資源和現代信息技術，高校檔案館實現了“傳統服務”向“現代服務”的轉變，為校內外檔案利用者提供了方便、快捷的服務。

二、數字校園背景下高校立卷歸檔工作面臨的問題

（一）高校檔案收集環節面臨的問題?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第十六條規定：“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度?！痹趯嶋H的檔案收集環節中，各立卷部門存在歸檔材料不完整的問題，只注重收發文件，不注重其他材料的收集；只注重結果，不注重過程材料的收集；只注重紙質檔案的收集，不注重其他載體檔案的收集。隨著數字校園建設的推進，國內許多高校都已采用OA系統進行公文信息的收集與處理，基本實現了與檔案管理系統的對接，電子公文在線歸檔已經成為現實。立卷部門業務系統產生的大量電子文件成為收集的重點，不同于紙質載體文件的收集過程，應歸檔電子文件元數據與電子文件一并收集。而這些業務系統里的電子文件在收集環節面臨著諸多風險，可能會出現背景信息不準確、系統之間不兼容、信息整合技術落后等情況。

（二）高校檔案整理環節面臨的問題。隨著高校信息化建設步伐的加快，檔案管理系統的運用十分普遍，已經成為高校檔案管理的必要手段。目前諸多高校在檔案管理系統中設置待歸庫，根據部門職能劃分權限，各立卷部門可實現隨時在線歸檔。在實際工作中，兼職檔案員對檔案整理工作生疏，導致分類不科學，劃分期限不準確；為了使用方便，把重要文件或材料的原件留存在本部門，不及時歸檔。伴隨著高校建設力度的加大，規模不斷擴大，組織機構的設置逐漸發生變化，檔案數量不斷激增，業務量急劇上升。特別是新《檔案法》中新增了“檔案信息化建設”章節，出現了很多新問題亟待解決。比如《檔案法》明確提出了“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規?！睂τ诟咝Ｐ畔⒒^程中產生的電子文件，涉及多個門類，立卷部門如何來整理這些電子文件，按照哪種規則進行分類，電子文件產生的背景信息應該以什么形式存在，這些問題都是檔案部門和立卷歸檔部門需要思考的。

（三）高校檔案移交歸檔環節面臨的問題。高校檔案館作為全校的信息資源基地，校園文化基地，掌握著全校的核心數據和重要數據。檔案移交手續是否完備直接影響到檔案庫存的盤點，體現了檔案工作的專業性和嚴謹性。立卷部門在歸檔移交過程中常見的問題有：注重紙質載體檔案的移交手續，忽視其他載體檔案的移交手續；特殊載體檔案的移交清單上只有移交雙方的簽字，沒有具體移交明細；歸檔材料和移交清單目錄不對應等等。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。目前，很多高校尚未建立全校的電子簽章系統，沒有加蓋電子簽章的電子文件，其真實性、完整性無法判斷；對于各業務系統生成的電子文件，與紙質檔案無法互為鏡像，如何實現規范、完整地歸檔；通過“爬蟲”技術抓取來的數據怎么歸，歸到哪一類，這些都是傳統的檔案管理系統無法解決的問題。

三、數字校園背景下高校檔案立卷歸檔工作的對策

（一）健全檔案管理制度，提高檔案質量。高校檔案館應當積極響應數字校園建設帶來的新變化，結合2020年修訂的新《檔案法》，規范本校檔案管理辦法，完善部門立卷制度，健全立卷歸檔流程，科學建立兼職檔案員網絡，切實提高檔案質量。1.完善各部門歸檔范圍。新《檔案法》第十三條規定：“直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍……”，為各單位歸檔范圍的制訂指明了方向。高校檔案工作人員應深刻貫徹和領會新《檔案法》所蘊含的指導意義和思路，在檔案工作實踐的基礎上，結合各立卷部門的職能，將涉及這些方面的原始記錄列入歸檔范圍和保管期限表。在實際工作中，由于專業知識的缺乏，各立卷部門兼職檔案員只注重紙質載體檔案的收集，忽視了其他載體檔案的收集。因此高校檔案工作要重視前端控制，從源頭入手，及時將各單位業務活動中產生的照片、音視頻等文件納入各部門的歸檔范圍和保管期限表中。新《檔案法》第三十七條規定：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。”在數字校園環境下，高校業務系統產生了大量的電子文件。傳統的檔案管理系統已經不能滿足業務需求，電子文件管理系統的建設迫在眉睫。與此同時，高校檔案館要根據電子文件的類型，制訂不同的檔案數據采集方案，并列入各部門的歸檔范圍，實現電子文件及其元數據同時歸檔。2.提高各部門歸檔率。由于各部門職能的變更以及部門協同工作的增多，各高校制訂的歸檔范圍表無法完全涵蓋部門應歸檔材料的范圍，兼職檔案員在收集過程中也無從下手。在實際工作中，各部門兼職檔案員可以借助《各部門應歸檔文件匯總表》（見表1）來梳理本部門全年的工作脈絡。其中，“事項”一欄填寫部門年終總結提取出來的具體事件；“應歸檔文件”一欄填寫歸檔文件的題名；“應歸檔時間”一欄填寫各部門歸檔完成時間；“備注”一欄填寫特殊情況的說明。通過梳理《各部門應歸檔文件匯總表》，并結合部門歸檔范圍，立卷部門能清晰地列出本單位的全年工作事項，并有針對地進行材料收集，從而實現“應收盡收、應歸盡歸”，大大提高了歸檔率。

表1 各部門應歸檔文件匯總表（ 年度）

（二）強化“數據思維”，做好培訓指導和檔案宣傳工作。大數據時代，數據成為我們生活和工作中不可或缺的一部分，存在于人類活動的各個方面。加強高校檔案隊伍的培訓指導，做好檔案宣傳教育勢在必行，因為觀念的轉變并非“一日之功”。樹立“所有數據都是檔案”的思維，高校檔案工作要改變只注重“實體檔案”的管理模式，加強“電子檔案”的收集管理。規范兼職檔案員隊伍，對兼職檔案員開展線上、線下的培訓。深刻體會數字校園建設對檔案工作帶來的影響，結合高校的實際情況，將“所有數據都是檔案”的思維納入培訓內容，增強各立卷部門的檔案意識，提高文件的歸檔質量。疫情期間，為保證立卷歸檔工作的順利開展，部分高校將立卷歸檔的培訓內容錄制成視頻進行線上培訓，取得了不錯的成效。開展檔案宣傳教育，提高全員檔案意識。數字校園建設需要所有部門的全力配合，檔案館作為學校的信息資源基地、重要數據中心，應成為全校信息化建設的重要參與部門，堅持“有為”才能“有位”。從開發檔案資源服務校園文化的角度入手，積極宣傳檔案在為國守史、資政育人、科研創新等方面的重要作用。檔案館可以依托學校網站、利用微信公眾號推送校史知識、檔案科普等內容，通過不?！八⒋嬖诟小钡姆绞匠掷m進行檔案宣傳。

（三）堅定專業自信，穩步推進高校檔案信息化工作。堅定專業自信，不斷提升高校檔案人員的專業素養。高校檔案工作是一項專業性強、科學性強的工作。無論是在收集、整理和歸檔階段，檔案工作人員都要堅持專業、耐心指導，對部門立卷進行全過程管理，嚴格把控立卷歸檔的質量。檔案部門手中有“數據”，才能更有自信地將工作順利開展下去。樹立全校信息化建設“一盤棋”的思想，高校檔案館要積極推進“電子簽章”的應用，推進校園網相關事項的電子化進程。轉變“實體”檔案的管理模式，樹立“數據”思維，結合本校實際建立符合館情的電子檔案管理系統。積極促成立卷部門業務系統與檔案管理系統的對接，保證電子文件“安全”送達，并借助人工智能進行“四性”檢測，為實現電子文件“單套制”管理打下堅實的基礎。高校檔案工作在推進“增量電子化”的同時，應積極實現“存量數字化”。轉變傳統觀念，將“檔案數字化”加工逐漸轉變為“檔案數據化”工作。把檔案形成單位移交的檔案轉變為電腦可任意處理數據的過程，成為高校檔案信息化進程中不可或缺的階段?！皺n案數據化”工作讓館藏檔案“活”起來，“喚”起學校各個時期的記憶，為檔案利用者提供精準服務，從而更好地助力學校高質量發展，提高學校的社會影響力和美譽度。在網絡新媒體時代，高校檔案館通過制訂相應的社交媒體信息采集方案，界定本校的社交媒體檔案收集范圍、信息篩選原則和存儲方式。利用成熟的“網絡爬蟲技術”進行信息抓取，建立好關鍵詞數據庫與檔案主題詞庫的對應關系，做好信息分析，根據分類方案確定系統的存儲方式。

（三）加強網絡安全，做好檔案數據異地備份。網絡安全既關乎國家安全，也與我們的日常生活息息相關。網絡作為一個開放性的互動平臺，給社會發展及人們生活帶來了極大的便利，同時也衍生出許多風險。頻繁發生的信息泄露和網絡攻擊事件，為高校網絡安全敲響了警鐘。高校檔案館要做好門戶網站和各類檔案管理系統的日常維護，通過訪問控制技術，甄別訪問者的目的，并授予不同的訪問權限，嚴格做到涉密檔案信息不上網，非涉密檔案信息要在規定的范圍內傳播。檔案館館藏異地備份作為一種高校普遍的備份方式，可應對天災、人禍帶來的風險。高校檔案館應科學制訂本館的檔案數據異地備份方案，對數據備份的時間、方式和存儲介質作出明確規定，要將動態數據實時備份和靜態數據定期備份相結合，在線備份與脫機備份相結合，定期進行異地增量備份，切實保證檔案數據的安全、可靠和完整。通過調研了解到，很多高校與其他兄弟高?；蛘弑臼n案容災備份中心簽訂了異地備份協議。

隨著高校數字校園建設進程的加快，高校檔案館要轉變發展思路，深刻領會國家對“數字中國建設”的重視。以此為機遇，為立卷歸檔工作注入新理念，實行新舉措，將檔案基礎性工作做出“新高度”，在學校高質量發展中“謀”得一席之地，從而實現高校檔案事業的創新發展。