如何加強檔案“三合一”制度的研究

李紅恩

(中國平煤神馬控股集團有限公司,河南 平頂山 467000)

0 引言

檔案“三合一”制度,是將檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表在一個規定中進行規范的基本制度,是當前各級檔案工作的一項重要任務。

1 為什么要推行檔案“三合一”制度

檔案“三合一”制度,是指將檔案分類方案表、文件材料歸檔范圍表、檔案保管期限表合在一起,并經檔案主管部門審批通過的一項工作制度。這項制度,充分考慮了檔案分類、歸檔范圍、保管期限的有機聯系,能規范指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作。

推行“三合一”制度,是檔案工作的現實需求。以前在進行檔案整理時,往往將檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限各做一表格,常會出現個別檔案未能明確歸檔范圍或保管期限的問題。因此,為加強檔案資源質量管控,國家檔案局在?“十四五”全國檔案事業發展規劃?、在全國檔案局館長會議中多次強調要推行“三合一”制度。

2 推行檔案“三合一”制度的理論基礎

“三合一”制度中“三表”關系密切。歸檔范圍、保管期限、檔案分類,是每年檔案收集整理必不可少的三個重要環節。明確檔案歸檔范圍,是研究判斷檔案的保存價值,確定檔案是否歸檔;明確檔案保管期限,是判斷歸檔文件的重要程度,以劃分永久、長期、短期等保管期限;明確檔案分類方案,是按檔案年度、大類、小類、問題(機構)屬性對檔案進行層層劃分。以上“三表”彼此關系密切環環相扣。劃分檔案保管期限,必須事先明確檔案的使用價值;劃分檔案的分類,必須事先明確檔案的歸檔范圍。若要清楚、細致表達全部每一份檔案在整個文件體系的具體位置,就有必要將“三表”集中定位在一表格內,以確保檔案整理的規范標準,避免隨意性。

“三合一”制度的必然可行與迫切性。①必然性。“三表”中的各表具有相似的地位與作用,其在檔案整理裝盒和日常管理工作中,分別對應檔案形成、排序與管理的重要控制節點,“三合一”是提高檔案工作效率的必然需求。②可行性。“三表”各表具有相同或相似的方法基礎,都是先對文件進行鑒別、分類、排序,然后再建立層層隸屬關系的分類體系,“三表”適用范圍、使用范圍、表格形式、分類過程、制作程序、規模篇幅、功能作用、目的效果都高度兼容,“三合一”可以極大提高檔案分類整理和查找利用效率。③迫切性。隨著歸檔電子文件日益呈現海量態勢,過去“三表”分離的手工分類管理模式已不適應現實需求,日益表現程序繁雜、管理分散、重復勞動、煩瑣低效等問題,不利于各類檔案的集中統一管理與控制,迫切需要檔案“三表合一”。

3 推行檔案“三合一”制度的現存問題

3.1 手工管理條件下“三表”合一不順利

由于對檔案國家標準、行業標準、地方標準不太熟悉,對本單位文件情況不太了解,以致產生認識片面、機械套用“三表合一”,或許會出現“三表”不能涵蓋全部歸檔內容,因而“三表”合一實際推進工作或許并不順利。

3.2 “三表”執行效果依賴檔案員主觀判斷

檔案整理按照“全部收集－－價值鑒定－－年度分類－－分大類－－分小類－－時間排序－－裝盒－－制作目錄－－填寫備考表”的順序進行,整理過程完全依賴“三表”,并完全依賴檔案員的主觀判斷。因此,在實際工作中,對待同一份歸檔材料,不同的人往往會出現不同分類標準與歸檔期的判斷;即使同一人,在不同年份也會出現不同分類標準與歸檔期的不同判斷。因此,檔案員的經驗水平與主觀判斷會影響“三表”作用發揮。

3.3 手工“三表”分類不適應海量文件整理

當基層單位檔案數量不多時,檔案員能夠較好按照“三表”分類;但在企業集團層面,檔案數量多而繁雜,檔案員在手工“三表”條件下,難以較好較快進行檔案各種分類。隨著社會發展,“三表”合一的手工技術基礎沒變,但電子文件歸檔發生了天量變化,過去那種依靠人眼判斷的分類模式,已遠遠不能適應海量歸檔的實際需求。

3.4 不同地區不同行業檔案整理“三表”應有所不同

檔案“三合一”制度,表面看只是檔案保管期限、檔案歸檔范圍、檔案分類的“三合一”,但本質上是在全國不同地區、不同行業、不同單位、不同情況下,普遍推進的一種檔案工作制度,因而必然涉及到機關檔案室、檔案主管部門、各級綜合檔案館三類主體有所不同的問題。三類主體,由于層級、職能、轄區環境、經濟發展水平不同,每個主體單位“三表”內容不可能完全一模一樣;“三表”既要考慮行業的統一性,又要考慮個別企業的特殊差異,更要科學做好“三表”的統籌兼顧。

4 加強檔案“三合一”制度研究與落實的建議措施

4.1 全面排查劃分本單位檔案歸檔范圍與門類

組織人員全面認真學習檔案法律法規和各類檔案工作標準,嚴格按照國家檔案局?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?和?機關檔案管理規定?,結合?科學技術研究檔案管理規定??科學技術研究課題檔案管理規范??建設項目檔案管理規范??國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法??公務電子郵件歸檔管理規則??政府網站網頁歸檔指南??照片檔案管理規范??數碼照片歸檔與管理規范??錄音錄像檔案管理規范??印章檔案整理規則??會計檔案管理辦法??電子會計檔案管理規范??國家基本專業檔案目錄?(100種)等制度規范要求,用電腦表格研究明確本單位全部檔案歸檔范圍與門類。門類代碼嚴格執行?機關檔案管理規定?,譬如:文書(WS)、科技(KJ)、會計(KU)、人事(RS)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物(SW)。科技檔案分為科研(KJ? KY)、基建(KJ?JJ)、設備(KJ?SB)3 個二級門類。專業檔案按照實際情況劃分二級門類(ZY?AA)。不同地區、不同行業、不同單位、不同機關,情況特殊的可增加一二級檔案門類。

4.2 根據規范要求全面規范檔案整理的分類與代碼

要組織人員根據各類檔案分類方法,依據?檔號編制規則??歸檔文件整理規則??建設項目檔案管理規范??照片檔案管理規范?等各類檔案整理規范,進一步全面細化并規范本單位檔案分類與檔號編制方法。檔號構成元素分別為:全宗號、檔案門類代碼、類別號(二級及三級類別號)、項目號、目錄號、年度、保管期限代碼機構/問題代碼、案卷號、件號等一系列代碼。不同門類、不同載體、不同形式檔案的分類方法要相對統一,檔號結構要按照相關規定執行。文書檔案檔號結構為:全宗號－檔案門類代碼?年度－保管期限代碼－機構(問題)代碼－件號,如:A001－WS?2022－Y－BCS－0001。科技檔案檔號結構為:全宗號－檔案門類代碼?年度(目錄號、課題號、項目號、型號)－保管期限代碼－案卷號－件號,如:A001－KJ?JJ?2022－Y－001－0001。以件為單位整理的,參照文書檔案執行。專業檔案檔號結構為:全宗號－檔案門類代碼?年度－保管期限代碼－案卷號－件號,如:A001－ZY?SS?2022－Y－001－0001。以件為單位整理的,參照文書檔案執行。光盤、磁盤、錄音、錄像、照片、公務電子郵件、業務數據、社交媒體、網頁信息、實物檔案檔號結構為:全宗號－檔案門類代碼?年度－保管期限代碼－機構(問題)代碼－件號,如:A001－ZP?2022－Y－001－0001。會計、人事檔案的分類方法和檔號結構參照有關規定執行。

4.3 按照國家格式要求編制本單位檔案“三合一”表格

國家要求檔案“三合一”制度的標準格式由兩部分內容構成。一是檔案分類方案;二是明確文件材料歸檔范圍和檔案保管期限。以單純的表格或文字形式的檔案“三合一”表格,不是篇幅太長就會表述不清,較適宜的方式就是用文字條款表達[1]。譬如:中國平煤神馬集團檔案“三合一”表格示意如下:

中國平煤神馬集團文書(WS)檔案歸檔范圍一、檔案分類方案(一)門類劃分……………………………………………………(二)分類方法及檔號結構……………………………………………………(三)編號規范……………………………………………………二、各門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表……………………………………………………

4.4 持續做好檔案“三合一”制度的修改完善與審批維護工作

國家檔案局檔函〔2022〕58號文,表面上看是在全國全面推行機關檔案“三合一”制度,但由于每個機關的“檔案三表”都是全國同類機關的代表,因此推行機關檔案“三合一”制度,其結果必然是在全國各級檔案工作中推廣[2]。因此,各級檔案部門在編制完成本單位檔案“三合一”表格后,還有很多工作要做,要持續做好檔案“三表”的修改完善與審批維護等工作。譬如:一要 定期調研審核所有下屬單位檔案“三合一”表格,根據跨地區跨行業跨所有制等各類檔案特點加強“三表”的融合與統籌;二要 經常組織檔案技術專家與骨干,反復討論、修改、補充、完善本單位檔案“三合一”表格;三要 按照“縣(區)—市—省(自治區、直轄市)—國家”或“企業—集團—當地行業協會—國家行業協會”的方式,持續加強檔案“三合一”表格逐級上報與審批,力爭“三合一”表格既有共同規范又有不同檔案主體的自選動作;四要 加強各級檔案部門齊抓共管,加強監督檢查,努力形成檔案“三表合一”動態維護制度。