新時代檔案管理工作的科學化

劉宇楠

(隆化縣殘疾人聯合會,河北 承德 068150)

0 引言

在各項經營管理工作中,檔案管理工作占據著較為關鍵的地位,將會在一定程度上為其他管理工作帶來影響,需要保持跟進和重視。尤其是在當前新時代背景下,更需要結合時代背景和社會的信息化發展趨勢進行分析,探索可以推動檔案管理工作在新時代實現科學化發展的思路與方式。

而在具體的科學化轉型發展實踐中,檔案管理工作難免遭遇各種現實性的問題狀況,難以充分確保科學化轉型成果。因此,需要深入地認識到檔案管理工作當前的進行現狀與問題,以便為后續選取正確方向采取策略的實踐過程提供理論性的指導與支持。

1 檔案管理工作的進行現狀

當前受限于主客觀影響因素,檔案管理工作在部分情況下未能取得良好的工作成果,仍需面對一定的問題性狀況。具體而言,問題集中體現在檔案管理的理念及方式較為傳統,未能樹立更正確的檔案管理意識,檔案管理現有工作機制有待完善,信息化轉型的發展水平未達預期等方面。

1.1 檔案管理的理念及方式較為傳統

在實際的檔案管理工作中,管理理念及方式可以為工作質量帶來相對直觀的影響,需要檔案管理人員保持重視[1]。在各項運營管理工作持續深化改革的過程中,檔案管理工作也需要相應地結合改革大勢做出調整,而部分檔案管理人員在這一方面認識和重視均較為不足,傾向于沿用相對傳統的管理理念及管理方式,并未結合新時代背景做出調整和優化。除此之外,管理層未能對檔案管理工作引起足夠的重視,以至于從事檔案管理工作的專職人員較少,或是綜合素養表現欠佳。在較為傳統的檔案管理理念及方式下,一方面難以確保檔案管理工作可以實現科學化的轉型,另一方面甚至可能影響實際的工作效率。

1.2 未能樹立更正確的檔案管理意識

在整理和歸檔檔案信息時,檔案管理人員應當從嚴依照相關的管理規范進行工作,及時收集整合檔案信息,進行鑒別分類和整理移交等工作,確保檔案資料及時成形。在此過程中,檔案管理人員在工作意識方面的實際表現較為關鍵,可以直接影響到實際的工作質量。

1.3 檔案管理現有工作機制有待完善

工作機制的完善性表現較為關鍵,不僅可以影響到具體檔案管理工作實踐的工作質量表現,還可以為檔案管理工作的科學化轉型過程帶來一定的影響[2]。當前,檔案管理工作現有的工作機制在完善性方面表現欠佳,不僅難以確保工作成果,還有可能影響到后續的科學化轉型發展過程。一是表現為檔案管理部門組織架構健全性不足,實際的管理職能未能得到明確劃分,以至于檔案管理工作在規范性方面難以表現良好。二是表現為檔案管理工作制度在實際工作中的落實程度有限,并未充分地將實際的檔案管理工作需求體現在管理制度中,也就難以發揮管理制度的支撐性作用。

1.4 信息化轉型的發展水平未達預期

在信息化發展逐步在社會各行各業中成為主流發展方向之后,信息化發展同樣可以為檔案管理工作帶來諸多的便利,不僅可以大幅提升工作效率及工作效果,還可以減少人工紙質作業方式可能帶來的偏差問題。而當前,信息化發展在實際的檔案管理工作中體現較為不足。一是對于檔案管理工作信息化進行所需的設備配置缺乏足夠的關注和重視,同時也未在信息化檔案管理軟件方面投入較多的資金和資源,以至于檔案管理工作實際所能實現的信息化發展水平較為不足。二是檔案管理人員的信息素養表現有限,難以熟練運用信息化手段組織檔案管理工作,也就無法為檔案管理工作的科學化進行創造條件。

2 新時代檔案管理工作的科學化轉型方向

為求確保檔案管理工作可以在新時代下實現科學化的轉型發展,應當切實地把握具體的轉型方向,以便確保實際的發展成果可以符合預期[3]。具體而言,可以選取以下方向推動檔案管理工作的科學化轉型,諸如認識到信息化發展在檔案管理中的意義,及時錄入檔案信息形成電子檔案并歸檔,結合既有檔案管理工作現狀推進標準化等。

2.1 認識到信息化發展在檔案管理中的意義

在當前的新時代背景下,檔案管理工作的科學化轉型與信息化發展已經密切相關,因而認識到信息化發展在檔案管理中的意義也就相應地成為了科學化轉型的重要方向之一。在較為傳統的檔案管理模式下,檔案管理人員主要以紙質文件的形式組織管理,不僅工作效率及效果得不到保障,還難免會在人工紙質文件操作過程中出現記錄誤差,以至于檔案管理工作實際的科學性表現較為不足。而在信息化的檔案管理模式下,檔案管理人員可以借助計算機軟硬件實現更加高效便捷的檔案管理,可以直接掃描紙質文件錄入信息化檔案管理系統中,確保檔案信息在完整性和真實性方面的實際表現,進而助推檔案管理工作的科學化轉型發展。

2.2 及時錄入檔案信息形成電子檔案并歸檔

在推動檔案管理工作實現科學化轉型發展時,及時錄入檔案信息形成電子檔案文件并歸檔同樣屬于科學化轉型的基礎方向,需要檔案管理人員以此為支點確保檔案管理工作可以實現科學化的轉型[4]。具體而言,在檔案信息產生之后,檔案管理人員需要盡其所能地迅速依照相關工作標準進行整理處理,錄入為電子檔案并進行編碼處理,以便確保檔案信息排列及歸檔的有序性表現。在即刻編號之后,檔案信息的產生時間可以更加清晰地得到記錄,為后續的歸檔取閱提供便利。在此過程中,管理層應當對此引起重視,結合電子檔案管理現狀制定相應的配套管理制度,為檔案管理人員提供標準化處理電子檔案的指導與支持。

2.3 結合既有檔案管理工作現狀推進標準化

在具體的檔案管理工作實踐中,推進紙質檔案文件標準化也是實現科學化轉型的有效方向,需要引起足夠的重視。在推進檔案管理工作的標準化進行時,還應相應地增加資金資源投入力度,同步確保標準化方式可以與信息化檔案管理現狀相匹配。具體而言,可以從工作細則的規范性表現確保出發,逐步推動紙質檔案文件管理工作實現標準化的工作流程。

3 新時代檔案管理工作科學化轉型的實踐策略

檔案管理工作在新時代背景下出現了諸多變數,需要以科學化轉型為抓手做出調整和優化,如實參考實際的工作現狀進行剖析,以便采取具備自身特色的有效策略確保檔案管理工作可以實現科學化的發展[5]。具體而言,可以采取包含高度重視檔案管理工作并推動管理意識的科學化,結合檔案管理工作更加科學地選擇管理方法,以科學化為軸心推動檔案管理工作制度健全完善,推動檔案管理工作順利實現科學化的轉型。

3.1 高度重視檔案管理工作并推動管理意識的科學化

在當前的新時代背景下,推動檔案管理工作實現科學化轉型時,高度重視該項工作并推動管理意識科學化可以提供較為可觀的支撐性作用。具體而言,管理層需要及時跟進檔案管理工作的進行狀況,明確其中是否存在可供改進之處,進而敦促檔案管理人員從嚴依照相關法律法規和工作規范進行工作。在此過程中,管理層需要以身作則地對檔案管理工作引起足夠的重視,樹立較為正確的管理意識,然后才可以相應地引導檔案管理人員同樣保持重視,助其樹立更加正確的檔案管理意識,進而為檔案管理意識科學化的過程賦能。

3.2 結合檔案管理工作現更加狀科學地選擇管理方法

在實際的檔案管理科學化轉型過程中,實際的管理方法最為關鍵,可以直觀地影響到實際的工作質量,需要對管理方法的科學化引起足夠的重視[6]。一是需要確保檔案管理模式的科學化轉型,確保檔案管理人員可以改變既往的管理思維模式,針對既有的檔案管理部門組織架構進行分析和確認,以便切實地予以調整和優化,為紙質檔案文件管理方法的科學化轉型過程賦能。二是應當明確當前的檔案管理工作人員隊伍建設狀況,以便定期地提供思想道德教育活動、專業化檔案管理素養培訓活動和信息素養培訓活動,助其在工作意識、工作能力和信息素養等維度實現自我提升和自我發展,以便為管理方法科學化的轉型過程鋪平道路。

3.3 以科學化為軸心推動檔案管理工作制度完善健全

進入新時代以來,檔案管理相關制度科學化同樣事關檔案管理工作整體的科學化水平,需要引起足夠的關注和重視,以便為具體的檔案管理工作實踐提供制度性的指導與支持。在此過程中,一方面需要從既有的紙質檔案文件管理工作實踐狀況出發把握現狀,將紙質檔案文件管理工作全流程的細節部分納入管理制度之中,實現管理制度的全覆蓋。另一方面,也應面向檔案管理人員隊伍常態化強調檔案管理工作相關的法律法規與工作規范,幫助檔案管理人員加強思想認識,更加自覺地在具體的檔案管理工作實踐中落實各項制度。

3.4 確保科學化可以深度融入檔案信息的利用過程中

檔案管理工作的根本工作目的在于利用各種檔案管理信息,充分發揮其積極促進作用,因此需要確保科學化轉型同樣體現于檔案信息的實際利用過程中,以便為檔案管理工作整體的科學化轉型注入動力[7]。為此,一是需要從基礎性的紙質檔案文件管理工作出發,確保各項工作流程的科學性表現,為后續的檔案信息利用過程提供支持。二是應當結合具體的檔案管理工作需求,針對已經投入使用的檔案管理軟件系統進行一定的優化和調整,確保檔案信息利用過程可以在科學性方面表現良好。

4 結語

總而言之,在當前互聯網信息技術廣泛普及的新時代背景下,檔案管理工作面臨著不同于以往的工作環境,需要切實地將科學化轉型發展視為關鍵抓手之一,創新既有的檔案管理工作。而當前檔案管理工作部分情況下并未取得良好的工作成果,原因在于尚未從新時代背景出發做出科學化的轉型發展,需要保持跟進和重視,認識到檔案管理工作當下需要面對的實際問題,以便采取針對性策略予以解決,確保科學化轉型可以落實于具體的檔案管理工作實踐中。在此過程中,應當切實地以實際的檔案管理工作實情為基準,以便確保可以采取行之有效的針對性策略,推動檔案管理工作立足于當前工作現狀取得更進一步的嶄新發展。