信息技術支持下辦公室檔案管理工作效率提升對策

謝梅秀

(中共清流縣委政法委員會,福建 三明 365300)

0 引言

隨著網絡技術的飛速發展,互聯網技術已經越來越廣泛的應用到人們的生活工作中。在此背景下,無疑給復雜繁瑣的辦公室檔案管理工作帶來了新的機遇,注入了新的活力。辦公室工作中涉及到檔案管理的環節,均可進行各類信息及大數據技術的引進和實施,從而強化檔案的信息收集及管理工作質量。為查閱檔案資源的人員提供較大便利,能夠為檔案管理工作人員整理檔案、搜集檔案、從事一切與檔案管理有關的工作提供便利,既提升了檔案的查閱效率、又便于工作人員對檔案進行收集、整理。因此,各單位必須對此引起重視,以實踐應用效果為基礎,進行高效方式的引進,在檔案管理工作中進行各類信息技術的融合,加快檔案管理工作速度,減輕工作壓力,使檔案管理工作的質量得到優化。

1 存在的問題

1.1 信息化技術手段在檔案管理工作中被忽視

目前來講,較大占比的檔案管理人員尚未對檔案管理工作有全面的認識,尤其是在傳統思想的干擾下,認為檔案管理中應用信息化技術并沒有給工作帶來便利,而是增加了工作難度、工作量,阻礙了工作的進展。此外,許多單位在進行檔案工作時,忽略了利用信息技術方法對檔案工作的益處,并沒有給工作人員提供切實有效的技術指導,也沒有為此項技術的融入提供資金支持,使信息技術的優勢無法發揮出來,無法提升辦公室檔案管理工作的效率[1]。

1.2 尚未建立完善的信息化管理制度

隨著信息技術不斷深入到各單位的工作中,各單位的工作流程、工作內容、工作標準發生了一系列的變化,使得檔案資料的管理流程、管理形式、管理標準也隨之發生變化[2]。但在對檔案資料處理的各個環節,并未對有關權限和職責進行清晰的劃分,這就妨礙了將信息技術與檔案管理工作相融合,從而限制了檔案工作的高品質發展。另外,在實際工作中,大部分單位并沒有提供相應的學習機會,讓本單位的一線檔案管理工作人員進行學習,使得大部分工作人員對于信息技術的應用還不熟練,在實際工作中,遇到需要應用信息技術的工作,工作人員出現互相推諉的現象,使得信息化檔案管理工作不能落到實處;由于工作人員不能熟練掌握信息化檔案管理技術,在工作中無法利用該技術提升工作效率,無法將信息技術的最大效能發揮出來,使得一線的工作人員對將信息技術手段同檔案管理工作結合起來的認知仍停留在傳統階段,在一定程度上制約了檔案管理工作的高質量開展[3]。

1.3 專業性的信息技術人才匱乏

目前,很多單位都在辦公室檔案管理工作中引入了信息技術,但在實際工作中,由于缺乏專業性的信息技術人才,使得這項技術的應用沒有落到實處,在檔案工作中沒有充分地利用它的優點,不能提高檔案工作的效能[4]。在將信息技術同檔案管理工作有機結合的過程中,對一線工作人員提出了更高的要求,要求一線工作人員在具備檔案管理專業知識的基礎上還要具備計算機專業知識,但是,在實際工作中,大部分單位并沒有設置專門的檔案管理崗位,多數是其他部門的人員兼職,很多單位甚至都沒有設立檔案管理部門,這些人員只是順帶從事檔案管理工作,其本身還有很多的本職工作需要完成,工作量極大,這讓他們在對檔案資料進行管理時,將自己的注意力集中在了其他方面,不能全神貫注地去學習檔案管理方面的知識。有的單位雖然配置了專門的辦公室檔案管理人員,但基本上從事該項工作的人員年齡偏大,對于信息技術的接受程度不高,沒有學習新技術的意識,這些問題都是阻礙信息技術應用在檔案管理工作中,不能提高檔案館的工作效能[5]。

1.4 檔案信息存在丟失、損壞、泄漏隱患

現階段,信息技術已經被人們廣泛的應用起來,滲透到人們的生活領域、學習領域、工作領域,為人們的生活工作帶來了一定的便利,但由于信息技術的開放性特點,在應用該技術時,辦公室的檔案資源存在泄漏隱患,一旦網絡遭到攻擊,或者是單位的計算機受到病毒的破壞,那么,檔案資源在很大程度會出現丟失、損壞的情況,對單位造成無法估計的損失。而且很多單位的檔案管理人員也不具備憂患意識,沒有實時備份檔案信息的概念,檔案資源一旦丟失或損壞,無法找回[6]。部分單位在將信息技術應用在辦公室檔案管理中時,沒有設置有效的評價體系、反饋體系,使得工作人員在使用過程中遇到的問題沒有反饋渠道,不能得到有效解決。另外,將信息技術應用在辦公室檔案管理中,兩個不同的部門在匯集檔案資源時,不能通過檔案管理系統直接進行,因為部門不同,系統也不同,所以需要工作人員對資料進行轉換,在轉換的過程中,工作人員如操作不當容易出現資料丟失、資料損壞的問題,使得檔案信息化管理效果不盡如人意。

2 信息技術支持下提升辦公室檔案管理工作效率的策略

2.1 對于信息化檔案管理工作引起重視

在當今信息化社會的大趨勢下,各單位要轉變思想觀念,充分認識到信息技術手段同檔案管理工作有機結合起來后能夠帶來的便利,加大力度推廣信息化檔案管理工作,將一線工作人員從復雜繁瑣的搜集檔案、整理檔案、查閱檔案的工作中解放出來,降低人工勞作強度,使檔案管理的工作效率得到提高,檔案管理的工作質量得到優化。

首先,讓工作人員切實的感受到在工作中應用信息技術手段,能夠提高工作效率,引起一線工作人員的重視,使其能夠主動的學習信息技術,端正工作態度,愿意去學習同檔案管理工作相關的計算機信息技術,并且能夠將所學習到的知識、技術同日常工作有機結合起來,提升工作效率,最大化的將信息技術的效能發揮出來。其次,單位的領導層要將檔案管理工作同各個部門的工作緊密結合起來,讓各部門的員工充分認識到檔案管理工作同本部門的工作息息相關,在提供檔案資源、檔案內容時能夠主動的應用信息技術,以便信息化檔案管理工作在各個部門中順利、有序地開展,進一步提升檔案管理工作效率[7]。

2.2 建立健全辦公室檔案信息化管理制度

各單位在將信息技術應用在辦公室檔案管理工作中時,應根據本單位的業務范圍、發展情況制定出同本單位實際相符的規章制度,使一線工作人員在日常工作中有工作標準可以遵照,能夠有序地收集檔案、整理檔案、存儲檔案,為日后相關人員快速借閱檔案資源、查詢檔案資源打下堅實的基礎。在規章制度的制定過程中,要設立清晰的管理目標,確保內容全面,包括具體的實施規范以及實施標準,保證制度的規范化和合理性。

2.3 建設一支高質量的檔案管理隊伍

影響信息化檔案管理工作關鍵的因素是專業的技術人才,各單位必須高度重視信息技術人才的引進和培養工作,力爭建設出一支素質高、專業技術水平高、檔案管理知識扎實的檔案管理人才隊伍。

首先,充分認識到將信息技術和檔案管理工作有機結合起來的重要性和必要性,對本單位的工作人員進行培訓,提升其信息技術水平、基礎知識水平。也可以組織本單位的檔案管理人員到信息化檔案管理工作開展情況較好的兄弟單位進行參觀學習,借鑒其經驗,提升自身的工作效率。

其次,各單位要同各個高校保持長期的合作關系,由高校將專業的信息技術人才輸送到單位中,為辦公室的檔案管理注入新鮮血液。同時,在招聘人才過程中,對于技術水平優秀、專業知識扎實、具有較高的職業素養的復合型人才,各單位要通過提高薪酬待遇、建立長遠的職業規劃、提供良好的工作環境等條件吸引人才,留下人才。

2.4 引用先進的信息檔案系統,提升檔案管理共享度、安全性

檔案管理工作非常繁瑣復雜,為了減輕工作人員的勞作強度,提升工作效率,各單位要投入一定的經費,引進先進的檔案信息系統,并加以應用,讓工作人員在日常工作中通過信息系統完成檔案的搜集、整理工作,將工作人員從繁重的紙質檔案管理工作中脫身出來,全身心的投入到學習電子檔案管理上。同時,充分利用掃描技術、讀寫技術,直接將紙質檔案資料的內容轉化為電子文字,保存在計算機中,既提高了檔案資料內容的清晰度,又能夠降低人力勞動強度,實現雙贏。從事檔案管理工作的人員要會用信息化系統,更要能用好信息化系統,能夠最大化的發揮信息技術的優勢,讓檔案管理工作更便捷。

在信息系統應用期間,各部門要利用信息技術創建出信息共享渠道,為工作人員搜集不同部門的資料、數據提供便利,使后期的整理、歸檔工作能夠順利進行。同時,各單位要及時升級信息系統,維護信息系統,為信息系統的穩定運行做好全面保障,在信息系統的支持下提升檔案管理工作質效。另外,由于互聯網和計算機開放性的特點,檔案資源的安全性要引起各單位的重視,各單位的信息技術人才應將創建核心數據庫工作提上日程,未雨綢繆,做好檔案資料的備份工作,包括重要的、核心的、關鍵的檔案資料,在計算機受到病毒破壞,或者是網絡受到攻擊,或者是工作人員工作失誤,造成的檔案資料丟失、損毀、不可恢復時,保障重要檔案、關鍵檔案的安全。對于一些重要的檔案資源采取切實有效的安全保護措施,比如,應用區塊鏈加密技術、水印加密技術、進入系統需要動態驗證碼技術、數字密碼技術等。

3 結語

總之,在信息技術快速發展的今天,將信息技術應用在辦公室檔案管理中是大勢所趨,各單位必須對信息化檔案管理工作引起重視,不斷完善和調整信息化檔案管理制度,使檔案管理工作人員有據可依,建設一支高質量的專業人才隊伍,確保在檔案管理的日常工作中有效應用信息技術,加大資金投入力度,將先進的信息檔案系統應用到檔案管理工作中,提升檔案管理的安全性、共享度,多措并舉,充分發揮信息技術的優勢,提升檔案管理工作效率。