計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

宋華 蓬萊市機(jī)關(guān)事務(wù)管理處

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

宋華 蓬萊市機(jī)關(guān)事務(wù)管理處

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)各行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，而在現(xiàn)代檔案管理中起到了重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)時(shí)具有快捷、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，是其他技術(shù)沒(méi)有辦法比擬的優(yōu)越性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。本文主要分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性。

計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 必要性 科學(xué)

引言

當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中創(chuàng)造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學(xué)習(xí)和工作習(xí)慣。為了滿(mǎn)足社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展需要，人們將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理當(dāng)中，這樣既可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中無(wú)法克服的各種問(wèn)題，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、自動(dòng)化管理，有利于促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用勢(shì)在必行。

一、檔案管理引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展要求

（一）廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

在日常的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理和歸類(lèi)管理，當(dāng)人們需要查找所需的信息時(shí)，只需要在建立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將相關(guān)的檢索信息輸入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以快速的搜索出相關(guān)信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節(jié)約了大量時(shí)間，同時(shí)也可以保證信息檢索的質(zhì)量。

（二）滿(mǎn)足信息查找需求

由于電子檔案的大量產(chǎn)生，人們?yōu)榱烁玫貙⑵溥\(yùn)用，又將傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，這就建立了一個(gè)內(nèi)容豐富數(shù)字檔案館，檔案館將先進(jìn)的技術(shù)作為依托，促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。另外，相關(guān)技術(shù)人員利用互聯(lián)網(wǎng)建立了與檔案館類(lèi)似的網(wǎng)站，滿(mǎn)足了人們對(duì)各種檔案信息快速查找的需求。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理

當(dāng)前，在檔案管理工作中，由于建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，管理人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將大量的紙質(zhì)文件信息錄入進(jìn)去，將其轉(zhuǎn)化成電子文件，這時(shí)管理人員只需要對(duì)電子文件進(jìn)行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、智能化。人們?cè)谌粘Ｉ睢W(xué)習(xí)和工作中，利用計(jì)算機(jī)獲得各種所需信息，促進(jìn)了電子檔案的快速發(fā)展。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各種檔案越來(lái)越多，這就必須要求引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)、高效的整理和管理，采用先進(jìn)的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的必要性

（一）我國(guó)檔案管理因計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生時(shí)代的轉(zhuǎn)變

我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，促使我國(guó)檔案管理因計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)管理時(shí)代逐漸替代了我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)代。在一定程度上，計(jì)算機(jī)的發(fā)展將對(duì)數(shù)字化檔案的過(guò)渡造成直接性影響，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化以及智能化的檔案管理，同時(shí)還能夠減少物力和人力。相比于其他發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的技術(shù)還需要不斷提升，因此為了更好地發(fā)展檔案管理工作，我國(guó)就應(yīng)該努力創(chuàng)新思想，加強(qiáng)建設(shè)管理檔案的工作團(tuán)隊(duì)，將技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)技能提升，同時(shí)將檔案管理的效率提高。

（二）檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及工作人員工作量降低

當(dāng)前，在檔案管理的過(guò)程中，有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)十分必要，檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及工作人員工作量降低，因?yàn)閼?yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，工作人員只需要在計(jì)算機(jī)中錄入紙質(zhì)文件，之后形成電子文檔。管理檔案信息的主要目的就是保存資料，因?yàn)楸４娴馁Y料都具有供社會(huì)各界人士工作參考的作用。另外，在檔案信息管理的過(guò)程中應(yīng)用著計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以更加便捷地提取檔案信息，并且對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，更能體現(xiàn)出檔案管理自動(dòng)化的特點(diǎn)。同時(shí)，當(dāng)前的檔案信息管理理念結(jié)合符合時(shí)代發(fā)展的新理念，更加有助于將檔案管理工作的效率提高，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作質(zhì)量。

（三）人們的工作、學(xué)習(xí)以及生活已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)高科技水平提高的過(guò)程中也得到一定的提高，同時(shí)人們生活水平隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展也逐漸提高了科技技術(shù)應(yīng)用要求，更多地使用著計(jì)算機(jī)技術(shù)。在人們的日常生活中，都會(huì)利用檔子檔案管理技術(shù)來(lái)保存大量的電子文檔，同時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠加快保存的整體效率以及提高保存的整體質(zhì)量。另外，檔案電子信息化在某些方面，還能夠有助于順利結(jié)合最新的技術(shù)。在制作傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，往往需要很多的物力、紙張以及人力，這樣不僅僅會(huì)造成環(huán)境污染，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)資金浪費(fèi)等不良狀況，還很容易損壞紙質(zhì)的檔案。在檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用時(shí)間不長(zhǎng)，在應(yīng)用的過(guò)程中還會(huì)出問(wèn)題，但是在技術(shù)發(fā)展中，人們認(rèn)知檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的程度逐漸加深。

三、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)是一種高科技的產(chǎn)品，已經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域中，并發(fā)揮著重要作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸的融入到人們生活中。在日常生活中我們每天都會(huì)產(chǎn)生很多電子文檔，若想要好好保存文檔就應(yīng)該要運(yùn)用電子檔案管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用產(chǎn)生了大量電子文件，電子文件通常是以計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等材料為載體的，其特性與紙質(zhì)文件有很大差別，在未來(lái)的發(fā)展，其在檔案管理中的作用將會(huì)更加明顯。

[1]謝俊芝.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014（3）.

[2]林洋.談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].赤子，2014（7）.

[3]梁海榮.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性分析[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2013（17）.