“雙一流”建設背景下高校圖書資產管理現狀與發展對策研究

丁 東

（南京大學圖書館）

一、引言

在《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035 年遠景目標綱要》中就提到，“健全管資本為主的國有資產監管體制。堅持授權與監管相結合、放活與管好相統一，大力推進國資監管理念、重點、方式等多方位轉變。健全協同高效的監督機制，嚴格責任追究，切實防止國有資產流失。”高校圖書資產作為國有資產的重要組成部分，加之圖書資產有別于其他固定資產的特殊性，其產品種類龐雜，數量巨大，存儲地嚴重不足等原因一直沒有形成完整的管理制度，圖書資產的安全性與完整性得不到保障，尤其是在數字資源指數級增長的當下，高校圖書資產的管理工作越早規范化，越利于防止國有資產的流失。圖書資產的管理是高校固定資產管理工作的重點和難點。

《高校會計制度》中對高等學校的固定資產進行了分類，一般分為六類：房屋及構筑物；專用設備；通用設備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。高等學校的固定資產明細目錄由教育部制定，報財政部備案。《教育部關于規范和加強直屬高校國有資產管理的若干意見》中則明確了高校應結合實際，建立和完善本校資產配置、使用、處置、績效評價、信息化建設、統計報告、日常監督等具體制度。科學合理設置內部國有資產管理機構，對學校國有資產實施統一領導、歸口管理。

本文主要以“雙一流”高校圖書資產管理辦法和管理系統建設情況展開調查，分析了“雙一流”高校圖書資產管理的異同點和出現的問題，提出了一些解決對策以期提升圖書資產管理水平，保障圖書資產的安全性與完整性，服務好高校“雙一流”建設。

二、調查對象和調研方法

（一）調查對象和方法

本文所指的高校圖書資產主要指學校圖書館及院系部門圖書資產和全校科研經費自購圖書的資產。圖書資產的類別包括：中外文圖書、中外文期刊、學位論文、音像資料、地圖資料、電子數據庫、微縮資料、會議錄、專利等。

在研究過程中，筆者對國內42 所世界一流大學建設高校的圖書資產管理工作進行了總體考察，在此基礎上對建設成效較好的高校進行了實地調研。此外，調查方法還包括網絡調查法、文獻查閱法、比較法和綜合歸納法。

（二）調查結果分析

從42 所“雙一流”高校圖書資產管理情況表（表1）中不難看出[3-15]，只有33%的“雙一流”高校發布了專門針對圖書資產管理的規章。并且 “雙一流”高校在制定圖書資產管理辦法上起步較晚，普遍在近3 年才開展，清華大學和浙江大學的圖書資產管理辦法針對的是“985”“211”專項經費的圖書資產管理；使用獨立的圖書資產管理系統的只有6 所高校，南京大學和清華大學的圖書資產管理系統也只針對“985”“211”專項經費。

表1 “雙一流” 高校圖書資產管理情況表

由此可見，“雙一流”高校圖書資產管理水平差異較大，普遍起步較晚。針對圖書資產管理的規章制度總體匱乏，對全校不同經費采購的圖書資產監管不周全，圖書資產管理系統的應用很少，信息化程度較低。

三、“雙一流”高校圖書資產管理現狀分析

“雙一流”高校圖書資產管理存在著較大差異，在沒有單獨制定圖書資產管理制度的高校中，圖書資產的管理是模糊的，只有采購與剔舊的局部管理，缺乏賬目與實物的監管，難以保障圖書資產的安全性與完整性，圖書資產的利用率較低。

“雙一流”高校圖書資產管理不僅包括圖書館和資料室采購的圖書，還包括師生們使用各類科研經費報銷的圖書，“985”“211”專項經費對購買圖書有特別嚴格的要求。不同的購置金額其審批單位也不同。如清華大學將“985”“211”專項經費分為批量購置（指院系圖書資料機構的采購行為，或經費總額在十萬元以上者）和零星購置（指項目組或承接項目的個人的采購行為，或經費總額在十萬元以下者）兩種情況。批量購置圖書資料計劃由學校或院系審批。零星購置圖書計劃由院系領導審批。但是大部分的經費在沒有圖書資產管理辦法沒有出臺前則沒有相關的政策。

在制定了圖書資產管理辦法的“雙一流”高校中，仍有很大一部分高校缺乏與之配套的實施細則。在未制定圖書資產管理辦法的“雙一流”高校中，也已經出臺了固定資產管理辦法。圖書則遵循和房屋，儀器一樣的管理辦法，在具體實施中可操作性不強，無具體細則可以依據。

在已出臺圖書資產管理辦法的“雙一流”高校中，表2 中可以看出不同的高校在管理范圍上還是不同的，有的涉及項目組使用的科研經費，有的則只涉及圖書館和院系資料室的統一采購。有的涉及捐贈的圖書，有的則不涉及捐贈的圖書。圖書資產管理辦法中對于采購金額的設置和流程說明非常重要。

表2 圖書資料購置登記固定資產標準

四、“雙一流”高校圖書資產管理存在的問題與對策

（一）存在的問題

1.缺乏圖書資產管理辦法

“雙一流”高校尚且還有大部分沒有專門針對圖書資產的管理辦法，僅僅依賴原先的固定資產管理辦法，甚至完全沒有做到監管。圖書資產的管理不僅要界定清楚圖書管理的機構及其職責，還包括圖書資產的使用與處置等等，這些都需要有自上而下的有制可依。

2.權責不明

圖書館原則上是管理部門，但從行政上來說，圖書館對各單位的資料員沒有約束[16]。圖書館在管理全校圖書資產的過程中，不同的經費來源管理起來差距很大，有些經費需要圖書館審核監督，有些卻直接繞過了圖書館，因為它們的驗收和使用單位分屬不同的行政單位。圖書資產的經手人很難責任到人，不重視對圖書資產存放地的記錄。圖書館和資料室也沒有設置專門的圖書資產管理員。

3.缺乏必要的技術支持

圖書資產的清查工作量大，且應該定期開展。對于賬賬相符，賬物相符離不開技術的支持。否則，大量的賬單需要人工去核對是非常困難的，對于發生報廢、轉移和調撥的圖書資產也需要從賬目中清除。“雙一流”高校大部分還沒有專門的管理平臺，僅僅依賴原先的國資委系統或者固定資產系統是不夠的。另外，RFID 的應用與推廣也有利于圖書資產清查的展開，對于遺失書目可以準確地盤點與清查。

（二）解決對策

1.建立適合本校的圖書資產管理辦法，確立圖書資產管理職能部門

“雙一流”背景下，高校圖書資源的建設存在著較大差距，無論從圖書資產的規模、種類等都存在著較大差距。高校在制定圖書管理細則時，應立足本校學校發展規模、校區功能、科研方向、學科設置等本校實際情況。完善圖書資產管理制度，改革圖書資產的剔除與處置管理辦法，是推進圖書資產管理工作科學化、可持續化進程中的關鍵環節[17]。依據“十四五”規劃中“堅持授權與監管相結合、放活與管好相統一”的原則合理制定圖書資產管理細則，避免“一刀切”管理，盡量減少對科研工作的阻礙，方便師生的同時保障圖書資產的安全。

2.構建圖書資產管理服務平臺，提升管理效率

純手工的EXCEL 表格管理圖書資產的方式已經難以勝任大量的圖書資產賬目管理工作，對于發生報廢、轉移和調撥的圖書資產也需要從賬目中清除，圖書資產的入賬與清查都涉及大量的信息統計與管理，這都非常需要信息技術的支持。高校可購買或開發相關資產管理專用軟件，圖書資產管理系統應直接與財務申報系統相連接。圖書資產平臺的構建，省去了大量人力，用戶就可以直接登錄系統進行資產登記，實時獲取報銷憑證，無需到圖書館（院系圖書館、資料室）蓋章即可報銷。同時保障了圖書資產去向的監管和審核機制。構建圖書資產管理服務平臺保障了資產清查工作的實施，只有在財務報銷這一源頭做到規范化入賬，后續的管理核對工作才會準確無誤。

五、總結

圖書資產作為國有資產的一部分，數量龐大，種類多樣，管理工作繁雜。這就要求學校重視起對圖書資產監管體系的構建，制定圖書資產管理辦法，創建資產管理團隊，利用信息技術搭建管理平臺，提升資產管理效率，常態化運營資產管理工作。學校應根據“雙一流”建設對圖書文獻資源的需求，將圖書資產管理嵌入預算管理流程中。新增的圖書資產應充分考量和論證現有資產存量情況，積極推進圖書資產整合和共建共享，不斷提升圖書資產的利用率，最大程度地減少國有資產的流失與浪費。