河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）2022年度檔案利用數據分析

趙宇辰

2022年，省檔案館（省方志辦）持續提升業務基礎，推進科技創新，拓展跨館利用網絡，充分利用線上、線下各類平臺，不斷升級查檔方式，切實為群眾辦好實事，社會公眾的滿意度不斷增強。為了解省館辦本年度利用情況，把握近幾年利用需求走向，總結利用數據規律，更好地提供檔案利用服務，現對2022年度檔案利用基本情況和各項數據進行分析，具體情況如下：

一、檔案利用基本情況

其中，接待人次包括窗口接待、電話咨詢、檔案郵寄、電子利用、跨館利用、線上接待、來信來函的全部人次，實際利用人次統計以實際調卷人次為準，有效服務人次指查到所需材料的人次，統計以實際摘抄復印和拍攝人次為準。

二、檔案利用數據分析

（一）2022年度數據分析

2022年，利用室共接待2921人次，摘抄891頁，復印5452頁，蓋章829個，調卷3876卷，1402件，拍攝10頁，電話咨詢1020人次，來函來信查詢2人次，電子利用413人次，檔案郵寄20人次。線上接待利用41人次。實際利用（有調卷行為的）1099人次，占總接待人次的37.62%，有效服務（有摘抄復印或拍攝行為的）866人次，占總接待人次的29.65%，電話咨詢1020人次，占總接待人次的34.92%。

由數據可見，2022年的接待人次有輕微減少，實際利用人次、有效服務人次都比2021年有所增長，但實際利用人次的占比和有效服務人次的占比變化不大。2022年接待總人次的降低，主要由于2022年疫情反復出現，導致查檔人數有所減少。2022年實際利用人次及有效服務人次占總接待人次比例不高，分析原因和2021年度利用數據統計分析中所談原因大致相同，主要有以下幾點：1.查閱線索不清晰，導致利用者需要反復多次查詢才能得到所需檔案。2.因館藏限制或移交單位歸檔不全導致利用者無功而返。3.因權限不足導致我館無權提供或利用者無權調取。4.利用者對檔案館職能不清，向我們提出了學歷認證、職業資格證換證等超出我館業務范圍的要求。

（二）歷年利用數據對比分析

1.查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為工作參考、民生需求、文化需求和其他四大類。

文化需求具體包括編史修志、建館辦展、視頻拍攝、學術研究、撰寫回憶錄等。2022年文化需求871人次，占比29.82%。文化需求類中占比較高的主要為學術研究、編史修志、建館辦展。其中，學術研究573人次，占文化需求類的65.8%，編史修志95人次，占文化需求類的10.9%，建館辦展105人次，占文化需求類的12.1%。

民生需求具體包括辦理退休、學歷認證、補充核實檔案、落實待遇、土地確權、民事訴訟、房產過戶等。2022年民生需求1301人次，占比44.54%，辦理退休和補充核實檔案連續三年位列民生類需求前兩位。2022年辦理退休528人次，占民生需求類的40.58%，補充核實檔案376人次，占民生需求類的28.9%。

工作參考具體包括土地糾紛、辦案取證、案件訴訟、規范文件、查找依據、審計對賬、資產劃轉等。2022年工作參考683人次，占比23.38%。

2022年工作參考、民生需求和文化需求人次占比對比2021年變化不大，值得一提的是，民生需求連續三年位于查閱用途主導地位，接近半數利用需求均為民生類，檔案服務民生的作用愈發凸顯。在日常工作和生活中，無論是干部任免、接續工齡、繳納社保還是遺產繼承、房產公證、落實待遇都需要完善相關檔案，在個人檔案不完備的情況下，到檔案館查找補充檔案成為多數人的首選。

2.查閱主體

2022年，省館共計接待2921人次，其中單位利用者1314人次，占比44.98%，個人利用者（含學生364人次）1607人次，占比55.02%。對比2021年、2020年各項數據可知，一是2020-2022連續三年個人利用者始終占有較高比例，再次印證了檔案服務民生的重要作用。二是學生查檔人數繼續走高，分析原因在于學生在學術研究時更傾向于尋找第一手資料，而檔案是最真實、最可靠、最寶貴的第一手資料。檔案的文化傳承作用也在日益凸顯。

3.查閱途徑

除現場利用、電子利用、電話咨詢、招生底冊郵寄服務等查閱途徑外，2022年我們繼續推進館藏檔案異地跨館利用工作，并開通了線上查檔服務。

一是不斷拓展跨省域館際共享網絡。除京津冀省級檔案館可以異地跨館查詢民生類檔案以外，2022年7月，我們與上海浦東新區檔案館簽訂了跨館利用協議，協議簽訂后，省館可以利用上海域內除上海市檔案館以外16個縣、區檔案館的民生類檔案。2022年10月，我們啟動了與重慶市檔案館合作事宜，推進兩館在2023年達成合作。

二是推進省域內館際共享向縱深發展。在2021年全省175個綜合檔案館簽訂跨館利用協議的基礎上，探索建立省市縣鄉村五級檔案館之間異地跨館互通聯查利用機制。2022年，根據各市縣檔案館跨館查詢利用工作進展情況，確定了邯鄲市檔案館、唐山市檔案館、張家口市檔案館、正定縣檔案館、沽源縣檔案館為試點，開始實施民生類檔案跨館利用試點工作。最終，正定縣檔案館與正定鎮政府、新安鎮政府、諸福屯街道辦事處簽訂協議；沽源縣檔案館與小廠鎮、窯溝臺村、豐源店鄉、扇子溝村、和白土窯鄉、東一棵村簽訂跨館利用協議；唐山市豐南區與岔河鎮、豐南鎮簽訂了跨館利用協議，可用于指導今后全面建立全省范圍內五級檔案館互通聯查。

三是正式上線全國利用服務平臺。2022年河北省檔案館作為全國利用服務平臺首批接入單位，自2022年7月份起開通了線上利用通道，全國各地的利用者通過國家檔案局官網可在線上對我館的館藏提出利用申請，工作人員在線服務，極大方便了利用者。自線上服務平臺開通以來，截至2022年底，河北省檔案館共接待線上利用41人次。

三、優化措施及建議

一是繼續加強查檔常識宣傳。通過官網、公眾號、微視頻等多種方式，做好我館查檔常識普及，尤其要做好對跨省域及省內民生類檔案跨館利用平臺的宣傳，充分發揮跨館利用的優越性。

二是不斷推進館藏檔案數字化。檔案數字化，一方面是對原始紙質檔案的最佳保護，另一方面可以極大提高利用效率。由于我館館藏豐富，檔案全部完成數字化必將是一場“持久戰”。在現階段，根據利用需求，可以考慮有針對性地對利用需求數量較大、較為迫切的內容優先進行數字化，如勞動模范先進優秀表彰類（主要用于落實待遇）、干部職工復退軍人調動分配安置介紹信類（主要用于辦理退休接續工齡及社保等）、人事廳職改辦對各類專業職務任職資格的通知類（主要用于辦理各種技術職稱換證補證等）、勞動廳關于企業職工離退休及工傷認定傷殘鑒定審批表類（主要用于落實待遇）以及部分清代和民國檔案（主要用于撰寫論文）。

三是持續拓展民生類檔案跨館利用網絡。一方面繼續尋求與省外各檔案館的合作機會，另一方面，在未來的工作中，我們可以探索借助全省各級國家綜合檔案館館長聯席會等進一步打通跨省際共享的通道，以點帶面，將省內各市、縣、區檔案館納入到跨省際共享網絡中來，提高全省檔案系統的跨館利用活躍度。

四是探索為有辦展需求的利用者提供仿真復制服務。隨著黨史活動教育的開展，各單位建史館辦展覽的需求逐日提高，簡單的復印已經不能滿足利用單位的需求，可以探索與相關技術部門合作，為有需求的利用者提供仿真復制服務。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）