新形勢下辦公室的工作職能也要創新

陳萍萍

新形勢下建立辦公室基本職能的必要性

辦公室工作的地位和重要性 辦公室是綜合性辦事機構，起到了重要的上情下達、下情上報的樞紐作用，也是組織的形象代表，地位極其重要。無論在何種機構，辦公室都是領導的直接服務機構，一方面為領導決策提供必要的數據、信息、文件等；另一方面也下達領導的各項安排部署，輔助領導做好日常事務。在機關部門中辦公室更是起到了協調樞紐的重要作用。此外，辦公室也擔負著上下級單位的來文、來人任務以及其他各項溝通事宜，是組織機構的門面，也是連接內外部的互動窗口。

辦公室工作職能和重要性 辦公室工作職能分作四類，分別是參謀、協調、督查、保障。參謀多是為領導服務，比如在領導決策時為其提供全面基層狀況，幫助領導更好地了解具體情況，從而制訂明確的工作方向和重點等；在決策推進過程中，也能為領導提供即時性反饋，幫助領導更好地了解決策的實際價值，推動決策的改進和提升。協調則是針對各部門的，辦公室工作要具有大局觀，從橫向、縱向進行強化協調，保障各部門的工作情況互通，形成聯動配合，大大提高了各部門的團結性協作力，從而保障機構整體的順暢運營。督查是指對領導所交代的任務及時傳達，對各項決策、指令、規章嚴格落實踐行，對其他各部門或者職工意見反饋等及時搜集了解并針對性地加以處理。保障則是面向領導、機關、基層三方面的職能。

充分發揮辦公室總體職能 辦公室總體職能的發揮，是其工作的落腳點和目標。首先要提高辦公室總體素質，建立良好的工作作風。提高辦公室人員的服務意識，面對問題積極應對，重視原則，謹守規范，以一絲不茍的態度對待各項工作任務，并嚴格遵循各項規章制度，不錯辦、不漏辦。每個工作人員都要提高自身能力，適應工作要求，在處理好基礎事務的同時尋求更大的進步，努力學習新知識，提高規范服務意識和工作主動性，并建立協作意識，在提升自我的同時確保辦公室整體合力協作。

其次，處理好各種關系，比如政務、事務，要事無巨細，不懈怠，不疏漏。同時掌握好主動、被動的尺度，對一些常規性的工作要積極準備，提早做好應對方案，急領導所急，想領導所想。對工作任務加以細分、量化，推進工作方法的精細化改進，促進辦公室管理的程序化、規范化，明確職責，提升總體效率，為組織的長遠發展打下牢固根基。

建立新形勢下辦公室工作基本職能的具體措施 首先，以科學發展觀來統領辦公工作，將提升服務質量、科學化發展當作核心主線，秉持優質高效理念，不斷推動辦公室工作職能的充分發揮。要以大局觀來看待和組織各項事務，對于影響全局發展的重大問題、建議要積極主動參謀，提升決策的預見性和高效性。同時重視為領導服務的各項活動，將各類文件起草、領導講話都當作精品來打造，提升稿件的思想性、指導性。

其次，朝著學習型辦公室方向轉變。增強對科學發展觀、中國特色社會主義理論的學習，一邊學習一邊實踐，一邊改進一邊提升，提高政策理論水平、調研能力、分析解決問題的能力；完善各項機制，如考核、管理等，創建長效化工作機制。

新形勢下辦公室工作基本職能的變化

新形勢下辦公室工作基本職能的拓展 首先，政務辦理向集成模塊化轉變。即通過特定流程順序，將工作內容、時間、對象等綜合統一起來，打造響應速度快的政務工作辦理模塊。這樣能夠大大縮減內耗，增強工作效率，轉變辦公室對外形象。其次，管理工作向規范化轉變。各項管理工作都嚴格按照法律要求、規章制度執行，各項技術方法、審批流程都更為清晰簡明，同時風險評測、集體探討等均公開透明，責任分明。第三，官媒響應向及時化轉變。官媒是機構官方代表，其一切表達和聲音都應從正面著力，面對任何輿情問題要即時處理，降低負面信息傳播率。

新形勢下辦公室工作的發展變化首先，組織架構的多元化。辦公室作為組織內設職能機構，歷經了多項變革，比如，自最初的直線性架構演變至今，已發展出自由性架構、無界限組織模式等，這些架構特征都為辦公室賦予了新的變化。其次，法制化速度加快。近年來，我國依法治國進程明顯加快，社會經濟中的組織也需順勢而為，辦公室工作的法制化意識也越來越高。行政方式更加豐富。工作室、Soho office等形式越發豐富，各類機構所實行的行政方式和內設機構上多種多樣。

新形勢下辦公室工作面臨的問題首先是管理模式問題。當前辦公室文件資料的傳輸都已變為網絡化，這不但對辦公室人員的工作能力、知識儲備提出更高要求，辦公室的保密工作也應提上議事日程；其次是業務能力問題。組織機構的發展促使辦公室工作越發繁重復雜，因此需要進一步對工作內容進行標準化提升，不斷完善溝通機制等等。

新形勢下辦公室工作管理的主要對策

精準把握辦公室工作定位 首先，在職責上，辦公室是機構組織的關鍵構成部分，也是機構組織各項會議的組織者、各部門溝通的協調者；其次，在地位上，辦公室是重要的樞紐銜節點，要溝通上下，協調內外，一方面參與到事務、政務工作中，另一方面也要對各項服務予以協調；另外，在角色上，辦公室是組織機構中各項事務工作的牽頭者，在企業決策當中是輔助性角色，而在政務事務工作中則是主要角色。

全面履行各項工作職能 首先，做好參謀工作。依循客觀規律，提高工作的預見性，更好地為領導決策提供建議和信息。同時能夠向上傳輸基層建議，并從中疏導。精準地領會領導意思，全面貫徹落實企業各項規章、制度，如期保質地完成領導交付的各項任務。對公文質量、審核等要嚴格把關，不斷提高業務水準。

其次，做好協調工作。從大局著手，嚴格遵循流程秩序，詳細周密部署規劃，協調好內外各方關系，調動各方人員的主動性。對于一些重大會議、活動等要預先介入，精心謀劃，保障各類議程順利展開。精簡各類不必要的審核流程、文件等，讓領導從繁多的文件、如山的會議中解放出來，集中精力抓核心事務。采用現代化科技手段推動信息化建設，實現業務的數字化、網絡化，不斷提升工作效率，同時兼具保密認知，增強保密舉措，規避泄密事件的發生。

另外，做好保障工作。時常督查引導，以確保各項事務、規定如實執行。圍繞著組織機構重要決定、重大工作展開部署和檢查，以確保推進核心任務的如期完成。突出工作重心，將各類基層所反映的問題提上日程，不斷清除障礙，解決問題，在工作方法上不斷創新，緊跟時事趨勢，摸索新路徑、新方法。

創建高效工作模式 創建辦公室工作管理模式，搭建優質班子、黨組織。緊抓班子的政治建設，確保班子成員的思想、作風、行為等符合國家法律規定，沒有違法亂紀行為。明晰班子成員的分工，創建會議機制，定期組織會議。強化各部門對規章制度的學習和執行，并具有大局觀念，把辦公室各項工作都放到組織機構發展的大局中，清晰定位，嚴密思考，統籌各類事宜，創立健全的管理機制。同時，也可以讓全員參與到管理模式的建立中，收集基層對管理模式的意見。另外，黨組織建設也要加大力度，充分發揮黨員的示范性作用，促進全體職員政治素養的提升。

提高人員素質能力 信息化趨勢下，各類機構組織都面臨著非常激烈的競爭，提升各項工作的信息技術的應用程度是大勢所趨。所以，辦公室工作人員必須具備較強的信息技術應用能力，不但對本職工作要業務熟練，而且還需有信息化理念，具有自我提升的意識，學習掌握更多先進科學技術，通過辦公自動化來提高工作質量，降低失誤率。組織機構也要定期進行人員培訓，制定周密的培訓計劃，定期施行內容豐富的專項培訓，以此來促進全員綜合素養的提升，從而為工作的高效率、高質量執行打下穩固根基。值得一提的是，學習型辦公室的建設和學習型辦公人員的培訓要相輔相成，這樣才能形成合力，充分發揮辦公室基本職能。

辦公室工作對于整個組織極為關鍵，在日常事務中發揮著重要影響。辦公人員也在現代化管理中身負重任，怎樣做好辦公室工作，搞好協調，做好服務，當好參謀，是辦公人員都需要深思的問題。針對當前辦公室工作的變化和其中存在的問題，要積極應對，采取各項舉措加以調整和改進，推動辦公室工作的現代化、創新化發展。

作者單位：城廂區安福電子商務城管理委員會