數字時代電子會計檔案全流程路徑構建研究

王艷 楊寅 吳忠生 黃長胤

【摘 要】 萬物互聯互通的數字時代，正在改變著新商業模式下企業的內部管理和生產經營。會計檔案作為企業重要的數據資產，直接反映經濟活動中會計核算和監督作用，并輔助企業完成預測前景、決策經營、評價業績、制定戰略等工作，因此開展數字時代電子會計檔案研究具有重要的積極意義。在電子會計檔案技術、政策、管理背景等影響的基礎上，解析電子會計檔案系統的采集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀、安全的全流程路徑過程，提出從發票采集方式、實物流、影像流、業務流、電子化歸檔五個方面構建數字時代的電子會計檔案解決方案，指導企業建設電子會計檔案系統實踐，實現會計檔案數據治理。

【關鍵詞】 電子會計檔案； 數字時代； 數字技術

【中圖分類號】 F275? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2023）02-0124-07

一、引言

企業經濟活動相關的原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表，以及合同、發票、對賬單等其他會計資料是單位檔案的重要來源，也是國家檔案的核心內容[ 1 ]。大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網、區塊鏈等數字技術使數據資源能夠以更低成本隨處隨時獲取，并加速流動和分享，使人類社會進入了數字時代。會計工作已經邁入數智化時代，數字技術將加速企業電子會計檔案的應用和管理模式的創新變革[ 2 ]。與此同時，國家政策制度的不斷修訂、企業內部管理的不斷變革，企業會計檔案開始從紙質模式邁入電子模式。

在國家政策制度的驅動下，理論界與實務界的專家學者開始關注電子會計檔案的最新進展與應用實踐。學者在對電子會計檔案的研究中都非常關心國家政策制度的影響作用。2013年12月，發改委、財政部、國家稅務總局、國家檔案局聯合下發《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》，明確提出增加開具、查詢、接收、驗證、歸檔、調閱等電子發票管理環節。中國聯通、中國人保和中國電信三家企業在2012年成功完成了電子會計檔案試點工作，財政部和國家檔案局從2014年開始對《會計檔案管理辦法》進行修訂，于2016年1月施行，明確提出企業可以利用計算機、互聯網等信息技術對會計檔案進行管理，內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案[ 3 ]。2020年3月又印發了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，更加明確地指出電子會計檔案可以不再另以紙質形式保存，電子與紙質的會計憑證具有同等法律效力；同年12月20日，國家稅務總局發布了《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》，明確提出在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化，為規范使用電子發票進行報銷入賬歸檔提供了基礎。

在電子會計檔案管理及應用研究方面，有研究認為，企業通過對電子會計檔案的全面管理，如領導層的重視、數據真實性的保障、電子數據安全的保護、專業電子會計檔案管理人員的培養等，更加有效地保證會計檔案的完整、真實、安全、可用，在降低檔案管理成本的基礎上，更能保障檔案的安全[ 4-5 ]。會計檔案電子化在企業應用至關重要，在企業內部管理和利用過程中，具有智能識別、高速傳遞、高效查詢等優勢，幫助企業節省人力財力，從而提高檔案管理人員的工作質量和效率。數字時代，大數據、互聯網、人工智能、區塊鏈、云計算等新技術對電子會計檔案在企業的優勢作用將更加明顯，有助于實現電子會計檔案的安全性和真實性，以及精細化、智能化和實時化[ 6-7 ]。

電子會計檔案在企業高效管理與積極應用方面已經得到了普遍的認可，雖然會計檔案的電子化幫助企業實現異地實時稽核，加強了財務管控能力，但在數字時代，隨著會計資料數據類型多樣和數量激增，企業對會計檔案的歸檔數量、歸檔方式、訪問效率、使用成本、數據安全等提出了更高的要求[ 6 ]，企業迫切希望通過智能化、數字化的電子會計檔案，幫助管理者高效、實時管理和分析電子會計數據。當前企業會計檔案管理面臨諸多挑戰：第一，會計檔案的數量過大，會計憑證、發票、合同等紙質附件較多，難于管理；第二，企業內部業務與財務，以及外部供應鏈的全流程未打通，會計檔案管理的部分節點手工操作較多；第三，部分企業初步建立了電子會計檔案系統，但是紙質檔案未能與相對應的電子檔案建立有效的索引關系，為會計人員和業務人員的借閱、查詢帶來諸多困難；第四，企業會計檔案管理監督職責缺失，會計檔案容易丟失，數據容易被篡改和損壞，可能造成會計檔案無法完全保存完整；第五，紙質會計檔案長期保存占據較大物理空間，也需要大量檔案管理人員進行維護，紙質單據需要手工匹配、裝訂，管理成本較高；第六，紙質會計檔案服務于會計實踐較為繁瑣，會計檔案信息的共享難于實現，未能充分發揮會計檔案的應用價值；第七，電子會計檔案的管理可能存在一定的安全隱患，尤其是企業內部對電子會計檔案的管理不夠重視，導致出現管理制度及文檔不夠健全、管理人員能力不足、會計資料的電子化程度不夠等問題，無形中增加了檔案的管理難度[ 8 ]。

正是由于信息技術的快速迭代和政策制度的積極引領，為企業會計檔案管理出現的問題提供應對方案，也為本文展開系列研究提供了可能。電子會計檔案利用移動互聯、人工智能、電子影像等技術將傳統紙質管理轉為電子化的線上處理，實現會計資料智能化的調閱和共享。電子會計檔案在打破企業內外部信息孤島的前提下，提高會計檔案處理效率，降低財務成本，基于數字技術和已沉淀的數據，為企業的經營模擬、管理決策提供數字化的經濟洞察。因此，數字時代，企業電子會計檔案的全流程路徑應該包括哪些階段？基于這些路徑階段，企業電子會計檔案的解決方案又該如何構建？對這些問題的回答，有助于科學評價電子會計檔案建設的全流程，深入分析電子會計檔案構建的解決方案，更好地促進電子會計檔案為我國會計高質量發展服務提供經驗證據和對策建議。

二、電子會計檔案全流程路徑解析

無論是手工時代和信息化時代，還是數字化時代，企業會計檔案管理主要包括采集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀的全流程。數字時代使企業經濟活動產生的原始憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計資料等會計檔案以幾何級數量增長，并與財政系統、稅票系統等外部系統提供的各類電子票據，以及企業內部會計核算系統、ERP系統等提供的電子資料緊密關聯。企業的電子會計檔案管理利用OCR（光學字符識別）、RPA（機器人流程自動化）、移動互聯等數字技術實現會計資料電子化，通過影像系統存儲和管理電子會計資料，并借助數據挖掘、大機器學習、知識圖譜等數字技術對會計檔案進行智能分析與決策。數字時代企業電子會計檔案全流程路徑如圖1所示。

（一）檔案采集

2021年2月22日，國家檔案局聯合財政部、商務部、國家稅務總局發布《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，再次明確了增值稅電子發票的合法化。企業經濟活動產生的原始憑證、會計報表、會計賬簿、銀行對賬單、銀行回單、合同、票據等會計資料主要以紙質形式存在，企業可通過內外部系統的集成實現會計資料采集自動化，并利用影像系統使紙質單據以電子化的形式存在。

企業電子會計檔案系統的數據采集如圖2所示。企業通過第三方商旅平臺的稅票系統直接采集和驗證各類電子發票，直接傳遞至電子會計檔案系統。而對于經濟活動中生成的各類實物紙質單據，企業利用財務共享服務中心的影像系統，自動生成相應的各類電子單據批量上傳或手工上傳至電子會計檔案系統。會計人員基于電子化的原始憑證自動化或智能化生成會計憑證、會計賬簿、會計報表等電子化會計資料，并存放在會計核算系統中。企業經濟活動與會計資料相關的原始單據通過內外部系統與電子會計檔案系統對接，諸如，通過銀企互聯系統采集電子銀行回單、電子銀行對賬單，ERP系統中電子入庫單、出庫單，合同管理系統中電子合同，采購系統中電子采購單等。

（二）檔案整理

電子會計檔案系統收集完各類數據后，企業需要對電子檔案建立有序的管理體系。電子會計檔案系統對采集的各類電子檔案建立數據資產目錄，對各類電子檔案的數據進行分類并建立相互之間具有關聯關系的索引體系，更好地為后續電子會計檔案的歸檔、查詢、統計分析提供管理支持。

（三）檔案歸檔及保管

電子會計檔案的管理優勢主要體現在會計檔案及其之間的關聯關系可以利用系統自動化處理。企業根據各種財務和業務信息系統已有的電子會計檔案，基于系統間的數據融合關系以及電子會計檔案內部的數據編碼規則，實現電子會計檔案系統數據的溯源查詢，以及同一業務事項單據、發票等會計資料的關聯關系。企業經濟活動生成的電子會計檔案可根據各自的編號以及建立好的映射關系，在電子會計檔案系統中自動完成電子單據的匹配。在此基礎上，會計人員通過掃描具有二維碼標識的紙質會計檔案，實現紙質和電子之間的完美匹配。電子會計檔案系統保留手動匹配的權限，保證紙質單據影像生成的電子單據與電子記賬憑證之間的準確匹配和對應關系。

另外，電子會計檔案系統的分冊入庫在全流程檔案管理中至關重要，將實現實物檔案與電子檔案之間按照順序執行歸檔，主要體現在：第一，電子會計檔案系統的分冊入庫是以檔案準確匹配實現為前提。電子會計檔案系統對電子憑證進行分冊，保證電子檔案分冊信息與實物紙質檔案保持一致；第二，電子會計檔案系統保存分冊信息后，會計人員可在系統中修改和維護分冊信息，以保證實物紙質檔案發生信息變化后，電子會計檔案能夠與之相匹配，維護電子檔案與實物檔案之間的映射關系；第三，電子會計檔案系統利用二維碼技術，實時跟蹤紙質檔案的存放位置，保證電子檔案分冊信息與實物檔案的對應關系，實現會計檔案虛擬化的電子管理和紙質檔案盤點的自動化管理；第四，企業可能存在多個紙質檔案保管地點或檔案室，電子會計檔案系統隨時查詢實物檔案所在地，并能實時申請實物檔案調撥，具有監控實物檔案調撥進度、檔案分冊信息修改等功能。

（四）檔案查詢與借閱

電子會計檔案系統形成了線上電子檔案和線下實物檔案的聯動管理模式，各種會計資料可以隨時線上查詢。會計檔案借閱人基于查詢內容定位相關電子資料，管理人員通過掃描分冊條形碼完成檔案的借閱與歸還。對于線下紙質歸檔部分，電子會計檔案系統通過勾稽線上電子檔案與線下實物檔案的關聯關系，實現線上與線下的聯動管理。電子會計檔案系統對線上電子檔案通過影像系統按照規則自動關聯，線下實物檔案通過二維碼的方式實現電子與紙質的自動關聯，從而實現線下實物檔案的聯動管理。

企業將經濟活動產生的電子化原始憑證，以及生成的會計憑證、會計報表等電子會計資料，通過電子會計檔案系統與企業內外部系統利用API、RPA等技術自動化地實現數據集成和數據映射的關聯關系，以供業務人員或會計人員查詢。電子會計檔案系統具有一定的數據統計分析能力和展示多維統計報表的功能，實時動態提供會計檔案數量和狀態的可視化結果，按照核算主體、主營業類型、法人單位、借閱情況、產品分類等不同維度個性化地展示各種統計報表數據，使電子會計檔案系統具有精細化、多維化、可視化的能力。

企業內部管理、外部審計、上級監管等都需要借閱電子會計檔案，因此電子會計檔案系統需要設計滿足各類組織和人員查閱需求的應用場景。企業通過實現實時多維度查閱電子會計檔案的需求模式，有效幫助會計人員提高數據資產的利用效率，盤活企業參與市場經營的數據分析能力。電子會計檔案系統通過設置各種權限和查閱規則保障數據的安全可靠，確保查閱過程實時留存訪問日志，做到全程安全可控。

（五）檔案鑒定與銷毀

電子會計檔案系統的鑒定與銷毀主要是判定電子會計資料的真偽、價值、保管期限，并決定是否刪除無保存價值的電子檔案，及時予以銷毀。電子會計檔案系統的鑒定工作要判斷電子會計檔案的原始性、準確性、完整性，根據電子會計檔案的情報作用和信息價值，以及社會的需求程度和企業工作的有用性，以明確檔案數據的價值和保管期限。電子會計檔案系統在支持數據永久備份的同時，根據企業制定的電子檔案銷毀制度和流程，可以對電子檔案數據進行銷毀處理。

（六）檔案安全

紙張保存仍然被認為是最安全的方式之一，電子形式的會計資料以無形的方式存放在電子會計檔案系統，很容易引起數據丟失、篡改、盜取等安全問題，保障電子會計檔案安全的方法主要體現在：第一，電子會計檔案系統在安全認證制度的指引下，企業利用二維碼、水印、電子簽名等技術，實現電子會計檔案管理及其數據的完整性、保密性、可靠性、真實性，并可安全地實現電子會計檔案的異地存儲，提升安全保障等級。第二，電子會計檔案系統通過設置保密信息等級與分級分類授權設計，建立完善而又有內控制度的查詢權限管理機制。企業按照電子會計檔案管理的保密等級，根據不同的崗位職責和人員要求設置不同的訪問權限。企業可以將電子會計檔案系統的借閱審批流程嵌入到辦公OA等內部信息系統，避免財務管理內控風險的發生。第三，數字技術對電子會計檔案系統的安全將起到積極作用，尤其是區塊鏈技術聯合密碼學方法以去中心化的方式保障數據的安全可靠。企業工作人員借閱電子會計檔案系統的相關信息利用區塊鏈技術進行封裝，當電子會計檔案不再查閱時，通過電子會計檔案系統與區塊鏈進行數據校驗，如果區塊鏈沒有存儲相關信息，則該檔案不是電子會計檔案系統所提供，可能存在被篡改的風險。

三、電子會計檔案解決方案構建

電子會計檔案解決方案構建的基本原則是要保證數據資源的安全性、實用性、準確性，并能在數字時代背景下實現智能化的檔案管理，主要體現在：第一，電子會計檔案的解決方案應符合國家相關政策及標準規范的要求，國家檔案局、財政部、發改委、國家稅務總局發布的有關辦法、通知等政策能指引電子會計檔案解決方案構建。第二，企業經濟活動生成的各類會計資料利用影像掃描技術全面實現電子化。電子會計檔案系統利用影像掃描技術實現紙質實物單據的電子化，并利用OCR、RPA等技術在企業內外部系統中自動化地采集數據，完成會計憑證、會計賬簿、會計報表等電子會計資料的檔案歸檔。第三，電子會計資料類型的不同維度，需要電子會計檔案系統歸檔、分冊、借閱全流程的規范化與自動化。電子會計檔案系統自動化對會計檔案進行電子歸檔，基于紙質實物單據的條形碼，實現與紙質檔案物理位置的對應查詢。第四，數字時代的電子會計檔案系統支持數據的多維度檢索和智能分析，滿足內外部利益相關者的需求。電子會計檔案系統的構建能夠實現檔案數據按目錄、專題、時間、組織等多維度的方式檢索，并能實現電子會計資料與紙質實物票據之間的聯查。電子會計檔案系統具有智能分析功能，企業基于會計檔案與內外部系統數據的關聯關系，智能化地分析企業經營活動的結果。第五，電子會計檔案系統安全可靠，企業利用區塊鏈、數字簽名、身份認證、電子簽章等新技術，實現防篡改、防訪問、防泄漏等安全目標。第六，電子會計檔案系統的核心功能定位是要助力企業財務管理實現自動化、智能化、數字化。

電子會計檔案解決方案的構建是基于功能定位的目標實現為前提，主要包括發票的采集方式、實物流、影像流、業務流、電子化歸檔，具體構建思路如圖3所示。

（一）發票采集方式

《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》明確了增值稅電子發票應用的合法化。傳統紙質銷項發票使用背景下，企業通過稅務機關現場領取或郵遞發票，每月月底對進項稅發票的抵扣聯進行認證抵扣處理，下月月初進行銷項稅的結清，最后通過辦稅服務廳或在線提交有關納稅事項，完成納稅申報等工作。增值稅電子發票的全面應用，使企業在領購發票、認證抵扣、納稅申報等環節均可實現線上操作，電子化發票也可以利用OCR等技術生成結構化信息，直接與稅務局完成認證[ 9 ]。與此同時，企業利用數字技術智能化地完成算稅、對比、校驗、納稅申報表生成等工作。

對于進項發票，電子會計檔案系統的采集方式主要有三種。第一，對于實物發票，員工以現場拍照或者相冊選擇的方式將電子原始憑證上傳到影像系統或其他相關系統，但這種方式明顯增加了員工的工作量；第二，如果關聯方直接開具電子發票，企業以OFD、PDF、圖片等電子形式直接導入影像系統；第三，企業建立微信卡包或電子發票系統，直接建立與影像系統之間的數據接口，打通企業內外部系統間電子發票的自動化傳遞。

電子發票的全面應用，企業不再需要掃描紙質發票，電子會計檔案系統自動采集企業內外部系統的電子原始憑證，完成會計憑證、會計賬簿、會計報表、電子報賬單等會計工作，實現電子發票與電子會計資料的匹配關系，自動歸檔在電子會計檔案系統。

（二）實物流

發票采集完成后，企業經濟活動產生的各類實物單據利用影像掃描技術轉換為電子單據，并上傳至影像系統，而實物單據則由檔案管理員進行接收、復核、歸檔。實物流是企業檔案管理的重要組成部分，檔案管理員對企業經濟活動所有的單據、發票進行管理，并協調和處理檔案數據的查詢、借閱。數字時代，檔案管理員只負責保管紙質檔案，并且紙質檔案利用條形碼技術與電子會計檔案系統建立映射關系，從而自動化地維護電子檔案和紙質檔案。

（三）影像流

電子會計檔案系統通過各種發票采集方式獲取的電子發票，以及企業經濟活動產生的紙質實物單據通過影像系統掃描形成電子單據，將全部以電子影像的形式存放于影像系統。企業將對電子發票和電子單據進行歸檔操作，作為電子會計檔案系統中的一部分。企業影像流和實物流的實現是電子會計檔案系統解決方案的重要部分，電子會計檔案系統需要在實物單據掃描轉換為電子單據的同時，利用二維碼等條形碼技術建立兩者之間的映射關系，方便檔案的查詢和調閱，以及電子會計資料的溯源操作。

（四）業務流

隨著中國企業的規模化與全球化，財務共享服務中心的優勢日益得到認可，并逐漸開始在中國企業財務轉型中落地生根[ 10 ]。財務共享服務中心需要解決企業、全國乃至全球不同區域經濟活動實物單據和發票的運轉問題，電子會計檔案系統的發票采集方式、實物流、影像流對財務共享服務中心的運營起著決定作用。

企業經濟活動發生后，電子會計檔案系統采用各種發票采集方式獲取電子發票，并基于影像系統獲取大量電子原始憑證，自動化地完成讀取電子會計檔案信息、填寫報銷單、提供報銷人收款信息等任務。企業業務人員、會計人員利用電子會計檔案系統使工作方式由傳統紙質實物模式轉向電子化模式，通過影像流中已經存儲的電子影像資料線上處理相關工作。財務共享服務中心根據付款計劃自動執行銀企互聯系統進行付款，會計人員基于各種電子會計資料按照記賬規則自動生成憑證，并自動化地完成憑證審核、過賬等工作，該業務事項相關的電子會計資料將在電子會計檔案系統中電子化歸檔。

（五）電子化歸檔

企業在完成發票采集、實物流、影像流、業務流的基礎上，電子化歸檔標志著某一項經濟業務活動在電子會計檔案系統的結束，主要體現在：一是經濟活動中發生的實物單據、發票通過多種采集方式生成電子會計資料，并在電子會計檔案系統進行電子化歸檔；二是財務共享服務中心利用各種電子原始憑證，生成會計憑證、會計賬簿、會計報表等電子會計資料，并在電子會計檔案系統進行電子化歸檔。電子會計檔案系統歸檔的電子原始憑證和電子會計資料有著千絲萬縷的關系，電子會計資料需要以經濟活動中各種電子單據和電子發票作為會計處理的基礎。因此，電子會計檔案系統利用條碼技術將實物單據與影像單據建立映射關系，并記錄實物單據詳細信息及實物會計檔案存放位置。與此同時，電子會計憑證、電子會計賬簿、電子會計報表等電子會計資料與相對應的電子單據、電子發票建立映射關系，會計人員一鍵關聯相關的業務事項，并發起電子會計檔案查詢和調閱申請，及時記錄相關信息。

會計檔案電子化歸檔的核心內容主要體現在：第一，會計憑證的電子化。電子會計檔案系統中記賬憑證將以電子化方式存在，紙質憑證不再進行存檔。企業利用條碼技術建立實物單據、發票與電子記賬憑證之間的映射關系，自動化地調閱電子檔案。企業內部ERP、采購、銷售等信息系統產生的采購單、入庫單、移庫單等實物單據也將以電子化的形式保存，并建立與電子記賬憑證之間的映射關系。第二，會計賬簿的電子化。企業會計核算系統生成的總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等會計資料全部以電子化的形式歸檔。第三，會計報表的電子化。企業的損益表、資產負債表、現金流量表等會計報表將在會計信息系統中自動生成，并以電子化的形式歸檔。電子會計檔案系統賦予相關人員一定的在線查閱功能權限，而對外披露或報送的會計報表，視外部情況提供電子訪問權限或遞交紙質會計報表。第四，銀行回單的電子化。企業和銀行之間已經實現銀行回單的電子化，并能關聯電子回單和電子記賬憑證的映射關系。

四、結語

電子會計檔案是數字時代檔案管理的新方向，其研究具有重要的理論意義和實踐價值。本文在梳理電子會計檔案的技術、政策、管理依據的基礎上，對電子會計檔案的全流程路徑進行了論證解析，并從發票采集方式、實物流、影像流、業務流、電子化歸檔五方面構建了數字時代的電子會計檔案解決方案，對企業電子會計檔案的實踐做出了闡釋。

企業信息系統開始邁入數智化階段，電子會計檔案系統作為企業信息系統的重要組成部分，幫助企業實現檔案管理全過程的無紙化、檔案操作的無人化、憑證管理的智能化、檔案調閱查詢的可視化、檔案數據分析的數字化。數字時代的電子會計檔案系統不僅讓企業有機會使用高質量的會計信息資產，助力企業推動業務洞察和提升管理價值，而且能讓會計人員積極參與到經營分析、管理決策、績效評價、稅收籌劃等高附加值的工作中，為企業屹立于激烈的市場競爭提供智力支持。

在實踐方面，電子會計檔案的建設推進和解決方案的實現，既要通過國家政策的統籌、檔案管理制度的建設、檔案管理體制的變革，又要積極利用各種數字技術，結合企業會計檔案管理過程中遇見的問題和困難，做好電子會計檔案解決方案的頂層設計。與此同時，電子會計檔案系統建設與管理更需要理念的創新、方法的革新、能力的提升，強化企業管理的履職能力和發揮數據創造價值的作用。企業電子會計檔案的可持續發展還需要拓展渠道建設，積極促進行業協會、軟件廠商、咨詢機構、研究院校等機構的參與，實現多元主體共同推進電子會計檔案在數字時代的可持續健康發展。

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