數字中國建設背景下檔案數字化改革的實踐與思考

摘 要：檔案數字化是數字中國建設的重要內容，當前，檔案數字化建設面臨新形勢新任務，在部分地區已經啟動了檔案數字化改革，比如進行檔案治理變革、助力公共服務升級、賦能鄉村振興等，提供了可應用推廣的經驗。在數字中國建設背景下，檔案數字化應遵循典型示范、穩步推進的原則，重點從建立全國性的檔案數字化戰略規劃、提升發展效能、強化要素供給方面推進。

關鍵詞：數字中國；檔案數字化；實踐邏輯

2023年全國檔案局長館長會議要求：要瞄準信息技術發展前沿，積極探索智慧檔案發展戰略，有效對接數字中國、智慧城市、智慧政務、數字鄉村和各行業智慧發展，努力打造檔案工作新模式[1]。目前，數字化改革實踐正在各地有序推進，檔案數據的紅利正在突顯，檔案價值動能得到充分釋放。

1 數字中國視野下檔案數字化的新形勢和新任務

1.1 檔案數字化面臨的新形勢

一是海量的檔案數據產生。“單軌制”的推廣收到了較好的實踐效果，這個過程中產生的文件都是數據信息，助力了“增量電子化”。隨著智能技術的發展，利用各種傳輸工具也產生了大量的客觀數據。二是檔案數據安全面臨新挑戰。目前，檔案數據類型多、來源廣、存儲介質多，數據質量不容易把控，容易造成數據丟失或篡改。數據在收集、傳輸過程中，也存在數據失竊泄密等風險。三是檔案共享利用成為趨勢。信息技術的廣泛應用打破了檔案利用的時空限制，能夠讓檔案資源在多領域、寬層面上更好發揮價值，當前，數據共享查詢利用已成為服務民生的重要手段。四是檔案工作者的角色發生變化。檔案管理已從“收管”轉向“服務”，公眾更加關注通過數據挖掘提供更好的檔案服務，滿足自身需求。新形勢下，對檔案人員的知識結構也提出了更高要求，既需要檔案學基礎知識，也需要具備大數據、云計算等復合知識。

1.2 檔案數字化的新趨向新任務

一是檔案服務更加現代化。大數據、互聯網+等技術的滲透，讓人們享受更加高效便捷的服務。“群眾家門口的檔案館”“口袋中的檔案館”成為現實并逐步鋪展開來。這就要求各級檔案部門緊跟時代發展，用新技術解決檔案服務的供需矛盾。二是以信息化推動檔案治理能力現代化。檔案信息化建設是助力提升檔案治理能力、推動檔案管理現代化的關鍵。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》在“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”章節中明確提出要“實施檔案信息化強基工程，在全國檔案信息化基礎性關鍵性領域開展專項建設，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階”。在以信息化驅動檔案工作現代化的進程中，檔案部門把握信息技術發展趨勢，促進檔案工作走向現代化。三是以數據化推動檔案開發利用。檔案工作的最終目的是實現檔案的價值，服務社會和人民群眾。數字化與檔案工作發生的“化學反應”，解決了檔案利用與公眾需求直接的矛盾，突破了物理屏障，使檔案數據“動起來”“活起來”。

2 數字中國建設背景下檔案數字化改革的實踐邏輯

2.1 檔案數字化助力檔案治理變革

一是以數字化推動歸檔流程再造。以推行“電子檔案單套制”歸檔，提升檔案治理體系和治理能力。建立公文交換平臺發文統一自動歸集機制，推行黨政機關電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理。比如麗水市蓮都區依托區檔案協同管理系統，搭建公文交換平臺發文自動歸集通道，建立公文交換文件庫，補齊黨政機關協同辦公系統電子公文歸檔工作短板，實現黨政機關各類電子文件應歸盡歸，為檔案部門提供可復制可推廣的“蓮都樣本”。二是瞄準系統安全建設，提升檔案數據安全。比如有的檔案館打造“業務系統全環境備份”長久保存系統，為檔案數據安全保駕護航。建設電子文件和數字檔案備份中心，設立主機房、脫機載體庫房等4個區間，構建結構裝飾系統、UPS不間斷電源系統等12個子系統，配備高性能軟硬件設備，實施異地備份、館際備份、多介質備份，利用虛擬機等信息技術，將業務數據所依賴的系統平臺、操作系統等運行環境一同備份，實現“數據與環境”長久保存。

2.2? 檔案數字化助力公共服務升級

一是建立“線上查檔”實現民生檔案跨省查閱“零距離”。比如，長三角地區建立了“異地查檔，跨館服務”，深化“廳（現場查）﹢網（網上查）﹢掌（手機查）”服務鏈，通過館際互通、異地查檔、多渠道“一網”通查，實現群眾查檔“零跑腿”。針對特殊需求人員，還開通綠色通道、“無假日”預約查檔等便民機制。通過館藏系統和檔案數據資源，為人民群眾提供高效便捷的服務。檔案數字化加工助力檔案查閱“加速度”。以館藏檔案數字化為著力點，推進“存量數字化、增量電子化”，構建量質并舉的數字檔案“資源庫”，助力檔案查閱“加速度”。二是建立“專題數據庫”，記錄和見證國家的偉大成就。強化局、館聯動，積極開展重大事件的檔案數據庫建設。比如有的地區加強脫貧攻堅和疫情防控檔案歸集工作，通過召開專題部署會、走訪指導，分步推進歸集和專題數據庫建設，歸集脫貧攻堅檔案、鄉村振興檔案等，及時地記錄、保存新時代偉大奮斗成就。有的部門通過整合全省的檔案資源，打造了局域數據庫，更好地開發利用資源。比如，貴州黨史部門用現代化的信息設備和信息技術將收集到的黨史文獻有關的文字、圖片、音頻、視頻內容進行編輯整理，并對全省黨史部門出版與貴州黨史有關的書籍、文字、圖片、音頻、視頻進行掃描和修復，制作成加密版的電子文本，建成一個可匯總、存儲、展示、檢索、上傳、下載等內容的數據庫，為以后面向公眾互聯網提供服務預留查詢接口。

2.3 數字賦能鄉村振興

一是檔案部門主動融入鄉村振興大潮，以檔案數據供給為切入點，打造檔案服務新模式。聚焦“掌上辦事”典型應用開發，探索檔案數據多場景鄉村應用實踐。通過數字化新技術，推動檔案利用業務流程重塑。以農村群眾數據化利用需求為導向，以數據治理服務應用開發，深入開展以身份證信息為利用標識的數據治理。比如寧波市鎮海區建立全區涉農人口信息關聯庫，完成5個專題30余萬條數據治理，共享數源系統6個，匯集在線利用檔案數據資源62.8萬條。在“浙政釘”APP開通“機關查檔直通車”，實現機關內部網上查檔。在“浙里辦”APP上線“鎮海掌上查檔”，將“鎮海檔案電子證明”接入“寧波辦事”自助服務終端，實現婚姻、工傷認定、契稅等11類鄉村民生檔案掌上數據化出證服務，切實提升群眾獲得感、幸福感、安全感、認同感。二是持續構建立體管理新模式。建立跨館協作機制和服務精準管理，搭建自上而下的信息共享服務系統。縱向搭建直達基層的檔案監管平臺，利用數據分析、大數據可視化技術，對數字檔案室管理流程進行遠程智慧監管及直觀可視化展現，把上級檔案館與村級檔案室之間的弱連接轉變為強連接，形成更加緊密的互動整體[2]。三是建設鄉村治理中心，打造“橋頭堡”。比如山東移動與單縣大數據局通力合作，以“onePark智慧社區”平臺為底座，運用區塊鏈技術，為鄉鎮社區提供面向居民管理的“一攬子”解決方案。將居民身份信息、物業信息、事件信息、檔案信息等上鏈，保證數據安全的同時實現數據共享，打造“鄉鎮智慧服務平臺”。該平臺涵蓋了黨的建設、便民服務、生活設施服務、醫療救助服務等內容，項目被評為市級智慧社區標桿案例。目前，已通過平臺連接區域內5000余戶居民，52處試點在全市復制推廣，推動鄉村共治共享，實現鄉村事務“掌上議”。山東移動不斷把鄉村“大聯動”“微治理”夯實延伸，助力村鎮管理由“事件驅動”向“數字驅動”轉型。

3 數字中國建設背景下檔案數字化改革的模態邏輯

檔案數字化轉型是數字中國建設的必然要求，由上述論述可見，各地檔案部門已開展了卓有成效的實踐，出了一條新的路徑。但尚未形成制度化的安排，需要進一步規范檔案數字化轉型工作。

3.1 制度層面

3.1.1建立全國性的檔案數字化戰略規劃。建設國家層面指導性的檔案數字化戰略規劃，對于提升新時代檔案數字化效果具有決定性的意義。當前，檔案數字化建設已經成為數字政府建設的重要內容，美國、英國、俄羅斯等國家已經相繼出臺一系列規劃，對數字化工作作出安排。這些事實上是為包括數字經濟、數字政府、數字檔案等在內的數字化發展的頂層設計框架。

3.1.2明確檔案數字化工作轉型目標。根據我國實際，檔案數字化戰略規劃要明確轉型目標，把數據要素貫穿檔案工作的收集、整理、歸檔、利用的各個環節，包括遠景目標、工作成效等。要指明轉型條件，比如數字化基礎要素、應用場景、智慧檔案建設等。要規劃路徑選擇，包括實施方式、技術運用、結果分析等。從目前來看，檔案數字化以數據、算法和平臺為三大支柱，數字平臺廣泛連接檔案利用者和人民群眾，在廣泛過程中收集并積累用戶類型、查檔偏好等需求數據，以及檔案功能、質量等供給數據，通過智能算法對供需數據進行分析，將符合利用者喜好、能夠滿足其潛在需求的檔案資源推薦給消費者，實現對需求的精準觸達[3]。

3.2 技術層面

3.2.1提升檔案數字化高質量發展效能。檔案數字化轉型首先是電子檔案的加速應用。從這個層次上來講，加強業務信息系統與電子檔案管理信息系統的一體化建設。紙質檔案的歸集、保管、使用等具有相對滯后性，電子檔案具有同步性。各有關部門應積極推動業務信息系統與電子檔案管理信息系統的一體化建設，實現業務電子化與電子檔案全流程不能“兩張皮”。應建立電子檔案元數據即時跟蹤捕獲系統，全流程、全時域捕獲元數據，把元數據作為電子檔案的重要組成部分，使電子檔案“真實有證明、安全可追溯”[4]，進一步提高電子檔案使用的“便企利民”力度。

3.2.2完善電子檔案相關法規制度是推進“互聯網+政務服務”的必然要求。近年來，黨中央、國務院高度重視“放管服”改革、優化營商環境工作，深入推進“互聯網+政務服務”。因此，各有關部門應該創新審核審批、稽核內控的管理方式，積極拓展“網辦、掌辦、自助辦”的經辦途徑，實現電子文件的即時歸檔，進一步實現跨地區、跨行業資源共享。當前，盡管數字檔案館（室）建設的思路和方法基本形成，技術路線也基本成熟，但仍有不少關鍵技術和難點需要攻克。因此，在推進數字檔案館（室）建設工作中要大膽創新，要邊建設、邊研究、邊應用，不等不靠，主動作為。要對技術難題進行梳理和排序，找出“卡脖子”難題，集中力量予以攻克。要通過新技術的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。要加快標準規范建設，推動標準規范建設重點由“面”向“點”轉移，盡快完善數字檔案館（室）建設標準規范體系。

3.2.3進一步加強安全管理技術研發并做好遠景規劃。電子檔案所承載的檔案信息與紙質檔案是相同的，但工作流程不盡相同。電子檔案的形成過程涉及防偽技術、加密技術、認證技術等。一方面，相關技術主管部門應落實好主體責任，抓好電子檔案管理技術的研發工作；另一方面，檔案主管部門應及早制定電子檔案遠景發展規劃，讓相關技術主管部門在開展電子檔案管理技術研發過程中有章可循。

3.3 保障層面

3.3.1實現檔案數字化高質量發展，人才是第一要素。要根據工作需要，適當加強地方檔案館人員力量，妥善解決機構改革后個別縣區檔案館編制縮減問題。要建立動態監測機制，每季度對檔案專業人員配備情況進行摸底，每年統計檔案人員需求狀況，積極向組織、人社部門報送用人需求計劃和特殊人才引進方案，多措并舉引進檔案或相關專業人才，優化人才結構，提高隊伍素質。要加大檔案干部遴選、招錄力度，為各級檔案部門補充專業人才。在調整和調任干部時，優先考慮優秀青年干部，切實解決檔案人員老化、青黃不接的現象，推動檔案工作“基業長青”。

3.3.2轉變思想觀念。檔案數字化高質量發展是適應時代發展的必由之路，伴隨大數據技術的迅猛發展，檔案管理方式變化、公眾需求的增長、服務領域的拓展等成為新常態，這就決定了檔案工作者要及時轉變數字化理念，從“紙質到信息化存儲”轉變為“數據化應用”的模式切換，以新的理念和視角審視檔案工作。

3.3.3加強檔案數據資源建設。檔案數字化高質量發展的一個重要方面就是以人工智能為核心，融知識圖譜、數據挖掘、智能服務為一體的新型檔案數據服務方式，這就要求要有海量的檔案數據作為支撐，才能充分釋放數據動能。要多層面移交，擴大檔案接收范圍，做好“重大活動、重大項目、重大事件”檔案資料的征集進館工作。要多部門聯動，推動檔案資源建設可持續發展，加強與民政、住建、鄉鎮等部門的聯系，對需要量高的民生檔案資源優先進館，滿足人民群眾需求。要多渠道征集，豐富檔案資源建設來源，與各相關主體部門建立起及時便捷的資料移交收集渠道，爭取社會各界的廣泛參與支持，將更多珍貴的、利用價值高的檔案資源納入數據庫建設，為檔案數字數據的高效利用打下堅實的數據基礎。

參考文獻

[1]董博婷;國家檔案局：將加快數字檔案館（室）建設[N].新華每日電訊，2023（02）：19.

[2]姜麗偉;開展檔案信息化建設的做法和體會[J].辦公室業務，2022（09）：05.

[3]李曉東;數字碳中和與數字化發展[N].人民郵電，2023（03）：10.

[4]喬靜文;電子檔案，社保管理創新的新起點[J].《中國社會保障》，2020（09）：01.

作者簡介：劉學科（1981-），本科，北京金檔偉業科技有限公司助理館員，研究方向：檔案管理。