《科學技術檔案案卷構成的一般要求》內容及現狀分析

摘 要：目前執行的 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》為2008修訂，2009實施。該要求前后經歷２次修訂，為各個時期科技檔案規范化管理提供有力支撐和保障。本文以2008修訂的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》為研究對象，詳細探討其修訂背景及過程、原則及思路、內容及評析，以及修訂特征及建議等，全面探討該要求修訂的各個方面內容，并就進一步修訂和完善提出幾點思考，為進一步規范科技檔案管理，提高管理能力和水平提供有益探索和思考。

關鍵詞：科學技術檔案；案卷構成；檔案工作；應用

概述

《檔案工作基本術語》（DA/T-2000）“案卷”是指“由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位”。檔案案卷構成包括“術語”“組卷及書寫要求”“卷內文件的排列”等。為適應科技及檔案工作的發展需要，簡化科技檔案整理，進一步提升科技檔案整理水平，于2008年11月13日完成修訂并發布，2009年5月1日正式實施《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（以下簡稱“《要求》”），為科學技術檔案規范、科學整理提供有力指導。本文著重介紹《要求》的修訂背景、基本內容、主要特點，并就《要求》的修訂背景、修訂原則、修訂內容、理論價值、實踐意義進行深入探討。

1 修訂背景及過程

《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）于1989年10月25日首次發布，并于1990年7月1日正式實施。1989年的《要求》為加強科技檔案規范管理，提高科技檔案案卷質量發揮著重要作用[1]。但隨著經濟發展、科技進步和檔案管理變化，科技檔案管理面臨著新情況、新問題，2000年12月11日，第一次對1989年版《要求》進行修訂，于2001年5月1日正式實施。2000年版《要求》修改、刪除不適應或已變化的相關內容，比較1989年版《要求》表述更準確、條理更清晰、層次更清楚。新增內容來源于科技檔案實踐并指導實踐，覆蓋面更廣，通用性更強，如“組卷方法”新增5條，更具指導性、可操作性。

2000年版《要求》實施后得到廣泛運用，進一步促進和規范科技檔案工作。但隨著經濟、科技工作發展，以及科技檔案工作在內容、管理方式上的新變化，如知識產權申報材料、建設項目后評價材料，形成大量成冊成套資料，出現以“件”為單位的整理方法，為適應科技工作及檔案工作發展，簡化整理[2]。2008年，應國家標準化委員會要求，國家檔案局經科司牽頭組織課題組對2000版《要求》進行第二次修訂，并向各省、自治區、直轄市、央企等120多家單位發出征求意見通知。綜合歸納136條意見，經課題組討論、專家審定。新修訂的2008年版《要求》于2008年11月13日發布，2009年5月1日正式實施。

2 修訂原則及思路

2008年版《要求》是在2000年版《要求》基礎上，為適應科技工作的發展和檔案工作的需要進行的補充和修訂。具體來說，主要堅持如下修訂原則：一是突出實用性原則?！兑蟆返男抻啿粌H要能夠全面反映科技工作從業人員的業務知識和技能要求，而且還要符合檔案資料整理方法、標準要求，有很強的可操作性，便于評價和檢驗科技檔案工作成果。因此，修訂首先突出實用性原則。如增設了“套為保管單位”，便是注意到科技檔案后期保管、利用中底圖科技檔案成套性現實需要[3]。二是注重規范性原則。經過多輪征求意見建議，專家論證、審核，2008年版修訂的《要求》內容結構、表達方式均符合《檔案工作基本術語》《科學技術檔案工作條例》《科學技術研究課題檔案管理規范》等。三是增強指導性原則。2008年版修訂的《要求》，作為科學技術檔案工作的一項規范性標準要求公文，在科技工作與檔案工作中的地位與作用不言而喻。

2008年版《要求》修訂結合實踐中積累的寶貴經驗，圍繞立足新時期新任務，落實新要求新標準，進一步豐富科學技術檔案工作內涵，刪除與新時期科技檔案情況不相適應的規定，增加回應新環境新問題的相關規定。如在“組卷”要求中刪除不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在“組卷”方法上除在用詞上進行調整外，還增加了插卷方法、建設項目的組卷方法[4]。

2008年修訂《要求》的目的就是積極適應新時期科技工作、檔案工作新發展、新要求，簡化科技檔案整理流程、內容，提升科技檔案整理整體水平。特別是在2000年第一次修訂后，在科技檔案在管理內容、管理方式上也發生許多新變化，如以“件”為單位整理方法的實施，都迫切需要對《要求》做出進一步的修訂和完善。本次修訂突出政治性，檔案工作姓黨的政治屬性；強化服務性，明確科學技術檔案整理方法及要求；提升邏輯性，嚴格參照《檔案法》等上位法、兼顧同位法和下位法的法規精神進行修訂完善。

3 修訂內容及評析

3.1 總體框架

2008年版《要求》由前言、內容（八章）、規范性附錄三部分組成。其中八章內容共86條（一級條款8個、二級條款29個、三級條款49個）。與2000年版《要求》相比，2008年版修訂的《要求》增加“前言”部分，將本次修訂的主要變化做了總體性概括，使修訂《要求》前后的主要內容一目了然；增加第二章“規范性引用文件”；將2000年版《要求》第二章的“定義”依次調整為第三章“術語與定義”；將2000年版《要求》第四章的“組織案卷”改為“案卷組織”；將2000年版《要求》第七章的“卷皮、卷內表格的規格及其制成材料”改為第八章的“卷盒、表格規格及其制成材料”。

3.2 內容變化

3.2.1范圍。與2000年版《要求》相比，“范圍”特別強調“專業性較強”“非紙質載體科技檔案可參照執行”[5]。

3.2.2規范性引用文件。這一章為新增內容，增加“GB/T10609.3 技術制圖 復制圖的折疊方法”。

3.2.3術語與定義。本章共有7個術語，均附術語英語翻譯。與2000年版《要求》相比，將“卷內目錄”修改為“卷內文件目錄”；增加一個術語——“案卷目錄”?！翱茖W技術文件材料”將記錄和反映“生產、科研、基建、設備及其管理活動”修改為記錄和反映“科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作”。將“不同形式技術文件的總稱”修改為“不同形式文件材料的總稱”?！翱茖W技術檔案”將“企事業單位”刪除，將“從事生產、科研、基建及管理活動”修改為“從事各項社會活動”；增加對“本單位和個人”具有保存價值；將“科技文件材料”修改為“科技文件”?！熬韮饶夸洝毙薷臑椤熬韮任募夸?，簡稱卷內目錄”?！熬韮葌淇急怼眲h除了“排列在卷內文件之后”。增設“案卷目錄”“登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄”。

3.2.4“案卷組織”。章節名稱上，將2000年版“組織案卷”修改為“案卷組織”；在組卷原則上強調科技檔案成套性、系統性特點；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上提出插卷方法、建設項目的組卷方法。

3.2.5案卷和案卷內科技文件排列。增設“科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。卷內文件一般應文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后”。“案卷內管理型文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后?！薄爱a品類案卷按產品開發設計”修改為“產品類案卷宜按產品設計”?！爱a品設計（含初步設計、技術設計）”增加含“基礎設計”。科研類案卷“按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列”修改為“按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列”?！敖ㄔO類案卷”修改為“建設項目類案卷”。排列由“按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監理、工程竣工驗收”修改為“按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列”“設備類案卷”修改為“設備儀器類案卷”，排列由“設備依據性材料”修改為“設備儀器立項審批”。將“設備”均修改為“設備儀器”[6]。

3.2.6案卷編目。將“案卷的編目”修改為“案卷編目”。將“科技文件材料頁號”修改為“科技文件頁號”；明確規定“案卷內科技文件以件為單位編寫頁號”，將“以有書面內容的頁面編寫頁號”修改為“以有效內容的頁面為一頁”；簡化了不再重新編寫頁號、不編寫頁號的內容?！鞍妇眍}名”增加“產品、科研課題、建設項目、設備儀器”等名稱或代字（號），及其“文件類型名稱”。立卷單位將“負責科技文件材料組卷的部門或項目負責單位”修改為“負責組卷部門或單位”。起止日期，將“案卷內科技文件材料形成的起止日期”修改為“案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間——年、月、日（年度應填寫四位數字，下同）”。全宗號由“單位根據單位法人變更情況自行設定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定”統一修改為“需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定”。項目代號中增加“項目”“設備儀器”等的“型號”，刪除“工程”。增加案卷脊背印制在“卷盒側面”的規定。卷內目錄內容統一修改為“案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6?！薄拔募}名”增加“沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名?！毙略觥绊摂怠薄皞渥ⅰ薄皺n號”填寫內容及方法。還新增“案卷目錄編制”章節內容，即，案卷目錄式樣，序號，檔號、案卷題名、保管期限填寫方法，總頁數，備注等目錄編制內容和要求。

3.2.7案卷裝訂。刪除“不裝訂”，新增“以件為單位裝訂”。明確“以件為單位”裝訂的要求和式樣，及其檔號填寫方法。

3.2.8卷盒、表格規格及其制成材料。將“卷皮規格和制成材料”修改為“卷盒規格和制成材料”，卷盒外表面規格由“305mm”修改為“310”，脊厚度未做統一規定，視需要而定。將案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表表格規格統一為“297mm×210mm”，刪除了2000年版“或260mm×185mm”。

4 修訂特征及建議

4.1 修訂特征

從兩次修訂的背景過程、原則思路及內容變化等，2008年版《要求》修訂體現出三個特征：一是體現“總則”特征。雖然產品類、科研類、建設類、設備類科研檔案在具體整理方面還有較大差異，但2008年版《要求》將主要幾種科技檔案的整理做出“一般要求”，統一一般規范、標準和要求。相關單位或責任主體按照此“總則”執行，并結合本單位、本系統科技檔案具體形成特點和規律，勢必會提升該單位或系統科技檔案的整體整理水平[7]。二是體現“時代”特征。《要求》的兩次修訂，都與各個時期檔案工作、科技工作的時代要求密不可分，尤其是2008年版《要求》修訂完成后，對過時、過細的方法和要求該刪的刪除，該減的減去。同時，在科技檔案編排、結構、要求、整體性表達及用語規范等方面都有很大改進和完善。如科研類檔案，明確增加“知識產權申報”，建設項目類檔案中增加“后評估”相關內容。三是體現“實用”特征。2008年版修訂后，更加體現其操作層面的實踐指導性特征。如案卷封面編制全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號等組成的檔號具體確定、給定、填寫都做明確規定，增加“以件為單位”歸檔要求，專門新增“卷盒及其制成材料”，還規定檔號章的蓋章位置，指導性、實操性極強。

4.2 完善建議

2008年版《要求》修訂實施以來，科技工作與檔案工作領域又發生了巨大變化。區塊鏈、電子技術、數字技術等先進技術的應用，以及“單軌制”的明確，都給科技檔案工作提出了新要求，也需要科技檔案管理規定適應這種新變化[8]。針對其修訂和完善之處，建議：一是進一步規范術語定義。2008年版《要求》中規定了７種術語定義，還需要結合《檔案法》《知識產權法》的最新規定，進一步修訂或增加相關術語定義。建議按照新修訂的《檔案法》第二條第二款“檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”來規定“科學技術檔案”術語及定義。二是進一步統一行文用語。檔案工作標準文件應注重簡潔明了。2008年版修訂的《要求》明確提出“科學技術文件材料”簡稱“科技文件”，“科學技術檔案”簡稱“科技檔案”，在標準正文中應體現這一變化。三是進一步完善引用文件。在2008年版修訂的《要求》中專門列出規范性引用文件，即“GB/T10609.3 技術制圖 復制圖的折疊方法”。關于科技檔案案卷構成的一般要求僅列這一項標準，顯然是不完整的。該《要求》正文中提出的“檔號”“案卷”術語定義則引用了《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）的標準定義。后期修訂《要求》應將引用的文件均注明。四是進一步細化問題說明。為了增強《要求》的具體可操作性、統一性和指導性，在正文中應盡量通過“示例”“舉例”等注釋方式予以說明。

參考文獻

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[5]朱文．科技計劃項目檔案整理方法改革的初步想法[J]科技檔案，2014（１）：3-6.

[6]劉麗平．企業集團檔案整理應進行兩項改革[J]中國檔案，2015（１）：55-56

[7]趙瑞芳．新疆兵團第一師農業科學研究所科技檔案管理探索[J]蘭臺內外，2020（１６）：37-39.

[8]常建法，國測，王英瑋．《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的主要內容及相關問題探討[J]北京檔案，2022（６）：21-25，43.

作者簡介：米堯勇（1971—），大學學歷，山東省臨沂衛生學校檔案館理員，研究方向：檔案管理。