為企業固定資產投資項目檔案管理工作“添磚加瓦”

李敏

當前，我國很多企業都意識到了加強固定資產投資項目檔案管理工作的重要性，并制定了許多有效的措施，以更好地加強固定資產投資項目檔案管理工作。基于此，現以企業固定資產投資項目檔案管理工作為主要研究對象，從固定資產投資項目檔案的基本概念、加強企業固定資產投資項目檔案管理工作的重要作用、企業固定資產投資項目檔案管理工作存在的問題以及加強企業固定資產投資項目檔案管理工作的具體辦法四個方面進行詳細分析，希望可以為同行提供參考。

近幾年，在國家投資以及撥款力度不斷加大的背景下，企業新建以及改建的項目越來越多，進而出現了很多固定資產投資項目檔案，企業對固定資產投資項目檔案管理工作的重視程度也隨之不斷提高。怎樣合理制定有效的措施來確保固定資產投資項目檔案實現規范化和合理化管理，做好固定資產投資項目檔案管理工作，是當前每個檔案管理人員都必須認真思考的問題。

固定資產投資項目檔案的基本概念

固定資產投資項目主要是指通過爭取政府資金、銀行貸款以及自籌資金等方式，以加強科研生產能力為根本目的而開展的改建、改造以及新建、新購等建設項目。在建設項目發展的過程中，會用到很多文件材料，比如項目立項過程文件、招投標選購文件、實施驗收文件等。在對其進行全面的歸檔、收集以及整理后，就形成了固定資產投資項目檔案。因此，固定資產投資項目檔案是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各個階段形成的具有保存價值的聲像、文字等不同形式的各種文件材料。

加強企業固定資產投資項目檔案管理工作的重要作用

企業固定資產投資屬于投資活動之一，此活動開展的根本目的是保證企業的生產經營。因此，在固定資產投資活動中，必須將固定資產投資項目檔案管理工作落實到位，明確固定資產投資的相關要求。特別是部分固定資產投資項目不僅規模很大，而且投資金額相當高。許多企業的固定資產投資活動往往由專門的職能部門完成，而且針對一些重大投資項目，也會成立專門的項目管理辦公室，然而許多企業的固定資產投資項目檔案管理能力較差，無法滿足項目的建成要求，導致項目建設效果一般，無法達到預期的目標。一般來說，之所以出現這樣的情況，是因為一些企業沒有全面認識到固定資產投資項目檔案管理工作的重要性，導致企業不能多層次、嚴格地把控固定資產投資項目，在項目內容規劃論證上也很難確保其經濟性，這很有可能使固定資產投資面臨更大的風險，給企業造成嚴重損失，甚至會導致企業面臨破產。因此，企業必須不斷加強固定資產投資項目檔案管理工作。

企業固定資產投資項目檔案管理工作存在的問題

管理層容易忽視固定資產投資項目檔案管理工作

對于企業來說，不管是什么工作，領導都必須高度重視，否則該項工作就不能正常進行。所以對于固定資產投資項目檔案管理工作來說，領導的重視發揮著至關重要的作用。當前依舊存在對固定資產投資項目檔案管理工作重要性認識不足的現象，在項目啟動時未將項目檔案管理工作作為項目建設管理規劃以及工作程序中的一部分，也未將項目檔案管理列入項目管理的整個過程中；在項目建設過程中，檔案部門沒有真正參與到項目建設的各個環節中，包括籌劃以及組織等，沒有嚴格監督和及時指導項目檔案的形成以及管理。

固定資產投資項目檔案管理程序不合理

企業存在重視立項而忽視管理的情況，項目檔案管理程序不合理，檔案部門不能迅速根據程序對項目規劃、建設的整個過程進行嚴格的監控，增加了檔案管理工作的難度。在這種情況下，檔案管理人員只能在項目竣工驗收前對檔案進行整理以及補充，導致項目檔案管理工作存在脫節的情況，不能確保檔案的質量。

缺乏健全的固定資產投資項目檔案管理制度

部分企業尚未制定完善的固定資產投資項目檔案管理制度，也沒有制定相應的固定資產投資項目檔案收集以及歸檔等制度，還存在部分有章不循的情況，導致檔案收集整理過程中人為因素干預過多，過于隨意，不夠嚴謹。

固定資產投資項目文件材料收集不夠全面

要想做好固定資產投資項目檔案管理工作，首先必須要做好檔案材料的收集工作，這是首個環節，也是最為關鍵的環節。然而由于有很多建設單位以及參建單位參與到項目建設中，再加上投資項目建設周期較長，時間跨度及人員流動較大，因此各方的文件材料在對接過程中容易丟失，很難對文件材料進行全面收集和及時歸檔。

人才培養力度不足

隨著企業結構逐漸精簡化，企業檔案管理人員數量越來越少，而且許多企業沒有設置專門的檔案部門。由于檔案管理人員數量不足，兼職人員較多，不論是綜合素質還是專業水平都無法滿足固定資產投資項目檔案管理崗位的要求。檔案管理專業人員的缺乏必定會導致固定資產投資項目檔案管理工作效率降低。

加強固定資產投資項目檔案管理工作的具體辦法

加大宣傳力度，奠定堅實基礎

在信息化時代，從某個角度來看，宣傳就是信息傳遞，其是檔案管理的重要主題。對于檔案部門來說，其應該盡可能地利用所有形式以及所有條件，對固定資產投資項目檔案管理工作的重要性進行積極宣傳，比如可以組織培訓，開展評先活動等；通過多種多樣的形式充分體現檔案價值，比如檔案知識推送、檔案編研等，使各級領導及企業所有工作人員都能充分了解固定資產投資項目檔案管理工作的重要性。固定資產投資項目檔案管理并非獨立的管理系統，要想將項目檔案管理工作落實到位，各方必須積極參與，企業各級領導以及所有工作人員都要對項目檔案管理工作有全面的了解，對項目檔案管理工作給予大力支持以及充分理解，重視項目檔案管理工作。此外，固定資產投資項目檔案管理工作必須嚴格遵循“三納入、四參加、四同步”的管理要求。只有將固定資產投資項目檔案管理工作納入企業工作計劃以及領導議事日程中，保證各方朝著共同的目標一起努力，才可以真正落實固定資產投資項目檔案管理工作。

成立機構，提供有力保障

不論是什么工作，要想保證其正常開展，必須要重視組織管理。在國家經濟不斷發展以及行業形勢日益變化的背景下，企業的固定資產投資項目越來越多，這給固定資產投資項目檔案管理工作帶來了新的挑戰。因此，針對固定資產投資項目檔案管理工作，必須要保證做到有效管理和全面統籌規劃。第一，科學構建完善的固定資產投資項目檔案組織管理體系，安排企業負責檔案管理的工作人員妥善組織協調和嚴格管理項目檔案管理的整個過程。第二，建立和健全相應的檔案管理責任制度，確定項目檔案管理責任單位以及責任人在每個環節需要承擔的責任，使其各自擔負起自己的責任，促進項目檔案管理工作的科學化以及規范化發展。

完善制度，落實保障

為了加強固定資產投資項目檔案管理工作，必須合理制定完善的檔案管理制度。而要想保證檔案文件材料的完整性，就必須對項目檔案管理工作進行合理規劃，制定科學的規章制度，確定每個相關單位在項目檔案管理工作中必須承擔的責任，根據單位本身的實際情況，合理制定有效的辦法以及具體的實施細則。針對負責項目建設的設備管理部門和項目部門，以及參建的監理單位和施工單位等，制定包括文件材料歸檔范圍以及基本歸檔要求等在內的具體標準，同時也要將責任落實到人，任務落實到位。

重視收集，提高質量

固定資產投資項目檔案的載體相當復雜，種類較多，數量龐大，通常需要監理單位以及建設單位等共同做好收集工作。監理單位以及建設單位既是項目檔案形成的重要主體，也是主要責任者。在項目檔案收集工作中，要先檢查歸檔文件材料的內容是否有丟失，竣工圖是否如實將項目竣工的整個過程完整地反映出來，在盡可能確保圖片以及數據信息準確性的基礎上，完成簽字以及蓋章等各項手續。同時，項目建設過程中往往要購買很多儀器設備，在收集文件材料時也要收集設備安裝調試過程中形成的文件資料，這些文件材料實用價值較大，而且如果不能全面收集，容易影響項目設計以及施工等后續工作的開展。同時，收集聲像檔案時，必須仔細檢查其載體的物理性質，還要檢查其載體有無病毒，將其放在單獨的防磁柜中，定期認真檢查。因為電子文件信息載體可分離性很強，所以必須認真收集和妥善保存所有的電子文件，確保電子文件的準確性。

認真整理和立卷，方便利用

檔案的鑒定、整理和立卷直接決定檔案是否完整，也關乎其利用的便捷程度等。因此，要認真鑒定收集的所有文件材料，對于沒有保存價值，或保存價值很小的文件，可以直接清除；對于具有保存價值的文件材料，要予以保留。一般來說，立卷工作不能違背文件材料的形成規律，要確保不同文件材料之間存在聯系，可以將工程建設成果以及建設概況全面反映出來。比如將立項申請報告、可行性研究報告、環保以及消防等單項驗收意見進行組卷，構成完整的項目管理類文件材料。就設備儀器類文件材料來講，必須確保歸檔文件的成套性，根據設備儀器的安裝選購計劃、開箱驗收、安裝調試等順序來認真組卷。項目建設文件材料在歸檔組卷時，必須根據項目單獨進行立卷整理，否則很難將固定資產投資項目檔案管理工作的全面性以及完整性充分體現出來，不利于之后的竣工驗收以及查詢利用。

優化管理，做好檔案管理工作

在信息化技術高速發展的今天，如何利用新手段、新技術提升管理效率是每個管理者必須思考的問題，檔案管理工作也不例外。通過對檔案收集范圍、歸檔時間、責任單位進行固化，同步考慮檔案收集工作策劃與項目立項，與項目管理部門協調項目的執行節點，確保項目檔案的完整性及準確性。以檔案管理軟件的二次開發為著手點，對檔案收集工作進行可視化管理，實時掌握檔案歸檔率及完整率，對歸檔責任單位進行監督考核。優化整合檔案信息，將信息及時錄入檔案資源數據庫中，將現有的數據庫與公司的相關業務系統相融合，實現檔案的在線歸檔，為檔案資源的充分利用提供便利。

不斷完善自我，提升素質

第一，加強對固定資產投資項目檔案管理人員的培訓，培訓內容不僅要包括固定資產投資項目的相關專業知識，還要包括檔案業務知識等。培訓不能流于形式，要對管理人員對培訓內容的了解程度進行摸底，確保參與培訓的人都能充分認識到文件材料收集歸檔的重要性，并且知道怎樣收集和整理文件材料，加強檔案管理人才隊伍建設。

第二，檔案管理信息化建設要求檔案管理人員在掌握檔案專業知識的同時，具備一定的計算機操作能力，以滿足檔案信息化管理的需求。此外，檔案管理工作環境較為封閉，工作程序重復枯燥，對檔案管理人員的責任心、耐心等素質提出了很高的要求，所以項目檔案管理人員應該具備較高的專業素質，否則很難開展檔案管理工作，優秀的人才隊伍在檔案管理工作中發揮著關鍵的作用。

第三，項目檔案管理工作內容包括多個方面，如對檔案的收集、鑒定以及保管等，檔案管理工作的效率取決于檔案管理人員的業務能力。因此，項目檔案管理人員應該具有很強的使命感及責任感，還要有很強的交流協調能力以及文字表達能力，具備豐富的專業知識，特別是在面對很多原始文件材料時，要能將一些無序且復雜的信息進行系統化以及條理化梳理，對其進行深入挖掘，如此，固定資產投資項目檔案才可以充分發揮其價值，為企業創造無形的財富。

總而言之，對企業來說，固定資產投資項目檔案管理工作是企業日常工作的重要組成部分，但是許多企業固定資產投資項目檔案管理工作的現狀不容樂觀，依然存在許多問題。針對這些問題，必須及時采取有效的措施來解決，否則會影響固定資產投資項目檔案管理工作的效率，影響項目的完工驗收，甚至會影響企業的持續穩定發展。

（作者單位：貴陽航發精密鑄造有限公司）