機關事業單位檔案信息資源開發分析

摘 要：機關事業單位檔案會對單位中各項活動進行記錄，具有極為豐富的信息資源。新時期，機關事業單位檔案管理工作人員需要認識到檔案信息資源的重要性，確保檔案的服務價值得到有效發揮。文章對當前機關事業單位檔案信息資源開發工作進行分析，探討在檔案資源開發中面臨的問題，并結合各類問題，對于機關事業單位檔案信息資源開發優化工作進行分析，希望為我國機關事業單位檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；信息資源開發

機關事業單位在發展中，檔案信息資源的重要性不斷提升，新時代背景下，對信息資源進行有效整合，能夠促進事業單位高質量發展。檔案管理工作是機關事業單位工作中的重要構成部分，其工作任務繁重，且會涉及各類事項。因此，需要相關管理部門對檔案進行有效的收集、整理與儲存，同時需要對檔案信息資源的利用及開發予以重視。檔案管理工作人員需要重點解決相關問題，確保檔案信息管理工作更加具備安全性與完整性，確保事業單位在對工作決策、部署以及落實中獲得有效的依據，充分體現在事業單位發展中檔案信息的重要作用。

一、機關事業單位檔案信息資源開發應用的重要性

機關事業單位在國家機構中是重要的構成部分，主要承擔著發揮社會職能的作用。檔案管理在機關事業單位中是重要的工作，能夠促使機關事業單位更加有效發揮職能，對社會提供更為優質的服務。事業單位的檔案在長期發展中形成了各類聲像、文字、圖片等資料。在機關事業單位發展中，需要確保檔案管理的效率及質量有所提升，并且需要更為積極地對檔案信息資源進行開發，對于各類檔案信息資源予以應用。互聯網時代背景下，現代人的生活生產更為便利，辦公效率得到了有效提升，檔案工作在落實中也產生了一定的變化。檔案信息資源主要通過電子檔案的方式進行儲存，只需少量的空間就能夠對大量檔案信息進行儲存，使檔案資源儲存效率得到有效提升，與傳統紙質檔案管理方法相比，儲存密度得到了進一步提升，檔案管理成本得到有效節約。在機關事業單位檔案信息資源應用及開發的過程中，應用網絡技術能夠使檔案信息資源的利用及開發獲得諸多便利。互聯網時代，檔案信息應用與開發具備更加豐富的技術支撐，需要有關管理部門使用更加多樣的檔案管理方法，對于檔案資料內的各類價值信息進行深入挖掘，確保當前信息使用者的多樣需求得到滿足。另外，檔案部門需要將更為豐富且具有應用價值的信息發布到網絡平臺，用戶通過計算機網絡能夠對所需的檔案信息進行查詢與閱覽，使檔案信息資源應用效率進一步提升，使信息應用與使用者的需求相符。

二、機關事業單位檔案信息資源開發面臨的困境分析

1.電子檔案安全性有待提升

信息技術不斷更新，使事業單位檔案信息資源的開發管理使用獲得諸多便利。但同樣會具有各類不安全因素。電子檔案儲存在計算機內，如果檔案人員出現操作不當，會導致病毒入侵計算機，有可能導致檔案信息安全性受到影響。若不法分子竊取檔案資源，則事業單位有可能遭受極為嚴重的損失。另外，網絡安全制度的成熟度有待提升，檔案管理人員安全意識不足，導致電子檔案在出現安全問題時無法得到充分解決。

2.檔案管理信息化程度有待提升

新時代背景下，信息技術與互聯網持續發展。在事業單位檔案信息管理工作中，信息資源向著更具電子化、數字化的方向不斷完善，電子檔案以及電子文件更為普及。在傳統檔案信息管理模式中，海量信息資源無法得到有效整合，因此，機關事業單位需要以發展的理念，使用更具創新性的管理方式，使檔案信息資源管理質量及效率有所提升。此外，部分檔案管理工作人員自身信息化綜合素養有待提高，在開展檔案信息資源管理工作中，對信息化技術進行應用會出現一定的困難，致使檔案信息化管理工作無法落實。在實際工作中仍然以紙質檔案資料為主。例如，在對檔案進行借閱中，出現無法及時登記的情況，導致檔案管理工作嚴密性受到影響，使檔案完整性受到影響，各類關鍵資料也可能遭受嚴重的損失。紙質檔案信息資源在應用過程中一定程度上會出現丟失及損壞的問題，這對于事業單位檔案信息資源利用及開發均會產生負面影響。

3.檔案管理人員專業性有待提升

在檔案信息資源管理及開發工作中，檔案管理工作人員需要具備更為優異的工作能力，具備更為良好的專業知識，不斷提升其綜合信息素養。在目前事業單位檔案管理人員工作中，許多檔案工作人員專業素質有待提升，工作能力相對薄弱，無法滿足新時代背景下檔案信息資源開發應用的新要求。在部分事業單位檔案管理工作中，對于人員招聘條件相對較低，或者由其他部門職工開展檔案管理工作。在此背景下，機關事業單位檔案管理的專業度受到影響，檔案管理質量相對較低，無法對事業單位檔案信息資源開發應用的要求予以滿足。

4.檔案信息資源利用效率有待提升

機關事業單位在檔案信息資源開發與使用的過程中，檔案信息資源利用率有待于進一步提升，主要原因在于其不具備合理應用檔案的條件，技術更新較慢。在對檔案資源庫進行建設時，檢索功能以及檢索模式無法依照用戶端應用的實際需求予以設計，無法滿足用戶的差異化需求。另外，部分事業單位在檔案信息資源管理中的宣傳工作有待完善，無法獲得人民群眾的有效支持。由此，事業單位在檔案信息資源管理中受到一定制約，無法對檔案信息資源的應用及開發構建更為全面的認知。

三、事業單位檔案信息資源開發利用方式分析

1.提高對檔案信息資源開發應用的重視度

檔案管理工作對用戶提供高質量服務，是事業單位在發展中重要的工作內容。目前，國家對于事業單位檔案管理工作重視度大幅度提升，機關事業單位需要盡快轉變傳統的思想觀念，提高對于檔案信息資源開發利用重要性的認知。就實際工作進行分析，事業單位會出現忽視檔案信息資源開發應用的情況，沒有在內部獲得職工的關注，其原因主要在于未做好宣傳工作，且思想觀念有待轉變。因此，需要機關事業單位對檔案管理工作宣傳范圍進行擴展，應用新媒體等進行廣泛宣傳。例如，可設置各類宣傳欄，舉辦視頻、圖片展覽等活動，確保廣大職工能夠了解檔案信息管理的作用，檔案信息管理的開發、應用方法以及相關管理制度。在檔案信息資源應用及開發過程中，機關事業單位需要逐步增加人力資源及資金的投入，確保檔案資源在單位發展中能夠有效發揮其價值。

2.拓展檔案信息資源服務領域

機關事業單位檔案部門需要充分做到“走出去”，與社會發展接軌，使檔案管理工作進入公眾群體中，對于群眾在檔案信息資源應用中的需求予以了解。有關檔案管理部門需要對檔案進行深入加工，主要目的在于更為有效地對社會提供服務。為此，檔案部門需要對服務領域進行不斷擴展，提升對檔案信息資源的開發力度，落實科學、合理、完善的激勵機制，使檔案管理人員能夠參與到檔案的編制管理工作中。檔案管理人員需要對機關事業單位發展的需求進行考量，在檔案編研工作中，確定開發方向，形成集技術、知識與信息為一體的智力型服務模式。

同時，發揮檔案資源優勢，確保機關事業單位在工作的各環節能夠獲得檔案信息支撐。此外，檔案部門需要解決合作度不足、封閉度較高等問題，構建互聯互通、高度共享的大檔案意識。在技術角度，積極與單位內其他部門有效合作，形成高效發展路徑。事業單位在開展檔案服務工作中，需要確保深入理解檔案服務內涵，真正對用戶的需求進行分析，強化服務方式，對服務內容進行創新，對于服務領域進行有效拓展，確保公眾對檔案信息資源開發與應用的認可度得到提升。

3.應用信息技術完善檔案信息處理工作

在檔案信息資源開發中，需要更加具備數字化、信息化特點。因此，需要結合計算機及互聯網優勢，更新事業單位檔案信息資源開發利用模式，在檔案資源開發使用中應用各種信息化技術，確保事業單位檔案信息資源開發利用工作具有更加現代化的特征，將不同模式與載體的檔案信息資源向數字化、信息化方向轉化，使事業單位檔案信息資源能夠以自動化的方式進行管理。另外，事業單位檔案管理部門需要形成信息化開發方案。

一是需要對檔案業務工作中的相關流程進行數字化設計，構建更為科學且完善的檔案管理系統，確保各類檔案業務能夠利用計算機進行高效處理。

二是有效完善檔案鑒定前的處理工作。

三是需要注重應用推廣，定期進行計算機相關培訓，組織各類現代化檔案管理講座，開展技術研討與技術演示分享會，提升員工操作能力；四是需要對檔案信息上網工作予以重視，確保檔案信息資源能夠真正做到互聯互通，提升其共享效率。

4.注重編研，體現檔案資料價值

事業單位檔案管理相關部門在檔案編研工作過程中，會以紙質檔案管理模式為主，內容相對簡單，同時形式具有高度單一性，創新度相對不足，無法滿足當前用戶的多樣化需求。因此，事業單位在開展檔案信息資源應用及開發時，需要進一步提高對檔案編制的重視程度，對于事業單位內部檔案信息進行深入性挖掘。在社會、單位、公民等層面，結合具體需求，使用更加多樣的形式，構建出精品管理模式，使檔案服務的綜合管理水平得到大幅度提升。同時，需要在管理中使用檔案分級管理模式，根據檔案的特點、類別對其進行定級，對于事業單位內部特色檔案資料進行梳理。在總結歸納后，構建出特色檔案專題。此外，從載體角度來看，除傳統的紙質檔案外，可應用照片、錄像等新的載體模式。事業單位檔案管理部門同樣需要對檔案信息資源的特色進行考量，編撰出具有本單位特色的檔案資料專題片，將單位形成的編撰成果進行有效展示，滿足各部門在檔案信息資源管理中的實際需求。機關事業單位利用此方法，能夠使領導在決策中獲得更為專業的參考資料，確保政策具有高度的合理性與科學性，使檔案應用能夠更加靈活，確保靜態化管理向動態化應用進行轉變。

5.優化服務方式，提升工作人員專業素質

在對事業單位檔案信息資源進行開發利用過程中，管理方式與相應的服務方法需要進行不斷創新。單位領導與相應的管理人員需要跟隨時代發展步伐，轉變傳統的落后觀念以及效率較低的服務方式。

例如，檢索工具能夠進一步使用戶在短時間內從海量檔案資源內挖掘所需要的信息。事業單位檔案管理部門可以應用現代化服務方式，確保檢索工具及改革方法更具現代化特征，使服務效率有所提高。另外，檔案管理有關工作人員需要樹立終身學習的理念，依照當前信息社會發展的特點，學習信息化技術，以信息化模式開展針對性的檔案管理，構建檔案信息網站，優化檔案服務模式。另外，還要提高事業單位檔案管理人員工作態度，提供更加熱情且全面的服務，使檔案信息的應用效率有效提升。為了確保事業單位檔案管理以及檔案信息資源開發有效性得以提升，單位領導需要進一步對相關工作人員進行培訓與繼續教育工作，使其端正工作態度，確保業務素質有效提升，建設一支高質量的檔案管理隊伍。首先，事業單位可在檔案管理人員招聘過程中，根據單位的具體情況選取綜合素質強、工作細心且擁有較高政治覺悟、具備較強責任心與創新能力的優質人才，確保檔案管理工作能夠高質量開展。其次，需要對檔案管理人才，以定期培訓方式充電。最后，需要引入先進技術，并保證檔案管理隊伍高度穩定，確保留住高素質人才，以人才為基礎，使檔案資源開發工作獲得支持。

四、結語

新時代，社會發展迅速，各類信息技術逐步普及，有效落實事業單位檔案信息開發應用工作，對事業單位的發展極為重要。事業單位需要依照當前自身的發展情況，分析本單位檔案資源開發利用中存在的問題，結合問題的原因，進行深入分析。在對本單位檔案資源開發應用進行優化的過程中，需要創新開發意識，進一步對信息資源建設進行強化。拓寬信息資源服務領域，應用信息技術對檔案信息進行處理，充分體現檔案資料的價值，同時強化檔案管理人員的綜合能力，從多角度滿足新時代背景下事業單位檔案信息資源開發應用的創新需求。

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（作者單位：梁山縣工業和信息化局）

作者簡介：范敏（1974—），女，漢族，山東濟寧人，高級會計師，本科，研究方向：檔案學基礎理論與發展。